职业学校提质培优视域下人事档案管理工作探究

□章志梅

（作者单位：柳州市第一职业技术学校。）

在职业学校以往的人事档案管理工作中，硬件设施配备不齐全、管理人员综合素质不达标等因素，不仅严重阻碍了人事档案管理的信息化建设，同时也不利于现代化人才的培养。因此，在提质培优视域下，职业学校需要进一步完善人事档案管理工作，依托信息资源，更新观念，加强管理，培养一支高素质且信息化应用水平较高的档案管理人员队伍，在提升职业学校人事档案管理工作效率的同时，为职业学校培养更优质的人才提供可靠的保障。

一、提高人事档案管理效率的意义

（一）提质培优的基本概述

职业教育提质培优行动计划是为了贯彻落实《国家职业教育改革实施方案》，办好公平、有质量、类型特色突出的职业教育所印发的专项行动计划。其主要目标是使我国特色现代化职业教育体系更加完备、质量更加上乘、制度更加健全，能够在坚持育人为本、质量为先的原则上，落实立德树人的根本任务，构建职业教育三全育人的新格局，以便于创新职业学校思想政治教育模式。基于此，在提质培优视域下，落实好职业学校的人事档案管理工作本身具有划时代的意义。

（二）完善人事档案管理的意义

1.确保职业学校更有效地适应社会发展以及人才市场需求现状。一方面对学校来讲能够更加有针对性地管理人才，防止师资力量以及其他人才的流失；同时也能保证学校各项规章制度以及人事调动得以科学的落实和改进。另一方面，对于人才培养来讲，通过人事档案的完善可以使各岗位实现有效对接，让学生们接受更加积极且完善的教育，对于培养出高素质、适合社会发展的职业人才来讲具有重要的意义。

2.能够为学校的管理工作提供高质量的服务基础。在提质培优视域下，职业学校完善人事档案管理工作可以确保信息更加完整、合理和科学地整合、存储，以便于更积极地指导其他岗位员工进行管理工作，甚至为管理层和领导层的科学决策提供可靠的原始依据。除此之外，人事档案管理工作的有效运行和落实，无论是教职员工、管理人员还是学生，都能够在一个良好有序的环境当中工作和学习，让整个学校的管理体制更加优化和健全。这样不仅一方面能够提升人事档案管理的价值，另一方面也为学校的各项管理工作提供最有效、高质量的服务。

二、当前职业学校人事档案管理工作现状

（一）硬件设施配备不齐全

现如今，在信息化时代背景下，无论是教学工作还是学校的日常管理工作，都需要以计算机为基础，配备相对完善的硬件基础条件，才能够培养出与时俱进的职业化人才。但是当前部分职业学校并不注重人事档案管理工作，连最基本的档案管理室都没有配备完善。即使一些学校配备了相对齐全的档案管理部门，但是管理室防火、防盗、防霉、防潮和通风设施均不够完善，甚至档案资料也随意摆放，并没有及时有效地传输到信息系统当中加以妥善的保存和安置，为后续的管理和查找带来了极大不便。

（二）管理人员素质较低

部分职业学校的人事档案管理人员是由辅导员或其他部门员工兼任的，这些临时配备的管理人员本身缺乏专业的档案管理技能。再加上缺少必要的岗前培训，本身不具备档案管理业务知识，而且相关经验也十分匮乏。在进行档案管理的过程中不仅收集能力欠缺，而且整理信息提取以及加工能力也不够完善，如果缺乏道德的约束，还可能随意篡改信息，为档案管理工作带来了极大的隐患。

（三）管理手段和管理机制落后

部分职业学校的人事档案管理手段和机制依然处于原始阶段，即手工记账的重复劳动模式。虽然信息化管理已相对成熟，但是由于软件系统更新不及时以及应用不统一等问题，再加上管理机制相对落后，无论是财会档案、科技档案还是文书档案，都与人事档案混合在一起，不仅理顺关系不科学，而且还存在各自为政的情况，材料分散不集中，无法进行统一的信息上传，为后续的应用查找以及决策设置了一定的障碍。

（四）人事档案服务开发意识较差

人事档案除了要存档管理之外，更重要的是要对人才进行开发，即树立较强的人事档案服务开发意识。但是，当前部分职业学校的档案管理人员无法对信息进行及时有效的存储、分类和汇总，即不了解学校当前需要哪类人才、哪个方向的人才。在开发的过程中存在盲目性和滞后性，难以了解个人的全部信息要求，这样一来不仅会使得资料不齐全、不完整，而且还进一步阻碍了学校的发展。

三、提升人事档案管理效率的措施建议

（一）配备完善的硬件设施

硬件设施的完善是基于提质培优视域下提高职业学校人事档案管理效率的基础，要求学校的管理人员和领导层能够重视硬件的引入工作，无论是计算机的配备还是各类系统和机房的更新，都要做到与时俱进。例如设置专门的人事档案管理部门，并配备相对应的管理人员。档案管理室的通风、防潮、防火条件需要符合上级要求和有关规定，以确保档案资料在发生意外的情况下可以得到妥善的保存。除此之外，还应该加大资金的投入力度，配备相应的硬件处理器等以防止不法分子恶意窃取人事档案信息商用或乱用，从而提升职业学校人事档案管理的综合效率。

（二）提升人事档案管理人员的综合素质

组建一支专业能力强、素质过关且业务熟练的人事档案管理队伍，是落实职业学校人事档案管理工作的组织保证和初级保障。基于此，学校的管理层需要在人才引进的时候提升门槛，要求应聘者具备宽广的知识面、良好的思想政治素质以及扎实的档案管理技能；同时还要具备计算机处理能力和组织管理能力，对其学历、职称和经验都要提出一定的要求。而针对在职的人事档案，管理人员需要对其进行必要的技能培训和职业培养等，使其具备良好的吃苦耐劳精神和道德素养，敢于奉献，能够在人事档案管理工作当中寻找新的资源开发和材料整理路径，以便于拓展学校的业务系统，使人才组织能够更加全面和完善。

（三）建立科学的管理机制并改进管理手段

人事档案管理工作本身是一项系统琐碎且头绪众多的工作内容，要求管理人员能够建立完善的管理制度，以此来制约后续的管理行为。无论是硬件系统的更新，还是软件技术的处理，都应该朝着现代化和科学化的方向发展。除此之外，还需要进行管理手段的更新，依托微机档案管理系统或硬盘管理系统等来对信息档案进行更完善的存储和传递。尤其是在档案信息检索的时候，应该为检索人员提供便捷的条件。除此之外，针对一些新开发的档案资料，需要确保手续齐全且内容真实有效。针对一些不合理且失真的材料需要予以退回纠正或者重新归档，以便于提升整个档案系统的权威性。

（四）强化人事档案开发服务意识

21 世纪以来，伴随着科学技术的逐渐发展，很多职业学校人事档案管理的信息化程度也逐渐加深，但是仅仅建立检索案卷目录或索引机制还是远远不够的，需要将档案管理现代化和电子存储数据化提到日程上来。基于此，学校的管理层以及档案管理人员要能够及时更新观念，确立完善且有效的人事档案开发服务意识；针对一些市场当中有用且有潜能的人才，要对其档案进行及时的归类和存储，并邀请他们到学校工作，从而扩大职业学校的人才组织规模，为培养出高端的技能型新兴人才奠定可靠的基础。