中职学校档案资源开发利用存在的问题及改善措施

上海戏剧学院附属舞蹈学校 邹玥瑛

档案的实用价值在于开发、利用，为了有效开发、利用中职学校档案资源，就需要从理念革新入手，立足档案基础工作，完善档案资源开发与利用机制，突出档案管理重点。中职学校的档案资源主要是学校在招生、教育教学、管理等工作中形成的对中职教育改革和学生发展、社会发展等有存储价值的信息，以文字、图表、声像等载体形式归纳总结。一旦形成中职学校档案，档案资源就是真实存在的，是国家档案资源的重要组成部分，体现出资治、教化等功能，不仅是中职学校非常珍贵的历史信息资源，还能在经济社会的发展中发挥积极作用。因为中职学校档案资源的种类较多、信息量大，怎样把档案资源转化成信息是档案开发与利用的关键所在。开发档案资源可以更好地服务中职教育、服务国家建设，所以中职学校档案人员必须将注意力集中到对档案资源的开发与利用上。

一、中职学校档案资源的作用

中职学校档案资源的开发与利用是使档案资源发挥价值的根本途径。中职学校档案资源的作用主要体现在三个方面。

第一，为中职学校的运作和发展提供参考、支撑。中职学校档案是学校各级领导做出决策的事实依据、保障，是学校工作者研究理论、加强政策调研的支撑材料，档案不再是孤立反映事物的单一材料，而是反映活动过程的完整化、系统化材料，是对学校开展各项工作和活动的真实记录，对考察中职学校的发展历程、分析事物发展规律等具有非常重要的作用。

第二，为中职学校做好教育宣传工作提供便利条件。中职学校档案是反映学校历史、校情、教育成果等的良好素材，根据档案资源中的记录与信息等可以多角度、全方位地了解学校在发展、教学、科研、管理等方面的具体情况，依托档案资源信息进行对外宣传，帮助树立中职学校优良的形象。与此同时，对校内师生形成有效的管理与教育，让他们做到爱校、护校，并且让即将进入本校的学生乃至更多社会人士更充分地了解学校，对中职学校扩大生源、招贤纳士等都大有裨益。

第三，为相关各方提供可靠的原始凭证。之所以中职学校档案资源得到师生的关注和重视，主要是因为档案可以为所有教职工、学生等提供原始凭证，帮助他们处理薪资调整、校内建设、学历证明等重要问题，通过开发利用中职学校档案资源促使人们对中职学校档案管理形成高度认同感。

二、中职学校档案资源管理存在的主要问题

目前中职学校档案管理中面临的主要问题，表现在以下几个方面。

（一）档案基础设施建设不足

从当前中职学校档案管理工作情况来看，档案资源的开发与利用受到基础设施不完善的限制，不管是政策还是资金都没能提供基础设施建设所需支撑，造成中职学校档案开发利用低效甚至无效，阻碍档案资源发挥应有作用。究其原因，中职学校本身对于档案管理不够重视，中职学校档案管理寸步难行，还无法真正找到有效的路径进行合理的利用。

（二）档案资源管理技术落后

中职学校档案管理存在技术手段落后的问题，电子化与数字化发展存在滞后性，在档案资源开发利用中仍然以传统方式为主，档案形式被老旧纸质材料形式制约，存储和开发、利用都过度依赖人工，因循守旧，导致档案的检索与提取都非常吃力，降低了档案资源的开发与利用效率。一般而言，纸质档案都要长期封存，很难从海量纸质档案材料中寻找有用的信息，不利于中职学校档案资源价值的发挥。

（三）馆藏档案资源结构单一

分析、研究中职馆藏档案资源可以发现，档案管理流程不够规范，相关制度也有不完善之处，容易造成档案资源的遗漏、缺失。中职学校往往比较关注党政机关类档案信息，也能够有效收集和归档，确保档案资源的完整性，而对教育、教学和科研等方面的材料不够重视，因为这类信息资源比较分散，需要长时间收集，所以难以确保这类档案资源的完整性，导致馆藏档案资源不够丰富，不利于进行有效的档案信息开发、利用。

（四）档案信息化意识较薄弱

在网络信息时代，档案信息化建设是中职学校档案管理改革的必然选择。档案管理是中职教育长久发展的基础，然而现阶段一些中职学校依旧忽视档案工作，导致档案管理人员也忽视档案管理，难以落实档案工作，不仅缺少学校各部门和人员的支持、配合，还受到阻碍，无法及时有效地拓展工作思路，影响档案资源管理的规范性、有效性，降低档案资源开发与利用质量。

（五）缺乏专业档案工作人才

中职学校档案资源的开发与利用对人员提出了较高的专业性要求，如果档案人员没有接受系统的教育和培训，很难掌握专业知识与技能，自然很难科学有效地开发档案信息资源，降低了档案利用效率。如今中职学校档案人员的能力与素质是参差不齐的，一些档案人员并未经历完整的专业教育、培训，对档案管理特别是档案资源的开发与利用缺少系统的、全面的认知。与此同时，中职学校不重视档案队伍建设，档案人员在工作调整中可能被调离档案管理队伍，这样频繁的人事调动会直接破坏档案队伍的稳定性，进而影响档案资源开发与利用的持续性、稳定性。除此以外，中职学校习惯在教育、教学、科研等方面投入更多精力、资金，对档案资源的管理和利用缺少重视，导致一些档案人员在开发利用档案资源方面缺乏主动性、积极性，很难在岗位上创新。

三、加强中职学校档案资源开发与利用的措施

针对中职学校档案资料的开发与利用，基于上述问题的分析，要通过完善基础设施，推进档案资源的数字化建设；深化技术应用，提高档案资源开发利用效率；改进收集归档，丰富馆藏档案开发利用资源；开拓工作思路，强化档案资源的信息化利用；加强人才培养，提供档案资源开发利用保障等进行针对性的解决，这样才可以满足中职学校档案资源的开发与利用要求，进而服务中职学校档案的有效管理。

（一）完善基础设施，推进档案资源的数字化建设

开发和利用中职学校档案资源是改进中职学校档案管理的一项重要课题，中职学校档案部门应向学校争取开发利用档案资源的政策支持、资金保障，大力推进档案资源数字化建设的基础设施建设，例如积极引进计算机设备，把传统纸质档案转化成数字档案，在各类数据库里存储档案信息资源，为开发与利用提供便利。而且中职学校要增进与第三方的合作，完善中职学校档案管理信息系统，除了使用系统中的搜索档案信息、管理档案文件、管理档案借阅等常规功能，还要结合中职学校的教育实际、科研实际，建立健全档案资源对于教学、科研等的服务功能，为中职改进教学和科研等提供档案资源支持。通过开发特色功能、优势功能，奠定设施基础，让广大师生更清晰地认识中职学校档案资源的作用，营造全校师生共同支持档案资源开发与利用的良好氛围。

（二）深化技术应用，提高档案资源开发利用效率

中职学校检索及开发纸质档案资源的能力与网络信息时代的电子档案利用相去甚远，为了谋求更为广阔的档案资源管理空间，档案人员切忌墨守成规，务必要积极创新，紧跟时代发展步伐深化技术应用，借助先进技术手段提高档案资源开发利用效率。具体而言，应根据中职学校档案资源开发与利用依旧基于纸质档案的情况，在档案资源管理中引进电子档案，寻找技术突破口。电子档案管理依赖的就是现代技术，通过建立线上数据库，系统实现和线下纸质档案材料的完整对接。引入电子档案当然不代表纸质档案的消失，两者应同时存在，相辅相成、取长补短，一起改进中职学校档案资源的开发与利用。

纸质档案、电子档案对于当前中职学校档案资源的开发、利用都是不可或缺的。电子档案拥有存储方便、检索效率高、开发性强等突出优势，不过安全隐患较大，如果遇到软件运行不畅或者网络故障，发生电子档案安全事故的可能性更大；纸质档案可以很好地弥补中职电子档案不稳定、虚拟性强等不足，留下不可取代的中职学校档案备份数据。在当下纸质档案依旧占据重要地位的时代，中职学校档案人员务必要深化技术应用，促使电子档案、纸质档案相互配合，帮助档案人员减轻档案资源开发与利用的负担，集中精力挖掘档案的价值，促使中职学校档案资源管理稳定快速运行。

（三）改进收集归档，丰富馆藏档案开发利用资源

过去使用馆藏档案资源是不灵活的，档案人员习惯等待他人主动发现、使用，导致馆藏档案资源利用率很低。根据新时代的发展需要，为了最大限度发挥中职学校档案资源的作用，档案人员必须不断拓宽收集档案的渠道，丰富馆藏档案资源，致力于满足不同使用者的档案信息需求；调整馆藏结构，根据档案利用需求完善馆藏资源，即创新中职学校档案资源归档方式，例如采取双套归档方式，尽可能维护档案资源的完整性、可靠性。换言之，中职学校档案人员要尝试更新档案资源的收集与归档方式，从被动接收档案转化为主动收集档案信息，深刻认识到丰富馆藏档案资源并不局限于档案的数量，还和档案资源的质量息息相关，通过提高馆藏档案资源的质量为开发利用档案资源打下坚实基础。

除此以外，档案人员要全面落实基本的档案归档工作，涉及移交档案、装订档案、为档案著录等，在这些工作中还要保证档案资源的完整性、准确性。收集档案时对中职学校档案资源本身是有一定要求的，档案资源不仅要有较大的作用，还要拥有附加价值，确保档案资源类别丰富。档案人员也要加强对档案资源开发利用的宣传，让相关部门和人员认识到档案归档的重要性，了解集中管理档案资源的内涵和价值，争取各部门对档案收集与归档工作的支持、配合，完整、顺利地收集中职学校档案材料，及时归档，充实馆藏档案资源。

（四）开拓工作思路，强化档案资源的信息化利用

档案信息具备一定的服务功能，通过获取、使用档案信息，可以为中职师生提供更多信息服务。根据服务功能，中职学校档案人员要建立服务理念，增强服务意识，重视拓展工作思路，用足够的耐心、热心面对每一个要使用中职学校档案资源的单位、部门、人员等；及时摒弃传统的被动服务观点，利用主动积极的工作思路促进档案资源开发与利用的发展。为了更有效地强化中职学校档案资源利用，档案人员还要结合中职学校的情况多角度、全方位分析档案资源利用情况，研究档案的真实价值，更直观、更清晰地认识各单位、各部门和人员的档案资源利用需求，提供针对性的中职学校档案信息服务，提高档案资源服务水平。在今后的档案资源利用中，最好是能够结合现有的信息化技术，如基于大数据技术的合理使用，让档案资源的开发能够拥有多种途径。这样无论是对于档案管理工作的开展，还是对于今后资源的有效利用，都可以奠定良好的基础。

（五）加强人才培养，提供档案资源开发利用保障

在新时期，开发利用中职学校档案资源需要寻找新的方法和途径，档案人员在这一过程中要体现专业能力。所以中职学校要加强档案人才队伍建设，促使档案人员进一步提高专业能力、综合素质，为开发利用中职学校档案资源提供更可靠的保障。

在人才培养中，要注意加强档案人员职业道德教育、思想政治教育，引领档案人员坚定职业操守、理想信念，主动投入档案资源的开发与利用工作之中，凭借自身的专业能力与素质创新中职学校档案资源开发利用方法；针对档案人员加大业务培训力度，督促档案人员不断更新专业知识结构，提高专业服务水平，打造技术过硬、能力强、素质高的档案人才队伍，更有效地推动档案资源的开发、利用；引领档案人员加强职业生涯规划，目前中职学校档案人员的工作热情与积极性不高，主要原因在于他们对职业缺乏全面的认识和了解，没能针对个人发展制订职业生涯规划，需要档案部门结合人员实际情况，支持他们考取证书，帮助他们了解更多专业知识和技术，拓宽视野，从更高的层次思考新时代开发利用中职学校档案资源的新要求和新方法、新技术，进行完善和创新，以在实际工作中持续优化档案资源的开发与利用。

综上所述，中职学校档案人员在新形势下要提高对档案资源开发与利用的重视程度，结合中职教育发展情况、中职学校运作情况和实际的教学科研需求，创新档案资源的开发与利用方式，促使档案资源开发利用水平得到持续的提升，充分体现中职学校档案资源的价值与作用，为中职学校的健康发展提供支撑，为中职教育的可持续发展保驾护航。相信在未来的中职学校发展进程之中，必定会越来越重视档案资源的有效利用，进而与时代真正接轨。