高校后勤档案管理问题及对策分析

◆樊俊妹

0 前言

高校后勤档案管理工作是后勤工作的重要组成部分，直接记录了后勤部门在各个时期开展的各方面工作。档案在平时工作中发挥着非常重要的作用，在后勤工作中就更为明显，因为后勤工作涉及范围广，也比较烦琐，前后的连续性比较强，档案就发挥重要的参考和举证作用。而在后勤工作过程中，由于工作本身的特性，高校后勤在档案管理方面还存在许多问题需要解决。

1 后勤档案的主要类别

资产档案 高校后勤负责全校各种资产的采购和报废，每一个固定资产都要做好标签，记录好使用部门和地址，报废时也要做好报废手续和记录。尤其是一些教育教学设备以及空调、打印机等常用设备，都要记录好购买日期以备后期保修等事宜。其中还有一些需要单独存档的，比如特种设备，因为需要定期检验，要清楚每一台设备的检验日期，避免过期使用造成安全问题等。每一种特种设备的操作人员还必须持有相对应的证件，定期复检，参加特种设备检验部门的培训。这就需要档案人员及时提醒，避免证件过期。

基建档案 基建档案是后勤档案非常重要的组成部分，保存着每一个新建、改造项目中立项、设计、预算、建设、竣工、决算等各个阶段的文件，很多文件在后续的一些工作中都需要用到。这就需要能够将整套资料有序保存，并做好电子目录甚至是电子档案以便查询。由于基建项目涉及的环节多，对接的部门也多，资料收集容易滞后，这也是后勤档案管理中存在问题比较大的类别。

维修档案 基建维修科在平时更多的是一些零碎的维修工作，每次维修都会记录好实际的维修内容，一方面在与第三方审计结账时有据可查，另一方面有些有质保期的项目在保质期内遇到再次维修的能够避免重复计费，还有就是对更换的产品质量等做到心中有数，可以从维修使用的材料、产品的维修率等来判断该材料或者产品是否符合使用要求，对外包维修单位提出品牌或者质量要求，减少无谓的支出。

文书档案 比如与外单位签订的合同协议，这部分档案是后勤与外包单位、工程建设方以及设备产品等购买方合作的依据，是财务付款的重要凭证。还有上级来文以及水电汽发票之类的资料，反映了一些日常工作，如环境宣传日活动等，还有日常能耗多少，能做到心中有数，提前做好计划。

餐饮档案 食品安全大于天。学校教职员工众多，就餐相对集中。食品安全管理是高校后勤管理的重中之重，食堂的日常台账资料、原材料索证索票等档案就作为学校日常检查的内容及食品安全监督部门监管学校餐饮工作的主要依据。

2 后勤档案管理的重要性

后勤工作是整个学校正常运作的基础，而后勤工作包括资产管理、基建、维修、水电、绿化、餐饮等，内容比较繁杂琐碎。后勤档案是后勤各项工作中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，也是后续工作的信息资料来源，其重要性主要体现为以下几个方面。

后勤档案是后勤发展的基础 后勤档案记录了后勤各个时期的工作，见证了后勤发展的历程。由于后勤工作的连续性特征，后勤档案为各项工作顺利开展、提高工作效率提供了重要保障。后勤档案又具有针对性，就有利于后勤管理者更好地做计划和决策，提高后勤管理的水平，是后勤各项工作正常开展的基础保障。

后勤档案是后勤规划的依据 后勤工作尤其是基建维修方面的工作，如教学楼等加固改造、新建楼宇、供电扩容等，都涉及学校内部水电等管线的分布，这就需要查询图纸以获得准确的水电路分布、土质勘察等比较隐蔽的信息，这样才能顺利地进行基建改造工作。资产管理中会涉及设备的购买和报废，只有档案清晰，才能更清楚地了解哪些设备需要淘汰，哪些需要新添，在做年度预算的时候心中有数。

后勤档案是高校评估的重要构件 高校评估对高校来说意义重大，能够直接反映出高校各方面的水平，直接影响学校的社会声誉和招生工作，关系到学校未来的发展前途。比如学校的占地面积、教学条件、住宿环境、校园绿化等，都是影响评估的指标，这些都与后勤档案息息相关。

后勤档案是学校历史的重要见证 后勤档案不仅记录了后勤人对学校发展贡献的力量和获得的成绩，也是学校不断发展的见证。江阴职业技术学院从1977年到现在，经历了并校、多次易址、更名以及办学性质的不断变更，才成长为如今集高等教育、继续教育、社区教育为一体的高职院校，这些在后勤档案中都有所体现。因此，利用后勤档案对全校教职工和学生进行校史教育，让大家保持优良的传统，增强大家爱校的思想，更有利于学院的发展。

3 后勤档案管理中存在的问题

时代的发展和科技的进步，以及后勤工作的不断深入改革，显现出来后勤档案管理工作中越来越多的问题。整个后勤涉及学校的资产管理、基建维修、绿化环境以及食堂管理等，而部分工作外包，涉及人员多，后勤档案管理工作就面临更大的压力。而后勤档案管理目前主要存在以下几个方面的问题。

重视不够，档案意识不强 后勤档案在整个学校的档案中不是主流，占比比较小，而且学校一般会主抓教科研的档案建设，对后勤档案管理有所忽视。而本身后勤工作繁杂，事务较多，注重实事的办理，就忽略了档案管理的重要性，殊不知在后续的工作中，由于档案缺失或者查找时花费过多的精力与人力，会影响后勤工作的开展，降低工作效率。

缺乏专业档案管理员 虽然高校有专门的档案室，但是管理后勤档案的人员大多为兼职，基本没有接受过专业的档案管理培训，对档案业务也不熟悉，只能进行简单的资料收集和汇总工作，在归档方面问题较大，致使后勤档案管理工作效率比较低，无法优质地完成档案管理工作，也有可能会影响后勤档案的查找与使用。

缺乏健全的管理制度 很多高校档案管理制度不健全，在后勤部门中，各科室保存各自的档案资料，比较分散，没有集中管理，无法形成系统，而本身后勤档案的完整性和连续性并没有完善的制度来约束，也没有相关检查标准和考核制度，使得后勤档案管理很难形成规模，并处于一个无序的状态，致使档案查找困难甚至是缺失。

软硬件条件缺乏 目前后勤档案大多采用传统的存档方式，多为纸质档案，互联网时代档案本应信息化管理，但目前不仅做不到，甚至连专门存放后勤档案资料的场所都没有，收集的资料相对分散，不能及时归档，甚至因此导致资料缺失，既影响后勤档案的管理，又降低了后勤档案的使用效率，还会给某些方面的工作带来阻碍，增添不必要的麻烦。

4 对后勤档案管理工作的建议

增强后勤档案意识 后勤领导乃至校领导要重视后勤部门的档案管理，加强宣传，促使全体成员认识到后勤档案管理的重要性，并加强对各类档案资料的收集、分类和归档。要明白档案的重要性在于它的历史延续性和应用性，对以后的工作具有很重要的参考作用，严肃认真地对待档案管理工作。

加强业务培训，培养专职档案员 档案员要有专业的业务知识，并且需要不断学习最新的档案管理办法，适应社会的发展，才能更好地做好后勤档案管理工作，使得档案的作用得到更好的发挥。所以后勤档案管理人员必须认识到自身的责任感，认真钻研业务知识，积极参加档案管理方面的专业培训，提高自身档案素质，总结出适合自己单位实际的档案管理模式，并在具体实践中不断地改进和优化。

建立健全的档案管理制度 要根据自己学院后勤的实际情况，制定健全的后勤档案管理规定，完善档案规范，严格按照要求和标准来制定需要存档的文件等的收集、整理和归档制度，明确归档范围、日期、保存期限和责任人，并且及时地进行考核和验收，做到资料完整、按时归档，从而达到查找方便、高效的目的，更好地为后勤工作的开展提供便利，提高后勤工作的效率，为后勤的发展奠定好的基础。

增加软硬件投入 后勤档案类目多，而且很多资料有持续性，如基建档案，从立项一直到财务决算，时间跨度比较长，资料也比较多，这就需要足够的存储空间。并且档案资料需要专门保管，不能随意外借，就需要有专门的场所放置。另外，基建有很多图纸档案，时间久了之后查阅可能已经泛黄，所以要利用现在的信息化手段做好电子档案，以便后期查阅。资产档案最好也能有专门的软件存档，在资产调拨、报废的时候能够快速高效地在系统里有所反馈，从而减少设施设备所属部门或个人无从查证甚至是丢失的情况，做到资产账目分明。

5 结语

高校后勤档案对学校建设等在现如今的重要性已经非常明显，不仅仅是要重视，更重要的是从各方面努力去做好后勤档案管理工作，从校领导到每一个后勤人都应该重视并做好后勤档案的管理工作。不仅如此，当今世界处于科技发展迅速的时代，档案管理工作也面临越来越多的挑战，要与时俱进，不断改进档案管理的方法和技术手段，为后勤工作乃至学校建设贡献自己应有的力量。