高职院校档案信息资源开发利用体系建设探析

郭 冬 孙晓旭

（盘锦职业技术学院，辽宁盘锦 124000）

档案学家吴宝康先生曾经说过：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务，并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等方面紧密地联系起来，实现档案的自身价值。”[1]高职院校的档案信息资源开发，就是进一步加工整理现存档案信息资源，将其中有价值的信息资源挖掘出来加以利用，为广大师生及全社会提供便捷的档案服务，为高校人才培养做出贡献。

一、高职院校档案信息资源开发利用的重要作用

（一）服务高职院校发展决策

一些高职院校比其他普通高校办学起步较晚，但发展迅速。一些高职院校办学背景不同于其他普通高校，如卫校、船舶学校、师范学校等，都有很强的专业性和很深的时代烙印。这些学校的档案信息资源，能追溯到学校变迁的踪迹和发展变革的规律，从而为学校的发展建设提供参考。如通过参考专业设置备案资料进一步调整高职院校的专业设置；通过财务方面的数据报表修改高职院校财务预算，进而合理支配经费；通过就业方面的档案信息资源了解市场需求，不断完善人才培养体制，培养社会所需的技术技能型人才。

（二）为各类评估检查提供参考依据

国家高度重视职业教育，在政策资金上持续加大对高职院校的扶持力度，各类教育教学评估、学校评比考核也日渐增多，如国家和省级示范校、高水平现代化高职院校的考核评选等[2]。档案信息资源的作用和地位随之显现。如针对高职院校办学水平的评估，涉及学生学籍、毕业生就业、教育教学、专业设置、科研管理等档案信息资源。这些原始的档案信息资源在一定程度上直接决定了评估结果，也体现了高职院校的综合办学实力。

（三）为编史修志提供原始资料，增强认同感

档案信息承担着对历史负责、为未来着想的重任，是校史研究的重要史料资源。受教育体制的影响，高职院校学生对自身的认同感往往低于其他本科院校。高职院校的校史书籍及校史馆历史陈列，向师生和全社会展示了高职院校真实的历史面貌及光辉历程，彰显了高职院校的特色文化，同时增强了师生的自我认同感，拓宽了高职院校文化资源开发利用的渠道[3]。

二、高职院校档案信息资源开发利用存在的问题

（一）重馆藏、轻利用，导致档案利用开发程度不够

高职院校档案部门受传统保密观念的影响，往往把档案利用服务对象定位为本单位师生，在高职院校逐渐走上双元制人才培养模式和国际化办学道路的今天，这种局限性妨碍了档案信息资源价值的实现，很多档案信息资源被束之高阁，得不到充分利用。不管是档案管理者还是利用者，双方都存在缺乏主动性的问题，在一定程度上限制了高职院校档案事业的发展及社会对高职教育的认知。

（二）档案开发利用意识欠缺

一方面，一些高职院校档案管理者在档案开放利用的认识上有欠缺，很多档案管理人员把大部分精力和工作重心放在档案收集、保管工作上，出现了把档案信息资源收集进馆后即封存的现象，缺乏档案利用的意识[4]。另一方面，作为档案的主要利用者，一些高职院校师生档案意识薄弱，在改革创新及专业建设评估等工作中，不善利用档案信息资源，忽略了档案的价值。

（三）缺乏专业档案人才及优质技术手段

经济社会的不断发展和大数据时代的到来，给高职院校发展提出了新标准、新要求。一些高职院校档案工作专业人才队伍建设严重滞后，缺乏对档案信息资源深层次开发利用的能力；一些高职院校对档案管理投入资金较少，设备设施和技术手段相对落后；个别高职院校甚至还没有实现自动化检索，仍采用办公软件编目和手工检索方式，准确性和准确度相对较低，直接影响了档案信息资源利用的便捷性，降低了利用率。

三、高职院校档案信息资源开发利用体系构建

（一）强化档案信息资源基础工作

1.建设素质精良的档案人才队伍。高职院校必须打造一支素质精良的档案人才队伍，强化专业知识的补充学习，不断学习新理论、新方法，积累工作经验。在档案人才选拔任用上把好关口，关心关爱档案人员的成长发展，不断完善高职院校档案人才队伍建设，促进高职院校档案事业长足发展。

2.强化师生档案利用意识。高职院校要切实加强对档案工作的宣传，可通过档案专题教育讲座、校园网宣传、报告会等形式，强化师生利用档案的意识。也可为高职院校新生入学教育和毕业生教育增设档案方面的内容，为广大学生普及档案知识，营造良好的档案利用氛围，扩大档案的认知度和影响力。

3.增加档案建设经费投入。高职院校应注重档案工作基础建设，在建设经费上予以支持，完善档案工作的软硬件设施。除配足常规的档案柜、档案盒、除湿机、加湿器等硬件设施，还要重视档案检索工作的进一步升级，加大对档案软件的经费投入。

（二）重视以编研为中心的高职院校档案信息资源开发

1.积极开发教学档案。高职院校教学档案能够反映学校教育教学总体情况，也是衡量学校教学质量的重要依据。积极开发高职院校的教学档案，如教学大纲整理，建立教案资源库，汇集教学规章制度，汇总教育教学改革信息资源等，可为教师进一步改进教学方法、提升教学质量提供参考资料。

2.积极开发科研档案。高职院校科研档案资料与其他档案不同，往往涉及跨年度内容，如一些科研项目、课题立项和结题等，因此应做到结题一项整理归档一项。科研部门也要对科研档案信息资源加以编研，积极开发科研档案，为高职院校开展教学改革提供依据，进一步瞄准高职院校学术空白，为科研人员提供高水平、高标准的档案服务[5]。

3.积极开发名人和实物档案。名人档案和实物档案是高校校园文化建设的重要组成部分，见证了高校发展成果和历史轨迹。高职院校应积极开发利用名人和实物档案，用其先进事迹激励师生上进，进一步弘扬优良的学风和校风；用学校取得的重大成就、荣誉的实物，让师生感悟学校文化精神，唤起师生存在感及对学校的认同感、荣誉感。名人和实物也是高校档案汇编和编史修志的重点资源。

4.积极开发综合文书档案，为领导决策提供服务。高职院校综合文书档案清晰真实地记载了建校以来的发展历程，既是历史的真实写照，又能为现任领导决策提供依据，为高职院校更好地发展提供参考。因此，高职院校要积极开发综合文书档案，如机构设置信息、干部任免文件、新闻简报等，及时予以加工处理，为领导决策提供高水平档案服务。

（三）探讨大数据背景下档案信息资源开发利用

1.强化大数据时代档案开发利用意识。大数据时代的到来，使档案信息资源开发利用方式呈现多样化。一方面，高职院校要注重培养全员档案意识，强化高职院校档案形成者的归档意识，充分利用大数据技术手段进一步开发档案信息资源。另一方面，高职院校师生作为学校档案信息资源开发利用的主要受益者，要强化大数据档案利用意识，善于从海量信息中利用新的检索方式、检索软件查询，获悉更为准确的档案信息资源。

2.加强数据平台建设，提供多元化服务。大数据背景下，网络化、信息化趋势增强，高职院校档案利用方式也从传统的阅档室阅档、复印外借等向现代化方式发展转变。高职院校应进一步加强数据平台建设，坚持以利用者需求为导向，转变服务利用方式，进一步完善检索工具，开发检索功能，满足师生和社会利用者的多元化需求。

3.实现高职院校档案信息资源共享。大数据时代，各高职院校逐步加深了往来交流合作，在教育教学改革、人才培养、校企合作方面开展了较多深层次的对接学习，但是多数高职院校的档案事业始终保持各自为政的局面，尚未实现档案信息资源共享。各高职院校可以在大数据技术支持下，建立档案信息资源共享机制，规范信息化建设，构建高职院校档案信息资源共享网络，实现档案信息资源共享。

总之，档案信息资源开发利用是实现档案价值的重要途径，高职院校作为技术技能型人才培养基地，应加强档案信息资源开发利用，使其在新时代发挥价值，为高职院校办学和经济社会发展服务。