现代信息技术对企业档案管理的影响及解决策略分析

黄红

（重庆钢铁集团三峰工业有限公司，重庆 400000）

在企业管理工作中，档案是企业发展、资源记录、信息保存的重要组成部分。档案对企业的运行、管理和决策具有重要支撑作用。所以，档案管理成为企业较为关注的部分。现代信息技术在档案管理中得到了广泛的应用，有效地提高了档案的质量和效率。目前，许多企业已经清楚地认识到利用现代信息技术进行企业管理可以提高企业的管理水平，因此也在尝试着将现代信息技术应用于企业经营的各个方面。当前，现代信息技术在企业中的应用已经取得了一定的成效，但是社会的发展日新月异，要使企业永葆青春，就必须不断改革、优化，提高管理质量。

一、企业档案信息化的影响

（一）企业档案管理工作信息化的积极作用

将企业的档案资料与企业管理工作相结合，使企业工作决策更规范、更科学。与此同时，在企业文化建设中也可以运用档案管理工作，企业的发展状况、发展历史等都可以从档案管理工作中体现出来，更以此来加深员工对企业的认识。传统的纸质档案管理不能结合实际需要，灵活运用，但利用电子档案可以很好地完成工作。将信息化技术应用于企业经营的每一步，可使企业有效地实现企业不同环节的沟通，并节省时间提高工作效率。

我国以往的企业档案在管理期间，其缺点包括收集管理难度较大，基础资料具有很大的流失风险，资金投入比较大等，针对中小企业而言，创建以往管理企业档案的部门可以使企业经济产生很大损耗。但是企业档案在管理时更具信息化可以使此问题得到解决，以为信息化管理更加方便快捷，同时管理方式比较简单，因此，现阶段大多数企业均会使用信息化管理方法，促进企业发展。

企业在以往的档案管理条件下，特别大中型企业，一般都会因为企业档案在管理时具有很大难度导致各部门资源出现独占现象。企业在对档案管理实施信息化建设之后，可以完善企业中的档案信息共享，推动企业所有部门进行交流与合作，促使企业全面发展。

（二）信息技术应用于档案管理工作带来的负面作用

按照以往的管理方式，档案管理工作有专门的资料室。档案管理工作人员对这一管理方法已经比较熟悉，利用计算机来管理档案的方法仍需适应很长一段时间。将信息化技术引入档案管理工作，实质上是一种创新的管理理念[1]。科技只是管理工作的一种，但如何有效地利用科技来完成管理工作，是首要任务。在传统管理理念中存在许多落后的内容，在实际工作中会与现代管理理念发生冲突，从而给管理工作带来一定的障碍。并且把以往的材料转向电子信息的方向，也是一种改变管理方式的方式。因为企业经营的时间都比较长，积累的资料也比较多，所以需要花费大量的人力和财力来整理。

二、现代信息技术对企业档案管理的影响

（一）冲击着传统管理理念

随着信息技术应用的越来越广，对企业传统的档案管理方式具有很大的影响。而且企业生产管理人员自身的主动权也随着信息技术的不断扩大而扩大。他们并不会受到传统思想的影响，从而使原本繁琐的工作流程变得简化，从而推进提高工作效率。管理人员在档案管理中，需要有创新意识，在保证档案信息全都正确的前提下，实现档案管理的质量与效率的双重提高。在此过程中，企业档案管理人员需不断融合信息技术，在传统的管理理念的基础上实现创新融合，这样才能够使企业得到良性发展。

（二）对传统档案管理人员的综合素质提出挑战

在现代信息技术的实际应用中，企业档案管理人员需要不断提高自己的应用信息化水平。当前，我国企业的档案管理人才缺口很大，需要对人才结构给予更多的关注，以提高企业人力资源的利用率。已有的知识结构已经很难适应当今社会的发展需求，一些企业管理观念落后，对档案信息化管理的重要性还不能完全了解。相关档案管理人员对设备操作流程的操作了解也不全面，很多时候都是违规操作，这就导致信息准备不充分的情况发生。

（三）档案信息数据缺乏较高的共享性

当前，企业档案管理模式落后，企业内部管理人员相对独立，没有建立一个合理、统一的网络结构体系，这就造成了企业档案信息系统和各部门之间的信息不能及时传递，造成了工作难以进行[2]。其中，企业内部相关管理部门的性质各不相同，缺乏有效的沟通和沟通。档案信息对外传递的积极性也较低，从而对档案信息的建设造成了不可估量的影响。

（四）对企业档案管理技术和管理方法提出更高要求

在实际发展中，信息技术呈现出多元化的发展特征。例如，信息化、社会化与传统档案管理方式不同。实际存储企业的档案数据信息会发生较大变化，不再受时间和空间的限制。现阶段企业对信息的影响、管理技术和方法都能得到很好的完善，不断提高档案信息数据的共享性。并且在实际档案管理中，不断加强现代化管理系统的研究与开发能力。提高档案信息的准确性，同时提高企业档案信息化水平。

（五）没有标准化程度

我国企业在开展档案管理活动期间，金对纸质档案展开管理与防护，为确定档案密级与解密管理等内容的标准，造成档案管理中的工作效率与质量不高，很难将档案价值充分发挥出来。

三、现代信息技术对企业档案管理的解决策略

（一）更新档案管理理念

要把现代信息技术更好地应用于企业档案管理，必须更新企业档案管理理念，深化企业对现代信息技术和档案管理的重视，是保证企业档案管理质量的一种有效措施[3]。为了确保档案管理工作能实施现代化的信息技术，指导档案管理工作的有效实施。首先，要使企业领导和管理者对现代信息技术有足够的正确认识，在管理中能运用现代企业管理的新思想、新观念，为企业的每一个工作环节做好准备。能加快加强企业档案管理在现代信息化建设中的应用，摒弃传统的管理观念，使速度、质量都能得到提升，以档案管理工作标准化为核心，把档案管理与其他各项管理工作置于同一地位。其次，引进了先进的信息技术、软件，更新档案管理方式。最后，利用现代信息技术的优势开展企业档案管理工作，使企业档案管理在新时期得到完善，提高质量，形成了具有新时期特色的档案工作。

（二）加强人才的引进和培训

档案信息系统引入信息化技术，档案信息系统的更新状况，软件技术的普及，都需要档案管理人员对其进行管理，以保证档案信息管理系统的正常运行，因此应加强人才的引进与培养[4]。对于相关人员的培训，企业应加大力度，创设培训信息平台，定期进行培训，使档案管理者能够在已有的知识结构系统中提升专业能力。新的信息技术在企业中，也要及时对相关人员进行培训，以便他们能在最短的时间内熟练运用。另外，企业还可以采用多渠道的方式引进人才，建立信息联动、协作机制，实现不同部门间的资源共享，从而实现企业的整体发展。

（三）健全企业档案管理机制

健全档案管理机制应在信息化建设完成后实施，作为一项较为系统性的工程，档案信息化管理是现代化信息技术与传统档案管理的相互融合与促进[5]。在这一过程中，就需要相关工作人员能够更新工作理念与方式，接触到新的技术和概念。并以此来建立企业档案管理机制，来保证档案信息管理的常态化，加快与传统管理工作的快速融合，坚决避免工作脱节，造成不必要的损失。企业提升整体的管理质量，打造科学的档案管理机制，就需要对信息化电子档案的使用过程进行优化与监控，并最大程度地使用信息化，从而使档案管理的效率和质量得到提高。在传统的档案管理中，常常使用人工的方式来进行档案管理工作，这样的工作效率不高，档案信息的准确率也相对较低。而使用现代信息技术，可以在前期就能够做好准备工作，将不同的档案都能够详细地记录在册，并制定出著录细则，及时将系统的软件进行更新[6]。对资源做好储备，各功能模块都能够科学地进行划分。并从多种角度来对传统档案中存在的问题进行科学解决，以此来使档案资源的使用率得到提升，达到快速录入、查询便捷、管理有序的高效、科学的管理目标。在档案管理机制中，还应该将档案管理的应用与工作流程进行完善。

四、结束语

综上所述，信息化纳入档案管理是历史的必然选择。为了更好地发展，企业应该顺应时代的发展而进行变革，逐步将信息化技术融入档案管理。它是一个需要不断适应的过程，特别是在企业的管理观念和方法模式上，企业更应该从多个角度着手，为信息化技术融入档案管理创造必要的条件。这样可以更加方便有效地开展工作，提高企业在开展档案管理时的工作效率与质量，让企业中的档案管理加快信息化建设进程，使档案管理工作更能推动企业的进步。