中小企业档案管理外包模式构建研究

郭静(三门峡职业技术学院)

通常情况下档案业务外包涉及两个主体，分别是档案部门和外包提供商，档案外包业务往往涉及不同的主体，其中最为主要的分布是档案部门以及业务外包商，档案外包业务主要分为三个过程，分别是外包评估、外包招标和外包实施。下文从几个方面出发，对基于博弈论的档案业务外包风险管理进行了探析。

■ 档案业务外包风险因素分析

(一)档案部门面临的风险

通常来说，将档案业务外包的前提是档案管理部门区分出自身的核心业务和非核心业务，将并不重要的非核心业务外包给外包机构。但是笔者通过研究发现，一些档案管理工作人员对档案核心业务的判定标准存在问题，而如果对档案业务的核心价值缺乏足够的了解，那么相应的档案外包评估工作就会不够精确，从长远看，这样的外包对于档案管理部门是饮鸩止渴，只会导致档案工作人员工作能力下降，从而导致档案业务外包失灵，这对档案工作部门的长远发展有不利影响。

（二）缺乏统一规划

其次，许多档案管理人员对文件业务外包的实际流程了解不足。随着我国财政支持水平和档案外包服务质量的提高，更多档案管理机构选择进行数字化外包，但是，这些外包工作本身存在着不规范的情况。以档案馆数字化为例，许多档案管理机构外包工作的目的不是促进档案工作发展和服务水平提高，而是考虑到数字外包条件较好，这忽略了档案管理机构自身的发展需要，因此，这种趋势在一定程度上导致了外包服务效率低下和档案资源浪费现象。此外，笔者了解到在许多外包实践中由于缺乏统一的管理系统规划，使得一些文件信息管理系统可能存在不兼容情况，最终导致档案数据无法完全共享和使用。考虑到档案部门可能对其核心价值和外包绩效缺乏清晰的了解，这导致了外包投标过程中潜在风险不断增加。

（三）外包过程本身具有风险

外包投标是档案外包的基础之一，外包投标本身存在有较为严重的逆向选择风险，其中的信息存在不完全化，来使自己受益并使另一方遭受损失，正是由于存在信息不均等现象，此时另一方很难做出针对性反制措施。但是，在这一过程中需要注意的是，如果档案部门单方面追求低成本，资质水平较差的外包提供商可能会提供更低的外包价格，这就会使档案管理机构拒绝高质量的外包提供商，并使得外包提供商缺乏监管并降低服务质量，最终给档案管理部门造成更大的损失。

外包实施过程是外包文件交易的核心，同时也是确定外包影响的关键。此过程中的风险主要包括两个方面：第一是失去机密性的风险。作为外包业务的一部分，档案管理部门必须向外包提供商提供大量自己的信息，在这一过程中就存在未经授权的信息二次开发和泄露非机密信息的情况，从而导致档案馆的知识产权可能受到损害或间接泄漏。

（四）外包提供商所面临的风险

如果档案管理机构在外包投标过程时并不清楚自己想要外包怎样的业务，则外包商也就无法明确设置档案信息管理系统的功能。在项目实施期间，随着档案库继续添加需求，就会导致外包需求变化，最终会导致设计变更、项目延误和成本超支等问题，这对外包的双方而言都构成了直接风险。其次，尽管外包提供商在信息技术方面具有优越地位，但档案部门可以通过设置大量合同条款来限制外包商的行为。如果外包提供商完成的项目质量不符合档案部门的要求，则还存在有项目无法获得付款的问题。与此同时，外包提供商可以选择将大型或复杂外包项目的档案交易分包，而这会导致相关的行政和协调成本增加，最终带来项目失控的风险。

■ 档案业务外包风险管理的博弈对策

（一）明确风险类型

档案部门与外包提供商之间的博弈是基于上述几个观点，根据外包过程中可能出现的各种风险，在报价和实施阶段考虑档案部门（以下称为“甲方”）与外包提供商（以下称为“乙方”）之间的博弈将会非常复杂。通常，博弈论根据行为的时间顺序分为静态博弈和动态博弈。动态博弈意味着博弈中参与者的动作序列是可见的，并且博弈中的后续参与者可以观察到第一个参与者选择的动作。在了解了其他参与者的行为后，博弈论可以分为完全信息博弈和不完全信息博弈。在博弈过程中，完整的信息博弈包含每个参与者的特征，战略空间和获胜功能，以及有关其他参与者的详细信息。相反，不完整的信息意味着参与者对其他参与者的特征、战略空间和获胜功能一无所知，或者不具备上述所有信息。另外，在博弈的后期，博弈参与者将在前一阶段获得有关博弈情况的足够信息，称为准确信息，相反则是不完整的信息。

如果在档案业务的外包阶段，甲方决定外包档案业务并进行公开投标，则乙方首先决定是否出价。因此，在博弈序列中存在优先级关系，即动态博弈。在要约期内，有关甲方外包项目的信息将被完全披露，乙方将对甲方提供的信息有透彻的了解，但是甲方却不完全了解乙方的资质、声誉、服务质量等信息，且双方均不能理解别人的所有优势，此时甲方在博弈后期没有足够的信息来了解乙方的竞标过程，因此这是不完全的博弈。

而在档案业务外包实施阶段，甲方可以根据乙方的工作成果和其他情况判断是否应终止合同，乙方可以根据甲方的其他新要求来调整工作时间表。双方在博弈中的行为互相影响，因此属于动态博弈。因此可以说，在外包的实施阶段该博弈是具有完整信息的动态博弈。

（二）做好外包商资质评估

档案管理机构可以评估外包商资质并合理利用市场信息。例如，各级档案管理机构可以与工商、质量检验部门和其他相关部门积极合作，为档案服务外包公司开发能力测试方法，建立动态技能管理系统和资质披露制度，以加强对进入该领域外包商的外部监督，并定期对外包商进行资质审查，从而有效减少信息不对称现象出现。此外，档案管理机构可以扩大行业监督范围，研究档案业务外包的退出机制，为行业的有序健康发展做出贡献。在行业的宏观层面上，需要优化档案部门与外包服务提供商之间的合作，以解决博弈分析中乙方可能具有负面经营趋势的问题。在此过程中可以创建一个通用的监控机制，考虑到联合监控机制已在工程和建筑领域得到广泛执行，这为监控工程师建立了相对完整的评级系统。在这一过程中，档案管理机构可以选择在实施外包之前，邀请部分事业单位的工作人员来担任外部主管，从而建立更有效的监督机制，这些外部工作人员有助于通过协调双方之间的沟通，从而更加及时发现负面问题并直接帮助解决问题，最终促进良好的档案业务外包成果实现。

■ 总结

我国档案馆业务的外包始于20世纪90年代。随着档案业务的不断发展，档案业务的外包正在逐步普及，与此同时，相关风险管理也引起了人们的关注。档案管理机构在进行档案文件的数字化外包之前，应首先了解、选择优质的外包商，而博弈论作为一种分析工具，可以通过澄清特征、创建模型和执行框架分析来识别外包风险并提出风险对策，从而帮助档案管理机构和外包商双方都有效减少外包档案业务中的风险。