经济体制转型期人事档案管理策略

马清芝(河南农业大学档案馆)

人事档案是关于个人重要信息的载体，主要包括个人信息、个人发展记录、政治面貌等真实文件。人事档案跟随着个人的学习、生活和工作轨迹变动，是具有法律效用的个人重要材料。人事档案记录着员工的绩效、能力、个人表现、岗位调动等方面信息，利于单位掌握员工的个人资料，择优用人，最大程度发挥每个人的才能，使单位与员工双向互利共通。

电子技术改变了人类的生活方式，人类开始进入互联网的新时代。然而，传统的人事档案管理模式不能满足信息时代的发展要求，加速人事档案的电子化是互联网时代的必然趋势。虽然，互联网时代给我们带来了新技术、新形式、新理念的人事档案管理方式；但是，人事档案的电子化也有一些弊端需要我们去处理。新时代人事档案电子化的发展还未成熟，在具体实施中会出现相应的问题，发现和解决这些问题，有利于促进人事档案电子化的完整性。单位对人事档案电子化的进程才刚刚开始，档案搭载的程序、系统、方式都在进一步的摸索中，保证档案的完整性、安全性、便捷性、实时性是对档案管理的基本需求。

■ 单位人事档案管理现状

在信息时代，电子技术在各行各业都得到了应用，而人们却忽略了传统的人事档案管理。目前，大多数单位的人事档案还在使用传统的纸质档案，一小部分企业使用纸质档案和电子档案相互结合。纸质档案不易保存，归纳整理困难，不方便查阅，不利于人事档案的开发和利用，因此人们将目标转移到电子档案。

随着互联网时代的发展，单位的信息日渐庞大，为人事档案的管理增添了困难。单位的人事档案管理还未跟上互联网的步伐，这也影响了部分和人事有关工作的效率。即使一些单位实现了部分的电子化人事档案管理，但是仍有很多漏洞，一些档案的主要功能还是离不开纸质文件。此外，人事档案伴随个人的经历，纸质人事档案和电子人事档案衔接的完整性并不能确定。故单位的人事档案电子化还在初步探索阶段。

■ 人事档案电子化的现实意义

（一）人事档案电子化的发展要求

随着互联网在生活中普及，大数据、人工智能被应用到人们的生产和生活中。人事档案管理被要求与新时代接轨，开展电子档案的创新工作，将电子化应用到人事档案管理是必然要求。人事档案电子化的管理要注重协同服务的理念，将纸质档案与电子档案结合，做好线上线下的过渡和协同；便于人事管理部门与其他部门进行协同、合作、顺畅交流，提高单位的工作效率和质量；增强单位人事档案的服务性，更好地与员工进行档案调整和调动。建立一个便捷、操作简单、内容完善的电子化人事档案管理方式和系统，能够降低单位的成本，并高效工作。

（二）人事档案电子化服务创新的需要

人事档案管理随着历史的不同时期不断地创新和变化。人事档案的信息较为复杂，信息的来源要与不同的单位对接，各个信息来源之间存在不兼容的问题。人事档案管理的创新是解决这些问题的必要。开发具有兼容性或统一性的系统，有助于实现各人事档案管理部门的协作，进行资源共享或便捷传输。将电子化充分应用到人事档案的信息建设中，有利于发展档案的多元化，如图片、影像、音频等形式的信息；有利于单位内部共享部分档案，最大程度增加员工之间的了解，同时对人事档案的部分信息保密，加大单位内部人员的工作动力和信心。人事档案电子化服务的创新，不仅使档案信息发挥最大限度的作用，也是跟随互联网新时代档案建设的发展需要。

（三）用户对档案数据的需求

各单位在建设人事档案电子化的同时，用户也不满足于纸质档案的利用。用户习惯了互联网服务的快速、便捷，对人事档案也有同样的需求。不同的用户个体决定了他们对档案管理需求的多元性。多元的用户需求是开发电子人事档案的参考和导向，用户也是人事档案服务对象的一部分群体。电子人事档案开发时要结合双向建议，保证档案的服务和使用相互协调，用户可以根据个人需求调取和查阅档案，凸显出电子档案的灵活和协同。考虑用户和档案管理者的双向需求，在一定程度上使档案得到了合理利用，兼顾了档案管理的效率和用户满意度。

（四）电子档案具有优势

传统的纸质档案调阅流程繁杂，需要纸质的登记记录，如果工作人员疏忽还可能存在处理错误和丢失风险。电子人事档案的查阅却非常方便，可以在客户端直接申请查阅，后台便会留下记录和准确的翻阅时间和内容；多人同时在多客户端也可查阅，无需预约时间或专门去档案管理室。传统的档案室占了大量的空间，纸质上的字体不易保存，还要防止火灾、潮湿和蛀虫的危险，消耗大量人力物力。电子人事档案避免了这些危险，可以在多处储存，节约了空间和资源。

■ 新时代人事档案电子化管理现存问题及解决方案

（一）管理工作相关制度不完善

电子档案已经被利用多年，但是并没有完善的发展电子档案管理。现有的人事档案管理制度与互联网时代的电子人事档案管理并不能完全匹配，导致实际工作中漏洞百出，加大管理难度。各单位应给予电子人事档案管理足够的重视，完善规章制度，推动人事档案电子化快速普及，提高工作效率和严谨性。

（二）人事档案电子化力度不够

目前，人事档案电子化力度较低。为了节约成本，单位使用的电子设备比较落后，不能预防和解除计算机病毒的威胁，网络不能全面覆盖达到互通，档案管理人员的技术达不到要求，这些缺点限制了人事档案电子化的发展。新时代个人信息的复杂性、来源的准确性、全面性增加了电子化的难度，档案安全性难以保障。因此，单位应加大投资力度，更换老旧设备，增加和建设电子档案需要的网络和硬件设施；招聘合格的管理人员，加快人事档案电子化的脚步。

（三）人事档案信息服务相对落后

人事档案的服务功能相对落后，不符合新时代社会发展的需求。目前，人事档案大多仍以纸质文件进行传输，方式方法多样，管理人员整理不及时或者有遗漏时，导致档案的更新不完整。人事档案管理，对于封档的档案个人无法查看，没有体现档案的服务性。电子化能很好的解决这一问题，在保证原始档案安全的情况下进行信息互通，方便服务对象。

（四）人事档案标准不统一

每个单位都有各自的人事档案管理办法，不仅选择不同的软件或网络系统，而且管理标准又有差别，在档案调动时，造成人事档案转接困难或者缺少文件，对当事人造成了不良影响，也为工作人员增加了困扰。国家应开发统一的档案管理系统，解决这一大难题。

■ 总结

人事档案的科学管理，有利于单位内部和谐，促进职业发展。特别是，互联网的普及，急需人事档案管理电子化建设。电子化建设需要投入大量的人力和物力，解决硬件的限制和管理队伍的技术能力，将更好地完善人事档案的电子化和人才培养，持续创新，推动人事档案电子化发展。