分析制造企业物资集中采购

文/陈运强（湖南湘科控股集团有限公司）

当前，经济飞速发展，面对错综复杂的国际国内形势，企业要想求得生存，并实现高质量发展，路径千万条。而通过苦练内功，狠抓降本增效挖潜，着力抓好物资集中采购，发挥规模效益，不失为助力企业实现高质量发展的一个有效途径。

一、集中采购重要性分析

（一）原有的采购模式不能适应企业发展需要

集团化企业一般涉及多个领域，材料的同质化和集中度都不相同，原有的采购模式中，各个业务板块对采购的管理模式不尽相同，有的进行集中采购管理，有的各自自主采购，导致出现采购分散，采购议价能力不强，规模效益无法发挥，审批程序烦琐耗时费力等现象，严重制约了企业集约化、规模化发展，阻碍了企业的发展。

（二）企业发展壮大的必然选择

集团企业完成组建后，往往实现了跨产业板块、跨领域的巨变，与此同时，集团的市场需求和竞争环境也发生巨大变化，集团的集约成本和与外部企业的交易成本也随之剧增。为了应对这一系列的市场环境变化，提升集团管理水平和强化集团内部监管，有效规避物资采购、货款支付等过程的各种风险，降低采购成本，提升市场竞争力，发挥集团规模效益及资源优势，搭建物资统一采购管理平台，实现集团内部各单位所需物资通过采购平台进行招标采购，从而不断提高集团综合经济效益，助力集团高质量发展。

（三）企业高质量发展的内在需求

企业要实现高质量发展，在人、财、物、产、供、销各个环节都可以着力，其中，在供应环节，通过保供降本，提升运行质量也是企业生存发展壮大的内在需求。通过整合供应链管理，集成信息系统，梳理供应商体系，以“互联网+”为驱动，充分发挥集团规模化优势，提高议价权，运用大数据分析，询价、比价采购，建立统一的采购管理流程，实现资源共享，有效衔接计划、采购、生产、仓储等部门，按质、按期、按量保证供应，确保集团效益最大化。[1]

二、集中采购实施路径分析

（一）明确基本原则

（1）应采尽采。集团企业所属物资，包括办公用品、燃料、油料、原材料、半成品、设备、工具、运输车辆、劳保护具等，均需通过集团物资统一采购管理平台采购。

（2）内部协同。完善内部协同机制，各级企业应结合各自组织架构和业务流程具体情况，明确人力资源、质量检验、企业管理、财务、供应、生产、安全、纪检等相关部门物资采购管理职责，统筹协调物资采购工作，确保物资统一采购工作执行到位。

（3）阳光采购。通过加强采购管理，切实降低采购成本；通过规范采购行为，实行阳光采购，实现采购电子化、管理可视化，实现全流程电子招投标交易，压缩各参与主体的交易和管理成本，提升采购效率和效果。

（二）搭建集采平台并明确职责定位

（1）搭建集采平台。集团成立集中采购领导小组，作为集团集中采购领导机构，全面领导集团集中采购管理工作。从各业务板块抽调人员搭建工作小组，具体负责集团集采平台的搭建工作。

（2）明确平台职责定位。集团集中采购管理平台专注于“服务”职能，“既不碰钱也不碰货”，主要以提供商品比价、交易撮合服务为目标，盘活集团银行授信，实现供应链金融服务，使集团的采购业务具备采购集约化、交易平台化、业务流程化、运营市场化、结算融资化、审计同步化和决策数据化等能力。

（三）整章建制

（1）制定集采目录。对集团共同物资和各企业所需大宗原辅材料进行集中采购管理。集采目录分为平台招采物资、线下招采物资、平台自采物资和线下自采物资等四类。同时，将集团的公务商务接待、酒店住宿、出行交通、保险、中介服务和法律服务等服务类采购纳入集采范围。

（2）建立健全规章制度。制定《集团集中采购管理办法》《集团集中采购招标实施细则》《集团集中采购供应商管理办法》《集团集中采购考核办法》和《集采平台费用管理办法》等配套管理制度。

（3）确定运作模式。集中采购工作采取全方位覆盖、能招尽招、管控和执行分离、线上线下双向进行的模式，即①平台招采：集采平台负责组织线上招标，中标供应商入驻企业商城，各使用单位在企业商城中进行自主采购；②线下招采：集采平台负责组织线下招标，各使用单位在线下与中标供应商自主采购；③平台自采：对达不到招标采购条件的物资，集采平台引进相关商家入驻企业商城，各使用单位在企业商城自主采购；④线下自采：对达不到招标采购条件又不能入驻企业商城的物资，各使用单位自主寻源自主采购。

（四）明确集中采购管理流程

（1）明确采购各环节主要工作内容。集中采购流程主要分为六个关键环节，分别是计划管理、招标管理、合同管理、采购执行管理、交付管理及考核管理。①计划管理：识别、归集、汇总使用单位的需求计划。②招标管理：确定采购方式、招标方式，选择、公布供应商，审定及公布采购价格。③合同管理：制定风险控制措施；拟定格式合同，集采相关法律资料归档。④执行管理：在中标供应商范围内、不超出中标价格选择供应商并签订格式合同及报备，落实采购计划，报备采购情况。⑤交付管理：负责运输安全，加强库存管理控制交付周期，负责质量检验，落实资金结算。⑥考核管理：对集采效果进行评价，建立考核机制和信息反馈机制，对各使用单位集采工作进行督导[2]。

（2）平台招采管理流程。各级单位向集采管理平台提出物资采购需求计划；管理平台归集汇总需求计划，在合格供应商库内进行公开招标或者竞争性谈判；中标供应商入驻企业商城；各级单位在商城自主选择供应商，自主签订合同，自主采购，自主结算；采购完成后向集采平台报备采购结果。

（3）线下招采管理流程。各级单位向集采管理平台提出物资采购需求计划；管理平台归集汇总需求计划，在合格供应商库内进行公开招标或者竞争性谈判；各级单位在中标供应商中自主选择供应商，自主签订合同，自主采购，自主结算；采购完成后向集采平台报备采购结果。

（4）平台自采物资管理流程。各级单位向集采管理平台提出物资采购需求计划；各级单位在企业商城通过竞价、比价和议价等方式自主采购，自主结算；采购完成后向集采平台报备采购结果。

（5）线下自采物资管理流程。对线下自采物资，各级单位线下自主寻源、线下自主议价，自主采购，自主结算。

（五）突出集中采购考核结果的运用

（1）考核依据和原则。集中采购考核依据是《集团集中采购考核办法》，集团负责考核的部门为集中采购考核主体单位，集采平台为协助单位。集中采购考核坚持过程监控、双向考核原则；坚持理顺机制、职责分明原则；坚持保供降本、效益优先原则；坚持指标量化、奖罚分明原则。

（2）考核周期。集中采购考核实行年度考核，集中采购执行情况纳入各使用单位年度绩效考核范畴。按照责权利相统一的要求，建立激励与约束对等的考核制度，考核结果与使用单位主要负责人的经营业绩考核挂钩。

（3）监督和督导。集团审计监察部门依据《集团招标管理办法》对集中采购进行全过程监督。依据相关集中采购管理制度对集采管理平台和各使用单位执行集中采购工作情况进行督导。

（六）严格工作要求

（1）落实工作责任。企业要统一思想，步调一致，高效协同，按照集团统一安排部署，全力做好集团物资统一采购管理平台搭建工作，以及平台搭建后续工作，包括物资采购的招投标、供应商名录管理、质量审核、生产和仓储衔接等，确保集团物资统一采购工作落实落细、落地见效。

（2）严格按照集采目录内容实施采购管理。任何单位或个人不得蓄意隐瞒原应列入集采目录的产品种类名目，不得故意变更采购产品品名、质量标准、包装要求等。

（3）合同管理。包括采购现状、供应商及联系人资料，原有寻源、定标材料，原有采购计划及管理台账等文件档案及时移交至集采中心，不得隐匿或篡改相关资料。

（4）计划保障。需求单位及相关部门必须严格执行采购计划管理相关要求，确保计划内容准确性，并按时完成采购计划的制定与传递工作，严禁推诿、拖延。

（5）监督考核。集中采购工作列入企业主要负责人的年度考核。集团纪委将不定期进行督导。任何单位与个人不得以任何不当理由推诿、设卡，一旦发现并经查实，则一律对其单位主要负责人及相关责任人通报批评并严肃追究责任。

三、数字化集采落地实施

（一）场景应用--采购门户

建立采购门户，询价招募等信息通过采购门户在线呈现，作为外部资源的链接端口，将寻源范围扩充至全国，有效提升供应商资源获取范围，提升寻源效率。

1.询比价

（1）公开询比价：采购人员将采购需求发布到集团采购门户上，发布询价信息，通过1688平台上行业分类、供应商类目、供应商画像等维度进行智能化的匹配，推送给对应的供应商。（2）定向询价：平台支持将集团合格供应商定向邀请报价。按现有招投标制度进行比价定标。（3）洽谈询价：通过公开询比价方式，在1688平台查询合理报价，得到报价结果及供应商的相关资质信息进行对比洽谈。

2.招募供应商

在集团采购门户上发布招募供应商需求，明确招募供应商标准，对报名的供应商进行筛选，根据供应商准入标准甄选优质供应商。

3.反向竞价

在公开询比价或定向招标结束后，会选出几家有实力的供应商进行标后洽谈，建立采购商城后，可通过在线的反向竞价，让选出的几家单位到“竞价大厅”在规定的时间内在线竞价。

4.电子招投标

通过在线的电子招投标全流程支撑，招标、投标、开标、评标、定标、公示、履约。建立线上评标小组及远程视频参与，评标过程不受地域局限，支持全部线下评标的合规设置，如屏蔽信息、分批评标等，保证了合规性。

（二）供应商管理

（1）供应商资源。从1999年至今，1688平台已经积累了20余年的供应商资源，供应商是1688的核心资源，也是企业采购能扩大寻源半径，优化供应商资源的核心所在。依托某巴大市场，免费共享海量供应商资源，创造更多降低采购成本的机会。

（2）供应商动态风险预警。为防止围标、串标风险，在寻源环节对供应商关联关系进行管控。通过识别同一控制人、高管相互任职、强股权关联关系实现预警提示；风控动态实时洞察供应商风险信息，按等级提供预警信息，帮助采购员更好地识别寻源过程中的供应商风险和管理采购履行阶段中的供应商风险，降低因供应商风险而带来的采购成本。

（3）供应商质量管理。某巴大企业采购平台现有供应商注册会员1100万家，其中诚信通注册会员100万家，6万家实力商家，企业诚信体系通过1688工商信息、开通年限、企业资质、质检、税务信息、法人信用、累计销售额、重复采购率、纠纷率等评估供应等级。采购方可以在平台直观地查看供应商的评价等级信息。

（三）集中采购管理

由集团在平台上采购通用及共性物资，定商定品定价，统一采购，各企业在集团内部商城自行选择物资下单，由供应商送货到指定交货地。平台支持多种结算支付方式，如：账期付款、分阶段付款、担保交易等，保证企业交易流畅。

（1）在线需求管理实现每个采购可溯源。平台支持采购计划在线审批及提交，也可以支持线下审批流程结束后的结果导入，实现整个采购过程可追溯。

（2）标准可视化全局数据视图，快速给予决策支持。标准可视化综合分析数据视图，采购管理者可随时获取采购全局动态，掌握采购进度，实施分析，多元报表维度，帮助采购员进行物料、供应商、寻源、价格走势的专项分析。基于企业全局数据维度的报表工具，最大化数据利用，对业务的高度还原透视；用户自定义的报表设置，简单操作、成本低廉；支持报表数据下载，方便采购部门进行线下、系统间的数据工作，采购管理者可以通过数据进行分析与决策。

（3）物流可视化实时把控货物运输节点与状态。平台整合了菜鸟网络物流信息服务，帮助采购员实时监控物流在线节点，利用菜鸟物流硬件方案对货物运输进行精细化的在途状态跟踪，减少货物运输带来的风险。

四、结论

在数字产业化、产业数字化的大时代背景下，制造业面临数字化转型的机遇和挑战，通过集中采购、数字采购，为企业提供互联网采购整体解决方案，实现采购全流程的数字化、可视化，通过大数据驱动，打造高效的供应链协同网络，帮助企业建立阳光高效的采购管理体系。通过阳光采购、数字化采购，企业实现采购节流，成本控制创效从百万元至近亿元不等，集中采购效果明显。