公共就业和人才服务档案规范化管理的思考

刘翰昆（吉林市人才服务中心）

随着我国经济建设的飞速发展以及人力资源管理制度的不断改革，大家已不再仅将工作局限在某一个方向或某一个地域，而选择了更加灵活和广泛的就业方式。通过这样的就业方式，人们不仅获得了更加可观的经济收入，同时也充分的满足了自身发展和就业愿望。与此同时，人们在就业的过程中，会与社会或企事业单位发生各种关系，并相互之间产生各种各样的个人或公共信息档案，其主要包括人事代理类、企业文书类、科技资料类、财务会计类以及各种电子载体资料类等。这些档案对于广大就业工作者或者企事业单位而言都具有非常重要的作用。因此，如何做好各类就业人才和企事业单位相关档案的规范化管理则成为了广大企事业单位和人力资源管理部门非常重要的工作内容之一。本文对当前公共就业和人才服务档案规范化管理进行了深入思考。

■ 公共就业和人才服务档案规范化管理的重要性

随着公共就业人员数量的不断增多，相关人力资源管理和就业服务部门加大了对公共就业和人才服务的档案管理的重视度。首先，通过对这些档案的规范化管理，不仅能够有效的了解各类公共就业人员的就业现状，同时也能及时知晓公共就业各方社会劳动关系，从而为整个社会建设事业的发展提供更加真实、可靠的就业信息参考。其次，通过这些档案的规范化管理，可以对各类就业人员的思想道德品质、专业能力水平以及社会公共素质的情况进行有效记录，从而为各大企事业单位在选人、用人时提供更加具有指导性意义的资料参考。再次，通过对公共就业和人才服务档案的规范化管理，可以有效提高企事业单位的人力资源管理水平，从而为他们开展其他管理活动提供更加重要的技术支持。另外，通过公共就业和人才服务档案的规范化管理，可以充分发挥社会各界在人才、技术和管理经验方面的优势，从而为国家人力资源保障部门制定重大方针政策提供更加具有代表性和针对性的意见和建议。

■ 当前我国公共就业和人才服务档案规范化管理所存在的问题

（一）档案规范化管理意识较为淡薄

对于公共就业和人才服务的档案管理，由于其不仅需要投入较多的人力成本和时间成本，同时也很难看到直接的经济成效，所以负责这类档案管理的有些领导人会错误的认为档案管理并不是一项中心工作，而且在思想意识上常常表现得非常淡薄。其次，由于领导在观念的偏见和意识的淡薄，从而导致了员工在实际管理过程中的轻视和疏忽。当他们获得了第一手档案资料后，往往只是对这些资料进行整理，而很难认真的去发现具有参考价值的档案资料。另外，由于对于档案管理工作的不重视，很难做出管理制度上的调整和优化。

（二）档案管理人员的专业素质尚待提高

由于公共就业和人才服务档案管理是类目众多、任务繁重的工作，所以要充分实现这些档案的规范化管理还具有较大困难。档案管理人员的专业素质上还待进一步提高。据相关调查显示，当前我国从事这类档案管理的专业人员不仅文化程度普遍偏低，同时岗位更换非常频繁，对于档案这类专业性较强的管理工作，往往只是简单的资料接受，而很少能实现档案的规范化归类和整理。另外，对于这些从事档案管理的工作人员，由于资金缺乏和领导的重视度不够等原因，很少参加专业性的档案管理培训，因而在档案的规范化和专业化管理水平上难以满足社会发展的迫切需要。

（三）各类档案资料的收集和整理还不够及时和规范

公共就业和人才服务档案资料的收集和整理，不仅是整个档案管理工作中的基础和起点，同时也是开展档案管理后续相关工作的物质前提。对于各类档案资料的收集和有效整理显得尤为重要。但是，在实际工作中，相关档案管理人员不仅管理意识淡薄，而且对于档案归类的具体范围和要求也很难做出准确判断。例如，工作人员为了赶工完事，对不该归档的资料进行提前归档以及不该提前装订的资料进行了提早装订。

（四）档案资料所记载的内容整体参考价值不够高

公共就业和人才服务的档案资料不仅是个人或企业一切社会活动的真实记载，同时也是人们重要人事关系的直接反映。因此，这些档案资料所记载的内容无论是对个人或企业都有巨大的参考价值。但当前我国的公共就业和人才服务对于专业技术人才的知识水平、科研成果、业务能力以及个人技术特长等资料还记载的相当浅显，因而很难让广大企事业单位有效了解其真实情况，导致档案资料的整体参考价值不高[1]。

（五）关于各类档案的电子管理的方式还存在较多问题

管理档案资料的方式已从纸质档案资料管理逐渐走向电子资料管理。使得整个档案资料的管理变得更加方便、快捷，同时也大大降低了档案管理工作的人力和时间成本。但是，由于档案管理尚存在如上所述的原因，所以对于电子档案的管理模式和管理方式还存在较多问题，特别是对于公共就业和人才服务电子档案管理的安全性和长期性也还不能完全保障。

■ 加强公共就业和人才服务档案规范化管理的有效措施和策略

（一）加强档案管理的组织领导和相互协调，增进档案管理人员意识

要充分实现公共就业和人才服务档案的规范化管理，首先，应加强档案管理的组织领导和相互协调，并增进档案管理工作人员的思想意识。对于档案管理的直接领导人和负责人，应认真收集和研读相关政策和文件，从而在吃透这些资料后有效的开展相关的档案管理领导性工作。其次，将这些文件的精神传达给下属每一位工作人员，从而使他们在档案管理工作中做到与时俱进。由于档案管理涉及到了较多的职能部门，所以负责档案管理的领导应根据工作需要及时的与这些相关职能部门进行沟通和协调，从而为有效开展档案管理工作打好基础。

（二）不断优化档案管理制度，推动档案管理的规范化和科学化

为了使公共就业和人才服务的档案管理更加规范和科学，应不断对档案管理的相关制度进行制定和优化。首先，作为相关职能部门，应严格依据《档案法》及相关条例来档案管理的一系列制度来进行制定。其次，由于公共就业和人才服务的档案管理涉及了较多的种类目录，如日常文书档案、会计业务档案以及各种人事变动档案等，所以对于这些档案，应根据档案管理的制度进行规范化和现代化的管理。最后，对于电子类档案，除了健全相应的管理制度外，应安排具有较高专业技术水平的管理人员进行管理，从而保证这些资料在整理和归档过程中的完整性和准确性。

（三）注重档案管理的信息化建设，全面提升档案管理效率

为了充分适应现代社会发展的要求，档案管理还应特别注重信息化建设。首先，为了使档案管理更加科学、高效，档案管理相关职能部门应不断学习和引进最先进的档案管理信息化技术。其次，为满足不同人群对于档案查阅的要求，应建立较为完善的计算机和网络信息服务系统。再次，应建立较为严密的网络管理安全系统，从而避免黑客入侵。最后，为了使我国的档案管理充分与国际化接轨，档案管理职能部门应不断扩大资源共享范围，并充分提高档案管理工作的效率。

（四）全面提升档案管理人员的专业技术水平

如前所述，对于公共就业和人才服务档案的管理工作是一项专业和技术性都比较强的工作，所以在对这些档案的管理工作中，相关职能部门应全面提升自身工作人员的专业技术水平。首先，应对其进行思想和安全性教育，有效提高对档案管理的思想觉悟。其次，应定期的聘请丰富经验的专家来开展专业培训，从而提高自身专业水平。最后，在招聘相关工作人员的时候，除了从专业技术水平考察外，还应对其各方面的综合素质进行考察[2]。

（五）加强档案日常管理，充分保证档案存放的完整性和安全性

由于公共就业和人才服务的档案管理是一项信息量不断增加的长期过程，所以加强档案的日常管理工作非常有必要。首先，按照《档案法》及单位档案管理相关制度的要求，应合理的制定每日工作计划，将常规的档案管理工作按部就班地推进。其次，对于不完整的档案资料，应及时进行调查和核对，按照《档案存放制度》的标准完善这些资料。最后，为了充分保证档案存放安全性，应定时定期的对档案存放的各种安全设施进行现场核查，从而排查出水涝、火灾以及网络入侵等安全隐患。

■ 结语

综上所述，随着我国社会主义建设事业的不断进步，加强对各类就业人才和企事业单位相关档案的规范化管理具有非常重要的作用。它不仅是各类人才实现顺利就业和进行职称评定的重要保障，同时也是各大企事业单位全面开展各项社会工作的基本前提。因此，作为负责公共就业和人才服务管理的相关职能部门或工作人员，应充分认识到这一档案管理工作的重要性，并善于在工作实践中摸索出一套可行性和操作性强的管理模式，从而促进整个档案管理工作的科学化和规范化发展。