事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战

王瑛琳

（白山市社保局，吉林 白山 134300）

随着事业单位的改革，事业单位传统的人事档案管理工作也面临着很大的挑战，信息时代，人事档案工作的首要问题就是提高人事档案管理的真实性和有效性，并且从传统的人事档案转变为信息化的管理，依靠信息技术的应用，解决传统人事档案管理的工作弊端，文章需要对事业单位人事档案管理工作面临的机遇和挑战深入研究，为事业单位的人事档案管理工作改革提供帮助。

一、事业单位人事档案管理改革的必要性

人事档案管理作为事业单位的基础性工作，它能够为事业单位在人事录用和人才选拔上提供重要的信息数据，并且能够为事业单位开展其他服务提供保证，还能够有利于事业单位培养高素质的为社会主义和谐社会建设做贡献的人才奠定基础。其一，事业单位的所有工作中，人才是最主要的，它不仅影响事业单位的服务质量，也影响事业单位的工作效率，做好人事档案管理工作，为事业单位内部的人力资源管理以及人员分工的合理性打基础，能够实现人员的价值的最大限度发挥，并且有利于资源的优化配置。其二，加强事业单位的人事档案管理工作可以改进档案管理的利用方式，提高档案管理的效率和服务质量，能够促进档案管理人员提高服务意识和创新意识，有利于事业单位规范人事档案的管理，提高内部管理水平和内控工作效率，促进事业单位的发展。

二、事业单位人事档案管理工作面临的机遇

（一）信息时代的发展，为人事档案管理工作的改革提供技术支持

随着信息技术在人们生活中的普及，事业单位的人事档案管理工作也融合了信息技术的应用，改变了以往的档案资料管理的模式，可以利用信息平台对人事档案管理工作进行自动化的处理，并且现阶段事业单位都具备了信息化人事档案管理的基础条件，利用信息技术能够减轻人事档案管理人员的工作量，也便于人事档案在记录，保存和查阅阶段更加的便捷。还能够实现人事档案和事业单位其他数据之间的资源共享。

（二）扩大了人事档案的储存空间，符合国家绿色发展的脚步

在国家资源不断减少，环境污染扩大的基础上，国家提出了绿色发展，在各行各业中重视环保问题，事业单位的人事档案管理的信息化建设就是在相应国家的号召，改变原来的纸质方案管理的方式，利用信息系统进行管理，还能够提高工作效率，方便，快捷，减少纸张的浪费。同时信息系统内人存储空间相对于纸质版的档案来说，存储空间非常大，而且保存的时间延长，这对于人事档案管理工作来说，能够给人事档案管理工作人员提供更多的工作时间，减少工作中失误的现象发生。

（三）促使事业单位人事档案管理人员的工作能力提升

随着信息技术在人事档案管理中的应用，给很多年轻人，很多工作中的人才提供了更多发展的机遇，同时还能带动原有的职工主动提升工作技能，以谋求发展。加上日常工作中大量的档案管理工作，对于工作实践也是提供了机会，能够有利于人事档案管理工作质量的提高。同时在国家教育水平不断提升的背景下，事业单位也重视人员的技能培训和学习，采取措施提高人事档案管理人员的工作素质，以便应对接下来的工作挑战，提高工作效率。

三、事业单位人事档案管理面临的挑战

俗话说机遇和挑战是并存的，对于新时代背景下的事业单位人事档案管理工作来说，不仅要积极迎接面临的发展机遇，同时也需要重视人事档案管理的工作挑战，只有这样才能促进事业单位人事档案管理不断地发展，不断地进步，紧跟时代发展的脚步。

第一，现如今，计算机设备在我国各事业单位人事管理的部门已经普及，人事档案的管理模式都是人工辅助计算机的管理模式。在信息化人事档案的基础上，其大多数都开始了档案信息开放，使档案的使用者不再限制于档案的管理人员，所有的员工都可以在其需要的时候进行档案查询，例如员工的职称评定、职位的调整以及相关福利的分配等都需要进行档案查询。档案信息的开放，可以使单位员工更加便捷地获取到想要的信息。但是，信息档案的利用始终不够充分，人数上还是相对较少。

第二，传统的人事档案管理工作即将被取代。传统的人事档案管理工作不管是工作理念还是工作制度都已经不适应新时代的发展，人事档案管理中的很多数据信息，包括个人信息，工作经历等更新不及时，加上传统的人事档案管理工作的保密性不强，所以在新时期，传统的人事档案管理工作面临很大的挑战，被取代是必然的。

第三，传统的人事档案管理技术落后，档案管理中必然会出现丢项等问题。人事档案管理重要的因素应该是安全性和保密性，这也是信息技术时代人事档案管理工作中遇到的主要挑战。现阶段人事档案管理中缺少完善的管理制度和法律法规，因此很容易出现泄密等问题，这就需要事业单位加以关注此问题。

第四，事业单位人事档案管理工作人员工作经验不足，专业技能有待提升。当下的事业单位人事档案管理人员的专业知识，专业能力以及法律意识和政治素养等都很难适应新时代的事业单位人事档案管理工作，这也是人事档案管理中面临的最大的挑战，现代化的水平低，难以做完善的人事档案管理。

第五，由于部分管理人员的年龄过大，对计算机的使用存在一些问题，导致许多信息化设备并没用实现其在人事档案管理上的作用，使大多数设备形同虚设，只是单纯地为满足上级要求而建立。且有的人事单位将设备也建立在人工辅助的基础上，不能完全实现信息化的人事档案管理。档案软件不能做到及时的更新与完善，因此，内部很多档案都存在信息残缺的问题。

四、事业单位人事档案管理的改革措施

（一）转变思想意识，提高对人事档案管理的认识

事业单位的部门多，人事档案管理工作难度大，加上陈旧的工作思想的指引，大家不愿意改变现状，但是大家是有意识现阶段人事档案管理工作只有不断地改革才能适应新时期的事业单位的发展。所以事业单位从上到下，管理者起到带头作用，提高对人事档案管理重要性的认识，然后各部门积极配合人事档案管理工作，做好广泛宣传，大家提供重要的工作信息，以便能够积极地调整现在的工作方案，为事业单位人事档案管理制度的完善奠定基础。

（二）完善事业单位人事档案管理制度

事业单位人事档案管理工作需要有完善的管理制度为基础，完善的管理制度也是为事业单位的人事档案管理工作提供管理的依据，也便于提高人事档案的管理水平。按照人事档案的管理要求，不断完善相关的工作流程，然后有针对性地进行管理，做好人事档案的分类，并且重视监管的部门的工作，保证监管部门能够真实地发挥作用，监督整个人事档案管理的全过程，遇到问题及时的整改。明确好人事档案的工作职责，做好人员分工，并且制定完善的绩效考核管理机制，调动员工的关系积极性。完善档案管理的保管，归档，收集等工作程序，还要对档案做好编辑工作，方便后续档案的查阅，利用动态化的管理模式，管理新时代事业单位的人事档案工作。

（三）培养专业的人事档案管理人才

人才是第一生产力，也是影响事业单位人事档案管理现代化的主体，所以对于事业单位的人事档案管理工作来说，需要专业的工作人员，才能保证人事档案管理的规范化，科学化。事业单位对内要加强档案人员的培训，不断提高档案管理者的工作能力和专业知识以及政治素养，培养其主人翁意识。给工作人员提供更多的学习机会，不断吸纳先进的人事档案管理经验，然后结合自身管理工作的实际情况，完善现有的工作方法。事业单位对外吸纳档案管理的人才，聘请专业的人事档案管理工作人员，重视信息技术能力的选择，以便他们在事业单位工作中能够带动其他工作人员的工作积极性。为事业单位培养专业的复合型的档案管理人才提供助力，组建优秀的人员队伍，以使事业单位的档案管理工作获得快速进步。

（四）提高事业单位人事档案管理工作水平

传统的人事档案管理工作也只是对纸质版档案的管理，工作重点在于纸质版档案管理的数据是否完整，但是在人事档案管理转变为信息化管理以后，档案管理工作性质发生改变，在提高人事档案管理水平的时候主要在于信息系统的编辑工作，按照事业单位人事档案管理的要求和工作程序，对信息系统进行分类管理，方便录入数据以后的信息分类管理和数据分析。然后事业单位也要发挥人事档案管理的重要作用，充实人事档案管理人员的工作经验，为提高事业单位的人事档案管理的水平提供保障。

（五）重视人事档案的风险管理

事业单位人事档案管理工作不仅要重视信息化的改革，也应该重视改革过程的风险管理，对人事档案管理的风险影响因素做深入的分析，然后事业单位依据风险的种类做风险预警的长效发展机制。风险管理的工作目标分为长短期目标，同时工作目标的设定符合事业单位发展的战略要求，还要提高大家的风险意识，最终确保事业单位的人事档案管理改革顺利进行，既能够顺利地迎接挑战，还能够抓紧发展机遇。

五、结束语

事业单位的人事档案管理工作由于工作内容复杂，涉及的范围广泛，加上社会主义市场经济发展的综合背景，要求事业单位的人事档案管理向着规范化，信息化的方向发展，最燃在人事档案管理的改革中事业单位是机遇和挑战并存，但是需要事业单位结合自身发展实际情况，立足于长效发展机制，仅仅抓住发展机遇，迎接人事档案管理的挑战，最终能够做好人事档案管理的改革，发挥人事档案管理的作用，给事业单位管理者的管理工作提供重要的数据，提高工作的效率的基础上，促进事业单位的发展。