建筑工程物资采购招标管理与成本控制措施

2021-11-30李祥娟陕西建工第三建设集团有限公司

品牌研究 2021年34期

文/李祥娟（陕西建工第三建设集团有限公司）

为了更好地规范建筑工程物资采购的行为，加强物资采购的管理工作，将工程造价控制在合理范围，一定要制定物资采购管理规定，要通过制度和规定，约束规范物资采购人员的行为。

在整个建筑工程的成本构成中，物资成本占比在60%甚至以上，所以加强建筑工程物资采购招标管理工作，不但能更好地保证企业的生产经营活动，还能帮助企业提高经济效益。

一、建筑工程物资采购方法分析

想要更好的规范建筑工程物资采购行为，提高建筑工程物资管理效率，需要做到以下两点：第一，物资采购之前，需要仔细检查承包合同中规定的内容，制定物资采购计划表。然后还需要根据建筑工程的进度，去采购相应的建筑材料和设备，将供货方的物资计划表制定出来。建筑工程在建设过程中，会受到很多方面的影响，从而阻碍工程进度，所以具体的物资采购计划和采购的时间，还是需要根据建筑工程项目来决定的；第二，将所有供货商的名单建立数据库，可以在资源共享的情况下，对供货商的名单库进行完善，并对供货商定期评估。常用的评估方式有两种，一种是定期评估（月度、季度、年度）。另一种是工程阶段评估。根据工程的进度，对不同的施工阶段进行评估[1]。

二、建筑工程物资采购招标中涉及的内容分析

主要涉及两个方面，一个是工程自身所需的设备和材料；如木工工程（防火门、床柜、地板、家具）、装饰材料（石材、地砖、各种岩石、游泳池等等）卫生洁具用品、厨房材料用品、电线电缆、水泵、风机、灯饰等等；同时还有机电安装材料（管材、阀门、水处理设备、保温材料、电线电缆、配电箱、电缆桥架、开关插座及灯具、空调设备、风机风阀、智能建筑等），另一个分包工程内容，如电梯、空调、智能化设备、消防以及门窗等。

三、建筑工程物资采购招标前的准备工作

（一）成立招投标小组

一般情况下，招投标小组的成立都是由建筑工程项目部来成立的，领导小组也都是项目招投标的负责人和决策机构。

成立招投标小组的目的是对招投标进行审核评定以及核准等工作，同时还要审核评标报告，确定中标单位等。

（二）确定招投标方式

招投标的方式需要结合工程建设的特点和需要，并根据物资采购计划来确定的，具体可以分为公开招标、邀请招标和询价采购三种方式。第一，对于50万元以下的招标金额，需要根据供货商的资源、工程工期等情况来进行分析，可以采用《特殊采购报告》进行申请，在招投标小组审核和批准以后可以进行询价采购；第二，招标金额在50-100万元之间的可以采用邀请招标的方式进行；第三，100万元以上的金额，需要采用公开招标的方式。此外还有一种情况，如果因特殊情况不采用招标时，需要由招投标小组明确原因并记录。在这种情况下，需要招投标小组提出申请，并向上级主管部门汇报缘由并审批后，才可以继续进行。但是在此过程中有一点需要注意，关于设计问题、工期问题等是不可以作为不能招标依据的[2]。

（三）确定招标人的资格预审

在招标工作开始之前，招投标领导小组还需要对招标人进行资格预审，只有具备相应资格的招标人才能投入到竞标中。而确定招标人资格预审的主要目的，是确定招标人的能力和实力是否可以按着项目规定承办好此项目。

四、建筑工程物资采购招投标的实施

（一）发标和开标

招投标领导小组在开始招标之前，需要填写《招投标申请报告》，报告内容包括建筑工程项目标段、参考的额度、招标人情况说明、技术标书以及评定标准等等。此外，为了控制好预算成本，还需要在招标前做好预算成本，控制好目标，这样才能做到招标目的明确，实现成本控制；其次，招投标领导小组在听取资格预审汇报后，还需要对入围的内容和建议进行审批，并提出相关意见，而领导审批意见需要在会议纪要中体现；第三，招标方需要按着规定去编制预审文件和招标文件等内容，确定投标有效期；第四，在招标的时候，需要根据招标工程的实际情况，要求招标人提供交投标保证金，担保有效期要保证超过投标有效期30日；最后，需要提交招投标申请报告，由招投标领导小组从供货商资料库中，确定符合条件参与招标的供货商，然后对已经确定的供货商发放招标文件。在招标文件中，需要明确标注开标时间、地点。开标会议一般是由5人以上的单数参加，由招投标领导小组或物资采购部门来主持。如果在开标之前有放弃招标的情况，需要建筑企业及时处理和应对，由主要负责人与弃标单位进行联系，需要弃标单位出具文字情况说明或者其他形式证明，而以上所有的内容都应该被记录在《弃标说明报告》中，以免日后出现各种纠纷问题，有效地提高和保证招投标管理工作[3]。

（二）建筑工程物资采购招标管理中评标的管理

评标小组一般是由技术部门、现场以及经济方面等的人员组成，当然招标企业也可以根据招标性质，委派相关人员参与其中，必要时也可以聘请外部专家参与。在具体的评标工作中，评标小组需要对评审报告进行审议，并在审议之后，确定符合标准的中标单位，如果存在中标候选单位，还需要向评审小组提出补充评审的要求，而评审小组需要再次对候选中标单位进行评估，制成书面报告。主办方需要对整个评标过程进行记录，形成会议纪要，最后由评标小组负责人签字后存档。加强评标工作的管理，是为了对中标价和预算成本做比较，能有效地对预算成本进行控制。

（三）建筑工程物资采购招标管理中定标的管理

定标就是确定中标的单位。在定标管理工作中，一般是由招标工作小组将初步确定的中标单位再次进行审核和评定，并形成最终的评标报告。然后将确定中标单位上报公司，由公司召开会议进行最终商榷，最终确定中标单位。

（四）通知中标单位并进行合同签订管理

当中标人确定以后，需要建筑企业及时地向中标人发出中标通知书，同时也要向未中标的单位发出未中标通知书，并将保证金退还。对于那些并不完全不符合条件的供应商，也可以向其发放预中标通知书，这样做的目的是为了防止中标人放弃中标的情况发生。而当出现中标人放弃中标的时候，则需要根据领导批准的第二和第三候选人来代替中标人。

此外，还要加强与中标人签订的合同管理，在合同管理中要明确预算、工期等内容，以此来更好的保证预算，实现控制成本[4]。

（五）中标文件归档管理

当与中标人签订合同以后，还需要做好文件归档管理，要将从开始招标一直到中标合同签订中间的所有文件、会议纪要等进行归档，如供应商资格预审、考核报告、招标申请登记报告、招投标说明报告、定标会议纪要、中标通知书、价格说明、采购合同备案表等，都要进行归档，并保证记录的完整性。

（六）加强采购流程的控制

想要实现成本控制，还需要严格控制物资采购招投标流程的管理。为此，企业可以定期召开招投标成本控制交流会，探讨出有效的物资采购成本控制方法，将物资采购的成本控制在合理的范围内，实现成本控制。

对于规模较大的公司，要更好地控制成本，还需要采用战略采购的方式，对于长期合作或者是经常用到的品牌采用批量采购，签订战略采购合作协议。这样一来，不但能有效地降低采购成本，同时还能有效地节约时间，节省不必要的人力、物力和财力，更好的保证成本控制。

五、建筑工程物资采购成本控制管理

（一）从组织的角度去进行成本控制

所谓的组织角度，其实就是组织管理过程中加强成本控制。

在组织管理中包含项目经营管理、成本管理、人员管理、职责管理等，所以为了更好地控制成本，需要对管理内容进行完善，同时还要明确各部门以及员工的工作职责，制定成本控制计划和工作计划。加强对建筑工程组织管理方面的成本控制，是保障日后各环节成本控制的基础和前提，所以一定要将其重视起来[5]。

（二）从技术的角度去进行成本控制

技术上的成本控制主要体现在施工过程中，需要结合工程实际的情况去制定和分析成本管理目标，并将实施目标进行下分和落实，从而实现成本控制工作。技术角度成本控制，主要体现在施工人员能力上，施工人员素质和能力不高是无法保证施工质量，而且还会浪费过多的物资材料，进而影响成本控制；施工人员素质能力低，在施工过程中会由于技术能力不足浪费过多的物料，不但增加了工期，影响了质量，还造成了资源浪费。所以从技术角度想要更好地控制成本，还需要提高施工人员的技术水平和能力，可以通过加强培训来提高。

（三）从经济的角度去控制成本

管理人员可以制定资金使用计划来实现成本控制。在施工前、施工中和施工后等不同环节，制定不同的控制制度，管理人员需要严格按照规章制度去执行，以此来实现资金的控制。

此外，还可以通过分析成本管理目标制定出应对措施。对资金差大的地方深入分析原因，同时还需要对未完成的施工进行成本预测等等，都是可以根据存在问题或潜在风险问题进行成本控制。最后，还需要建立完善的采购评估制度，管理人员需要对每一次的物资采购工作进行科学、有效的评估，一旦发现问题，需要对存在的问题制定针对性的解决措施，并吸取此次经验教训避免再次发生，这样不但能促进物资采购工作的顺利进行，还能提高物资采购水平，更重要的是，更好地控制了投入成本。

（四）从合同的角度去控制成本

对于建筑工程来说，合同是成本管理的基础也是依据，所以想要控制成本，还需要加强合同管理。在合同管理的工作中，除了谈判、修订条款、处理合同索赔问题外，还需要仔细分析合同中不同条款之间的联系和影响，重点关注与企业有直接利益关系的条款内容，并进一步加大对此条款内容的分析和研究，分析出利弊，而这也能降低合同风险，实现成本控制[6]。