大数据背景下高校财务档案信息化管理的问题与对策研究

黄萍 张海兵

摘要：财务档案管理工作在高校的日常工作中占据重要地位，随着大数据时代的来临，高校财务档案管理工作呈现出一些新的特点，同时也面临新的挑战。文章探讨大数据时代高校财务档案信息化管理的重要意义以及存在的问题，并着眼于实际工作经验，进行思考展望，以期提高高校财务档案管理水平，更好的服务于高校教学、科研、管理工作。助力新时代高校内涵发展建设。

关键词：大数据;高校;财务档案;信息化

高校财务档案是高校档案管理中极其重要的一部分，支撑和服务于高校的教学、科研和校务管理，具有十分重要的地位。[1]按照会计档案管理办法，财务凭证属于永久保管档案。财务档案数理庞大，存放占用了很大空间，不利于人工查阅，对档案人员查阅带来了非常大的困难，必须通过信息化手段才能得以解决。随着信息技术快速发展，高校财务档案信息化管理已成为高校推进内涵式发展进程中的一个必要环节。

一、高校财务档案信息化建设的现实意义

1.大数据时代高校财务档案管理的特征

信息化早已成为了人们不可缺少的一部分，高校财务档案信息化是高等院校财务管理的必然趋势。大数据时代，信息资源具有高速性和多样性的特点，高校财务档案管理也呈现出一些新的特点。[2]

（1）技能要求高。随着云计算、大数据、物联网等新型技术在高校只会校园中广泛应用，高校财务档案管理工作也将由传统的管理向信息化管理转变。同时也给财务档案管理工作带来挑战，对财务档案管理人员的技能提出了更高的要求。档案业务人员需要不断地学习汲取新的知识，掌握大数据采集、大数据预处理、大数据存储及大数据分析等核心新技能是岗位需求和时代发展的必然趋势。

（2）专业性强。高校财务档案管理不同于其他业务类文件的管理，高校财务档案具有高度的专业性。从内容上看，高校财务档案管理主要包括两个方面：第一，财务会计交易凭证的管理。如工资发放清单、院校职工节日福利发放表等单证账表类。[3]这部分信息管理侧重于形式的标准和规范，实现财务档案信息化则可以打通各部门之间的信息壁垒，建立一个统一的数据管理共享平台，提高会计凭证的规范化水平;二是财务收支票据类，包含学生学费交易凭据、助学金发放清单、科研项目资金使用、设备采购费用清单等，这一部分工作的重点在于将该类凭证进行数字化整合，提供便利的查询与传输服务。实现财务档案的信息化管理，建立高效的数据共享管理系统，可以直观地反映学校的财务状况和各项活动的经济过程。这两部分需要专业的财务档案管理人才和专业的信息系统的支持。

（3）档案数据载体的多样性。财务档案信息化管理是依托高校智慧校园学校工程开展的。相对于传统的财务档案管理，大数据背景下，金融档案载体更加多样化。除了常用的纸张、磁盘和光盘外，还有更多的存储载体依赖大数据、物联网和云计算等新兴信息技术。随着我国社会信息化进程的加快，电子发票和电子存根的有效性得到了保障。高校财务档案管理越来越涉及到数字载体的审计和管理。大数据时代高校财务档案不仅呈现出载体多元化的趋势，载体的有效性也得到了逐步的保证。

2.大数据时代高校财务档案建设的现实意义

（1）符合时代发展趋势和社会发展需要。在大数据背景下，由于互联网等信息技术的不断深入，数据信息的规模开始快速增长，使得纸质文件管理模式不一致。此外，信息时代的到来导致了金融档案信息化的出现。财务档案信息化是当前我国档案建设过程中最重要的任务之一。同时，也是不断推进高校档案管理，实现高校办公自动化的关键。

（2）提高财务管理效率和办公自动化。以往的纸质文件管理无法实现数据共享。同时，许多收集、归档等工作基本上都是手工完成的。工作量很大。不仅效率低下，容易出错，而且还会丢失文档。在大数据背景下，财务档案人员依托互联网，通过网络收发财务数据，利用电子系统进行录入和归档，缩短了档案的形成周期，大大提高了财务工作效率。[4]

（3）提升财务数据的获取能力。财务数据档案信息化后，极大地便利了财务数据的统计分析能力，充分利用数据挖掘技术获取所需要的财务信息，便于领导分析财务现状和进行及时决策。

二、当前高校财务档案信息化管理的现状与面临的困境

1.高校财务档案信息化管理的现状

从对问卷调查的数据分析结果来看，衡阳市大部分髙校初步具备财务档案信息化管理的基础。

第一，各高校财务部门基本配备了计算机。从表1的数据可以看出，90%的被调查高校配备了财务档案管理计算机，为财务档案信息管理提供了基础设备保障，计算机参与财务档案管理得到了普及和认可。[5]

第二，具有一定的信息网络基础。据调查数据显示，衡阳市高校财务档案管理使用的计算机100%接入校园网、互联网或两者兼有。高校档案管理网络化已达到一定程度，为档案信息管理提供了网络保障。

从以上数据分析可以看出，随着高校办学条件的改善，相当一部分高校财务档案信息管理机构日趋完善，计算机设备更加齐全，网络设施更加完善，高校财务档案信息管理所需的物质基础越来越坚实。

三是从事财务档案管理工作的人员初步具备计算机等信息化手段的应用能力。

2.高校财务档案信息化管理存在的问题

（1）高校财务档案信息化管理的理念滞后。随着信息技术的发展和大数据的广泛应用，高校财务档案管理應与时俱进，不断创新。在大数据时代背景下，高校要实现信息资源的现代化，必须高度重视财务档案的信息管理。然而，现实是人们普遍没有认识到高校财务档案信息化建设的重要性和必要性。有人甚至认为财务档案的管理微不足道，只是一项简单的数据整理工作，与全局无关。财务档案管理工作的本质讲求的是服务水平和服务效率，一些高校财务档案管理人员工作保守，满足于传统的管理模式，习惯于手工收集、整理、存储档案，不根据信息时代的需要寻找、学习和更新管理技术和方法。这在一定程度上影响了高校财务档案信息管理的进程。

（2）财务档案管理人员信息化专业素养较低。就财务档案信息化管理工作而言，需要掌握信息手段的专业人才。但是，大多数高校并没有按照财务档案信息化管理的要求配置具有专业素质的专业人才。许多财务档案管理人员不具备高校财务档案信息化、数字化、网络化、电子化的专业素质和技能，调查数据显示，有29%的财务档案管理人员不能在工作中正确使用大数据技术，无法熟练操作各种管理软件。这样会对财务档案管理工作的实施与发展造成不利影响。

（3）财务档案管理的数据转换不够，缺乏兼容性强的档案信息管理系统。为了实现高校财务档案信息化建设，财务档案数字化是一项重要工作。如果没有金融数据和数据化学作为支撑，金融档案的信息化建设将是不可能的。目前大多数高校的财务档案资源主要是纸质档案，但随着近年来科技的发展，大部分高校已建设或正在进行智慧校园建设工程，但是，很多高校并没有借此机会构建财务档案信息化数据库，使财务档案信息数字化和网络化。从而导致学校财务部门与其他部门有效对接，无法实现财务档案资源的兼容性和共享性，导致财务档案信息资源利用率低，财务档案资源的收集整理成本显著增加，对财务档案信息管理效率产生负面影响。

（4）高校财务档案管理人员的安全保密意识不强。近年来，国内高校不遵守安全保密操作规程，导致财务档案信息不时被披露。调查显示，60%以上被窃取和泄露的信息来自内部，如內部人员泄露内部网络结构;安全管理员泄露用户名和密码;内部恶意员工编写销毁程序并在内部网上传播;机房重要场所管理松懈，恶意入侵者趁机入侵等等。

三、加强高校财务档案信息化管理的对策

1、转变观念，树立现代化的高校财务档案信息化管理理念

一方面，高校财务档案管理人员要转变观念，打破传统的档案管理模式，积极主动提高自身的计算机应用能力，跟上信息时代的发展步伐，在工作中自觉融入大数据、云计算等新思维。另一方面，要充分利用现有的资源和条件，开发利用好高校财务档案资源，改善财务档案信息系统的服务能力，主动服务于高校的教学、科研等工作，让高校师生更好的利用高校财务档案资源。

2、建设高素质财务档案信息化管理人才队伍

高校财务档案信息化建设的核心是创新型人才的培养，高校应该建立一支综合素质复合大数据时代要求的财务档案管理人才队伍。财务档案管理人员即要熟知财务会计、档案管理等专业知识，又要掌握计算机操作、大数据分析等现代化信息技术。高校要充分发挥在职教育培训在财务管理、档案管理、信息化等方面的作用，促进三个领域培训内容的整合，扩大培训覆盖面，大力探索和宣传高校和个人先进模式，把落实会计档案信息化对会计人员的要求作为考核、评价和上岗的重要依据，强化会计人员档案员对会计档案信息化的责任。

3、构建统一、科学、安全的财务档案数字化处理平台。

高校可将现有系统整合优化为统一的财务信息平台，与档案管理平台对接，实现财务档案管理的数字化、网络化，整合财务档案信息的建立，包括信息的接收、传输、管理等，储存和提供利用。这样，不仅可以共享相关的档案信息，还可以使财务档案管理更加快速和科学。高校应在平衡存储和通信成本的基础上，建立统一的财务档案标准化和数字化处理平台，利用规模效应平衡相关成本。因此，高校财务共享服务中心建设需要结合现行财务档案管理规定，制定信息环境下财务档案标准并指导实施，包括会计数据电子档案的形成和归档，以及财务档案信息资源的识别、描述、存储、查询、交换、在线传输和管理。同时，金融共享服务中心的金融档案管理还依赖于三个方面：网络环境建设、硬件环境建设和软件环境建设，这三个方面也是金融档案信息传输、交流和共享的基础。

4、加强制度建设，确保财务档案信息安全。根据国家有关安全法律法规，结合高校财务工作的特点，建立健全收集，传输，整理，归档，，高校财务档案信息的开发与利用。建立覆盖财务会计全生命周期的会计档案管理规范体系，包括修订《高校会计档案管理办法或规则》、《电子会计档案管理规范》，会计档案等电子文件的归档管理标准、会计档案系统的使用规范和内部控制制度，明确各部门会计档案管理的任务、职责和标准要求及风险防范。

参考文献

[1]张婉莹.新《会计档案管理办法》背景下的高校会计档案信息化建设[J].行政事业资产与财务，2018.15：23-24

[2]田璐.大数据时代背景下高校档案信息化建设探究[J].兰台内外，2021. 18：37-38

[3]方小丽.“互联网+”背景下高校财务档案信息化管理的建议[J].兰台内外，2021.15：39-40

[4]陈军.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策[J].通讯世界， 2019.7：9-10

[5]祖盼云.大数据背景下高校档案信息化管理体系建设的思考[J].教育教学论坛.2019.21：9-10

基金项目：衡阳市社科基金一般课题《大数据背景下高校财务档案信息化管理研究——以衡阳市高校为例》（编号：2019C29）

作者简介：黄萍（1978-），女，湖南长沙人，湖南工学院财务处馆员，研究方向：财务管理与信息工程。

通讯作者：张海兵（1988-），男，陕西乾县人，湖南交通工程学院图书馆硕士、讲师，研究方向为信息工程。