论高校档案管理存在的问题及对策

摘要：随着信息技术的快速发展，档案管理工作的数字化、信息化成为必然趋势。档案工作作为高校工作的一个重要组成部分，高校档案管理者必须按照时代发展的需求努力提升自身的管理水平，不断创新管理模式，精准分析存在的问题，创新思路，提出可行性应对措施。

关键词：高校档案管理;问题;对策分析

引言

档案管理是国家机构及社会个人组织在活动中所形成的，档案具有一定的历史价值及未来发展参考价值。档案种类较为繁多，其中高校档案具体指管理教学资料记录、教研活动图文视频存档等。各高校肩负着为国家培养人才的使命，有效的档案管理工作非常重要。加强档案管理工作，可为高校各项活动的开展提供重要参考依据，可促进校园各项工作的顺利开展。

1高校档案管理概述及作用

1.1高校档案管理概述。根据相关法规规定，

高校档案管理具体指招生、科研、管理及教学等活动，对学生、校园、教师及社会具有保留价值与参考意义的图文及视频存档，是一种具有极高价值的历史记录。档案管理工作是高校各项工作的基础。高校档案管理工作对校园乃至社会都会产生极为深远的影响。

1.2高校档案管理的作用。档案可对各项活动

进行记录，可促进各项教学活动的顺利开展，也可为校园后续发展提供参考依据。档案的作用在高校改革时能得到显著体现，可为高校改革确立明确的方向。以目前高校档案管理看，高校的发展状况与档案管理水平密不可分，档案管理工作在一定程度上决定着各项工作的有效性。

2当前高校档案工作存在的主要问题

2.1传统的纸质档案储存方式仍是主流

档案的数字化不仅可以提高相关工作人员的工作效率，减轻其工作负担，还可以减少档案工作中的错漏与失误，但目前高校的主要精力都用于提升办学水平上，对高校档案管理工作有所忽视。传统的纸质档案储存方式虽然是主流，但早已经与目前高校的需求不相符合。纸质档案存在占地面积大、存放困难、易缺失、查找不便等诸多缺点，使档案管理工作复杂繁琐，还容易出错。

2.2档案管理制度不完善

不少高校档案管理存在粗放管理现象，比如填表时，没有统一的格式，造成后期数据处理的困难;档案上交后，没有统一储存方式，部分档案纸质储存，部分数字化储存;需要查档时，因为没有统一的目录或整理方式，造成查找困难。上述问题的主要症结是档案工作的制度还不够完善。

2.3档案数字化缺少资金投入和技术支持

高校需要管理的档案数量众多，处理方式复杂，一系列问题使得先进的软件和硬件设备成为开展档案数字化工作的基础。而高校档案数字化建设是一项系统完整的工作，需要进行统筹规划，并需要投入大量的人力、资金和技术上的支持。由于目前高校对档案信息化建设还缺乏一定的重视度，导致相关的资金、技术落实不到位，进而阻碍了信息化建设的进程[3]。

3高校档案管理工作对策探析

3.1加强档案管理服务意识

高校档案管理工作是为学校服务、为社会服务、为国家服务。档案信息化和数字化的管理模式发生了根本性变化，档案管理工作的服务方式也随之发生变革。第一，实现档案管理现代化，必须提升档案部门管理人员的服务意识，要求档案管理人员改善服务方法，提高服务热情，拓宽服务领域，强化服务功能。第二，提升档案管理效率，必须学习现代管理理念，提高工作效率，提高档案查找的便捷性和时效性，为学校、为社会提供更优质的服务。第三，实现资源共享，有效利用档案资源，为广大师生和社会提供方便、快捷的利用服务，促进社会发展。

3.2健全管理机制

高校档案管理工作的最大问题就是未形成完善的管理体系。在社会高度发展背景下，数字信息是各行各业发展的基础，高校档案管理需建立完善的管理制度，更替陈旧的管理模式，将管理工作各个环节融会贯通，提高管理者参与工作的热情。健全制度可从多方面入手，如健全人员量化管理制度、文件调配制度等。各高校需根据实际情况逐步更新制度，确保档案管理工作模式迎合时代发展所需。例如，各高校可依照国家档案法制订相应的档案管理制度，根据校情及成熟案例制订健全管理模式。基于此，高校应不新管理技术，从工作方法、管理制度等角度全面提升高校档案管理水平，实现档案管理的科学化发展。

3.3创新管理方法

在互联网时代下，计算机技术逐渐渗透到各行各业，高校档案管理工作应积极应用计算技术，让档案管理工作向科学化、高效化与智能化发展。例如，各高校应积极运用数字化档案管理模式，该模式是档案管理的一大变革，一定程度上提高了管理效率，有效降低了人力成本，使档案管理更加智能。数字化档案管理可加快档案管理工作进程，也为后期信息抽调提供了便利。高校在进行档案分类时，可充分利用信息技术，实现智能化分类，提高档案借阅便捷性，全面提高档案利用效率，提升档案管理工作水平。档案管理者在档案管理工作中应不断发现问题、解决问题，逐步完善档案信息库，确保档案的完整性。管理者收录、调取档案时，需在信息系统中记录，做好数据更新。信息技术可加快档案管理现代化进程，可构建完善的管理体系，有效实现了档案共享，充分发挥了档案的作用。

3.4提升人员素养

加强人员素养应从如下几点进行：其一，应对管理人员进行相应的培训，提升管理人员的素养，提升管理者对档案管理工作的重视程度;其二，为管理者之间的沟通架设桥梁，鼓励管理者进行交流学习，逐步开阔管理者视野;其三，高校应设立相关考核政策，激励管理者参与到管理经验学习中，激发管理者主观能动性;其四，在建立考核制度之后，应建立相应的激勵机制，为员工创造更好的工作环境，通过奖金等方式提高员工参与工作的热情，为管理人员提供广阔的发展平台，调动其内在驱动力，以此促进高校档案管理工作的有效开展。

3.5增加资金投入

对档案工作的重视不足，导致档案工作没有足够的资金进行基础设备更新、专业人才培养和信息技术研发。增加资金投入，可以优化替换掉落后的档案管理设施，通过运行先进的管理设施软件，为档案管理信息化工作的有效进行提供保障。

结语

随着社会的不断发展和科技的日益进步，推进高校档案信息化管理建设工作，提高高校档案信息化管理人员的工作水平，优化高校管理工作机制体系，为高校档案管理工作的信息化发展提供政治保障和法律保障，才能促进高校更好更快地发展。

参考文献

[1]郑金月.从档案治理体系视角看新修订档案法[J].浙江档案，2020（07）.

[2]陆国强.为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障[N].人民日报，2020-6-24.

[3]李高平.高校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].才智，2019（36）.

作者简介：余婷（1983-）女，武汉城市职业学院教师，馆员，主要研究方向——档案管理

基金项目：武汉城市职业学院校级课题：物业公司档案管理工作标准设计（课题编号：2018whcvc31）