试论国有企业采购内控管理存在的问题及对策

孙艳

（宁波轨道交通集团有限公司运营分公司，浙江 宁波 315000）

一、国有企业物资采购管理概述

（一）国有企业物资采购管理的基本含义

国有企业的规模是较大的，而且业务范围较广，在展开物资采购时，采购产品内容样式是非常多的，而且体量显得巨大。若想使物资采购管理的效果达到预期，必须对采购过程予以有效管控，选择可行的措施来保证成本投入控制在合理范围内，所需物资能够得到切实满足。

（二）提升物资采购管理水平的重要意义

国有企业若想保证生产经营顺利展开，所需物资必须得到满足。展开物资采购工作时，采购水平对生产成本产生的影响是非常大的，经营利润也就难以保证，因此，要通过有效途径来保证物资采购管理的成效更为理想，这样方可大幅提高经营收益。从国有企业进行物资采购的现状来看，出现的问题是较多的，尤其是采购水平较为低下，生产成本偏高，带来的经济效益也就达不到预期。

二、目前国有企业采购内控管理存在的问题分析

（一）采购计划制定不科学

现代国有企业大部分是采取以需定量，根据自身的需求情况去安排下年的采购计划。每年年末，采购需求部门在编制下一年度的采购需求计划时，如果未考虑本年度实际物资消耗量及结存量，单单按下一年需求订单编制原材料需求计划，就会无形中重复采购，导致库存储备量偏大，占用了企业的流动资金，加大了企业的资金压力，导致存货周转率下降。同时，采购计划制定不够科学，原材料采购周期进行科学的分析和编制，这种情况下编制出的采购计划去安排采购业务，可能出现两极化，要么库存短缺导致生产中断，要么库存积压导致存货贬值，严重影响企业生产计划实施、政策落实、影响企业资金使用效益。另外，即使编制了年度采购计划，很多企业都是按季度根据实际需求情况，调整下一季度的生产计划，所以生产计划是一个不断变动的过程。在这种情况下，生产部与计划部、采购部与物流部之间如果没有建立好联动关系，就无法在公司层面编制科学合理的采购计划，就不能确保采购刚好能够满足生产需求又不会占用大量库存储备，也无法及时根据市场中供求关系对价格变动的影响，控制好采购节奏，无法为企业节约采购成本。

（二）供应商评估和准入机制不完善

国有企业应建立的供应商考核和准入制度，只是进行形式上的评审，并未将供应商评价执行到位，没有仔细核查供应商经营资质，也没有深入了解供应商的服务能力、研发能力和生产能力，导致原材料价格、供货周期、产品质量等缺乏有效保障；对正在合作的供应商没有进行跟踪了解和定期评价，无法及时掌握供应商的动态信息，无法及时剔除不合格供应商，导致企业经营利益受损。

（三）采购管理环节缺失

从国有企业的物资采购情况予以分析可知，采购计划并不是十分科学，而且计划管理也未能做到位，尤其是规章制度中存在缺陷，这就使采购行为无法得到有效约束。国有企业虽然制定出了管理制度，然而采购管理并未落实到位，尤其是采购、管理的相关措施显得较为落后，这就导致物资采购难度明显增加。国有企业虽然针对采购管理制定了计划，然而相关的制度并不是十分完善，采用的采购手段显得较为随意，创新性也明显不足。有些企业对物资采购规划并不重视，只要有部门提出申请就会直接购买，这就使采购不够科学，进而导致采购计划更为混乱，采购目标也就难以真正达成。

（四）采购付款审批控制不到位

采购业务提交付款的单据审核不够严谨细致，入库单、过磅单、结算发票与签订的采购合同内容不相符。未完善企业采购付款审批流程，未明确付款审核人的职责和权限，实际付款的频率、时点和对应比例未按照合同约定执行。企业往往只重视与客户进行对账，并未重视和主动与供应商进行对账，无法及时发现支付错误或账务处理错误，导致企业信誉受损。

（五）验收环节把关不到位

产品交付、项目建设完成并不是采购工作的终点，后续的验收入账也是整个采购流程中的重要一环。验收环节把关不到位在采购实践中极大影响了项目采购的综合效果。采购人受专业技能所限，不懂技术指标及验收标准。在仪器设备的验收中，仅核对品牌规格型号，未做系统的功能性测试，给供应商替换内部零配件、私自降低配置留下了可乘之机。甚至有些采购人为了一己私利，与供应商私下串通低价中标，验收环节走过场，致使劣质产品流入企业。

三、加强国有企业采购内控的对策建议

（一）科学有效编制采购计划

采购计划必须以企业需求预算为依据，结合企业的生产计划、库存管理以及原材料市场价格变动趋势，考虑供应商供货周期、供货进度、订货经济批量等因素，利用科学的方法计算出最佳采购周期和最优订货批量，进行统筹安排，编制出科学合理的采购需求计划，并按月滚动更新，保证生产正常进行的同时防止采购过于频繁、造成库存积压，防止采购过多而对企业流动资金的占用，促进采购工作的科学合理。企业应该深入对采购计划监督审核工作，审核采购计划的必要性、合理性和科学性，重点审核采购计划中的采购依据是否合理、采购数量是否科学、并跟踪采购计划的执行情况，防止采购部门和采购业务员滥用职权，给企业带来损失。

（二）建立健全供应商评价体系

采购需求部门应提出物资采购需求，通过公开询价、公开比选、公开招标等等方式获取预选供应商，采购部牵头组织会同采购需求部门、仓库验收部、财务部、生产部、质控部、环保部等职能部门对供应商进行评价，通过对供应商的商业信誉、供货资质、生产规模、市场占有率、生产周期、技术优势、原料价格、物流配送、售后保障等进行全方位评估，确定合格供应商名录。公司对供应商应实行年度评价，每年第一季度，由采购部会同采购需求部门、仓库验收部、财务部、生产部、质控部、环保部等职能部门，对上一年度内供应商开展年度评价，并对评价不合格的供应商做出退库处理。从而推动供需双方共同进步、实现双赢。采购部应加强对合格供应商的日常动态管理，在合作过程中如果出现合同违约、违反安全和环保规定的、出现服务不符合要求等情况时，应立即重新评价该供应商在供应商名录中的评价分，如该评价分未达到设定限额时，应立即将其从合格供应商名录中剔除。公司监管部统筹供应商管理工作，负责对采购部供应商资质审查和评价过程进行复核和抽查，防范采购部门或需求部门与不合格供应商串通合作、故意隐瞒供应商资料、恶意引入资信状况较差的供应商，损害公司利益，给公司经营造成损失。

（三）健全物资采购管理体系

对于国有企业而言，若想保证物资采购管理更具实效性，必须以内控要求为管理目标，依据自身的实际情况构建起更为完善的管理体系，将相关人员所要承担的职责予以明确。在对物资采购展开管理的过程中，严格遵循采购管理相关要求，坚持规则在前、实施在后、操作规范、全程留痕、问题追溯。国有企业应该组建起三级管理机构，并要建成二级采购平台，三级机构切实做好成本管理工作，二级机构则要针对盈利能力展开管理，而一级结构将关注重点放在战略管理上，如此可以使整个体系更加健全。国有企业展开物资采购管理时，在财务、技术等各部门的支持下，有效借力相关部门，形成紧密的协作关系。

（四）加强采购付款流程管理

采购部要根据合同约定的付款方式和付款周期，制定采购付款计划，经分管领导审批后提交财务部。财务部在收到采购部付款申请时，要核实是否在付款计划内的款项支付，并依据合同约定的付款方式安排支付货款。财务部应定期编制对账单，发函与供应商进行对账，及时发现双方账务处理错误并及时进行更正，确保应付账款和预付账款的准确性。对长期挂账的应付账款，需要分析产生原因，结合合同约定条款申请办理支付款项，避免不必要的法律纠纷。需要定期检视预付账款的金额和账龄，及时提醒采购部督促供应商按期供货，防止企业资金长期被占用，避免出现坏账的风险。

（五）细化验收规则，做到层层把关

建立履约验收体系，执行限时整改制度，制定验收规则，细化验收程序，分成初验、试运行和终验三个步骤，层层把关，采购人对供应商交付的货物依据采购文件上的技术规格要求和国家有关质量标准进行初步验收，外观、说明书与采购文件技术要求相符的，初步验收通过，不合格的不予签收。项目建设完成，设置一定的试运行期，测试项目运行状况，试运行期届满无技术故障可组织最终验收。试运行期间发生故障的，要求供应商限时整改，整改完毕重新试运行后未出现故障的，再次组织验收。技术复杂的项目应邀请未中标供应商和行业内专家共同组成验收小组。最终验收的结果以验收报告的形式呈现，仅靠感官无法判别质量优劣的项目还需请特定的专业机构出具质量检测报告作为验收报告的一部分。履约验收完成，资产管理部门及时登记入账，粘贴资产标签。严格款项支付的把关，务必以最终验收合格作为货款支付的前提。

结束语

综上所述，国有企业采购环节的内控管理工作是保障企业正常运转的先决条件，是企业实现降本增效管控目标最直接、最有效的途径，也是保证企业盈利水平、优化市场竞争条件的重要组成部分。企业应审视现有采购业务内控流程设计是否科学合理，能否有效地规避企业经营风险，在此基础上不断优化完善采购内控流程设计与控制，确保采购业务真正为企业经营保驾护航，提高企业综合竞争力，为企业的持续性健康发展提供基础性的动力。