科技档案管理的规范建设分析

王丽君

（山东省博兴县科学技术局，山东 博兴 256500）

科技档案属于科技类的文件材料，是在科学生产活动中所形成的，其中包含生产活动中用到的图纸何和文字信息，有时也会包含视频、录音等资料。科技档案是经过社会发展进程中科技资源不断积累的成果，是保存科学理论研究的重要方式，在促进社会经济发展，加强科技信息流动方面发挥重要作用，规范化的科技档案管理还能为历史资料的使用和查找提供便捷条件。当前科技档案管理工作还存在诸多需要改进之处，比如信息化文件安全性较低、管理手段单一、档案开发力度不足的问题，需要通过有效解决这部分问题，才能提高科技单干的利用率和流通实效，促进单位的发展。

一、科技档案管理的特点

（一）专业性

科技档案本身的形成领域较为特殊，所以也就决定了科技档案具有的专业性特点。与其他类型档案相比较，科技档案中详细记录科技生产和基础建设活动的各个环节，属于第一手原始资料信息。科技档因为形成的领域不同，其内容中的专业性质也存在不同，在实际管理工作中对相关工作人员的素质与能力也就提出更高要求，不仅要拥有充足的科技档案管理相关的理论知识储备，还要具备较高的工作素质和专业能力。

（二）多样性

科技档案类型呈现多样化特点，这也是因为科技生产中多元化的活动所决定的，科技档案一共可以划分为16 种类型。科技档案相比于普通的文书档案，内容形式和组成结构也更为复杂，其中有文书、图形、表格材料等。科技档案的载体不同，因此在实际管理中需要采取的管理方式和整理方式也就不同。

（三）成套性

科技档案主要通过成套的档案内容，来体现档案中的具体内容以及形成领域。在科技生产活动中，通常会将某个相对独立的单元或者项目中用到的全部资料，进行重新的整理和归纳，最终形成内部紧密联系的有机整体，这种类型的科技档案主要在科研领域、地形测绘领域等表现得较为突出。

（四）现实性

科技档案本身具有较高的使用价值，大部分科技档案在考察历史中都具有重要的参考价值，即使长期保存在档案管理部门，其档案本身的使用价值并没有发生改变。基于此也要求档案管理部门要对这部分档案信息实施动态化的管理，针对缺失部门及时做出补充和优化，将碎片化的档案进行重新整理，并编辑好相关信息，有效提高科技档案的可参考性和准确性。

二、科技档案管理存在的问题

（一）保密性文件存在安全问题

当前互联网技术的发展越来越快，各个行业都在积极利用互联网和先进的技术手段来开展各项工作，但是随之而来就是信息保密问题，这也是行业发展和企业发展首先要解决的问题。在科技档案管理工作中，也要高度重视档案资料的保密性，因为电子形式的文档没有具体的形式要求，即使出现丢失情况，也难以通过指纹和字迹等方式对其进行追踪。所以说电子文档的形式特别容易受到人为因素的影响，如果认为对其进行修改，也难以发觉，所以保密程度较低。科技档案中设计到各个单位、企业的技术信息和科研资料，如果发生丢失或者泄露都会造成严重影响，同时对于企业和社会发展也会产生消极作用。

（二）管理手段单一

相关单位在开展科技档案管理工作时，没有将信息化、智能化技术引入到实际管理中，导致管理手段较为单一，并且在科技档案管理中，对个各项技术手段的应用依旧处于初始阶段。部分科技档案管理单位虽然一直在应用计算机和网络技术实施管理，但是计算机在其中仅发挥出辅助作用，技术本身的智能化和数字化的优势并没有得到充分发挥。

（三）档案开发力度不足

科技档案中包含重要的科研数据和技术信息，如果能够对其进行科学合理的应用，必然可以创造出更多生产力。当前，部分科技档案管理单位针对现有的档案资源没有进行向深度开发，导致档案资料的利用率较低，已经存储的档案资料因为缺少系统行的编研，应用者在实际查找时就会存在一定难度，不能在短时间内准确找到所需档案资料，让档案资源的使用效率大幅度降低。

三、科技档案的规范化管理策略

（一）采取创新的管理方式

在社会快速发展的进程中，档案管理领域沿用传统的管理方式已经难以满足社会发展的多样化需求，随之而来的问题也逐渐突出，只有综合考虑现行管理方式中缺陷和优势，对管理方式加以有效创新，才能提升档案管理工作的实效性。结合现阶段大部分科技档案管理单位的工作现状，需要从事档案管理的相关人员需要积极补充档案资料，让档案馆内部的档案信息更加丰富，增加档案资源的数量，不仅如此还要根据社会各类型群体的个性化需求，有针对性地进行资料收集，但也要确保所收集的资料具有使用价值和参考价值。

科技局也要不断优化管理工作的方式，让档案管理工作实现规范化管理，且具有组织性，这样可以让使用者在查找档案更加快捷准确，同时也让日常档案管理工作高效有序地进行。当前处于信息化时代，多种先进的信息技术受到不断渗入到人们的日常生活中，同时在各个行业领域也受到广泛应用，档案管理单位也要积极引进信息技术，将信息化手段应用到档案管理工作的各个环节当中，让档案管工作实效性得到大幅度提升。在以往形式的档案管理中，大部分档案资料都属于纸质形式，依靠人工力量进行日常管理，但是将电子信息系统引入实际工作中，既是符合时代发展的需求，同时也减少了人力成本的投入，降低工作人员的工作强度，而且电子形式的科技档案可以收录声音和影像资料，其形式更加丰富，让使用者的实际需求得到最大程度的满足，有利于档案单位服务质量的提升。

（二）加强档案信息的安全管理

采用信息化的档案管理形式，需要提高档案信息的网络安全管理。在档案管理的网络系统中，包括储存器、硬件设备和软件设备，在实际使用中具有较高的安全性能，同时具有智能化查找的优势。但是也会存在潜在的泄露隐患，所以科技局在管理档案时，针对于网络管理中的各个环节都要加以保护，确保科技档案信息的安全性，避免信息被篡改和丢失。基于此科技局要积极优化自动化办公系统，加强单位内部网络的使用监管，同时严格规范工作人员的操作流程，让工作人员谨遵规章制度规范化使用网络，按照工作步骤规范办公，提升科技档案的安全性。

（三）加快对科技档案的开发与利用

针对档案开发力度不足的问题，首先科技局要依托于互联网平台，建立起属于自己的内部档案管理平台，让自动化办公能够与档案管理工作相结合，同时利用好网络在信息传输方面的优势，让科技档案信息可以在单位内部实现实时的流通与分享，打造自动化的科技档案管理模式。另外通过多样化的渠道收集档案资料，通过安全管理，让科技局的科技档案的利用价值充分发挥出来，让科技档案的管理工作逐渐向信息化的管理方向迈进，提升科技档案的可开发性和开发价值。最后科技局还要积极建立科技档案的数据资源库，将各个类型的科技档案全部转化数字化形式，并收录到数据库中，同时编辑好档案日期、创建者、档案类型等一系列信息，这样在使用者在实际使用时，就可以通过搜索关键词检索到想要的档案资料，节省下大量查找时。同时数字化形式的档案也更便于管理，进一步加快科技档案管理的规范建设进程。

（四）树立创新的管理理念

人的行为主要受到意识的指导，所以科技局在开展档案管理工作时，要树立起科学创新的管理理念，以此用思想的力量推动行为的转变。在科技档案管理的规范建设中，首先就是要创新管理理念，深入认识科技档案对科技局发展的重要作用，在实践工作中积累经验，进而迸发出全新的思想，以此让科技档案管理工作实现创新发展【8】。在时代快速发展的背景下，科技档案既要安全的储存于馆内，还要将使用价值发挥出来，根据使用人群的多样化需求，对现有管理方式进行创新性的优化与改进，实现信息化的管理，赋予科技档案知识化特征。以服务化作为科技档案管理工作的关键，同时要改变“重视收藏忽视使用”旧的管理理念，只有以创新正确的管理理念作为一切工作的指导思想，才能让科技档案的管理发挥出最大化的效能，让科技局在高效档案管理的促进作用下，实现更好的发展，这样也能最大程度地满足社会发展的需求，赋予科技档案更高的价值。

（五）提升管理人员素质

科技局的档案管理工作的规范化建设，从某种角度来说也是围绕管理人员而展开的工作模式创新，因为科技局内部的管理工作人员在科技档案管理中发挥重要作用，所以管理人员自身的素质与专业能力也直接影响到实际工作的效果。基于此档案管理人员首先要正确认识这项工作，了解工作的具体性质、工作意义以及工作目标。档案管理属于社会性质的服务工作，所以在实际工作中要做到尽忠职守，做好自己的本职工作，积极建立起服务意识。

科技局也要组织管理人员定期参加工作培训，让工作人员的整体素质得到提升。同时也要增设信息技术、网络安全等课程，让每一位管理人员都能够熟练掌握基本的信息操作能力，都能够灵活采用信息化的电子形式开展工作。档案人员自身的专业素质和职业素养可以有效提升档案管理工作的效果，因此科技局要以常态化形式对管理人员开展培训工作，让其拥有丰富的专业知识以及较高的职业道德。

（六）实行标准化管理

科技局要想有效提升科技档案管理工作的效率，需要建立起标准化的管理模式，这样也能间接让档案管理工作加快实现现代化。科技方案管理中所有工作环节和工作内容都包含一定的联系，因此管理人员需要将各个环节的工作联系起来，寻找到其中的切入点，进而实现标准化的工作管理模式，让各个环节的工作紧密衔接在一起，发挥相互促进作用，使其有序高效地完成管理工作。科技档案的标准化管理，也是科技局实现规范化建设和科学管理重要基础。基于此管理人员需要深入探究档案管理工作的规律和发展特点、档案自然形成规律，在掌握这部分内容后，选择科学的管理方式实施创新的档案管理。与此同时，科技局的相关部门还要结合具体管理情况以及实际工作需求，建立起一套科学完善的科技档案管理制度以及具体工作标准，让管理人员在实际工作中有制度可依，让其工作更加规范化，从而使各个管理环节都能有条理的顺利进行。管理人员按照标准化的工作要求管理科技档案，可以让工作实效性得到提升，同时这一方式也可以将科技局内部的人力和物力相结合，便于实施统一化的管理，对管理人员工作行为实施有效约束，降低实际工作中发生失误的概率。

四、结语

综上所述，立足于档案管理领域来说，科技档案的管理工作占据主体地位。科技局要结合单位档案管理的具体情况，在综合考量档案管理工作的具体特点和现存问题之后，积极旬寻找行之有效的解决策略，建立起系统化的工作管理体系，充分利用好现代化信息技术的优势吗，进一步满足使用者的个性化需求。同时科技局还要努力提升管理人员的专业能力和职业素养，从而全神贯注地投入到岗位工作中。如此就能加快科技档案管理工作的规范化建设进程，从整体角度提升档案资源的利用效率，让管理工作高效有效地进行。