事业单位档案、图书、情报一体化管理探析

陈芳芳 何慧

（1.潍坊医学院附属医院，山东 潍坊 261031；2.潍坊市公共就业和人才服务中心，山东 潍坊 261000）

随着现代化网络信息技术的广泛应用，事业单位顺应时代潮流，提高信息数据的管理和利用效率也日益提上工作日程。事业单位中最重要的信息来源就是档案、图书、情报，做好它们的一体化管理，克服分别管理带来的时间成本、人力浪费的局限，简化信息搜索过程，以满足信息时代背影下用户的使用需求，才能真正顺应当下资料文献数字化的趋势，这也是事业单位在信息管理进程中的必然选择。本文从档案、图书、情报一体化管理在事业单位中进行实施的必要性和实施中面临的主要问题出发，就如何提升事业单位档案、图书、情报一体化管理的具体举措进行了研讨和探索，望能够推动事业单位信息化管理的进一步发展。

一、概述事业单位档案、图书、情报一体化管理的定义

什么是事业单位的档案、图书、情报一体化管理呢？即在事业单位中，将档案、图书、情报三大信息库集中起来统一管理，使其形成一个整体的信息来源，借助统一平台和搜索引擎实现利用和管理。其本质是一种资源共享、信息共享的模式，使辐射范围更广、利用人群更多，提升信息利用效率。

二、事业单位实施档案、图书、情报一体化管理的必要性

（一）可行性。首先，档案、图书、情报三大信息载体在事业单位中有着相似或相同的服务对象、功能手段和管理方式，无形中紧密地联系在一起，为实现一体化管理提供了可行基础。另外，现代化信息技术的应用，计算机网络技术的发展，都为三者的一体化管理提供了技术保障和手段支持，也成为可行性之一。

（二）现实性。事业单位中最多涉及和处理的是与师生终身发展相关的重要信息，随着信息化时代的到来，知识性人才的需求越来越高，经济社会的迅猛发展也对知识性人才提出了更高的要求，教育变革正在悄然到来。教师的教研和教学，学生的论文撰写和课题研究都需要更多更广更全面的信息数据来做支撑，原有的档案和图书（情报）分别管理的方式根本无法满足师生对信息获取的广泛性、深入性和针对性的需求。这就决定了事业单位师生的信息处理必须更快更准更全面，将事业单位的档案、图书、情报实施一体化管理也成现实需求下的必然选择。

（三）整体性。事业单位档案、图书、情报的一体化管理也能从整体上促进事业单位的长远发展，激励事业单位不断在信息化的基础上进行管理创新。这种一体化管理实现了传统管理模式向现代化管理模式的转变，实现了量的积累和质的提升，它一方面使单一分散、片面局限的信息整合成为一个系统全面、层次分明的整体，支持师生各种形式内容和范围角度的查阅参考；另一方面将事业单位负责信息管理的独立部门联结成一个统一部门，真正实现了知识创新和优势互补。所有这些都促进了事业单位服务水平的提升，实现了事业单位管理模式的历史跨越，满足了师生读者信息利用的新需求，促进了新型人才的培养，推动了社会的发展和进步。

三、事业单位档案、图书、情报一体化管理在实施中面临的问题

（一）理念转变不到位

在对事业单位档案、图书、情报的管理理念上，一直以来都是传统管理模式的理念占上风，主要表现在一是对一体化管理的内涵和必要性认识不够，觉得不需要进行管理模式的变革，二是有一些狭隘的错误的思想，认为一体化管理模式会导致工作人员的下岗，这些落后的思想和观念都阻碍了事业单位档案、图书、情报一体化管理的实施进程。这也充分印证了新生事物虽然前途是光明的，但过程也确实是曲折的。若想顺利实施档案、图书、情报的一体化管理，还需从人们传统理念的转变开始。

（二）体制统筹不健全

体制上的不健全主要体现在管理上的不能完美配合和融洽，因为事业单位的档案、图书（情报）均由各部门分别用不同的管理方法和系统进行分别管理，缺少一体化管理的机构和机制，管理上配合度和融洽度就较差。因此，解决横向上的联系也是实施一体化管理的困难之一，直接关乎到资源的配置和共享，只有统筹规划，才能保证合作实现。

（三）人才标准不满足

档案、图书、情报的一体化管理需要高水平的专业化人才，过硬的专业知识必不可少，高超的计算机技术和管理水平也至关重要，而目前在事业单位中能满足信息整合协调操作的高级人才凤毛麟角。如何提升档案、图书（情报）工作领域里管理人才的业务能力和工作水平，以更好的应对现代化网络信息技术的发展和应用，提升计算机操作水平也是需要解决的问题之一。

（四）管理经费不充足

一旦实施档案、图书、情报的一体化管理，网络升级也就势在必行。因为目前的网络运行速度和网络数据承载量等均不能满足一体化管理后的大容量、快速度需求。实行网络升级就需要购买先进设备和聘用专业的网络升级人员，所有这些都需要相当数额的经费支持。但目前能够用在计算机硬件配备和网络升级以及新技术开发方面的经费还比较有限，需要进一步解决。

四、提升事业单位档案、图书、情报一体化管理水平的策略

（一）加强学习，转变理念

该措施主要针对于那些理念传统、故步自封，对一体化管理认识不到位，理念急需转变的人。事业单位对着部分人组织教育培训，让他们加强学习，充分认识并感受到一体化管理的必要性和重要性。培训内容可从以下三方面入手：

一是当今社会发展的大趋势和信息化时代的大背景，让他们充分认识到在经济迅猛发展、科技日新月异、竞争更趋激烈的今天，传统的独立管理模式已经无法满足现代人对知识多方位、多层次、高标准的需求，网络化、信息化、数字化才是正道。

二是细致阐述事业单位档案、图书、情报实施一体化管理的实际好处。通过整理加工、分类合成整合成的统一信息，具有更好的针对性和更高的综合性，能够为学生撰写毕业论文和其他论文等提供丰富的大量的文献参考，为教师的科研和教研工作提供材料支持。

三是发达国家的借鉴和启发。让参训人员认清现实，国际上很多发达国家已经通过利用一体化管理的模式促进了信息的发展与更新，推动了社会发展脚步的进程。为在国际社会中争取更多的交流和合作，提升综合竞争力，也必须进行信息的一体化管理。

（二）建立健全管理机制

首先从一体化系统入手，建立一个三位一体的网络系统，将事业单位档案馆、图书（情报）馆中的独立信息整合成统一平台，并借助现代信息技术实现对信息的整理和分类，帮助使用者在最短时间内将信息搜集齐全，更好地实现档案、图书、情报的一体化管理，提升服务质量、满足师生需求。

另外，建立统一的规章制度和管理标准，有了统一的政策规范和管理标准，就能够克服原档案馆、图书（情报）馆因自身管理体系不同所造成的分歧和偏差，帮助一体化管理更好地运行。需要注意的是，统一政策标准的建立要结合三类信息的不同特征，在符合法律要求的前提下，立足事业单位实际，根据实际情况进行。

（三）强化人才队伍建设

档案、图书、情报的一体化管理需要专业知识和信息技术操作能力兼备的高级人才，这就需要事业单位要注重对此类人才的引进和对管理工作人员的培养。在培训过程中首先要针对档案学、图书和情报学、信息管理学等一体化管理过程中所必要掌握的专业知识进行专门培训，还要对信息技术的掌握、网络操作技术的指导落实到位，保证从事一体化管理的工作人员能够熟练掌握和运用计算机技术。同时还要主要培训和培养的周期性和连续性，让管理人员不断学习和吸收新知识，不断掌握和优化新技能，从而不断提升管理人员的素质层次、专业能力和管理水平。目的在于培养出能够胜任一体化管理的新型人才队伍，尽快实现一体化管理。

（四）保障经费投入

经济基础决定上层建筑，任何事物的发展进步都离不开经济基础的支持，尤其是新兴的科学技术，更需要充足的经费保障，来促成其的萌芽发展和成长成熟。在事业单位档案、图书、情报一体化管理的实施进程中，更要格外保障好每一项经费的充足和投入，以得到现代科学技术的支持，对现有网络进行升级更新。从而提升事业单位文化建设能力和信息管理水平。

五、结语

随着信息化、大数据、网络化时代的到来和计算机科学技术的发展，资源的整合优化和信息共享是现代社会发展的必然趋势。事业单位档案、图书、情报的一体化管理是实现资源共享、优化整合的重要途径，有其实施的必要性和现实意义。本文旨在克服事业单位档案、图书、情报一体化管理面临的局限和问题，提供有益建议，以推动其的有效实施，从而满足事业单位人才培养的需求，提升事业单位教学科研水平，培养出更多更高层次的优秀人才，服务社会，报效祖国。