信息化环境下的事业单位档案管理工作研究

王艳秋

（公主岭市环境卫生管理处，吉林 长春 130000）

信息化环境下，技术已经成为推动传统行业转型升级的最强动力。相较而言，事业单位的管理工作信息化虽然起步时间与工商业基本持平，然而受到管理思想与实践经验等各方限制，部分管理工作的信息化建设仍存在较为滞后的不良状态。尤其以档案管理为代表的各项工作在信息化建设方面进度更为迟缓，发展状态不甚理想，已经在一定程度上限制了档案管理工作全面进步。因此，新时期事业单位档案管理格外需要基于信息技术支持加快创新驱动，充分利用信息化环境提供的各项有利条件提质增效，以进一步发挥出档案管理信息化模式应有的价值和作用。

一、信息化对事业单位档案管理的积极作用

（一）提高工作效率

信息化环境下，技术对于事业单位档案管理最显而易见的积极作用就是提升工作效率。信息技术支持下，档案管理工作能够充分利用数据光速传输与海量存贮的强大优势，实现管理速度、效率指数级增长。

通常情况下，传统人工管理往往需要以“天”为基本计量单位，无论是收集整理原始资料，还是完成归档或调阅信息，完全依赖管理人员手动作业始终存在难以突破的极限。尤其是在科教文卫等社会公共事业不断加快发展的现实背景下，事业单位各类档案从数量到种类持续增长，极为有限的管理人员将很快达到手动管理的临界值。这必将导致人工作业效率持续降低，也是在根本上制约档案管理工作时效性的核心因素。

而信息环境下的情况则截然不同。基于信息技术快速发展，档案管理工作数字化、数据化将成为大势所趋。而数字档案不仅能够基于信息化平台实现自动收集和整理，而且能够依据平台预设程序实现自动化分析、智能化管理。如此，档案管理人员将从繁重机械的重复性劳动中彻底解放出来，不仅能够将有限的时间和精神用于更具创造性的管理工作中，而且平台管理模式将在不断迭代和升级过程持续提升效率。这便是信息化环境下技术对于事业单位档案管理工作能够产生最为显著和突出的促进作用之一。

（二）提升管理品质

在大幅提高管理效率的同时，信息化环境下技术的快速发展也将助力事业单位档案管理全面提升管理品质。

传统人工管理模式下，档案管理工作始终面临潜在的人为疏忽造成错误、遗失、损毁的风险。这既是人工管理无法彻底规避的缺陷，也是传统工作模式制约档案管理工作品质的最主要因素之一。

因此，基于信息技术支持的档案管理将能从根本上解决这类严重问题。只要在原始档案生成的源头确保数据资料的完整、详尽、客观，则以数字化状态存贮和传输的档案无论经历如何频繁的调阅或反复使用，其始终能够保持与原始档案同等的真实性与可靠性。这就能够杜绝人工管理状态下人为疏忽造成的各种风险隐患。

不仅如此，利用信息技术可以不断升级和创新的优势，信息化平台中的档案资源还能利用各种预设程序实现更有针对性的提炼和分析，使数字档案资料中潜在的信息资源实现无限次的挖掘。这将有助于事业单位档案不断实现可重复的价值输出，也是从又一个侧面大幅提高档案管理品质的重要措施。

二、信息化环境下事业单位档案管理常见问题

（一）重视程度相对有限

虽然信息化环境为事业单位档案管理提质增效提供了前所未有的技术支持，然而很长时间以来，部分事业单位对于档案管理的重视程度相对有限，不仅将档案管理视作简单机械的资料收集和保管，而且对档案管理信息化发展认识不到位，资金投入和机制创新各方面均处于被忽略和忽视的不利局面。

出现这种问题的根源多种多样。一方面，科教文卫等领域中各种实际业务或公共服务工作能够相对直接地产生经济效益或社会效益，但档案管理则不同，此类工作只是间接地影响着管理工作整体水平的提升，因而具有更为隐性的价值创造特点。同时，由档案资料价值挖掘产生的效益通常需要更加漫长的时间积淀，难以在短时期中爆发式体现。这就造成部分事业单位管理者与决策层难以意识到档案资料内在价值的重要性和珍贵性，也是其思想观念上相对忽视档案管理的主要原因。

另一方面，针对档案管理开展信息化转型同样需要一定资金与资源的投入，然而其产生效果和效益却更为滞后且难以发觉。这也造成部分事业单位对于档案管理信息化发展缺少重视，而是将档案管理信息化建设置于更加次要的地位，且在各项投入方面缺乏统筹规划。

因此，多种因素综合影响下，部分事业单位档案管理信息化建设远远落后于专业项目管理或前端服务工作。这也是部分事业单位档案管理信息化发展迟缓、落后的主要原因所在。

（二）人工管理低质低效

由于管理思想上缺乏关注，档案管理工作愈发处于相对边缘的不利地位。尤其在信息化建设进程中，部分事业单位档案管理信息化往往不被纳入战略规划整体方案内，而是需要等待其他项目基本完成信息化建设后才有名额或比例。显然，如此被动的不利局面势必造成档案管理信息化建设进程迟滞。而其不良后果之一就是长期人工管理低质低效问题得不到彻底突破。

由于档案管理信息化无法相对迅速、有效地推进，这些事业单位只能沿袭传统模式循规蹈矩。这必然存在快速增加的档案数量与基本保持不变的管理人员之间的巨大矛盾，进而不断加剧人工管理低质低效的严重缺陷。而这也是信息化环境下事业单位档案管理又一类较典型的常见问题。

三、信息化环境下事业单位档案管理工作优化方向

（一）标准化

信息化环境下，加快档案管理信息化建设同样存在相当程度的技术要求。其中最首要的就是标准化。这也是新时期事业单位档案管理工作优化需要强化和坚持的战略方向之一。

坚持标准化方向就是要全面改进档案管理传统工作模式随意、粗放、模糊处理的陈旧面貌，确保档案资料能够严格遵循统一标准形成、汇集、传输。这不仅是为保障信息化平台能够充分识别和获取电子档案数据的前提，也是实现档案管理工作科学化、系统性与规范化的先决条件。

坚持标准化方向也指针对档案管理信息化的各项规则与机制的制定更加完善、全面，使档案管理信息化建设有章可循，使管理人员及各相关部门与成员能够各司其职，使档案管理信息化建设各项要求得以落实和执行。

坚持标准化方向也是指同一单位内部各部门、单位间各类档案的形成具有统一指标和一致规格，不再是传统模式下似是而非、大而化之的随意处理。这不仅有助于大幅提升档案管理工作的规范化管理水平，也是避免信息壁垒、确保档案管理信息化平台能够全面覆盖的前提条件。

（二）精细化

首先，坚持精细化方向指档案管理工作中各项规则与制度既有战略原则，又有战术指导。也就是能够对应到各类档案资源从源头形成到最终归档的每个环节、步骤，使档案管理信息化建设自始至终具有高度完备的机制指导，且具有高度可靠的执行力和执行度。

其次，坚持精细化方向也指档案管理工作能够落实责任制，也就是各项管理措施都有一一对应的责任单位与责任人。这种高度精确的对应性既是为了保障档案管理工作质量，避免出现踢皮球或打太极的推诿与敷衍，也是为了以责任落实激发各部门与人员高度重视档案管理工作。

四、信息化环境下的事业单位档案管理工作优化途径

（一）转变思想观念，强化制度供给

信息化环境下的事业单位档案管理工作优化必须是管理理论与实践行动的同步发展，是基于先进管理思想指导下信息化技术的全面应用。因此，推动档案管理工作优化首先需要转变思想观念，强化制度供给。

尤其是领导与管理层当尽快转变陈旧落后的思想意识，认识到信息化对于档案管理的决定性作用，改变长期存在的不重视、不关心的不良状态。管理层需要充分意识到档案作为珍贵信息资源的价值挖掘意义，以及信息化管理对于档案管理提质增性的推动力量。

一方面，要将档案管理信息化建设纳入本单位战略发展的一揽子计划内，给予档案管理信息化建设与其他专项任务同等地位，确保档案管理信息化建设得到充分、适度的投入。

另一方面，要尽快改变传统模式下档案管理规章制度仅有战略方向而缺乏可操作性的缺陷，应针对信息化建设加快补充完善管理规则，使档案管理信息化建设有章可依。同时，这些管理制度中还应突出落实责任制的要求，也就是要强调档案管理及其信息化建设的职责落实制度刚性。比如在执行档案管理数据标准化过程中不同部门、科室及其人员各自负有的直接责任与间接责任等。

不仅如此，档案管理信息化建设制度中还需明确各类资金与资源投入的要求。这是由于信息化建设同样存在软硬件设施设备的购置、更新与替换。而这些都需要一定程度的资金或资源投入才能实现。只有从制度供给层面给予充分保障，档案管理信息化才名副其实，才能避免资金不足、资源匮乏的困境与局限。

（二）重视信息反馈，提升监督力度

档案管理信息化建设既是档案部门的专职工作，也涉及同一单位内部其他科室与人员的日常工作。尤其是非档案部门的人员在实际使用过程中的体验往往是最具实践意义的经验反馈，也是从一个侧面对档案管理信息化建设的监督与考察。因此，信息化环境下，事业单位档案管理工作优化还需要重视信息反馈，提升监督力度。

比如定期组织档案管理信息化建设领导小组会议，由单位领导牵头，档案管理部门负责组织，各相关部门或单位参与讨论。这类会议主要听取档案部门针对信息化建设的进程或障碍进行总结，同时就相关部门使用信息化平台时遭遇各种问题加以分析，以帮助档案部门进一步优化与改进。

又如利用平台自带的社交功能构建信息反馈机制，形成线下结合线上的立体交流互动模式。这将有助于档案部门随时听取相关机构或单位的意见与建议，使档案管理信息化建设不断提升时效性与实用性。

再如，有条件和有需求的情况下，事业单位也可以考虑引入第三方机构参与档案管理信息化建设。这些第三方机构既可以是专业档案馆，或地方各级档案管理中心，也可以是互联网公司或有一定档案信息化建设经验的网络平台等单位。

引入第三方机构的优势在于能够借助专业团队的技术力量加快档案管理信息化建设进程，同时大幅提高信息化建设品质和效率，也可在更大程度上实现档案管理信息化创新发展等。

（三）强化安全控制，提升安管水平

信息化环境下，数据安全始终是各类机构和组织关心的重点与焦点。事业单位档案管理信息化建设同样需要强化安全控制，提升安管水平。

包括分级授权、生物安全识别技术等前沿技术在内，档案管理信息化建设既要结合时代发展与技术升级加快创新优化，也要立足本地、实事求是、因地制宜提高个性化与针对性。同时，保持弹性优化与动态调整也是新形势下档案管理信息化建设提高安全水平的重中之重。

信息化环境下的档案管理工作正处于前所未有的历史新阶段，拥有着无与伦比的创新发展机遇和条件。然而部分事业单位档案管理却未能充分利用技术提供的强大支持力趋势而上，反而继续固守传统模式原地踏步。这说明档案管理工作提质增效并不是简单技术层面的改良，而是需要从管理思想到实践手段多视角、多环节综合发力。尤其是要全面突破陈旧落后管理意识的束缚，深刻反思传统管理模式内在缺陷和不足，进而立足全局，在战略高度认识信息化对于档案管理工作水平整体提升的决定性作用。只有基于更加科学的信息化管理意识指导，档案管理工作才能从传统管理意识彻底转变为现代服务观念，才能更加符合时代发展特色与社会现实需要，使档案成为更有价值挖掘潜力的珍稀信息资源。这不仅是信息化环境下档案管理工作优化创新的重中之重，也是新形势下事业单位档案管理及各项管理工作基于技术支持实现科学化、系统性、规范化发展的必由之路。