社会保险档案管理工作的策略

2021-11-29马晓燕

魅力中国 2021年25期

马晓燕

（无棣县社会保险事业中心，山东无棣 251900）

引言：社会保险档案记录着参保人员内的各项信息，信息具有一定的保密性，因此应重视档案的管理工作。近几年社会经济的发展，我国就业人员数量也在不断的增加，加大了社会保险档案的工作的任务量。传统的档案管理工作已经不能有效的对大量的档案进行管理，因此需要对档案管理工作进行优化，提升社会保险管理工作水平。改善档案管理得工作模式，需要相关档案管理机构以及企业对此进行研究，在提升管理效率的同时，还应保证社会保险档案的真实性以及完整性。文中对社会保险档案管理的意义以及重要性进行分析，同时对档案管理的现状也进行了分析，最后提出了加强社会保险档案管理的措施以供参考。

一、加强社会保险档案管理工作的意义

在我国社会背景下，企业、机关以及个人都开始参与到社会保险中，参保的规模越来越大，同时社会保险与国计民生也有着重大的影响，因此需要加强社会档案管理工作开展。社会保险的档案能够维护参保人员的合法权益[1]。社会档案管理工作在开展中需要具有较强的专业性，在管理工作中各个环节也有着紧密的联系，这种形式能够将企业、机关或者个人的信息反映出来。

社会保险档案管理工作的高效开展，能够有助于社会的发展，在管理工作中，相关部门若出现失误，将会导致参保人员的利益受到影响，同时也影响社会的和谐发展。随着人们保险意识的不断加强，目前参保的人员也是越来越多，档案的数量也日益增加，这就需要加强社会保险档案管理工作的开展，对档案管理工作进行完善，能够为参保人员提供更好的服务，促进社会的稳定发展。

二、社会保险档案管理工作的重要性

社会保险档案管理工作是对群众多办理的医疗、养老或伤亡等保险信息进行管理的工作，社会保险是面对全国群众的。为了社会保险工作能够顺利的开展，这就需要社会保险相关机构以及企业应重视社会保险档案管理工作的重要性[2]。在档案管理工作中，需要保证档案的完整性以及真实性，若档案资料在管理中出现损坏或者丢失的情况，就会导致社会保险后续的工作不能正常的运行。因此需要的重视档案管理工作的开展，提升档案管理人员的职业素养，使其人员重视档案管理，提升管理人员的责任感，意识到社会保险档案管理的重要性。

在现代化的社会中，人们生活水平以及生活质量的提升，使得人们也越来越重视保险意识，保险公司中的保险种类也越来越多，参保人员的不断增加，加大了社会保险档案管理的工作量。目前我国也处于大数据时代，高新技术可以应用于社会保险档案管理工作中，提升档案管理的工作效率。档案管理人员掌握着社会保险行业中的数据信息，档案管理的领导也应对档案管理工作重新进行重视。需要对参保人员进行负责，将档案管理工作作为重要工作进行实施，UI 能够制定长远的规划，还应对档案管理人员进行考核，保证留下的档案管理人员的工作效率都是最高的。在档案管理运行中，应加大财力、物力以及人力的投入，快速的对管理中的问题进行解决，提升档案管理效率。

三、社会保险档案管理的现状分析

（一）管理形式存在分歧

在当前社会中，社会保险的种类越来越多，社保档案的管理也逐渐复杂，管理难度也在不断的增加。我国社保的种类繁多，不同种类分属于不同部门进行管理，因此导致社保档案管理系统中存在较多的分支，档案管理无法进行统一，导致档案管理的难度也较高[3]。档案管理工作在开展中，不同部门之间的沟通交流较少，导致信息传递不够通畅，这也在一定程度上加大的档案管理工作中的难度，不能对档案合理的进行管理，将导致档案在管理中出现混乱，资料丢失或者损坏最终都会对参保人造成一定的影响，其利益会受到损害。社保档案管理机构在管理工作中的管理原则也不同意，在管理工作出现问题时，找不到负责人以及负责部门，使得管理中的问题不能及时的进行解决，这种情况也不利于的人力资源以及社保局的发展。

（二）缺乏统一的原则

我国虽然已经开始重视社会保险档案管理工作，但是社保管理机构对社保管理工作还没有形成统一的标准以及规范。我国不同地区在对社保档案进行管理时，都是根据地方的管理手段进行管理，不同地区之间的有着较强的管理差异，其管理水平也有明显的差距，这也影响着国家社保档案管理工作的统一。不同地区参保人员在参保中所提交的资料是不同的，没有明确的规定，这种现象也会影响档案管理工作的正常开展，降低管理效率，最终导致档案管理工作的水平大幅下降。

（三）管理手段比较落后

近几年我国社会在不断的发展，社会保险的制度也在不断的进行变革，使其能够适应社会的发展[4]。虽然社保制度得到了完善，但是社会保险管理机构在档案管理中的管理手段还是较为落后，没有紧跟社会的变化进行完善。将计算机技术以及大数据技术融入到档案管理工作中，能够大幅度提升档案管理的效率。但是现在大部分部门并未对计算机技术进行应用，部分部门虽然引进了计算机，但人员的计算机水平较差，导致计算机的使用率较低，计算机的作用没有发挥出来，最终档案管理的手段无法提升。

（四）工作人员以及领导的不重视

在社会保险档案管理工作中，工作人员对档案管理工作并不重视，对其没有充分的了解，同时不理解档案管理的重要性[5]。在档案管理工作中，认为档案管理工作只是对档案进行简单的整理归类，对档案管理的实际价值也没有全面的了解。工作人员未了解到档案管理工作的重要意义，导致工作态度不够认真，工作能力也较差。工作人员在社保档案管理中的各个环节中都还存在着部分的缺陷，人员的专业性也较差，对档案知识的了解的也并不完整。

四、加强社会保险档案管理工作的措施分析

（一）提高投保人的档案管理意识

在我国社会保障体系中，社会保险档案占据重要的地位，但是目前我国投保人对档案的重要性并不了解，使得社会保险档案管理的效率没有得到提升[6]。因此需要提升投保人的档案管理意识，推动社保档案管理工作的开展。投保人对档案管理工作进行重视，能够促进档案管理部门中的档案管理的效率。在档案管理出现问题时，需要及时做好核算工作，防止社会保险档案管理工作中出现更大的漏洞。投保人与档案管理人员都需要加强档案管理意识，但是应先加强档案管理人员的管理意识。相关部门对档案管理人员职能进行培训，并提升档案管理人员的职业素养以及综合素质，在档案管理工作开展中，制定合理的激励机制，激发出管理人员的工作态度，提升工作效率。部门还应的对档案管理的基础设施进行完善，对一些老旧或者出现破损的设备进行更换或者维修。还应对档案管理工作进行监督，及时的发现档案管理中的问题并及时进行解决，防止管理中出现问题阻碍社会保险的正常运行。

（二）建立完善的管理规章制度

在社保档案管理工作中，制定完善的规章制度。完善的规章制度能够提升管理人员的工作水平，对员工起到监督的效果，通过借助法律的手段进行管理，也能够提升投保人的权益。在制定制度后，还应对管理流程进行规范，员工在工作中需要保证管理的规范性，进一步提升管理人员的工作效率[7]。在档案管理工作中，投保人的档案资料需要集中进行管理，防止出现档案被篡改或者丢失的现象，应保证档案管理部门中的工作能够规范合理的进行开展。不同管理部门之间还应加强沟通，使其社保档案管理工作能够有序的开展，提升管理的水平。

（三）充分利用科技手段进行管理

在大数据时代背景下，互联网技术以及计算机技术已经在我国社会各个领域中得到了广泛的应用，社会保险档案管理工作中也需要对高科技技术进行应用，提升管理的工作效率。通过计算机对档案资料进行管理，不仅能够提升档案管理的工作水平以及工作效率，同时还应保证数据的准确性，这两点能够看出计算机应用于档案管理工作中具有重要的意义。通过计算机技术对档案资料进行管理分类，在一定程度上减轻了管理人员的工作压力，在对档案进行查找时，也变得更加方便。传统纸质档案资料查找起来较为麻烦，纸质材料在存储中还会受到环境的影响。将纸质档案转变为电子化档案，方便查找的同时，还能长久的进行保存。

（四）加强对管理人员的职业培训

影响社会保险档案管理的主要因素是档案管理人员。管理人员的职业素养以及职业能力决定着管理水平的高低[8]。因此相关部门需要重视管理人员的职业培训，首先对管理人员的专业水平进行提升，其专业水平是提升档案管理工作的重点。其次还需要加强档案管理人员的计算机水平，对高科技技术进行学习，熟练使用计算机，促进档案管理工作能够更加的程序化以及科学化。目前档案管理人员的综合素质也需要进行提升，较为低下的综合素质已经不适用于当前的社会发展，在培训中应让员工了解到档案管理的重要性，端正工作态度，提升工作效率。