企业档案管理信息化的认识和思考

邓国军 孙进

（扬州广源实业投资有限公司，江苏 扬州 225000）

引言

近十年来，随着科学技术和计算机应用的不断发展，信息化成了现代企业高质量发展的必经之路，档案信息化建设随着信息化的全面铺开经历了从无到有、从数字化档案向数字档案转变、从提高劳动生产率向为企业提供知识服务的角色转变。企业档案信息化管理，是指利用计算机为主的智能化手段计划、组织、协调和指挥企业档案管理。企业档案信息化管理平台，则是由计算机软硬件、网络及其他设备组成，以及多媒体、信息通信网络技术应用，实现企业档案信息数字化传递、程序化处理，从而为企业档案提供标准化、规范化管理系统。企业的档案信息化建设具有较强的整体性，需要制度、设备、人员等全方位的支持。企业在发展的过程中离不开档案信息化工作，为此，只有采取积极的应对措施，并提前做好准备，才能建设好企业的档案信息化，从而使其更加科学规范。

一、企业档案管理信息化的认识和思考的重要性

从企业内部来看，档案信息化建设是实现企业档案管理现代化、提高档案管理综合水平的必由之路，其意义主要体现为“两性”。一是实现档案管理的便捷高效性。档案信息化是通过利用信息技术、网络技术和计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理和处理，不再单纯依靠人工收集、整理、编辑，不需要在大量的纸质档案中“埋头苦干”，而只需要录入一次数据便可以实现重复查询使用和资源共享，大大减少重复性工作，快速提高了工作效率。二是实现档案管理的安全稳定性。将传统的纸质档案通过扫描等方式转化为电子档案，再通过加密存储、备份处理、安全网络传输，实现文件的永久保存，既减少空间占用，又避免文件丢失毁损，从而最大程度延长档案文件的寿命，保障档案文件的价值。企业档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现企业档案信息化管理的一项基础性工作。加快推动企业档案信息化管理平台建设，是适应信息化时代企业档案管理的必要举措，对提升企业档案管理能力和水平具有积极的现实意义。

二、企业档案管理信息化的现状

（一）档案管理信息化制度缺乏针对性

档案管理工作的落实效果在一定程度上受到相关管理制度的影响。现阶段，我国很多企业仍然使用传统制度约束档案管理工作，没有与档案管理工作和科学技术进行有效结合，导致档案管理信息化制度无法有效发挥作用，所以在发展的过程中不断有新的问题出现，致使企业发展需求无法得到有效满足，降低了档案的实际作用，甚至部分企业的档案管理工作流于表面，对顺利开展企业日常管理工作造成一定影响。

（二）企业的档案观念落后于档案信息化建设发展要求

现阶段，企业很多档案管理人员认为，其职责仅在于为有关人员提供查询服务，很少员工将企业的发展考虑在内，而且“多一事不如少一事”的思想观念阻碍了档案管理工作的开展。在档案信息化建设的过程中，不仅需要专业的档案管理人员，还需要建立档案管理系统。国家对企业档案信息化建设的支持和指导力度不断加强，但在实际工作中，国有企业档案信息化具体制度建设和规范仍然较为滞后，操作起来无规范可依或者规范的指导性不强。而随着国有企业改革及管理力度的增强，当前的信息技术已无法满足国有企业档案管理的需求，档案管理信息的技术化标准和管理规范也应进一步更新和完善，以保证档案信息的及时性、有效性。然而，对于很多企业的管理人员来说，其认为档案管理工作无足轻重，所以没有给予重视，这使得很多档案管理人员的服务态度较差，而且工作缺乏主动性。

（三）专业技术人才缺乏

档案信息化建设归根到底要“以人为本”，发挥人的主导作用。而由于档案管理不能直接创造经济效益，在一些国有企业中，人员配备老年化或边缘化，有的企业档案室成了“养老室”。档案管理专业人员较为缺乏，一些管理人员水平较差，不具备应有的档案专业知识、计算机知识和网络知识，不了解信息化操作流程，有些管理人员甚至未经过专业培训就上岗，对于档案管理多靠自行摸索、前任传授、积累经验等，极易产生不规范的行为，对档案信息化建设造成了巨大的障碍。

三、企业档案管理信息化的认识和思考优化

（一）制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制

对于档案信息化来说，其基础在于实现档案数据管理的标准化和规范化。如果没有统一的标准就不能整合与共享档案数据，实现档案信息建设。为此，企业在进行档案信息化建设的初期，就必须制定与之相关的标准和规范，才能真正从根本上解决档案数字化和信息化的缺陷。在制定档案信息化建设方案的过程中，必须严格遵守档案信息化建设的有关制度。制定好档案信息化建设方案，才能进一步推动企业档案信息化建设。

（二）加大对计算机信息化建设的投入力度

企业必须要加强各项资源的有效投入，进行资源科学合理配置，例如购买相关设备有助于促进企业计算机信息化可持续发展。可以购买大量与企业工作密切关系的先进信息设备，有助于营造良好的信息化建设氛围。另外，人才对于企业信息化建设的重要性是不言而喻的，人才的素质会直接影响到企业信息化建设的水平。企业想要开展信息化建设，就必须要努力提高人才的专业素养，培养一些具备专业信息技术的人才，能够熟练应用各种先进的信息化设备和信息系统开展工作，以此来保证信息化建设的有效开展。企业还可以从当前的员工中选择出一些具有潜能和资质的人员进行培养，使其掌握信息化知识和相关的专业技能，并将其安排到合适的岗位上，这也能够发挥出其作用，对企业信息化建设的开展也有着积极作用。增强档案管理人员的素质水平。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，并为其提供可靠的福利待遇机制，使其能够更好地为企业的发展提供优质的服务。另外，档案信息化建设要求工作人员具备高度的责任心，认真对待档案管理的工作，才能最终完成档案管理的数字化转型，提高档案信息化建设的效率。

（三）档案管理信息化需要跨档案、信息及业务的复合型人才

一是具备信息化技术知识和技能人才，主要是做好档案信息系统的日常维护，确保系统可靠可用。二是具备创新档案业务能力人才。档案人员应将多年档案专业的业务实践经验，结合档案信息系统进行归纳、整理和创造。例如：在资料检索服务方面，以往主要是根据案卷名称、文件名称、文件字号、作者等查询，甚至信息化后可以对电子文件实行全文检索，档案查找效率大幅度提升。但在日常工作中，经常会有一些特殊文件情况，档案人员可以探索在对系统中的电子文件增设专业标签对多个内部关联、交叉关联的文件进行标签分类，甚至探索在业务流程的归档阶段由业务部门完成赋予电子文件分类业务标签，以提高后期检索利用和资料整合。三是为企业决策提供档案利用服务的人才。档案管理系统化后，将实现文件随结随归，档案人员也将重视企业业务动态信息的收集整理。在企业开展某项工作时，档案人员可以参与寻找档案资源中的显性知识和业务流程中的隐性知识进行深度开发和利用，实现从信息服务提供者专项解决方案提供者，挖掘档案中的知识实现档案价值。

（四）实现档案资料分类号和题名规范化

利用计算机进行档案管理最明显的优势就是能够使人们的检索需求得到满足。为了保证能够进行完整地检索，需要档案管理人员强化分类工作，与国家相关规定和企业实际情况相结合，对档案分类工作进行细化，根据档案资料的内容和所属部门等对档案进行分类。在进行分类时，还应该加强校审力度，从而避免分类工作出错，并且还应该组织相关人员统一标准统一认识，努力实现所有档案资料文件标引一致化，从而更加规范、标准地开展档案管理工作。另外，实现档案资料分类号规范化，虽然能够保证检索档案资料时的查全率，但无法为查准率提供有效保障。所以，在进行档案管理信息化建设时，还应该对档案资料题名进行规范统一，从而使检索档案资料时文不对题的情况得到有效避免。

结束语

档案信息化建设是现代企业改革的重要内容之一，也将为企业管理创新产生深远的影响。在企业档案管理的过程中，要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关信息社会的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息，并将档案工作作为管理的依据，将档案管理学作为最新的理论指导，将档案资源作为企业管理的对象，增强企业档案的数字化水平，推动企业发展实现网络资源的共享，增强企业数字管理一体化的水平。随着科学技术和信息化的进步发展，企业档案信息化建设将会有更深入、更广阔的研究和发展，档案信息化建设也将进一步促进现代企业档案管理水平和利用率的提升，以实现档案的最大价值。