三明医改背景下医院文书档案管理工作转型探讨

刘婧

（三明市第二医院，福建 三明 366000）

自2012 年三明公立医院改革以来，特别是三明市公立医院迈入“以全民健康管理为中心”阶段，三明市第二医院（三明市永安总医院）作为永安市的区域健康管护组织，对医院的文书档案管理工作进行了转型和升级。医院文书档案管理作为医院运行管理过程中的重要环节，肩负着文书分类、归档、传阅及销毁的重要职责，是医院建设发展过程中必不可少的工作环节，能够为医院的战略决策提供宝贵的资料。在“十三五”规划的全面实施过程中，新的医改形势赋予了我院档案管理工作更高、更新的要求。在工作中，我们要深刻把握三明医改的主体精神，从信息时代的角度出发，结合当下医院文书档案管理的实际情况及和自身特征，合理调整及完善医院文书档案管理工作，为提升医院整体管理水平和推进三明医改进程加一把劲。

一、三明医改背景下医院文书档案概述

（一）三明医改背景

现阶段永安市已组建了一个“责任同担、利益共享、人财物高度统一”的紧密型医共体——三明市第二医院（三明市永安总医院），而三明市第二医院作为牵头单位也率先将医院文书档案管理等工作提上了议程，以实际工作来响应三明医改的总体号召。回顾三明医改的九年历程，经过三个阶段，即“治混乱、堵浪费”的第一阶段，“建章程、立制度”的第二阶段，以及现在所处的“治未病、大健康”的第三阶段。我院从现实出发，积极适应改革的变化和要求，加强各项医院管理，切实贴合改革实质和要义，努力促使医院从“以赚钱为中心”到“以治病为中心”，最后“以健康为中心”发展模式的转变。

（二）信息文化概念及特点

信息技术作为当今时代各个领域发展中必不可少的手段，已经成为各行各业管理过程中必不可少的一项新等工作模式，其中囊括着精神文化、物质文化、社会文化及行为文化等诸多方面文化范畴，具备着新时代信息技术的数字化传播特点，具备使用方便、传输快捷及运用多元化等诸多方面的显著优势，是当下管理工作中必不可少的一种新方法。

（三）医改背景下医院文书档案功能

医院的文书档案管理工作，囊括了医院工作进程中的党建文案、章程制度、人事档案、财务账目、行政记录、科研备案及教学档案等等，伴随着数字化技术在医院文书档案中的应用，现阶段在三明医改过程中医院文书档案所肩负的以下几个主要功能：

1.提升医疗服务质量

随着科技的飞速发展，当今数据化和移动设备已经成为医院文书档案管理中的核心硬件。在该技术的带动下，医院文书档案管理的效率也得到了显著的提升，很大程度上满足了医院管理工作的实践需求，在三明医改过程中为医院管理、医护办公及患者看病提供了很大的便利，很好地促进了医院文书档案管理工作的质量提升。

2.助力医院发展规划

医院文书档案管理工作为医院的管理决策提供了完备的数据资料，其中很多档案都关乎着医院的发展、建设和后期规划，是三明医改政策连续、有效落实的重要保障。现在凭借科技的手段实现了医院文书档案的数据精确分类，可以帮助医院领导层精确的检索所需文档，为医院的管理和决策提供了更快也更准确的档案信息，并且在日常工作中也为广大医护人员的工作信息查询提供了更大的便利，这种医院文书档案管理转型的新模式，在很大程度上助力了医院的发展规划。

3.提升医院管理效率

医院的文书档案涉及的面很广，关系到医院发展建设过程中方方面面，在总医院组建整合过程中，医院文书档案中有很多优良的经验和方法值得传承，并且一些过去的合理制度也可以沿用。通过对医院文书档案的整理，可以有效地提升医院的管理效率，为医院的管理和员工的工作提供相应的资料，节约大量的工作时间提升工作效率，还能将先进的方法和重要的文件快速传播运用起来，为进一步推行三明医改建设管理工作提供了宝贵的档案资料。

（四）三明医改背景下医院文书档案现状

1.发展规划缺少

在现阶段我院文书档案管理工作开展的过程中，数据化的方法已经逐渐为大家所认可。可从医院管理者和具体档案管理人员的角度来看，我院缺少对区域医共体文书档案的整体性规划，缺少宏观的指导方案，在实践中医院的文书档案资料实现信息化的程度还有很长的路要走。

2.制度标准缺失

现阶段，永安市医共体的文书档案管理部门已完成整合，但还没有出台具体的文书档案管理制度和应用标准，医院的文书档案虽然部分已经实现了数据化，但在实际中的应用和管理模式依然较为传统。在一定程度上影响了文书档案的管理及调用效率。

3.规范衔接不畅

如今中国对于网络信息技术已经出台了严密的法律法规，而医院文书档案管理也有《档案法》可依，并且《卫生档案管理新型规定》的出台也为我院的文书管理工作指明了方向，但如何真正地将信息技术运用到新形式的医共体文档管理工作当中，还需要我院继续研究和出台相关的规范制度，可以让各项档案工作可以切实的衔接到各部门的工作当中，通过合理的制度规定来加速医院文书档案的融合发展。

二、三明医改对医院文书档案的影响

三明医改推动了我院各类文书档案管理的融合，也促使我院进一步加快档案信息化的进程。但也是在新的形势和工作环境中，医院文书档案管理工还要紧跟时代脉络，加速自身的调整和完善步伐，让医院的文书档案工作更符合医改的需求和时代的要求。

（一）信息文化延伸了医院文书档案属性特征

随着数字化时代的到来，医院文书档案建设和管理呈现出新的趋势。我们的文书档案管理工作更具社会性、文化性、服务性、信息性及共享性。在医改进程的不断深入过程中，我们要明确医院的文书档案不是自身的独有数据资源，更是社会的公共信息资源组成部分。所以在信息文化时代，医院的文书档案管理工作一定要立足社会的高度，凭借数据科技技术作为档案管理的推手，在医改的背景下深度挖掘医院文书档案本身的实用性和社会性，以满足我院社会化发展和进步的诉求。

（二）三明医改的信息化需求要求医院改变文书档案服务方式

当代数据分析及网络计算技术的飞速发展，都影响着医院文书档案的管理和改革。如今的文书档案生成、录入、分类及归档工作都发生了根本的变化，而这些都推动了医院文书档案管理效率的提升，也很符合当下三明医改总体要求。新型的数据传输技术手段，让医院文书档案传播交流实现了网络化，这也为后疫情时代的医院办公提供了诸多的便利。各类多媒体技术的融合应用，也极大地提升了医院文书档案的整体质量，为日常医院工作中文书档案的查找、借阅和运用提供了更便捷的基础。

（三）三明医改拓展了医院文书档案建设范畴

如今的三明医改形势对于医院文书档案工作提出了更高的要求，需要医院文书档案突破单纯的纸质档案，和医院管理区域的局限，让医院档案信息向着多元化的融合方式发展。通过多元化的信息文化方式，大力促进医院文书档案和社会信息文化相接轨，要从大数据的社会视角做好医院信息文书档案建设工作。

三、三明医改背景下医院文书档案管理转型发展对策

区域医共体成立以后，医院文书档案管理的属性、模式和管理范围都与以往发生了巨大的变化。因此，要确保三明医改背景下医院文书档案工作顺利完成转型和升级，本次研究具体制定了如下三点方案：

（一）转变工作理念，优化信息资源

医院文书档案管理的价值不仅要为医院服务，也要服务于社会，这也是三明医改的内涵要求。在这样的背景下，就要求医院在文书档案管理工作中不断优化自身的工作模式，清晰分类各项文档及数据资源，以便第一时间为医院的工作和广大人民群众的需求，提供相应的文件资料。对此，作为医院文书档案管理者，运用好先进的计算机数据技术员，深入挖掘医院内部档案数据，将各类档案数据合理归档和分类，科学优化文书档案存储结构在满足医院自身发展需求的同时，也能满足社会和群众客观实际的需要。在工作中，我们要主动联系各科室，做好文书档案数据录入工作，及时快速的更新自身档案馆的数据信息,将医院的服务情况、科研成果、人员信息及患者情况等文档通过数据形式快速整理归档,确保档案的及时、真实及完备性,清晰明确的记录医院整体工作的各项进展情况。

此外，在文书档案管理过程中，一定要注重运用大数据技术，加强新兴科技手段对于文书档案管理的运用程度，运用及开发合理的文书档案办公软件，从医院实际情况做好文书档案整合工作。建立合理的检索机制，让大家都能便捷的查询和分类文书档案资源，在确保医院文书档案真实完备的基础上，探索新的文书档案资源服务项目，例如建立用户医院信息查询系统、个性化信息搜集系统及特色功能分类系统等等。

（二）转变服务方式，提升档案质量

我院应以三明医改为推手,在医院文书档案中大力推行运用大数据、云计算等现代信息科学技术，加强拓展和延伸文书档案的使用方式，为我院文书档案工作转型打好基础。

第一，要实现对医院内部自身文书档案服务质量的提升。医院内部办公软件及网络，把医院各部门各方面的工作档案，纳入到统一的文书档案管理系统当中，从宏观的角度做好医院内部文书档案管理的统筹工作，提升医院内部文件收集及归档的效率，加强文书档案管理工作的有效性。

第二，要实现医院文书档案管理工作的跨院区服务。运用数据传输技术，最大程度地打破与医疗信息壁垒，实现医院有效信息在医共体内部的流转和运用，为医院发展提供更有力的支撑。

第三，要大力实现医院文书档案的多方面应用。打破文书档案仅服务医院内部的局限，力求拓展渠道、深入推广、服务社会，让人民群众可以通过相关的档案资料查询，来了解医院的医学信息、医疗水平及专科特色等相关信息。凭借建立对外的专项文书档案数据库，来引导对应的用户登录医院文书档案界面。进行查询和检索，以此为渠道来向外界公布有效的相关文书档案信息，以加大医院的影响力，推进三明医改的进程。

（三）转变管理模式，健全规章制度

我院应加强文书档案的制度化建设进程，做好医院文书档案的标准化、规范化及数据化管理工作，从满足新形势需求的客观实际出发，结合当今的数据化科技手段，出台合理的《医院档案分管大纲》《数据归档办法细则》《医院具体文件存档管理办法》《医院文书档案运用细则》等等规章制度，进一步加强医院文书档案的管理，确保我院的文书档案管理工作科学分类、运用方便、条目清晰、真实可靠，为档案的调用和使用提供更优的服务。