基于财务共享模式下的电子会计档案研究

浙江省烟草公司宁波市公司 郑少华

对于企业来说，财务共享模式下电子会计档案的使用可以降低成本。会计档案管理对财务共享有很大的贡献，其中主要包括信息存储和信息传输的便利。同时，管理者也需要结合企业档案管理的实际需求，为档案管理的不断发展提供方便。与传统的会计档案管理相比，电子会计档案有助于降低财务工作的成本，进一步提高企业的经济效益。

一、财务共享对会计档案系统的推动

财务共享模式在我国引入的时间并不长。对于国内外大型企业来说，采用电子会计档案进行档案管理是一个新的阶段。随着财务共享模式的逐步应用，财务档案管理发生了质的变化。在财务共享模式下，每个部门的文件通常集中在财务共享中心，大大促进了会计档案的在线传输，并实现综合管理的在线采集、传输和条目、数据文件的在线存储。会计档案可以说是一个单位主体包括国家机关、事业单位、企业、社会组织在会计过程中形成的会计资料[1]。

(4)将第4行对角元以右的1个元素赋值给对角元以下的1个元素；再对第4行的1个元素规格化；继而对第4列元素消元，仅计算虚线框中的1个元素，见图5下图。

二、电子会计档案优势分析

电子会计档案在一定程度上可以科学合理地管理内部财务信息，有效地整合和连接各种有效的信息资源，从而更好地适应各种工作，满足财务管理的需要。财务人员可以通过图像系统及时传输各种数据和信息，从而进行会计电算化档案管理。

在路桥工程项目的施工过程中，混凝土裂缝一般包括贯穿缝、深层缝及表面缝等类型，其中贯穿缝是路桥施工裂缝中最为严重的裂缝类型，主要是全仓的水平、铅直缝或坝块缝深度大于两个浇筑块，或者侧面缝长大于8～10m，较大程度上破坏了坝体的整体性，需采取有效方法来提高其应力状况。深层缝长度一般在2m左右，宽度0.2～0.4mm，深度1～5m，主要由表面缝引起，对路桥有较大的危害性，需封闭处理。表面缝较为普遍，裂缝相对较窄，在一些情况下可以自行封闭，危害性较小[1]。

在财务记录管理的传统方式，它们都是由纸记录和存储。对于普通的中型企业，他们需要使用的纸打印各种财务报表，财务审批材料、月度和年度财务报告，在以每天100 多万册的速度增加，成本是非常高的。财务电子文件可以通过计算机设备和互联网网络进行财务审批和报销、数据管理和存储，减少对纸张等资源的消耗。

三、电子会计档案的特点分析

目前，大部分企业所进行的经济活动和所有相关的证据都可以通过会计电子文件的形式进行存储、记录和集中反映。这些经济数据，包括电子图像、凭证、会计报表等，都是以电子文件的形式存储在磁性介质中。其主要特点包括以下三个方面：

（一）对外部环境有严格的要求

电子会计档案的生产、运营和存储必须通过计算机设备、金融软件系统、互联网网络等载体进行，决定了电子会计档案的外部存储环境必然会有很多的限制和要求。计算机设备和存储磁盘必须磁化、防火、防水，并对室内的温度、湿度有一定的限制和要求。同时，电脑设备、硬盘等长期存储都会产生老化现象，这也增加电子会计文件及相关数据存储的风险。因此，我们应该加强对电子财务记录的数据存储和网络保密性的监管，避免数据的丢失和泄露。

（二）缺乏直接可见性

电子会计档案的建立，在很大程度上促进财务管理人员的实时监督相关财务数据，提高了灵活性，并能更及时发现反映在财务数据的会计问题，以实现金融风险的有效预防和降低风险概率。同时，电子会计档案可以通过电脑设置检查权限和系统密码，防止任意修改，从而使金融流程更加严格。

（三）电子档案的发展和运行需要一定的技术支持

由高水分小麦干基含水率随时间的变化曲线可以看出，物料厚度在3.5～6.5cm范围内，薄层厚度大的物料比厚度小的物料可获得较大的干燥速度。在干燥起始阶段，随着物料厚度的增加，单位时间内物料水分的蒸发量明显增加，其根本原因在于物料薄层厚度增加，干燥热空气在物料层中停滞的时间增加，湿——热交换进行的比较彻底。高水分小麦的薄层厚度越大，高水分小麦籽粒中所含有水分也就越多，拥有足够多的水分供其干燥，所以薄层厚度大的物料干燥速度高。但如果物料层厚度过大，将会增加干燥设备中风机的载荷，致使物料干燥速度的降低。根据试验结果得知不同薄层厚度条件下高水分小麦的干燥速度之间差异显著。

建立电子会计档案需要大量的技术支持。电子会计档案的信息水平越复杂，对计算机程序化操作的技术要求就越高，这就需要专业的技术人员来操作和完成。如果计算机编程技术出现故障，仅靠普通财务人员是不可能实现维护和恢复的。

四、财务共享模式下会计电算化档案管理的实用价 值

（一）文件分类处理大大提高了文件管理的精细化程度

电子会计档案的建立可以有效实现会计大数据的相关分析。最直观的大数据分析模式是通过每个用户的财务行为记录进行全面的数据收集和统计。与传统的财务纸质档案相比，大数据技术分析下的财务电子模式可以更准确地分析财务收支和用户分布情况，从而帮助企业更有效地挖掘潜在客户，并将企业相关产品销售信息推送给他们。同时，对国民经济形势的整体控制和发展方向的分析也需要经济大数据的服务和技术支持。只有更加创新的信息和数据处理模式才能不断适应当今经济的高速发展，满足社会经济对企业更高的发展要 求。

（二）实时更新数据可以有效提高文件管理的有效性

传统的会计档案数据信息大多是静态的，数据之间往往没有直接的联系。而会计电算化模式下的财务共享档案的数据信息不仅可以独立存在，而且可以与其他信息相联系。例如某分公司的财务人员对文件进行分析扫描，基于图像识别技术，自动读取文件信息，然后发送到云进行后续处理，同时，根据文件类型便于后续查询，为企业决策提供依据，有效保障财务档案管理系统的有效性。在财务共享模式下，基于财务共享云平台，将文件数据信息存储在云端，利用大数据和云计算，

（三）节约资源，降低财务管理成本

计算机网络技术的快速发展和大数据技术在会计行业的推广应用，将进一步推动会计行业信息化的快速发展，电子会计档案系统应运而生。电子会计档案不仅极大地提高了会计档案管理的质量和效率，而且有效地提高了财务人员的工作效率，进一步降低了财务管理成本，提高装置的运行效率。因此，建立电子会计档案管理系统，现有财务共享平台不仅可以降低数据传输的成本和风险，在实际工作中还有效地进行收集、分析和研究会计数据，大大提高数据的正确性、及时性和安全性，从而有效地提高数据流程操作的质量和水平，强化风险控制的质量。

（四）有利于提高财务管理的效率

传统的财务纸质文件管理模式中，产生于各个环节的纸质文件需要专门的人员花费大量的时间进行分类和管理。随着企业的不断发展，财务账目的不断增加，企业每年的财务纸质档案也在不断增加。各种数据的分类、归档、维护和监督已经成为需要大量人力消耗的工作。而建立财务电子档案管理，可以在网络上直接处理和操作以往繁琐的财务程序，财务档案管理也可以利用计算机进行高效的分类管理和分析存储，从而大大节省了人力、物力和财力的消耗。与传统的文件管理模式相比，它更加方便、高效。

（五）有利于会计大数据的合理开发和利用

在大数据时代，档案资料共享是所有行业的主流趋势之一，有必要明确档案的分类，并对其进行整合。在传统的会计档案管理中，档案的分类主要依靠人力工作分类，将原始文件按不同类型编号，统一管理，这样依靠人力进行文件分类，费时、费力效率不高；而在财务共享模式下，会计档案电子化管理是基于FSSC 云平台，利用软件进行档案电子化分类信息录入、分类、整合。不同类型的文件放在不同的文件夹中，每个文件夹存储一种类型的文件。文件夹中的信息也可以自动编码，从而大大提高后期结账的效率。

（六）有利于财务信息的监督检查

传统的财务记录均为纸质记录，便于直接阅读和查看；然而，电子财务记录，需要在电脑的帮助下，借用于某些互联网的移动设备、系统软件等，以视图等形式出现，从而降低了电子记录的视觉吸引力。在某种程度上，导致档案的使用者无法在数据、档档案之间进行有好的交流[2]。

五、信息化背景下建立和完善电子会计档案的实施策略

（一）加强电子档案管理系统建设

在实际对在公路沥青路面开展施工的过程当中所需要用到的原材料，一般要选择干净、干燥且不包含其他的杂质的材料，因为这样的材料才能真正意义上提升施工质量。说明我们在对原材料进行选择时，必须要做到细致认真，最终选择的每一类原材料，都必须要与公路建设施工相关的规章及标准相符合。但是许多企业相对来说更加重视材料成本的控制，所以选择材料时很容易出现偷工减料的问题。此外在对材料进行选择的时候，还要考虑到季节性的要素，不同的原材料有不同的环境要求，受到外界的降水、温度等条件影响，其质量指标也必然会有一定的变动，即便是符合所有施工要求的原材料，如果不能做好合理贮存、合理利用，都无法确保施工成果[2]。

1) 综合报警一览。提供实时报警一览信息。每条信息包括: 报警/预警位号、位号描述、报警类型、发生时间、确认时间、恢复时间(历史数据)、优先级等。对于每列的信息，可以通过设置过滤、排序等，更新一览表，也可以选择不同的时间段、报警类型、工艺区域等查询报警信息。

建立财务电子档案需要严格的内部管理制度为前提。与传统的纸质档案相比，电子会计档案需要企业建立更加全面的内部管理制度，并完善和补充一些传统纸质档案管理中不存在的内容。对于电子档案，主要的管理手段需要技术性、程序性、多样性和灵活性。从而保证电子会计档案信息的准确性和可靠性。

（二）完善电子会计档案的管理原则

电子会计档案的整理，一般需要遵循三个基本原则：管理要求的统一、档案形态的统一、分类标准的统一。在对会计电子档案序列号进行编码时，需要尽可能体现数据信息的基本特征，以保证分类归档的适用性、规范性和科学性。此外，金融电子档案的分类编码应充分预留未来工作数据的扩充空间，以满足未来工作的扩充需求。

一级节点有宁德市蕉城区霍童溪，七都溪，金溪，飞鸾溪干流，洪口水库以及虎贝水库码头的游客服务中心，共6个。

（三）加强加密技术的应用，严格操作权限

新发展的电子档案与传统的财务纸质档案管理系统不同，在财务电子档案系统下实现了数据和财务数据的集中存储和管理，而不是各部门分散管理，这在很大程度上增加了财务档案的安全风险。因此，对金融电子文件系统进行加密，明确经营者的权限，是一个非常重要的实施策略。

（四）建立专门的内部控制监控制度

内部控制的监督与控制也是企业发展的必由之路，关系到企业未来的长远发展。企业可以设立内部审计和监督岗位，专门操作企业内部监督制度，定期对企业的一些违法违规行为进行监督，不定期对企业的凭证、单据进行抽查。

（五）财务人员专业素质的提升

财务共享使得财务人员更高效地关注财务过程的最后一环，这对财务人员也有了更高的要求。他们需要关注业务的整体控制和财务报表的分析。通过对财务报表的研究和解读，我们可以为管理层的决策提供有用的财务信息。

六、小结

随着信息技术的不断发展，为了满足财务管理准确、方便、高效的需求，提出了一种创新的会计电子档案管理系统。随着计算机和信息科学技术的不断发展，财务工作逐渐进入了大数据的新时代。在这样的背景下，会计档案的管理正逐步由纸质档案向电子档案转变。因此，正确认识电子会计档案的特点和优势，进而合理、充分地分析其建设与发展路径，是确保会计档案管理持续发展的必然课题。