市场经济和人才流动背景下大型公立医院人才档案管理研究

武汉大学中南医院 王 悠

在市场经济自由、开放、有序的大背景和新医改的趋势下，伴随社会的快速发展和人事制度改革的不断深入，医院人才的流动日趋频繁并逐渐成为常态，尤其对于大型公立医院来说，愈来愈激烈的竞争使得人才在医院中发挥的作用显得更为重要。人才的合理流动是一把双刃剑，优秀的人才有利于医院医疗卫生事业的长足进步和发展，但同时人才的流动也给医院人事档案管理带来新的挑战。如何充分发挥人才人事档案在大型公立医院人力资源管理中的积极作用，并从档案管理的角度为医院合理甄选出最合适的人才，意义不言而喻。

一、市场经济条件下人才流动的制约因素

市场经济条件下，人才的流动受价值规律的影响，个人可以通过发挥主观能动性获得更好的发展，寻求物质条件和发展环境的改善。人才流动已成为市场经济条件下时代的一种基本潮流，虽然市场经济存在自由性、竞争性的特点，但在西方经济学中仍将个人作为理性“经济人”，认为人们都是根据利益最大化来进行流动的，因此人才的流动存在非理性因素。在人才流动过程中，有许多原因制约着人才流动的合理性，其中，制度因素对人才流动的影响是复杂且巨大的，体现在如社会保障制度、工资福利制度、身份管理制度、人事档案管理制度等方面[1]。人事档案记载着人员的全部职业资料，不仅与薪资待遇、社保等挂钩，也具有一定的法律效力，就目前的形势看，人才流动受人事档案制度的影响尤为突出。尤其在医院这一行业范围内，随着新医改政策的不断深入，各个单位也在不断探索如何在增强人才流动的同时实现人才流动的合理性和有序性。在这一过程中，流动人才的档案管理呈现出许多新的问题。

二、医院人事档案管理存在的问题

医院人事档案记录和反映了员工的学习和工作经历，汇聚了员工多年来生活和工作中的各个重要阶段和各项技能水平，这些原始的记录和信息能够为用人单位提供重要信息。随着市场经济的发展，人才的流动具有动态性，以往“从一而终”的观念逐渐变成用人单位和人才之间互相选择、互利共赢的过程[2]。在这种形势下，医院人才档案管理出现了日益凸显的问题：

（一）人才流动和档案转递不同步

根据“档随人走”的原则，人才的流动应与档案的转递保持同步性，但往往因为用人单位迫切需求人才尽快入职的心理以及原单位可能存在的“不放人”的心理，经常导致人才已在用人单位就职[3-4]，档案却迟迟无法转入的情况。这种“人档分离”的现象，可能会进一步导致人才的档案变成“死档”或“弃档”。同时，这也在一定程度上存在用人风险，通过对人才档案的全面审核可以为选择合适的人才时上一份“保险”。

（二）缺乏管理意识，档案管理人员专业化程度不够

目前，大型公立医院普遍对人事档案管理工作不够重视，缺乏管理意识。医院中没有专职的人事档案管理人员，大部分都是由从事人事工作的工作人员兼任，一方面由于日常工作的繁杂无法深入开展人才档案管理工作，另一方面，由于缺乏专业的培训和指导，对于档案管理的系统知识和管理流程不够熟悉，对于流动人才的背景不能作出准确的判断，降低了人才档案管理的效率。

（三）人事档案管理信息化程度低

由于大型公立医院普遍对于人事档案管理的重视程度不够，因此在人事档案管理和人力物力方面的投入也较为缺乏。医院普遍仅从吸引人才的宏观层面力图能够甄选到更多更合适更优秀的人才来医院工作。但人事档案管理的落后在一定程度上为人才今后在医院的发展带来了一些阻碍，尤其对于越来越多引进的外籍人才，他们的人事档案可能存在信息资料的严重缺失等问题，今后如果个人需要档案中的某些材料则会给他们造成不便并带来失落感。由于职工人数众多，档案信息技术发展水平的滞后、档案管理系统或软件缺乏实际应用等问题限制了人才人事档案管理的规范性和及时性。

三、加强医院人才档案管理的措施

人才是市场竞争中十分重要的资源，也是大型公立医院发展的核心重点之一。人事档案作为个人身份、学历、资历等方面的原始记录和证据，具有一定的法律效用，记载着每个人一生的发展轨迹。人才流动的动态性对于人才人事档案管理的及时性和规范性提出了更高更严格的要求。

本文采用访谈法，通过对某大型公立A 医院近三年引进的人才、原单位及其人事档案的现状调研，了解到近五分之一的人才人事档案仍在原单位[5]。通过对人才、档案管理人员的访谈，分析了造成人才人事档案未能及时“跟人走”的主要原因有以下几个方面：

首先，由于人才和原单位在办理人事关系转移等手续时，未能提前沟通好各个环节的流程和时间节点，导致手续未完全办理完毕人才便将工作重心放到新单位的业务上，后续也无专门的时间继续跟进相关事宜；其次，用人单位和原单位档案管理人员并非完全为“科班出身”，大部分情况为人事管理部门工作人员兼任档案管理员，他们无法从日常的事务中脱离出来专门开展档案管理，导致面对引进人才档案这种较为复杂的情况无法及时做出及时、有效的反应，一定程度上影响了档案转递的时效性。此外，人才引进后，对于与人才相关的档案信息的及时整理与更新存在滞后性，导致人才的档案材料缺失的越来越多，为后续信息的利用和查阅带来较大的阻碍。

在医疗卫生事业发展脚步逐渐加快的今天，大型公立医院与其他医疗机构间人才的流动性增强，如何从档案管理的角度提高服务水平，尤其是针对容易被忽视的人才人事档案的完善管理，如何让人事档案为人力资源管理提供有效帮助，从而吸引、留住更专业、更优秀的人才，实现医院的长足发展，解决上述问题呢？

（一）加强人才档案转递关联单位的联动性

当今的社会是人才流动的社会，用人单位、人才、人才原单位与人才市场之间存在着密不可分的联系。人才的流动性和市场的开放性决定了如果要在人才竞争中立于不败之地，需要拓宽人事档案管理的固化思维，摒弃以往的“观望”和“守旧式”管理理念。在人才与原单位进行工作交接时，用人单位也应与人才和其原单位保持密切的联系，及时提醒人才办理相关手续时的注意事项和时间要求，同时，尤其对于来往较紧密的单位，应建立良好的关系，双方沟通好档案转递的流程和时间节点，便于在规定的时间完成档案转递的手续。

（二）甄选培养专业性档案管理人员

档案管理日趋严格和多样化的要求，需要单位甄选并培育专业性的档案管理人员。只有具备相应的档案管理专业知识，同时将专业知识和具体实际相结合，在掌握基本操作技能的前提下，辅之以创新的管理理念，才能满足医院人事档案管理的要求。在面对人才的档案管理出现的难题时，才能尽快找到解决的方法。

（三）利用信息化手段及时归档人才档案资料

信息化技术的发展对于医院人事档案管理提出了更高要求，人才流动的频繁性和复杂性亦需要通过信息化手段及时更新完善相关信息[6-7]。医院须建立档案管理的数据库系统，与相关部门建立联动，提前提醒相关部门将人才的档案资料及时交至管理员归档，保证人才进院后的信息是完整且连贯的。信息化的手段对于今后查阅、保存数据所产生的作用是不容小觑的。

四、结语

在日益自由、开放的市场经济发展背景下，人才的流动也更为频繁，人才的档案管理作为流动过程中十分重要的一环对用人单位与原单位、医院内部各个部门之间的配合度都提出了更高的要求。人才档案转递的不及时可能会影响人才与原单位之间人事关系转出的及时办理，甚至可能会带来财务方面的纠纷，影响人才、原单位、用人单位的信誉度。市场经济的开放和竞争性，使人才的竞争变得更为激烈，人才流动性为医院人事档案管理带来的挑战，需从人才、用人单位和原单位等多个方面着手，梳理档案转递的相关流程，同时在内部加强档案管理人员的专业性，辅之以信息化的手段及时更新档案资料[8]，为人才的引进和留住人才打好坚实的基础，更好地提升医院档案管理的水平。