校企合作信息化档案管理体系构建研究

王述刚 孙鹤阳

（1.滨州职业学院；2.山东省北镇中学，山东 滨州 256600）

随着现代技术不断创新与发展，我国的经济社会得到全面的发展，也有力地促进了信息技术不断进步。我们已经进入了信息化时代，各行各业都引进了现代技术，有效促进了工作地发展。只有不断创新技术形式，才能更好地提高工作效率，紧跟时代步伐，积极引进先进技术，通过技术创新与改良，提升档案工作能力，才能更好地推动校企合作档案管理工作发展，提升自身工作效率。高校承担着教育教学的重任，为社会培养了大批人才，为了有效保证人才与社会的对接，高校与企业进行了合作，通过校企联合办学，使学生更加具备社会、职业性，为全社会培养出有用人才，学生能够通过在企业的实习，提升专业应用能力。很多企业为了更好地选择人才，直接与高校对接，与高校进行合作办学，培养自己需要的人才。为了更好地管理校企合作模式下的档案工作，则需要通过现代化手段科学管理，才能确保档案管理质量，更好地服务学校与企业。通过良好的档案管理，进一步促进学生就业，推动高校与企业互惠互利全面发展。

一、校企合作模式下档案管理存在的问题

（一）合作模式下的创新意识不强，思想观念落后时代

档案管理工作是学校管理的重要部分，特别是在校企合作前提下的档案管理，难度更大，需要管理的内容增加，但是，在很长一段时间里，部分高校领导并不重视这项工作，不论是传统的教学工作中，还是当前的校企合作中，他们认为档案管理就是收集、保存这样的事情，没必要进行大投入，在这样错误的认识下，导致了很多的高校从上到下不重视档案工作，更谈不上为企业与学生服务了。档案相关的管理人员也没有自信心，认为自己的工作确实不重要，没有经济指标，没有管理方向，一些档案管理人员把自己的工作定位为保管、装订等，不与高校教学、科研、校企合作发生联系，很多的学生档案不全面，如果有人查询资料，就是领导口头答应一下，档案室签字就万事大吉了，只要保证档案不丢失，能够应付上级领导检查就是尽职尽责，没有现代管理的理念，更别谈创新内容了，对自身工作产生怀疑、轻视，何谈校企业合作模式下进行积极主动创新，无法更好地服务校企合作。

（二）校企合作模式下档案管理效率低，手段技术落后

当前，高校招生越来越多，校企合作更加广泛，学生档案内容增加了，学校的管理任务更加艰巨，要想全面管理好学生的各级档案，确保详细记载好学生入学、实习、毕业、就业等信息，则需要更加强大的现代化设备，才能适应新变化，服务校企合作。单纯传统人工档案管理方式已不符合时代发展。当前，虽然各个高校都为档案管理配备了一部分计算机，但是，在校企合作的新模式下，面对更加复杂的信息量，硬件并没有发挥出作用，大部分管理人员只是利用电脑简单做好学生在企业实习的数据录入、打印等，而对于学生在实习过程中表现无法进行条目检索应用，学校、教师、企业以及学生要想查询实习期间的档案，资料不全，工作的整体效率不高。

（三）档案管理人员无法适应校企合作管理

高校自身并不重视档案管理工作，再加上校企合作过程中产生的大量信息，需要专业人员来管理，但是，一些档案人员还承担其他工作，档案管理只是各项工作的一部分，受到各方面因素的影响，一些档案工作人员从招聘到入职并没有经过良好的培训，受传统落后观念影响大。有一些虽然是专业档案毕业的管理人员，也会在这样的环境影响下产生思想变化，认为自身工作的价值不大，这样的工作状态下，无法进行创新与改变，工作积极性制造，不利于人才的培养，不利于校企合作中的专业队伍建设。大部分档案管理人员自身学习能力不强，面对复杂丰富的学生实习档案，没能有效利用好计算机进行工作，计算机知识掌握不多，不能满足校企合作条件下的信息化需求。

二、校企合作档案管理信息体系建设需要遵循的原则

（一）校企业合作档案管理“双轨制”原则

校企合作的档案管理必须要遵循双轨制原则，这样才能确保各类档案的完整性，这项原则主要就是要求在档案信息化实现过程中，不但要推进电子版本应用，更不要抛弃纸质档案的收集，有一些学生实习等档案一方面要求纸质版，另一方面还要有电子版，以此，全面保证档案完整性，是校企合作中档案管理的重点课题。一些信息化平台与系统建设尚未成熟的高校，更需要以纸质档案为主，更好地保存学生实习信息，方便电子查询，保证了校企合作档案管理真实性，提高实习档案检索应用能力，满足企业、学校、学生对档案的多样需求。通过双项原则的应用，全面保证校企办学特色特点，有力的避免了学生实习档案的丢失，为校企合作提供更多信息支撑，更好地推动学生与企业的良性对接。

（二）校企合作档案管理全周期原则

校企合作档案管理要全流程、全周期，形成一个良好的系统，才能有效保证校企合作的成效，保证档案利用价值。校企合作档案管理不但要做好日常和保存与管理，更需要进行长期跟踪，有效做好档案的存储，只有这样，才能在一定周期内更好地在校企合作中，为学生、学校、教师、企业提供充分的信息内容，保证学校与企业整体需要。从学校、企业、学生角度看，周期性是关键，因为在一定的周期内，档案是有一定价值的，周期行为包括档案产生、存储、借阅及销毁，这是一个全面的过程，只有在这个过程中，做好档案的对接与使用，才能实现全周期管理，有效服务好校企合作，提升档案管理质量。

三、校企合作档案管理信息体系建设过程

（一）档案信息化的管理体制设计

校企合作是当前的总趋势，通过与校企的联合办学，不断提高学生的整体素质与专业能力，而在校企合作模式时期，要想全面做好档案管理工作，则需要根据自身的实际，做好档案信息化管理设计，更好地服务学校与企业，用科学的运行体制满足学校与企业的共同需要，在充分融入计算机技术与互联网技术，通过工作与技术的有效结合，全面提高校企合作档案管理领域效果。要充分认识到校企合作条件下的信息化重要性，在新时代背景下做好学生实习等档案信息创新，与时俱进跟上时代，不断形成以电子化为主的档案管理体制，推动档案管理自主化、信息化，方便对校企合作学生档案的查询与共享。

（二）校企合作档案信息体系标准的制定

管理标准是一切管理工作的前提，面对校企合作新模式，一定要全面提升能力，才能适应新时期发展。为了保证校企合作中档案管理效果，就要做好标准规范设计，全面保证学校与企业紧密联系，提高各流程科学化、系统化、可视化的水平，全面为校企合作档案信息化活动提供充分保障，标准能够使管理活动有章可循，为管理指明方向。

（三）校企合作档案信息化系统的开发

高校的管理模式大多数一致，但是，在校企合作中，则体现了个体差异化，一些高校根据教学特点，专业设置，往往会与企业联合办学，为企业培养专业人才，而很多的企业也会与高校联合办学，为企业培养能够毕业就上岗的人才，为了适应校企合作，就要不断突出管理层次，最大程度发挥信息化效率的功能。高校与企业合作，会产生更多的信息，要想对学生全面管理，就需要开发和设计出以学校、企业、学生等用户为中心的信息化平台系统。

（四）校企合作模式下档案信息体系人才的培养

校企合作模式下，高校面临更多的管理内容，学生校外实习档案至关重要，高校需要针对当前档案信息化人才短缺的事实，全面做好专业化人才培养，通过系统的专业知识培训，提高管理人员整体素质，才能更好地服务学校与企业。加大人才培养力度与效果，根据校企合作模式下的系统平台应用，在实践中培养专业性强的档案管理人才。为了更好地服务学校与企业，则要管理人员熟知档案管理专业知识，精通电脑操作系统，让全部档案管理人员都能掌握数据录入、后台维护、公众号信息、企业信息收集等更新工作方法。

四、校企合作条件下如何进行档案管理信息化建设

（一）建立符合校企合作的数字化平台基础

校企合作中的档案管理是一项专业性强的工作，要全面保证软件和硬件的兼容，才能有效提高管理效率与质量。当前，电子化信息化是趋势。要科学选择管理软件，才能更好地服务学校与企业，不同软件支持不同口令，为了保证高校在合作前提下的档案管理效果，则要以高校档案管理为基础，做好校企合作条件下的程序设计，全面开发使用各种软件。当前，软件系统包括安全系统、操作主界面、数据库、调度程序等都。档案管理硬件系统包括计算机设备、打印机、扫描仪等，通过硬件系统维护，保证日常工作输入与录入、查询与使用，服务好学校与企业。

（二）建立校企合作的档案数字化渠道

档案管理数字化是校企合作条件下现代技术应用的基础，通过对校企合作中产生的图纸、照片、录音、录像等内容的采集、录入，更好地实现现代化信息渠道，有效保证校企信息精准处理，保证高校与企业合作过程中信息端口互联互通，双方面输入与管理，方便各层次人员对信息查询、统计、共享的需求。

（三）建立校企合作新型档案管理服务中心

高校与企业联合办学越来越紧密，增加了档案的管理难度，为了全面保证档案管理科学化、系统化，更好地服务学校与学生，高校档案信息要连接企业和高校，展示学校和企业形象，在校企联合办学中，能直接对接企业与学校，现代化档案管理实现校企共赢。

结语：校企合作模式下，高校档案信息化、数字化管理是未来的趋势，要紧紧抓住大数据应用的时代背景，提升档案管理工作质量，通过数字化平台体制科学构建，形成档案管理各项标准规范，推动学校与企业合作进程，更好地满足校企合作条件下的档案管理需求。