档案管理应对灾害的预防及保护

邹宁宁

（中共鞍山市千山区委综合事务保障中心，辽宁 鞍山 114041）

引言

在现代社会中，档案信息记载着人类的历史和文化，档案的完整性是人类文化的完整性，档案信息安全及抢救工作是档案管理人员的重要工作内容，它不仅关系到社会的经济发展，而且还对社会的安全稳定具有一定的影响。对不同灾害及档案保存状态进行科学合理分析，才能够制定完善的应急保护措施，才能保护好档案。

一、档案管理的意义

由于人类前期对保护环境认识不足，导致自然灾害频发，而人类档案安全管理面临较大挑战。特别是进入信息化时代后，电子文件自身的特点引起了人们对档案安全的热烈讨论，在此背景下，开展档案管理应对灾害的预防及保护具有重要的理论意义和价值。

二、档案灾害的概述

档案灾害主要是指由于人为因素或自然因素等不可抗拒的原因引起的，对档案的载体造成破坏的事件。由此可以发现，档案管理主要面临的危害就是人类或自然灾害等突发事件，档案灾害可通俗的认为无法预料的且具有较大毁灭性的事件。

按照档案灾害发生的来源进行分类，大致可分为以下几类：①库房外部自然灾害，库外或机房外有害天气（山崩、泥石流、台风等）会对档案造成较大影响；另外工业事故，主要是指爆炸、核事故以及工厂污染等对档案造成毁灭性破坏；②档案馆内管理问题，档案馆未及时进行电路线路检查，导致火灾发生；水管破裂、偷盗、虫鼠灾害等也会造成较大影响；③个人或团体的故意破坏，存在个人和团体冲突故意纵火、破坏电力设备等；④计算机系统安全威胁，计算机设备可能会因网络病毒导致档案文件丢失。

三、档案灾害管理预防

（一）档案灾害预警系统的建立

在各种灾难即将发生之前，应当从各个角度、方面进行监控，做好预警信息的收集。如何准确、高效地进行信息采集是至关重要的。对采集到的信息进行全面分析，可以得出可能引发的各种灾害的风险信息，从而使档案管理部门将灾害消灭在发生之前，或最大限度地降低灾害对档案造成的损害。档案管理部门应当时刻关注政府相关部门发出的各种预警信息，并收集各新闻媒体反馈的预警信息，例如报刊、电视、网络等，这些渠道都能够快速捕捉到及时信息，另外在政府的官方网站也会不断发布各种预警信息，档案管理部门应当安排专职人员对这类信息进行收集。

档案灾害预警体系建立应依据以下几个方面的原则：

第一，预防为主原则。无论电子档案还是纸质档案都是不可再生资源，一旦遭破坏之后就很难再回复原有的信息，即使后期采取了补救措施，也很难恢复原来有的信息。因此，各单位的档案管理部门一定要重视日常管理与维护工作，特别是要做好档案灾害的预防工作，使档案工作人员从思想上认识到预防的重要性，建立档案管理的预警机制，制定各种预警方案，并要注意落实到位。

第二，及时处理原则。当发生突发灾害时，档案管理相关部门一定要做好及时处理工作，第一时间采集有用的信息，并将信息迅速传达给相关部门，通过各个部门之间的相互协调来处置，尽可能降低、减少灾害对档案造成的破坏；建立畅通的灾害通信网络，当有突发事件发生时，能够通过这种网络渠道，迅速通知到各个部门及重要的人员，从而使各部门及相关人员及时做出响应，从而立即做出应对；建立信息反馈制度，档案管理的各个部门应当据有良好的信息反馈制度，当有灾害突发时，能够迅速反馈到相关部门，减少各种不必要的信息传递，节省宝贵的救援时间，从而能够在短时间内形成协同处理。

第三，坚持灵活可控原则。由于灾害发生具有不确定性，档案管理部门应当制定较为灵活的方案，在方案运行的过程中，可以根据突发事件的变化，灵活的改变任务目标，这种灵活的应变能够有效地降低灾害对档案造成的损害；加强不同部门之间的协同作用，在突发灾害发生时，需要面对的问题比较复杂，往往会涉及到不同的专业领域，仅凭档案管理部门难以完成对事态的控制，因此需要建立较为良好的协同处理能力，使突发灾害发生时，各部门之间能够迅速协同起来，应对困难。

第四，坚持科学管理原则。档案灾害预警体系的检测要具有科学的指导，检测应当是全面完整的，预警系统应当能够对体系进行全面、真实的反映，进行全面的检测；预警体系应当还具有预测的功能，通过对当前事态趋势的分析和实时监控，从而能够给档案管理相关人员警示，将可能发生的突发灾害消灭在萌芽之中；预警系统还应当是一个动态发展的系统，档案管理人员应当不断向系统内输入各种可能引起灾害各种条件，从而使预警系统能够实现自身的动态跟踪，使预警系统能够不断改进，不断发展；预警机制应在实践中进行检验，可利用各种灾害发生因素进行模拟，从而检验系统的准确性与可靠性。

（二）预警分析系统

预警分析系统是指将上述收集到的信息进行整理、分类、加工，全面分析找出问题存在的核心隐患。预警分析系统应具有对收集信息的分析评估能力，因此这就要求灾害信息数据库信息要全面，此外，结合专业人员对信息数据库进行完善，对已经发生过的类似灾害进行分析、评估，得出灾害发生的原因、过程，以及灾害造成损失评估等。

虚假信息和干扰信息有一定的误导作用，因此应当专门进行记录，防止这类信息在数据信息库中存在，通过对信息的判断、识别和分析，从而使灾害管理信息分析系统较为全面、真实的反应情况，最后结合人工的判定，得出较为准确的结果，从而为后续的决策提供建设性意见。

（三）预警决策制定系统

这主要是根据不同灾害结果可能造成的损失进行分级，一般而言，档案灾害预警分为四个登记，预警标志分别采用红色、橙色、黄色、蓝衣，预警级别越高，对档案信息的危害程度越大。在具体的决策系统中，系统根据信号或指标的水平进行灾害预警级别的判定，以及是否发出灾害警报。

四、档案管理应对灾害的保护措施

（一）组织保障

档案管理应对责任到人，单位应当明确档案突发灾害的防护人，在责任人的领导下开展各种抢救工作，责任人应当负责突发事件的指挥、管理以及协调不同部门之间的工作，从而提高抢救效率。

（二）资金保障

各种灾害性突发事件的发生通常需要消耗较大的资金去处理，因此资金的保障是十分重要的。根据档案灾害应急抢救工作的需要，单位应当储备专门的应急经费，或单位负责人及时向当地政府申请补助经费，关于申请补助经费的这一事项，应当在日常工作中，提前将各种手续准备好，甚至直接备案在相关单位，当事故发生时简化流程，可直接放款，从而进行应急抢救工作。

（三）人力保障

国家档案机关及各级党委、事业单位等，都应当建立档案灾害应急管理队伍，在应急抢救队伍中，抢救人员应当熟悉档案馆的各种结构，例如水电、消防、电路以及如何将进行抢救等，从而提高抢救的效率。

（四）物资保障

建立健全物资保证的各种物质基础，档案馆应在日常的维护管理工作中做好物资的各种从储备，例如当档案馆有明火出现时，抢救人员能够就近取得灭火沙，从而在档案灾害发生时具有主动权，而不是被动地去寻找个中物资。

（五）通讯保障

档案应急抢救小组中每一位成员，都应当具有其他抢救人员的联系方式，或提前建立好各种联系群，当有突发事件发生时，能够第一时间联系到其他抢救人员，从而使其他人员能够在最短的时间内到达抢救现场。

（六）技术保障

档案应急抢救时间非常紧迫，当面对灾害发生时，抢救人员应当具有较高的理论水平与实际操作技术，这样才能保证应急抢救的质量，提高抢救的工作效率，降低档案的各种损失。尤其对于火灾的发生，抢救人员应当具有较强的处理能力，利用各种可用的灭火设备，由于档案的特殊性，通常需要储备二氧化碳灭火系统。抢救人员应当熟悉档案馆的各种灭火系统，在突发灾害发生时能够第一时间启动应急预案。因此，档案馆应当注意在日常管理中提高对抢救人员的技术培养，从而使每个抢救人员都具有较强的专业技术理论与实操技能。

结束语

综上所述，任何地方的档案机构都能面临突发灾害的袭击，对档案信息造成破坏。因此，应当从上述组织保障、资金保障、人力保障、物资保障、通讯保障以及技术保障六个方面入手，此外还应当注意各种突发灾害的预防，建立健全档案资料的保护制度，并注意将各种制度进行落实，从而提高档案管理信息的安全程度，减轻突发灾害对档案造成的损害。