医院固定资产管理系统设计及应用

南京医科大学第一附属医院（江苏省人民医院）信息处 王明昊

在我国公立医院改革试点推行、新医改如火如荼进行的背景下，医院的进一步发展需要使用全新的信息技术手段，挖掘自身潜力，应用现代化的管理思想对医院的财务运营进行有效的计划、组织、实施、监督，而原本的笼统、粗放式管理弊端日益严重，精细化管理是未来必然的发展方向。

固定资产管理作为医院财务管理体系中极为重要的一个组成部分，固定资产管理的精细化水平，也在极大程度上决定了医院整体财务管理以及营运管理的精细化水平，加强医院资产监管，保证全封闭运行，提高资产使用效益，成为当前医院财务管理亟待解决的重点问题。并且，传统的手工盘点方式也有诸多不便，实际使用中资产的实物管理和清查也有很大数据安全隐患。因此，在医院引入和实施基于条码定位管理的固定资产管理系统，对于降低医院运营成本，提高医院运营效率具有非常重要的意义。

一、当前医院固定资产管理面临的挑战

随着我院业务数量的不断增加以及新院区、新大楼的投入使用，医院对外医疗服务的不断深入，资产业务的不断增长，我院拥有的固定资产数量也随年递增。并且存在着分类多、数量大、价格高、规格杂、地点散的特点，而传统的固定资产管理模式存在着“物不清，账不准”、资产生命周期管理不完善等先天缺陷，传统医院固定资产的管理不仅占用了医院大量资金，易发生“跑、冒、漏”等现象，这也直接影响到了医院运营成本和整体管理效率。

在实际的医院固定资产管理工作中，由于对本院资产的现状不清楚，业务流程不熟练，管理方式落后等原因，也会造成很多问题，例如：领导决策方面，领导者决定储备量时不考虑或不清楚实际消耗，造成资产大量压库、占用人力成本，进而导致报废、损坏；业务制度方面，传统的流水账手工管理模式，往往会造成物资储备散乱，各个部门“各扫门前雪”，工作随意，物资账与经费账脱节等现象；资产使用方面，重经营、轻管理，缺乏计划、合作和追踪相结合的管理思想，造成浪费，同时也会产生更多账目不符的隐患。

并且，与近十余年医疗信息化的快速发展相比，医院财务信息化的发展相对滞后，财务管理的信息化基本上只涉及了财务核算方面，距离医院经济运营管理系统还有较大的差距。而医院固定资产管理业务作为医院营运管理的一个重要的组成部分，现有的固定资产信息系统早已不能满足医院经营管理的需要。而同时，医院信息化的发展与提高医院运营管理水平之间逐渐形成了相互的矛盾：一方面，医院运营管理水平低，经济效益差，会导致医院信息化投入降低。另一方面，在缺少信息化系统支撑的情况下，医院营运管理的水平也难以提高。

二、医院固定资产管理系统的架构设计

（一）总体目标

考虑到医院资产业务的特殊性，固定资产管理的总体目标是： 采购规范、储存合理、供应有序、减少损耗、合理使用、全程监控、精细核算、动态监管。结合医院固定资产的实际管理经验，依托信息技术手段，按照资产在医院营运过程中的使用规律，科学界定资产字典目录。在资产全生命周期中的各个阶段设置相应的功能模块，实现全过程的资产管理、数据共享。

在细节方面，实现全院固定资产的精细核算与动态管理，实现全院固定资产统一标识（条码化）管理，实现对房屋功能结构空间的统一标识管理，实现设备存放和科室分布的空间定位管理，由此实现对医院资产的全生命周期的管理与追踪掌控。

（二）主要系统功能

1.基础字典优化，建立切合我院实际情况的资产目录

我院的固定资产目录管理，参照了中华人民共和国国家标准固定资产分类与代码（GB/T 14885-2010）。然而，在实际使用发现，国家标准的固定资产目录并不能完全符合医院的实际应用需求，经常出现没有对应的标准目录或者对应目录模糊不清的情况。对此，我院通过严格仔细的专家论证，并结合医院实际使用情况，在国家标准的基础上，建立了符合我院实际使用情况、切合我院固定资产管理业务的资产目录。

固定资产目录，是条码化管理固定资产的基础，制定统一的固定资产目录需遵循以下原则：明确所有部门对于固定资产的统一定义分类，明确共同的管理对象，防止出现差异。资产信息扩展细化，不仅要包括资产本身的价值信息，还应包括资产部件、附属资产的全生命周期的全维度信息。

2.房屋功能结构空间的统一标识与资产定位管理模块

在传统的固定资产管理模式中，由于固定资产使用时的不确定性与特殊性，资产位置分散，线上与线下操作具有时间滞后性，账物不齐的情况十分普遍，尤其在资产的调拨、借用、报废、处置等过程中，极易发生没有在账面上产生记录的数据变更。我院建立的以房屋管理为基础的资产定位管理，实现固定资产与房屋单元的准确定位，也为资产盘点提供了更为准确方便的盘点操作途径。

3. 资产购置模块

资产购置功能实现从科室资产申购、流程审批、资产购置（采购、调拨、捐赠）、采购审批、资产验收入库以及供应商管理等购置相关功能。科室使用部门需要物资时提出资产申购单，然后由归口资产管理部门审批，并拆分合并为采购申请单。随后由采购部门采购物资，再由管理部门库管验收入库，记录资产卡片，定位资产，最后资产使用部门领取使用。

4. 资产管理模块

科室资产使用的全过程可以跟踪管理， 确保资产在每个环节的管理监控，从而杜绝“跑冒滴漏”，消除管理“盲点”。同时为满足对固定资产全方位、全生命周期的管理监控，资产变更模块与资产处置模块也需做到精细化管理。资产变更包括了资产转移、价值变动、折旧方法修改、多数量资产拆分等多种资产变动情况，资产处置包括资产报废与资产捐赠这两种情况。

5.移动盘点模块

系统设计了定期对库存物资进行盘点模块。盘点方式通过手持式扫码机移动进行，盘点资产在盘点前通过资产目录确定，由院领导发起。盘点资产目录确定后，发送数据包到所用到的手持扫码机，并选择业务活动相对较少的时机，暂停资产目录中资产的申请业务活动，清查各资产账目。盘点时应有分管院领导、财务部门、物资管理部门负责人、成本会计、仓库保管员参加， 严格程序、规范操作、如实盘点，盘点结果接受监督。

6.数据共享，经费物资实现一体化管理

通过与财务系统中间数据库的接口互通，实现了系统数据共享联动。进一步体现了我院从医院营运管理整体的角度出发，提高固定资产监管精度，降低营运成本，为决策者提供最多最有效的信息数据支撑的管理思想。各核算单元在申请的物资同时被计入科室成本，由此就将医院与科室、科室与个人的经济效益结合起来，既带动了科室积极性、减少了物资浪费，也提高了医院的经费使用效率。另一方面，系统也可通过与财务系统的数据互通接口，在严格的授权管理下，为各部门管理人员提供全方位、全维度的查询、统计、分析、监管功能，进一步促进医院经济营运管理工作。

三、应用成效

（一）强化分级管理模式，精细营运管理思路

医院固定资产管理系统的开发及实施将现代化的管理手段引入到固定资产管理中，通过合理利用计算机系统的资源优势，将各归口管理部门连接起来，真正实现资源共享，信息互通，使医院决策者对全院固定资产的使用、经营情况一目了然。通过对固定资产管理系统的应用，强化了医院的分级管理思想。从而建立职责明确，责任到人，分工精细，管理统一的分级式管理思想模式。

（二）数据互通，信息共享

本院医院固定资产管理系统的应用，通过信息共享平台的建立，应用数据接口共享技术，将固定资产信息与其他财务信息统一起来。由此做到资产数据的第一时间同步，保证资产信息的全方位全生命周期的监管，完全杜绝由实物资产管理难度大，信息滞后导致的各种管理问题。

（三） 特色鲜明，有的放矢

本院的医院固定资产管理系统结合了房屋定位管理系统，有效提高了固定资产在实地使用中的信息准确度，最大程度上保证了帐物一致、数据完整、管理全面。一方面通过准确定位提高了管理速度和准确性，另一方面也消灭了帐物差别，提高了经济效益、降低了经营成本。有效监控了各部门的经济活动，提高了资金的使用效率，达到了精细化管理的目的。本系统的应用实施不仅发挥出了医院资产最大的效益，也为医院决策者提供了准确全面的数据依据，形成了一整套科学、合理、全面和高效的固定资产管理体系。