浅论6S 精细化管理在企业档案管理中的运用

2021-11-28王兴

魅力中国 2021年51期

王兴

(黑龙江省八五七农场社会保险事业管理局，黑龙江密山 158322)

档案管理是企业管理工作的重要构成部分，是企业管理的重点环节，新时代还要提高档案管理的规范化水平，全面加强档案精细化管理水平，促进档案管理方法与时俱进，按照6S 管理的方式优化档案管理的具体流程，不断提高档案管理的细节质量，更好地发挥企业档案的服务作用。

一、6S 精细化档案管理的内涵分析

6S 精细化档案管理方法是应对档案管理粗放问题提出的解决措施，引入6S 精细化档案管理理念可以提升档案管理人员操作的规范性，提高企业档案管理工作的效率，发挥6S 理念在企业档案管理工作中的指导作用。6S 精细化档案管理指向了档案管理人员、设备与环境，围绕着提高档案管理质量和保证档案安全开展一系列的工作。

1.整理，主要指向改善企业档案管理工作的价值判断，根据档案管理的需要分清有价值的资源和无价值的物品，围绕着档案管理的需要进行资源、设备、设施的配置，确保工作环境内物品均为有用物品，避免内外部环境不符合档案管理的需要。2.整顿，围绕着档案管理的流程梳理档案管理存在的具体问题，强调设置档案管理有效标识，在规范化理念下提高档案管理的作业效率，创设整齐规范的工作环境，解决档案管理的具体问题。3.规范，保证档案管理所有工作都符合档案管理制度的要求，落实档案管理技术规范要求，达到先进的档案管理工作标准。4.清扫，主要任务在于巩固上述三项工作的成果，进一步修订档案管理工作的制度，确保档案管理工作符合相关技术发展趋势，从而使档案管理操作更加明朗，为进一步提高档案精细化水平提供必要的支持。5.素养，主要指提高档案管理人员工作水平，完善档案管理人员专业素养，加强档案管理技术人员的培训，要求档案管理人员掌握信息化、智能化、专业化的档案管理方法，提高档案从业的凝聚力。6.安全，需要企业档案管理人员维护档案管理系统运转安全，及时的梳理分析档案管理工作中的漏洞和风险因素，根据档案使用的需要完善安全防控措施，保证企业档案在安全的环境下运行。

二、6S 管理用于企业档案管理原则

（一）高效原则

6S 管理的本质在于优化管理的流程，更新管理的方法，强化管理工作的细节，提高管理工作的效率，从而在低成本、高质量目标驱动下提高管理工作整体水平。6S管理理念用于企业档案管理还要把追求效率放在首位,提高档案管理工作的整体质量和有效性。从细节出发防控不合理的因素，从整体上梳理档案管理流程，才能满足新时代档案应用的需要。精细化的档案管理还要落实在具体的项目上，进一步围绕档案管理软件和现场开展档案管理细化工作，确定档案管理工作改革的实施要点，达到全面提高档案管理效率的目标。

（二）人性化原则

档案管理深化改革需要形成全员参与的机制，仅凭档案管理专业技术人员是不足以实现档案管理精细化目标的。企业档案管理还要从以人为本的理念出发，大力提高档案管理部门的服务意识，从档案使用的需求出发，指出档案管理不符合应用需要的问题，从而推动档案管理人员主动优化改进档案管理的方式，明确档案管理改革的重点，进一步通过细化服务项目与流程提高档案应用的水平，更好的发挥档案的实用价值，达到深化提高档案管理质量和服务效率的目标。只有形成人人有事做好的档案管理机制，建立人人参与的氛围，才能提高档案管理整体质量。

（三）美观化原则

档案管理不仅要满足用户的需要，而且还要优化档案用户的应用体验，进一步服务客户群体的档案实用需要。首先，应当构建良好的档案应用场景，细化档案服务流程，从档案收集、整理、共享、应用到反馈的全过程进行优化，进一步方便用户的档案使用。其次，6S 管理理念更注重挑战极限，强调在现有的档案管理机制下开拓创新，不断创新档案管理改革的着眼点，进一步在制度上、设备上、资源上加强更新，从而达到提高档案品质和提升档案效率目标。6S 精细化档案管理必须明确改革的目标，确定具体的工作方针，对实施内容加以确定，采用科学的方法进行档案管理流程的评估，把握档案管理工作的重点，达到全面提高档案管理效率目标。

（四）持续性原则

档案管理的6S 精细化管理应当不间断进行，贯彻持续更新的档案管理理念，细化档案管理阶段性任务，加强人员绩效考评，调动相关人员的积极性，从而促进档案管理方式方法的持续更新，达到实现档案管理工作方式不断创新效果。档案管理精细化应当融入新的技术方法，按照档案技术的发展趋势引进先进的管理理念，实现技术设备更新，总结新型的档案管理工作方法，这样才能全面提高档案管理工作的效率，解决档案管理的隐患，达到高质量档案管理目标。

三、6S 精细化档案管理的具体应用

（一）整理（SEIRI）管理方法的具体应用

整理工作的精髓在于进行价值判断，分析哪些档案管理操作是有价值的，哪些档案管理工作是无效的，同理对档案管理工作环境中的有用物品和无用物品进行分析，将提高效用作为档案管理工作改革的中心任务。首先，企业档案管理部门需要按照先进的档案管理技术修订档案管理工作计划，按照价值判断的思路确定档案管理工作现状，例如，对企业档案的类别进行划分，围绕着档案的使用需求将档案进行重新归档存储，将无价值的档案资料进行精简优化，从而理顺档案存储空间，实现企业档案的有序管理。其次，大数据背景下的档案资料数量较大，档案来源广泛，具有分散、大量、凌乱的特征。企业档案管理人员需要按照价值判断的理念设置既定的档案管理程序，基于严格的档案管理标准进行档案数据信息的核对判断。例如，判断上级机关下发的文件资料的价值，对企业重要会议的文件资料、技术资料和病历信息进行分类归档。还要对企业科研资料进行归档，重点收集科研领域的课题书、鉴定书、论文、实验数据等。其他如实验设备、医疗器材的说明书，基建项目的合同、图纸与工程竣工结算等，这些资料都具有某方面的管理与企业工作价值，都应当按照相关的标准与门类进行管理。

（二）整顿（SEITON）管理方法的具体应用

整顿工作的核心任务在于进行档案标识，从而为企业档案资源的应用提供更加便利的条件。企业档案应当处在合适的位置，做到由专职档案管理人员负责整理。档案管理人员不仅要按照规范进行档案操作，还要梳理档案管理中存在的问题，总结档案管理问题的主要原因，从而更好地降低档案管理成本，提高档案管理工作的效率。例如，企业行政部门在进行公文档案整理时不仅要梳理公文档案的价值，而且还要根据档案保留价值区分为短期与长期档案，并将档案交由档案部门保存。只有做好档案的标识，明确企业档案管理的期限，修订企业档案管理的制度，按照规格要求存放原件，针对性地对档案进行数字化转换才能提高档案管理质量，消除档案运转中的问题，进一步全面提高企业档案管理工作的整体质量水平。

（三）规范(Standard)管理方法的具体应用

档案管理工作有序开展还要进一步从档案管理扩建与信息化发展趋势出发，及时对档案室进行科学化的处置，尤其注重对档案管理设备硬件设施进行规范处理，要求根据实际情况修订档案管理防盗、消防、温控、扫描管理等的规范性。档案管理人员还要根据信息化档案管理的趋势进一步规范档案业务流程，运用信息技术提高档案管理规范性，达到提高档案管理工作效率，促进相关工作规范化运动，消除档案运转随意的弊端。

（四）清扫（SEISO）管理方法的具体应用

6S 精细化管理用于企业档案管理，需要明确档案管理工作职责，及时做好档案资料的清理维护工作。一般来说应当明确档案管理工作的责任分工，优化档案管理控制的底层逻辑，细化档案管理工作的具体改进方向，要求档案制作人、管理人、审核人员按照工作职责各负其责。例如，围绕着档案管理精细化管理做好档案室的环境控制工作，要求档案员按照既定要求进行档案室通风，控制档案室温湿度在合理的范围。按照档案室的要求及时的清理档案室的杂物，贴好档案盒标签，将档案文件中的违规资料、模糊不清文件等及时的交由相关部门处理。精细化档案管理需要有维护优化意识，根据档案管理的要求对现有档案资料及时更正补充。档案管理清扫的实施源于档案整理、整顿工作中暴露的问题，清洁工作需要基于档案技术的革新创新和优化档案管理的方式，以有效、低成本和高质量的方法更好地解决档案管理中发现的问题，消除档案管理的风险隐患，推动档案管理高质量的运行，提高档案管理整体水平。

（五）素养（SHITSUKE）管理方法的具体应用

提高档案管理人员的素质才能保证档案管理整理、整顿、清洁工作的顺利运行，提高企业档案管理工作的规范性。一般来说档案管理工作的问题很大程度上是由于管理人员的业务操作能力不足引起的。应当分析档案管理工作中的主要问题，提高档案管理业务人员素质的整体水平。首先，基于企业档案管理工作的需要加强档案管理人员业务培训，促进档案管理人员熟悉信息技术时代档案操作的方法，保证档案操作符合既定程序要求。其次，还要加强档案管理人员的技术革新，推动档案管理人员学习先进的技术方法，了解专业的档案管理操作规程，要求档案管理人员以系统化、专业化、规范化、创新性的方式解决档案管理工作中存在的问题。能够在档案管理过程中梳理以往漏洞的性质，明确档案管理问题的核心，在此基础上提出优化改革措施。新时代还要创新档案管理工作的方式，明确档案管理重点，加强档案管理人员绩效考评，从而推动档案管理改革的顺利实施，大力实施档案管理规范化和精细化目标。

（六）安全（SECURITY）管理方法的具体应用

保证档案安全才能发挥档案的实用价值，促进档案资源的充分共享。安全管理是企业档案管理的重要任务，消除档案运转中的安全隐患才能构建更加稳固的档案管理体系。企业还要根据档案网络运行的发展趋势制定相关的管理制度，加强档案数据信息的监控水平，保证基层企业档案信息汇总的规范，形成严格的档案流转权限分配机制，从而保证档案资源在可控范围进行共享。