人事档案管理的优化改革研究

侯宁霞

（衡东县农业农村教育培训中心，湖南 衡阳 412400）

人事档案是个人自然情况、受教育情况和社会情况的真实反映，而且与每一个人都息息相关，所以说应当正确认识相关管理工作的重要性。在事业单位内部，需要通过人事档案来判断员工的工作能力、受教育经历，之后才能够决定员工的岗位薪资待遇以及职位晋升。新时期，其实人事档案管理中正面临着一系列新问题，所以说摆在我们面前的工作局面并不乐观，需要我们在解决现存问题的基础上通过对于相关细节工作的优化调整营造出全新的档案管理格局。

一、改革事业单位人事档案管理工作的意义分析

新形势下，需要提高对于事业单位人事档案管理工作的关注度并且进一步推进其优化改革，之后才能够让行政事业单位履行好自己的职能，进而营造出和谐融洽的社会秩序、推动地方经济的全面发展。具体来说，改革事业单位人事档案管理工作的意义主要体现在以下方面：

第一，改革人事档案管理可以提高工作人员的工作积极性，进而提高事业单位的行政效率。基于多重因素考虑，已经有越来越多的事业单位在开始通过聘用合同工的方式压缩自身的运营管理成本。【1】殊不知这种做法却造成了人员的大范围流动，因此需要通过人事档案来明确新入职员工的工作能力、专业素质，以便于将其安排的合适的工作岗位之后，保证其工作积极性和工作效率。如果继续忽视这部分工作，那么事业单位的行政效率则很容易会受到影响。此外，由于人事档案中记录了事业单位工作人员的受教育经历或是奖惩经历，因此在选拔评优或是职称晋升时也需要以人事档案为参考，而这一现状则进一步说明了改革其认识档案管理工作的必要性，能够帮助事业单位协调好所掌握的人力资源，进而提高行政效率与服务质量。

第二，改革人事档案管理能够全方位反映出单位内部的真实情况。【2】具体来说，人事档案是对单位内部工作人员个人情况和流动情况的详细记录，所以能够通过分析内部工作人员的人事档案来了解事业单位各个阶段的发展情况，进而及时调整管理制度和发展方向。需要注意的是，事业单位内部的优化调整也会加剧人员流动，因此需要在改革人事档案管理工作的基础上优化事业单位内部的绩效考评机制，借此来提高相关工作人员的工作积极性，鼓励其为事业单位的良性发展贡献出自己的力量。

二、现阶段事业单位人事档案管理工作中存在的问题

首先是没有认识到人事档案管理重要性的问题。虽说针对行政事业单位的改革正在不断深入，但还是有很多事业单位并没有认识到这部分工作的重要性。在相关负责领导的认识中，针对员工的人事档案管理并不会产生额外的经济价值，而且还需要投入额外的人力及物力，所以便将其放到了“可有可无”的位置上，因此造成了一系列负面影响。【3】今后需要先对这部分工作摆正认识，之后才能够进一步推进相关细节工作的优化改革，进而营造出全新的档案管理格局，最终促进事业单位的良性发展。

其次是档案管理模式落后的问题。调查发现，仍有很多事业单位在继续使用旧有的人事档案管理模式，不仅非常容易出错，而且还造成了这部分档案资源的浪费。问题表现为使用手工录入的方式整理档案资料，档案管理室的空间较小，缺少标准化的人事档案存放柜，没有配备灭火器等安全设施。在此基础上，还需要重点关注没有在这部分工作中用好信息技术或信息化设备的问题，所以这部分档案资料的利用效率一直没有实现进一步提高。

三、解决上述问题，改革人事档案管理工作的具体措施

（一）提高思想认识，正视人事档案管理的重要性

实际工作中，事业单位需要先对这部分工作建立起系统全面的认识，之后才能够为各个方面的改革打好基础。要注意将这部分工作放到更高的位置上，并且积极开展与之相关的宣传工作，进而让相关负责人员、事业单位的工作人员对这部分工作建立起全方位的认识，提高其对于人事档案管理的配合度。在此基础上，还需要引导档案管理人员转变过去所秉持的工作理念，以帮助其提高工作效率。在完成上述工作之后，还需要做好资金、人才以及设备方面的保障工作，为相关细节工作的创新改革打好基础。

（二）健全管理机制，明确岗位职责

在提高重视程度的基础上，需要进一步建立起科学严谨的管理制度，以确保各个环节的细节工作均能够得到切实有效的落实。这方面的改革中，事业单位需要立足于实际管理需求开展更深层次地探索实践，以提高管理机制的有效性。期间，要注意做好岗位责任的划分工作，以约束相关负责人员的工作表现和工作行为并且加强相关部门的交流协作。在建立健全管理机制的基础上，还需要做好制度落实情况的跟踪监督，以确保这方面的管理制度都可以落实到位，避免出现形式主义的错误。【4】以上述工作为基础，其实还应当做好人事档案管理的绩效考核，这既是为了明确人事档案管理发挥的作用，又能够对相关负责人员的工作表现进行量化评价，以敦促其提高工作效率。

（三）做好档案资料的搜集整理工作

人事档案资料的收集整理是整体档案管理工作中涉及到的非常基础的内容，只有将这方面的工作落实到位，才能够让后续各个环节的工作变得有价值、有意义。再者，人事档案管理所具备的长期性特点也决定了必须要在把控好相关细节问题的基础上落实好前期的资料搜集工作。在此基础上，需要重视相关档案资料的审核把控，以把控好档案资料的质量。如果发现资料存在缺失或遗漏的问题，则需要记录在案并且做好后续的补充完善工作。此外，还应当在现有基础上进一步拓展档案资料的搜集渠道，以保证人事档案资料的完整性和丰富性。具体来说，需要注意搜集事业单位员工的基本情况、受教育经历、奖惩情况、职称评定情况。假如发现员工有资料造价的问题，要追究责任，以规范人事档案管理的工作秩序。要注意做好档案资料的分类整理工作，以提高其利用效率、挖掘出其中潜藏的有价值的信息。

（四）利用互联网技术提高人事档案管理的信息化水准

新形势下，传统的人事档案管理模式已很难满足这部分工作的实际需求，所以应当重视管理模式的创新改革，以提高工作效率。具体来说，要注意推进互联网技术在人事档案管理工作中的应用实践，以提高整体档案管理工作的信息化水准。要注意利用好互联网技术的高效性和便捷性，通过电子化档案的方式弥补传统管理模式的缺陷，进而提高管理效果。在此基础上，还需要利用大数据技术来加强各个业务部门之间的沟通交流，构建起全方位、立体化的人事档案管理体系，促进人事档案管理的规范化发展。这方面的改革中，需要通过相关方面的人才培养活动来提高档案管理人员的工作技能、信息素养，以帮助其更好的适应全新的工作形势。此外，开展人事档案管理的信息化改革时要注意提高信息数据库的安全性，以免发生数据外泄事件。

总结：人事档案管理是事业单位日常运营管理中涉及到的非常重要的一部分工作，需对其提高关注度。在此基础上，要集中精力解决好这部分工作中存在的问题，进而营造出全新的管理格局。前文中笔者对这类问题进行了研究论述，希望对推进相关工作的优化创新改革有所帮助。