房地产产权档案管理探析

马丹

（白城市不动产登记中心，吉林 白城 137000）

在现阶段的社会大环境下，房地产产权档案管理不仅能够帮助解决一些房地产纠纷，同时也能在一定程度上加快城市房屋改造的脚步，在一定程度上促进房地产经济的发展。有效的房地产产权档案管理有利于保护个人以及国家的权益，它是房地产部门中一项重要的工作。因此，要及时发现房地产产权档案管理中的不足，并及时进行优化，以此来提高房地产产权档案管理水平。

一、房地产产权档案的特点

房地产产权档案主要是记录房地产的归属问题，它具有一定的权威性，在一定程度上可以保障个人以及国家的利益。房地产产权档案具有如下特点：

（一）凭证依据特点

当出现纠纷时，房地产产权档案可以作为法律依据，以此来解决法律纠纷。房地产产权档案是除了产权证书以外，唯一具有法律效益的证明文件，他能够解决房地产交易当中出现的问题，比如查封等等，另外司法机关也可以根据房地产产权档案做出公正的判决。

（二）内容动态性

随着我国经济、文化的不断发展，以及城镇化进程的不断加快，随之而来的就是房地产行业的快速发展，那么房地产产权档案管理就显得尤为重要了。房地产行业的不断发展，促使发生了较多的产权变更问题，以及房屋面积变更问题，这就使得房地产产权档案具有了动态性，与此同时，也就需要工作人员及时做好变更记录，以方便人们在日后需要时，能够提供较为准确的房地产产权档案数据。

（三）管理专有性

在一定的区域划分内，房地产产权档案管理具有相对的“垄断”性，这是为了保证房地产产权档案的绝对权威性。房地产产权的权威性，能够保证管理的数据被合理利用，减小被不法分子“钻空子”的可能性。这样有利于促进房地产市场的平稳发展，由此可见，房地产产权档案管理的专有性在房地产发展的历史长河中有着举足轻重的地位。

（四）建档周期性

房地产产权档案的建立是需要较长时间的，其目的是为了保证房地产产权信息的相对准确，为人们提供更加有信服力的数据。房地产产权档案整理是一个较大的工程，工作人员需要将每一个有关的资料进行整合之后，再分别放入不同的卷宗里，最后需要重新整合归档，才能形成一个完整的房地产产权档案。因此其具有一定的周期性。

二、房地产产权档案管理的意义

房地产产权档案管理对社会平稳发展有着重要意义。首先，在相关部门检查工作时，房地产产权档案会作为重要依据提供给有关领导，加强房地产产权档案管理，有助于政府以及国家对房地产行业的监管，是出台的相关政策更加合理化。其次，当某一个房屋出现产权纠纷时，房地产产权档案能够提供有力的依据，帮助解决老百姓的问题，明确房屋产权归属，保护产权人的合法权益，在一定程度上，有助于促进社会的稳定发展。最后，在房屋进行交易时，房地产产权档案可以验证房屋相关数据的真伪性，保障交易正常进行，促使房地产行业“绿色”、稳定的发展。

三、房地产产权档案管理的现状

（一）房地产产权档案的收集不全面

近些年，房地产行业不断地参与到国家经济发展中来，其中包括老城改造、房地产交易、房产继承以及房产抵押等等，每当房产发生变更时，就会产生较多的有关产权的文件，会涉及到产权注销登记等等，那么这是就需要一个完善的产权管理部门。而现实生活中，档案管理领导是很少参与到工作中去的，因此就会出现这些重要文件还存在产权登记部门，这就会直接导致房地产产权档案与房地产实际情况不符合的问题出现。

（二）房地产产权档案质量存在问题

一个城市的房地产产权管理数量是极其庞大的，其中所涉及到的内容就更是很广泛。一般城市每年新增加的房地产产权档案是数以万计的，并且其中含有大量的文字以及图片，其所涉及的领域更是包括测绘以及建筑等等，但产权档案管理人员由于自身的水平有限，并不能及时的发现产权档案中的错误，这样就会导致被保存起来的文件可能是存在问题的。

（三）不能及时纠正不符合规定的文件

在实际的房地产产权档案管理中，当所办理的业务进入到归档这一流程的时候，就说明所有的审批手续已经完成，并且房地产证已经下发，这时档案管理人员即使发现归档的材料有错误或者不符合规定的，那么找到相关人员进行手续变更也是极为困难的。除此之外，房地产产权档案的各种文件之间都是相互关联的，当一处出现问题，那么紧接着就会出现连锁反应，会出现大面积的错误，然而在审批手续都已结束之后再进行变更就更是难上加难。

（四）档案管理人员的能力不足

在实际生活中，房地产产权档案管理的工作人员，因为长时间的进行枯燥无味的工作，反复的将纸质版档案进行归档，从而使他们失去了对工作的激情，所以在产权档案管理中，就会“睁一眼闭一眼”，导致出现较高的错误率，不能严格保证产权档案管理的准确性。近几年来，我国的计算机技术不断发展，但产权档案管理人员还不具备相应的技术能力，不能合理、高效的利用计算机技术进行工作，导致产权档案管理进程缓慢。另外纸质版的档案也存在着一定的风险，如果发生意外，不能够保证档案的绝对安全，所以，工作人员不提高自身的职业技能，也就无法提高产权档案的安全性。

四、房地产产权档案管理的策略

（一）相关人员要做好档案管理的审计工作

房地产产权档案管理的工作人员要具有较强的责任感，以及保证档案准确性的意识。相关工作人员要严格审查产权有关手续，确保归档的材料有较高的准确性。与此同时，产权档案管理的领导也要提高自己对基层工作的了解，加强对档案管理的要求。加强基层人员以及领导的责任感，既能提高办事效率，又能促进企业的长足发展。因此，做好档案管理的审计工作有着举足轻重的地位，只有相关人员严格依照规定做好资料管理，才能减少归档后出现的各类问题。

（二）实现房地产产权档案管理现代化

现在科技不断发展壮大，计算机技术被广泛应用。在房地产产权档案管理中也应充分利用计算机技术，这样能够有效解决产权档案管理中流动大、变化快的特点。利用先进的网络技术不仅可以减轻档案管理人员的工作量，还能提高工作的准确性。另外，计算机技术在档案管理中的有效应用，能够改变传统的纸质记录习惯，腾出更多的空间，具有更加环保的特点。

（三）改变档案管理中的更正方法

对档案管理中出现错误的文件，不再进行繁琐的纠正，而是只变更审批结果。工作人员在发现档案中有错误之后，要及时地查找相关资料，确定错误的原因，然后在材料的末尾附加一张变更单，将变更的时间、变更的原因清楚的记录在内，并将变更单就行备份，方便事后查阅文件，这样后续的工作人员在发现变更单时也会额外注意，不会出现连锁反应，影响整体的进度。改变产权档案的更正办法，能够节省大量的时间，提高工作效率。

（四）提高产权档案的抗风险能力

现在的产权档案大多数都还只是纸质材料，没有完整的电子数据库，有着较高的储存风险，随着计算机技术的不断发展，电子档案应该逐渐被人们所接受，电子档案不仅能够进行快速的备份，还能降低产权档案的储存风险。电子档案的建设需要大量的人力、物力以及财力，因此需要当地政府以及企业的大力支持。电子档案建立起来之后，既要将原来旧的档案进行优化，又要处理新的档案入库，这就需要进行有关人员的培训，以达到事半功倍的效果。提高产权档案的抗风险能力，能够保证人民和国家的权益，加快城市化的进程。

（五）全面落实分级管理

根据相关的房地产产权管理政策，管理人员应该制定完善的分级管理制度，即房地产产权档案管理不应只由一个人或几个人专门负责，应该建立一个完善的管理部门，具体可将房地产产权档案管理分为三个部门：采集信息部、建立档案部以及整合产权档案部。采集信息部的员工主要负责相关房产信息的像收集；建立档案部的员工负责将收集来的信息录入到系统当中；整合产权部主要负责将录入的信息进行核查，查看是否有错误的堤防，并将准确的产权档案进行备份。各个部门之间分工合作，一切档案按照规定顺序进入流程，就可以减少错误的发生，进而提高房地产产权档案管理的准确率，形成完善的房地产产权管理体系，更好的服务于人民。

（六）提高产权档案管理人员的素质

在房地产产权档案管理中，工作人员的素质对工作成果有着重要的影响，所以有关部门应加强对产权档案管理人员的素质建设，以此提高产权档案的安全性。首先，就是要对工作人员进行技术培训教育，进一步提高工作人员的技术水平，提升综合能力，并且要使其认识到产权档案管理的重要性。然后，就是要对工作人员进行电子档案管理培训，提高工作人员对电子档案的认识，并能够独立完整全套的电子档案工作。最后，要提高工作人员的安全意识，认识到产权档案的重要性，定期对产权电子档案进行安全检查，发现问题及时上报、处理，切不可粗心大意。

（七）制定严格的管理制度

要想做好房地产产权档案管理工作，就必须要有严格的规章制度，并督促员工履行职责。严格的房地产产权管理制度，能够有效规避产权档案管理中常见的问题。相关部门要根据实际情况制定产权档案借阅制度、产权档案管理制度以及产权档案销毁制度。严格的产权档案借阅制度，能够缩小信息泄露的风险；完善的产权管理制度，能够帮助工作人员减少工作量，提高工作效率；产权档案销毁制度，有助于再次检验档案的实用性，避免错误销毁的事件发生。员工之间相互监督，领导要按时抽查，这样能够最大程度的保证产权档案管理的安全性。

五、结语

综上所述，管理部门要运用现代化的技术改变传统的产权档案管理模式，建立新的档案信息数据库，更好地服务于社会。只有基层人员以及领导都充分认识到现阶段产权档案管理存在的问题，才能够提出更加有效的改进方法，并将其落实到实处。与此同时，房地产产权档案管理要不断地创新，不断地发掘、引进有利于自己的改革方案，这样才能使房地产经济更好的发展，从而为国家的全面发展打下夯实的基础。