试论档案信息化管理的优化路径

白兰

（梅里斯达斡尔族区总工会职工帮扶中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

档案是针对真实信息的有效记录，作为信息资源的重要来源，可以为各项决策工作提供重要的信息支持。当前档案工作加快了信息化和网络化的发展，传统的档案管理模式已开始被档案信息化管理模式所取代，作为一种全新的档案管理模式，其有效的规避了传统模式的弊端，能够为档案利用者提供更高效、便捷和精准的档案服务体验。而且档案信息化管理工作的开展，不仅能够有效整合档案信息资源，而且档案管理方式更具多样性，有利于实现档案信息的高效利用，为档案管理现代化水平的提升打下坚实的基础。

一、档案信息化管理的主要特点

（一）数字化

在档案信息化管理工作开展过程中，其通过将纸质档案信息转化为数字化信息，为档案管理和查阅提供了更多的便利。档案数字化形式需要以数据库为依托，在档案数据库建设过程中，应借助于信息技术，通过对档案信息进行整理和科学分类，实现档案信息的规范存储和统一管理，这无论是对档案管理工作效率的提升还是档案服务质量的提升都具有极为重要的意义。

（二）网络化

档案信息化管理工作的开展离不开网络的支持，即网络化成为档案信息化管理的显著特点。在档案信息化管理工作中，借助于互联网实现档案信息的传输和查阅，档案信息资源在单位内部实现了共享，档案查阅和检索效率大幅度提升，而且也能够进一步发挥出档案的重要价值。

（三）智能化

智能化作为档案信息化管理工作的附加特点，在实际档案信息化管理工作中，数字化和网络化作为其主要特征，这也使在实际工作中实现了智能化的搜索及筛选，相较于传统的人工查找和检索，搜索和查找的智能化为档案利用带来了更多的便利。在实际档案利用过程中，只需要在数据库中输入关键词即能够查找到所需要的档案信息，这无论是对于档案管理人员还是档案利用者都更具便捷性，促进了档案管理工作效率和档案服务质量的提升。

（四）简易化

在档案信息化管理工作中，档案查阅和检索更为简单，相较于传统档案管理工作，简化了档案管理工作整个流程，档案管理人员工作量大幅度下降，档案管理人员有了更多的时间和精力进行档案信息的二次加工，有利于进一步深入挖掘档案信息的价值，更好的发挥出档案的重要作用。

二、档案信息化管理的原则

（一）规范性原则

档案信息化管理工作涵盖较多的内容，在实际工作开展过程中，需要规范档案管理工作流程，并建立统一的档案管理规范标准。同时还要对电子文件的格式进行统一，避免归档和系统衔接过程中出现不兼容及重复工作的情况。因此在档案信息化管理工作中，需要缺乏科学的规划，并以严谨、规范和完善的制度作为保障，实现档案信息保管和传递的规范性和安全性，促进档案管理工作效率和质量的提升。

（二）安全性原则

档案信息化管理工作中，信息安全是较为关键的一项内容。档案信息化的实现为档案信息管理和利用带来了更多的便捷性，但同时也导致档案信息安全受到威胁增加。特别是网络环境的复杂性，病毒、黑客攻击等诸多破坏因素的存在，这对档案信息安全带来严重的威胁。因此在档案信息化管理工作中，需要严格遵守安全性原则，积极设立防火墙和杀毒软件，同时还要加大安全管控力度，定期对系统进行更新升级，并积极应用加密防护等先进技术，构建立体化的信息安全体系，进一步保障档案信息的安全性。

（三）效益性原则

档案信息化是一项长期性和系统性的工作，需要投入大量的资源，因此要遵循效益性原则。这就需要在档案信息化建设工作推进过程中，各单位要结合自身的实际情况，深入进行分析，分清主次，积极解决一些迫切需要解决的现实问题，保证成本投入和利益产业的均衡性，提高资源的利用率。

三、档案信息化管理工作开展的主要问题

（一）档案信息分散性问题

在档案信息化管理工作中，信息重叠是较为常见的情况，导致这种情况发生的主要原因与档案信息管理系统建设过程中单位各部门之间没有实现信息共享，从而导致内部信息不畅通，出现信息分散性的问题。这种问题的存在会对档案信息化管理工作的有序开展带来较大的影响。特别是在应用档案信息管理系统过程中，易出现多条重复信息，导致档案管理人员对档案信息的正常判断受到影响，不利于档案管理工作的顺利开展。

（二）档案信息异构性问题

档案信息异构性问题多出现在档案信息向数据库转移的过程中，大量数据信息在来源方面存在差异性，一些档案信息数据结构不同，也导致一些文件属性出现问题，甚至部分电子档案还会出现特殊的文件形式，影响电子档案的兼容性，增加档案信息处理能度，还会对档案信息化管理工作效率带来较大的影响。档案信息异构性还会严重影响到档案数据库，增加档案数据库存储压力，档案信息系统的维护负担也会增加，从而导致档案管理人员工作量加大。

（三）档案信息化滞后性问题

档案信息化建设应借助于信息技术完成纸质档案信息的数字化转化，提高档案信息的有序性，并借助于计算机目录实现档案信息的快速查询。但一些单位在档案信息化建设过程中仍存在许多问题，档案信息归档不及时、档案信息缺失及档案信息录入不完整等情况的存在，这必然会影响档案信息化建设的进程。

四、档案信息化管理的优化路径

（一）重视档案资源整合

档案资源整合是档案信息化建设工作的必然要求，同时也是实现档案信息化管理的重要途径。在现代档案管理制度构建过程中，将档案与信息技术深入融合，实现档案的统一管理和档案信息共享。对于任何行业而言，档案信息资源都为基础性资源，档案资源整合程度和统一管理水平直接关系到档案信息化的水平。因此在档案资源整合过程中，应分组进行整合，将离散、多元、异构的信息资源整合为一个整体，为档案信息的管理、利用和服务提供更多的便利。各单位要结合自身的实际情况，做好档案信息整合、加工和编纂等工作，针对零散档案信息进行处理，增强档案信息的有序性，并对分散的档案信息进行统一，档案的高交利用。另外，在档案信息资源整合过程中，还要重视效率，具体要结合目标要求，重视先进技术手段的应用，提高档案信息查询和利用的效率，更好的发挥出档案信息的重要价值。

（二）构建档案信息管理体系

为了推进档案信息化建设工作的有序开展，则要强化档案信息化管理体系建设，为档案信息化管理提供有效的指导。具体要掌握档案信息化建设的具体流程，及时发现档案信息化建设中的问题，并积极加以处理，建立健全具本的规范标准，强化档案管理人员之间的协作，提高档案信息化管理的有效性。同时还要根据档案信息化管理流程制定具体的信息化管理制度，使其档案信息化管理模式相符，为档案信息化管理工作的开展提供重要指导。结合档案信息化管理流程建立健全考核机制，将档案管理内容和信息化流程融入到考核内容中来，针对档案管理人员工作绩效进行考核，激发档案管理人员工作的积极性，全面提高档案信息化管理工作的效率。另外，档案信息化管理工作开展过程中，还要设立专门的岗位，配置综合素质高的档案管理人员，明确具体的职责，并落实好岗位责任制，为档案信息化管理工作的高效开展提供重要的保障。

（三）借助信息技术建立数据管理系统

档案信息化管理工作中，数据管理系统是较为关键的一项内容，其不仅能够保证档案信息的完整性，同时也能够为档案信息的利用提供重要的保障。因此在实际工作中，要依托于现代先进技术构建数据管理系统，并根据档案信息类型，合理划分系统模块，为档案信息查询和录入工作的开展提供便利。在档案数据管理系统建立时，还要建立搜索引擎，全面提高档案查询效率，同时还要针对重复档案信息设立专门的浏览模块，做好重复档案信息的处理工作，进一步提高档案信息查询管理工作的效率。另外，系统建设过程中还要强调系统的安全性，积极建立防火墙，并重视安装安全管理软件和杀毒软件，有效抵御网络病毒及黑客的入侵，保证档案信息的安全，为档案信息的开发利用打下坚实的基础。

（四）构建智能化档案管理平台

在档案信息化管理工作中，通过构建智能化档案管理平台，这是推进档案管理智能化发展的重要途径。因此在实际工作中，各单位要结合自身的情况积极构建智能化档案管理平台。在具体操作过程中，应以档案信息作为基础，并涉及到档案信息生成、存储、传输和应用等环节，依托于大数据技术构建完善的档案平台。在档案信息生产和采集过程中，具体可以由主管部门录入、个人自主填报及实时数据自动更新等完成档案信息生产和收集工作。并利用大数据技术对档案信息进行清洗和筛选，修改涉及到的异构数据，形成统一的数据结构形式。针对海量档案信息资源，构建档案信息数据库，并借助于档案信息网络平台，使档案管理工作不受时空制约，实现档案信息的高效共享。

（五）积极引进档案信息化专业人才

档案信息化管理工作开展过程中，档案管理人员的专业素质直接关系到档案信息化管理工作的效果。因此各单位需要重视引进档案信息化专业人才，充足档案管理人员队伍，全面提高档案管理人员整体水平。同时单位还要针对现有档案管理人员加大培训力度，使档案管理人员掌握现代化的工作技能，并建立健全激励机制，激发档案管理人员工作的积极性。同时还要积极完善人才招聘制度，提高档案管理人员的聘用门槛。并重视与高校进行合作，提高档案管理人员的薪资待遇和社会地位，引导和鼓励高素质的档案信息化专业人才从事档案工作，为档案管理工作现代化水平的提升提供重要的人才保障。

五、结束语

档案作为信息的重要来源，在当前社会发展过程中，人们对信息资源更为关注，这也使档案的重要性越发凸显出来。为了实现档案信息的高效利用，档案部门需要加快推进档案信息化建设，努力提高档案信息化管理水平。这就需要在实际工作中要结合自身的实际情况，构建档案信息化管理体系，运用档案数据管理系统，实现档案信息的统一和集中管理，并打造智能化档案管理平台，实现档案信息的有效共享，更好的发挥出档案信息化管理工作的优势，为档案事业的健康、可持续发展打下坚实的基础。