国土资源档案管理信息化建设的有效措施

2021-11-28赵娟邴杰高尚一

魅力中国 2021年51期

赵娟邴杰高尚一

（青岛市即墨区自然资源局，山东青岛 266200）

引言

国土资源与人民生活息息相关，是我国国民经济的重要组成部分。社会发展速度日益加快，这对国土档案的管理也提出了新的要求，如何能够对档案妥善管理，并且高效的利用，使其实现效用最大化，成为国土档案管理人员需要面对和解决的重要问题。现代信息技术正迅速发展为数字化和智能化，单一的纸面文件管理模式无法再适应和满足信息时代的要求。在信息技术大趋势下，档案管理必须跟上现代科技的进步，更新服务理念，完善管理方法，从而进一步完善服务功能，更好地为社会各个方面工作服务。

一、国土资源信息化的特点

（一）信息化的优势和特点

首先，信息化特别适用于数据大规模集中处理、海量数据之间的互相关联程度较深、数据分布节点众多的工作。信息化所带来的好处在于进行数据管理工作时，数据的更新系统会更加准确敏感，能够实时掌握最全面、最准确、最及时、最有效的数据。对于国土资源档案信息整理工作而言，日常的运营管理和登记造册都会产生大量的数据，这些数据过去由人工进行控制和管理，在操作方面有一定的滞后性，而且由于操作人员的误操所导致的信息采集故障也时有发生，这种由于单一节点个人操作原因而造成的数据录入故障，很难完全杜绝，并且在过程中也难以被及时发现，对于保证数据库整体准确性风险很大。采用计算机处理模式，可以规避人工录入所出现的各种低级错误，并且所有的数据运算有据可查，便于事后对故障原因进行调查，对于提高国土资源信息管理水平具有积极作用。基于普遍存在的信息，网络基础设施平台会越来越多，可以熟练掌握移动互联网终端和信息平台的人员背景，进行国土资源信息整合和信息化转型，在技术上和硬件设施上都具有非常成熟的条件。在实际应用过程中，信息化转型可以带来两方面的好处：一方面可以降低过去负责信息采集和整理工作人员的劳动强度；另一方面则是可以帮助相关部门借助更加准确有效的数据更新网络，让负责国土资源信息管理的部门，能够更加准确详细地得到工作所需的数据。

（二）信息永久性保存与管理

与纸质档案相比，上传至网络平台的信息能够永久保存，无论介质发生怎样的改变，只要网络平台不消除在上面存储的信息内容，就可以用任何方式还原，这样就可以规避过去由于纸质资料保存时间有限，出现部分信息的遗失和缺陷，无法对原始数据进行求实。国土资源档案信息对于社会发展和稳定具有非常重要的促进作用，同时也是地区经济发展的一个基础资源，对其进行档案信息管理必须着眼于长远发展，要考虑最安全的手段对其进行保管。

二、国土资源档案管理信息化建设的不足

（一）管理制度不健全

在当前的时代背景之下，未能够建立健全管理责任制度，同时，对于个人职责、权限以及相关部门权限和职责缺乏明确。实际工作开展的过程当中，一旦出现问题之后很容易出现部门或者个人互相推诿的情况产生，很大程度上直接影响到了档案管理工作质量以及工作效率。另外，针对于国土资源档案进行管理的过程当中还是严重的缺乏规范性，已有的档案资源没有能够及时做好编目、分类、立卷、归档以及排列工作，甚至还有一部分档案随意进行堆放，长时间没有进行打理，造成国土资源档案破损以及霉变的问题。还有一些国土资源档案管理过程当中基础设施过于落后，办公区和存储区相互混合在一起，这样就导致档案库房存在着严重问题。另外，采取传统木质档案柜对档案资料进行存放，整体的设备设施相对较为简陋，并且档案管理工作人员安全意识相对较差，缺乏健全以及完善安全管理制度，安全防范措施往往落实不力甚至形同虚设等，存在着诸多的安全隐患问题。

（二）现代信息技术应用不够

对于当前的国土资源档案管理工作人员来讲，其数字化以及信息化意识相对较为薄弱，在国土档案管理的过程当中忽略了利用现代信息技术来开展各项工作。这样就导致了国土资源档案管理信息化以及数字化水平过于低下，对于国土资源档案管理水平和质量的提高造成了重大的负面影响。

（三）国土资源档案管理人员素质水平较低

归根结底，国土资源档案管理的信息化建设任务需由人力资源来完成，因此现代企业务必组建出一支可熟练应用信息技术的高素质档案管理团队。但就当前的档案管理工作看，从事这一行业的国土资源档案管理人员普遍存在着知识层次较低的问题，高科技人才的数量更是少之又少。很多在岗的国土资源档案管理人员对档案管理信息化建设工作存在片面的理解和认识，并过于依赖自己以往的档案管理经验，不能熟练地操作现代化的档案管理设备与档案管理系统。不难看出，正是由于档案管理人员的专业水平存在着局限性，因此在很大程度上制约国土资源档案管理信息化建设任务的顺利实施，甚至会在创新国土资源档案管理模式的过程中浪费很多宝贵的资源。

（四）国土资源档案管理信息化安全问题没有保障

国土资源档案管理中的信息化受到很多网络因素的影响，对档案的安全问题加以保障是很有必要的。通常来说，为了满足不同人员对于国土资源档案的借阅需求，会采取网络传输的方式来进行档案内容的传递，这种在档案管理机构和档案借阅者之间传递电子档案的过程，很容易受到第三方的窃取和拦截，使档案信息外泄。国土资源档案管理中安全问题还和有关的法律问题联系密切。但是，现阶段档案管理信息还缺乏相关的法律保障，缺乏对相关档案信息资源的保护力度，使得档案信息受到侵犯的可能性增大。此外，档案管理部门的系统化建设中还可能存在经费不足，这会直接导致档案外包情况的出现。这样一来，一旦出现问题，国土资源信息的安全问题就无法得到保障。

三、国土资源档案管理信息化建设的有效措施

（一）完善信息化管理运行机制

在国土资源建设档案管理工作开展中，要将信息化建设全面落实，就必须要构建完善的管理运行机制。依照工程建设的基本流程，形成统一领导、分级管理、专人负责、部门配合的综合性工作机制，完善档案内容形成、收集、验收、上传等系统性工作流程。借助现代信息化技术，构建各个参建单位统一参与的协同性网络体系，明确各个参加单位的工作职责和平台权限，将信息化建设纳入国土资源建设的全部过程。在具体工作开展中，应当强化各个方面应用信息化的意识，形成完善的联动工作机制，确保信息化应用水平不断提升。

（二）保证国土资源档案信息资源的安全性

国土资源档案管理的信息化建设同样还要保证档案信息资源的安全性。为此，国土资源档案管理部门应根据档案资源的使用需求加大安全保护力度。例如，应在计算机系统内安装最新版本的杀毒软件与防火墙，并及时更新病毒数据库，针对计算机系统在网络环境中的运行状态进行实时监控，将其中可能存在的安全隐患排查出去，保证国土资源档案管理系统的运行稳定性；此外，国土资源档案管理部门还需用互联网与大数据技术进一步限制档案信息的共享范围，并对现有的档案信息数据进行分级别式的加密处理，根据档案使用者的身份设置相应的加密方式。从源头处着手，高效解决国土资源档案管理信息化建设中的安全问题。

（三）提高开发利用效率和服务质量

在当前开展国土资源档案管理信息化建设的过程当中，还需要相关的工作人员能够进一步强化对档案资源的利用和开发工作，只有这样才能够保障国土资源档案材料可以更好地为公共决策，为国土管理部门提供优良的服务。第一，打铁需要自身硬，在当前国土资源档案利用过程中，为了提高其利用效率，需要具备共享意识，要提高服务主动性和积极性，同时要求相关的工作人员充分了解社会各界对于档案服务的相关需求，要在保留传统服务项目的前提之下促使服务的方式得到优化，进一步拓展服务的范围，提高服务水平和服务质量。第二，要求在国土资源档案进行管理的过程中实现标准化，要制定电子化以及数字化档案章程，还需要逐步建立和完善统一标准体系，只有这样才能够优化国土资源档案管理工作，同时也可以促使其实现规范化、标准化以及有序化的管理。另外，对于国土资源档案管理部门来讲，还需要馆际协作，避免信息孤岛的问题，实现数据资源更好整合，提高网络化管理水平和管理质量，要逐步建立起相对完善、健全的档案大数据平台。第三，需要具备良好服务意识。档案资源收集加工的过程当中要加强计算机技术、信息处理技术以及文献复制技术广泛应用，进一步提高自身专业知识能力，同时要保障查找文献速度得到进一步的加快，这样才能够保障为人民群众提供更加优良的服务。

（四）提高国土档案管理信息化建设人员素质

在当前新的历史时期，更加需要针对国土资源档案管理信息化建设进一步加以强化，切实保障国土资源档案管理逐步向着规范化以及专业化的方向快速发展。在当前的时代背景之下对于国土资源档案管理信息化建设人员综合能力、综合素质也提出了较为严格要求。一方面需要在国土资源档案管理信息化建设的过程当中选择工作态度认真、专业能力强、政治素质高以及负责任的人员，切实保障档案管理信息化建设队伍素质和能力提升。另一方面也需要展开各项业务培训活动，通过培训活动促使当前的档案管理信息化建设人员的能力和素质得到提高，要促使工作人员严格根据国土资源档案管理信息化建设各项规定以及各项制度开展工作。通过利用业务竞赛、教育讲座、定期培训以及考核评比等诸多的方式促使当前档案管理信息化建设人员能够及时有效掌握新的理论和新的方法。最后，还需要对于现代化信息技术与计算机知识进一步地展开培训工作，对于年老的档案人员也需要加以教育和培养，促使其能够转变传统的思想观念，让其尽快更新传统思想，适应当前时代的要求。