基于大数据视角下高校档案工作与治理体系建设研究

陈瑾

摘 要：档案工作是高等学校一项奠基性和基础性工作。近年来，档案工作在高校中的地位受到重视，档案工作建设成效显著，档案工作队伍结构优化，工作人员素质明显提升。如今的大数据时代背景下，高校档案工作面临着亟待更新老旧的管理模式、原始的工作手段和数据处理方式的挑战，需要及时利用大数据时代的利好，完善工作系统和模块。将高校档案工作用现代化技术手段进行更新、用信息化的现代管理方法推进变革，是提升高校治理能力、推进高校治理水平现代化的题中之义。

关键词：大数据;档案工作;治理体系

高校治理是用一套完整的制度体系，对高校进行规范化管理的活动，治理水平的高低直接影响高校发展的进程。随着大数据时代的到来，档案工作面临着前所未有的机遇和挑战，档案信息资源作为一种不可或缺的根基资源，在给档案工作带来新变化的同时，也给高校治理体系的优化建设注入了新鲜血液。应该直面高校档案工作现状，转变意识导向、健全机制体制、改变发展模式、创新技术手段，利用大数据赋予档案工作的契机，在高校治体系中发挥积极作用。

一、高校档案工作现状

1.不被重视，机制体制不完善

第一，高校档案部门其最重要的职能是“存史”，也就是说，存的是生命周期即将终结的资料，是活动事后的产物，是现行文件的衍生物，是文书工作带来的附属品，具有一定的滞后性。在具体工作中，档案部门既没有其他行政处室职能作用发挥得显著，也不能和教学、科研等一线部门相比，往往容易被忽视，管理者和被管理者均将档案工作置于高校治理体系的底层，觉得档案工作无关紧要，对其重视程度欠缺。

第二，一些高校并未真正将档案工作纳入年度规划和相关考核之中，机制体制不完善。完整的制度体系是做好档案工作的前提条件，没有规范的制度体系和管理办法作为依托，档案工作难以有序运行。一些高校即使制定了相关档案管理制度，并没有落到实处，一份份档案管理的規章制度往往成了“空壳子”“形象工程”。没有制度作为支撑，档案工作的有效开展举步维艰。

2.手段落后，开发利用不深入

档案信息资源因其原始记录性的本质属性，在社会信息资源结构中具有不可替代的地位。但高校档案信息资源开发利用工作仍然存在一些问题。

第一，档案信息资源开发存于表面。档案信息资源开发一般分为信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料等构成，信息输出则由提供阅览、复制、咨询、外借、出版、展览等多项服务活动构成。一次加工材料较多，二次加工形成的编研性资料较少，深度挖掘能力不足。一些高校仅有档案利用登记，没有总结提炼典型的利用效果事例，缺乏利用效果反馈和分析，档案使用情况过于随意和散漫。

第二，档案信息资源利用效率不高。一些高校档案数字化工作进程缓慢，利用仅停在手工阶段，没有完备的电子档案管理体系。由于手段和方法的落后，存储下来的档案信息资源有限，整合程度不高，最终影响了馆藏档案的数量和质量。由于数字化程度低下，查找利用不全面，检索方式不方便，使得档案信息资源的利用效率非常低。

3.资金有限，数字化进程缓慢

档案数字化是一种运用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。随着存储载体的进步，电子档案越来越普遍和实用，各种载体的档案资源需要向数字化的档案信息形态转化，而这个过程需要大量资金，给高校档案工作带来了挑战。

资金不足影响档案数字化进程。由于档案经费紧张，没有统一的档案数字化规划，严重影响了档案信息资源的有效利用。例如，老旧档案无法进行数字化工作，有些高校甚至没有一套完整的档案管理信息软件，即使有软件，也未实现与协同办公系统的对接，无法进行电子文件的归档与移交工作。此外，一些高校没有建立起电子档案安全保障、应急机制及备份策略，不能确保电子档案的真实、完整、安全、有效。

第二，资金不足影响信息技术维护。在档案信息化的过程中，档案管理软硬件的维护、电子产品的更新换代、专业技术人员的工资保障，都需要投入大量资金。而“人”作为当今社会最重要的资源，技术人员的不足，会造成档案在管理过程中的丢失和信息收集不完整等问题，并给档案信息化工作带来隐患，最终严重制约了档案工作信息化进程。

4.主动不够，检索平台建设滞后

第一，提供档案利用的主动性不够。多数的利用是被动产生的利用，利用模式也主要以被动的查阅为主。但是实际上，档案利用方式有很多种类，不仅有被动的提供阅览、复印、扫描、咨询，还可以主动地进行档案陈列、展览、发行档案缩微胶卷、编辑出版档案史料、创办档案刊物、根据档案内容加工整理参考性资料等。

第二，档案检索平台建设相对滞后。在档案载体多样化的今天，一些高校的档案检索还处于初级阶段，由于检索手段比较低下、检索方式比较落后，导致检索工作存在着响应时间慢、查全率不高等问题，严重影响高校档案管理水平，制约治理体系的发展进程。

二、大数据时代给档案工作带来的机遇

麦肯锡全球研究所给“大数据”的定义是：一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合。如今，随着大数据概念的深入人心，数据共享与资源整合程度已成为影响高校治理水平的显著指标，而承载着重要信息资源的档案工作获得了前所未有的重视。

1.受重视程度显著提高，机制体制逐渐健全。

目前，大数据已成为高校各部门所关注的重要战略资源。随着各部门对信息资源的重视，档案部门应该抓住机遇，积极整合档案资源，把档案工作纳入学校整体发展规划中去，确保档案工作与高校整体工作同步部署、同步发展;建立以高校主要领导为档案工作分管领导的责任制，形成二级部门负责人共同配合的档案工作纵向网络体系，加强档案管理部门对各个立档单位的指导，发挥档案在高校治理中的基础性作用，让档案为高校发展服务，为师生服务。

2.积极创新技术手段，深入开发信息资源。

档案信息资源有效开发，是大数据带来的必然趋势，是各项事业对档案信息的迫切需求。要运用现代技术手段加强对档案信息资源的开发力度，提升抓取信息资源的信息化水平。例如可以运用先进的射频识别技术、OCR文字识别技术等来进行档案的著录，快速提取可用的档案信息资源。现今是5G技术、智慧化办公等数字化治理形态普及的时代，档案工作要抓住机遇，创新管理模式，将“数智”时代融入档案管理的实际。在整合档案信息资源的同时，为高校治理体系建设奠定基础。

3.加大资金投入力度，推进档案数字化建设。

利用大数据时代开发信息资源的契机，加大资金投入力度，做好档案数字化工作，引进先进的档案信息化工作软件，建立行之有效的档案信息平台，解决随时间推移导致的档案数量激增和档案信息、工作任务持续上涨的问题，利用互联网技术精简档案工作的烦琐环节，为科学规范档案数字化管理奠定基础，积极引进档案管理专业人员，加强对专业人才的技术培训，通过档案人、财、物的整合，为更好地构建资源共享、管理高效的现代化高校治理体系奠定基础。

三、把握时机，积极发挥档案工作在高校治理体系中的作用

加快数字社会建设，是“十四五”规划和2035远景目标纲要所强调的重要精神。高等学校治理体系建设现代化包含着丰富的内容，对于档案工作来说，尤其需要打造智慧档案系统、建设智能型的档案检索工具、合理编研档案以焕发其生命力。在这个层面上，大数据时代给档案工作提供了契机。

1.借助大数据时代的东风，积极开发档案检索工具

档案检索工作是档案工作的重中之重，在数字时代到来之前，人们往往使用纸质这种传统档案记录载体，利用纯人工手段来开展这项工作。如今的社会，丰富的数字体验打开了档案人员的视野，互联网+、云媒体、人工智能等技术的普及为档案工作带来了春天。新时代固然需要新技术，因此开发崭新而合理的检索工具，是提升档案工作效率的必要一环。

首先，摆脱原始的检索方式，探索可行的现代化检索手段。不少高校的档案馆仍然使用老旧传统的检索系统，浪费人力物力，也极其容易造成信息错误和纰漏。随着信息技术的飞跃发展，时至今日，类似“阿里云”“华为云”等智能软件工具已经得到了部分运用。高校档案管理人员需要积极探索这些新检索软件的优势与劣势，取其精华而去其糟粕，开发适合本校的检索工具，在熟练运用之后，将新技术作为旧方法的替换。

其次，校企合作，将高校档案检索工作日渐专业化。建立大数据研发公司与高校相关信息资源管理专业等相关专业的深度合作，让师生参与到档案检索工具的开发工作中来，利用企业的实践特征和师生的理论派特质，优势互补，相融并进，相关企业可以从高校的档案工作实际中发现大数据的实际运行情况和问题，高等学校可以从中摸索开发出属于自己的创新的档案数据体系和检索方法。

2.利用大数据时代的契机，积极做好档案编研工作

大数据时代不是纸上谈兵，对于高校档案管理工作而言，不断研究档案管理工作的方式方法，利用现代化的技术手段，将大数据时代赋予的资源进行深度加工和运用，才能有效促进信息资源的开发和利用。在处理好档案开放和利用关系的基础上，结合现代媒体技术，将档案工作整合深化，通过不同形式的合理加工，加深对于档案的利用深度，做好档案编研工作。

第一，静止的档案资源化身动态的档案教材。档案不应该被存于故纸堆中，开发出一些专题性强、新颖性突出的档案材料，是档案编研工作的突出特点。寻找具有史料价值的档案材料，通过专题介绍、专研选编、影像学习方法，档案资源在此过程中得到了广泛开发和运用，并整理为可读性或者可观赏性较强的学习材料。

第二，开放并蓄，馆内资源与社会资源相结合。高校馆藏资源知识档案编研材料的基础和立足点，编研工作的成功取决于材料的深度，因此多家合作、优势互补，将社会资源中积淀的相关档案材料运用到“拿来主义”，多家资源共享以此总结归纳。

最后，保护原始档案资料，运用“编研”使其重获新生。很多原始档案，如果不进行整理编研，很容易将原件损毁，尤其是孤本档案。大数据时代提供给档案工作者的信息量更多、范围更广，更要采用合理的编研方法和办法，积极做好档案编研工作。这样才会更利于档案的长久保存，才会达到既保护原件，又整合资源的目的。向人们提供档案汇编、编研资料，不仅起到了一定的宣传教育作用，也是档案利用工作高层次的体现。

结束语

总之，随着科技和经济的高速发展和进步，“大数据”已经融入各行各业，也给高校档案管理工作带来了新的机会和挑战。档案部门要在统一领导、分级管理的原则下，建立起健全的档案管理机制体制，适时地加大档案管理专项资金投入力度，引进档案专业人才和信息化专业技术人员，创新技术手段，做好资源整合，建立档案管理信息化平台，推动档案工作发展。

与此同时，我们应积极发挥档案管理工作在高校治理体系中的保障性、基础性作用，无论是制度保障、组织保障还是人员配备，都应该相互促进、连接成线、一以贯之，真正实现档案工作的质量控制和协调发展。提升高校治理体系和治理能力现代化的相关权威论述中多次提及，信息化思维和先进的现代技术手段是必要条件，档案管理体系是高校治理体系的分支，必须实现科学化治理，用“大数据”带来便捷的服务，保障数据的完整链条，保证高校档案体系的易操作易辨读，打造信息技术带来的系统整合和蓬勃发展，在工具方法上勇于创新、善于总结，通过信息服务，深化高校内部管理体制改革，继而为高校各方面工作的推进提供先行条件。在深化教育领域综合改革的大背景下，档案管理工作应借助工作特质和优势，率先实现教育现代化的要求，为高校治理体系更快更好的建设提供强有力的支撑。

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（作者单位：安徽工业经济职业技术学院）