公司档案管理新模式探索

吕珊珊

（梨树县畜牧业服务中心，吉林 梨树 136500）

一、公司档案管理新模式的意义

现代信息技术飞速发展，工作内容如果不进行创新，就难以跟上技术进步的步伐。公司档案管理工作也是一样的。随着社会经济的发展，公司发展有了新的方向，而且经济发展也让公司在市场中的角逐变得更加激烈。因此，公司一定要对档案管理的工作进行完善。公司档案管理工作是公司档案服务的中心，只有在服务过程中对管理观念和制度进行合理的创新，才能把握现代信息技术时代的发展趋势，使用现代信息技术来促进公司的发展，这样也才能让公司在激烈的市场角逐中站稳脚步。

二、公司档案管理的现状

社会在不断的进行发展，人们创业欲望也随之变得更加强烈，这样就导致社会中出现了非常多的公司，这也导致在市场中公司之间的角逐变得非常的激烈。很多公司为了能够在角逐中站稳脚步，就会开始向着现代化进行转化，这样就会导致公司的相关信息数据变得越来越多，出现这样的情况，公司在对档案数据进行管理时，也会变得非常的复杂。不管是国有公司还是私有公司，每一个公司档案管理工作都没有得到完善。公司的框架虽然已经逐步采取现代化手段，但公司档案管理工作还没有跟上公司的发展。此外，还有很多的国有公司在进行公司管理时，还没有重视档案管理工作，这样就使这些国有公司在现代化背景下难以得到发展。

三、现代信息技术背景下公司档案管理问题

（一）公司档案存储问题

公司在以前进行档案管理时，输入数据信息资料来进行存储是非常简单的操作方法。但是随着公司的信息数据变得越来越多，公司在存储数据信息资料到同一个地方时，就必须运用到现代信息技术。再加上公司在运营，很多的工作都在开展，这样就导致数据信息资料会变得越来越多，从而导致档案的存储量也会开始变大。数据信息资料的存储量越来越多，在检索档案时也会比较的困难，而且检索和存储档案的速度也会渐渐地下降，进而导致公司档案管理工作难以顺利进行。

（二）公司档案资源管理问题

公司档案在进行管理时，以往都是使用笔来进行记录，然后在发展到使用数字化技术进行记录，然后再到现在使用全新的管理方法来进行管理。数字化管理的方法虽然能够对公司档案资源来进行合理的收集与梳理，但是这样的技术还是难以满足现阶段公司对档案管理需求，这样就会使公司档案管理工作效率下降。要想提升公司的管理工作效率，促进公司能够更好的发展，就一定要重视对信息技术手段的研究，结合信息技术手段来发掘现代信息技术的价值。所以，在现代信息技术背景下，公司档案资源管理工作业数据档案工作中非常关键的一个问题。

（三）公司档案管理人员问题

近年，人们已经开始重视现代信息技术和信息管理的工作，而且现在很多的学生在高考报志愿时，也会选择与这些技术相关的专业来进行学习。但是对于现阶段的情况来说，还是缺少这方面的专业人才。在公司中，不管是哪种工作，都是需要有专业的人才来从事的。所以，公司档案管理工作也缺少专业的管理人才，这个问题急需进行解决。虽然公司也有很多管理的人才，但是在信息化时代中，公司所需要的管理人才是要具备管理能力和信息化技术的人才。公司现阶段的数据信息资料变得越来越多，所以只能使用先进的信息技术手段才能对公司的现代信息技术来进行梳理和收集。所以，知道如何使用现代信息技术的管理人才才是公司档案管理工作中最需要的人才。这样才能保证公司能跟上时代的发展，在激烈的角逐中脱颖而出。

四、现代信息技术背景下公司档案管理创新策略

（一）创新档案管理观念

在公司档案管理工作中，完善管理工作的关键内容就是对管理观念进行创新。管理人员如果仍用以往的管理观念来对公司的数据信息资料来进行管理，就会导致管理工作难以顺利开展。在现代信息技术背景下，还是有许多公司的管理人员没有意识到现阶段的情况，没有跟上时代发展的脚步。现阶段的档案数据种类非常的多，数据信息资料的数量也非常大，要是结合传统的管理观念来管理档案，那么就会花费很多的时间，这样就会导致管理工作难以达到效果。所以，在开展管理工作时，一定要创新管理理念，满足现代信息技术时代的改变，合理的使用信息技术手段进行工作，并且将信息技术手段运用到管理工作中，从而有效地提升档案管理效率和质量。

（二）聘请专业管理人才

很多的公司都没有很好地重视档案的管理工作，也缺少专业的档案管理人才。而且进行档案管理工作一般都是由其他人员兼职进行的，并且缺少专业的管理知识，难以正确的对档案进行管理。这些管理人员都没有受过专业的培训工作，也没有丰富的管理知识，在对档案进行管理时就没有合理的进行管理。所以，公司一定要招聘一些专业的管理人才从事档案管理的工作。公司能够经过学校招聘和网上的求职来进行招聘工作，从而引进更多专业的管理人员，合理的来对公司档案进行管理。在现代信息技术时代下，要是公司没有专业的档案管理团队，那么就会导致公司档案管理工作难以顺利的进行，影响公司的长远发展。

（三）创新档案管理方法

在公司完善档案管理时候，最关键的一点就是要对管理方法来进行创新。满足现代信息技术时代的需求，改变以往存在问题的档案管理方法，促进信息技术手段和档案管理方法的结合，建立一个全新的档案管理方法。公司只要使用这样的管理方法，就能够有效地提升档案管理质量和效率，使档案管理工作得到晚上。另外，公司还要建立一个奖励的制度，对档案管理工作中表现好的管理人员进行表扬和奖励。经过这样的方法，能够有效地激发管理人员工作的积极性，并且使档案管理质量更好，

重点工程建设项目开展的顺利进行离不开项目档案管理工作，这是因为该项工作对重点工程建设项目以及其他日常管理工作提供资料参考，以此推进管理工作效率的有效提升，项目数据收集、分类、梳理和通过整个监管过程进行。项目档案是合规管理的重要载体，做好档案管理将使重点工程建设项目工作开展有例可循、各项决策有据可依、各项巡查审计有证可查、项目成果有史可溯，是可持续发展的基石。

五、重点工程建设项目档案管理工作现存问题

（一）对档案重视程度不足

在当前的档案管理工作中，在管理手段、管理人员和管理体制等方面都存在一些问题。由于档案管理不能直接给项目带来经济效益，重视程度不高，重点工程建设项目档案管理工作也得不到应有的尊重和发展，而在重点工程建设项目档案管理工作基础建设中，规章制度和管理人员培训等方面缺乏长远的规划。

（二）档案管理者的专业素养有待提升

在重点工程建设项目中档案管理者并不是专业从事于此岗位，管理工作大多由其他岗位人员兼职完成，导致档案管理质量不高，兼职人员的主要精力在于自己的工作，很难花太多的时间和精力去学习相关的专业知识，进而导致档案管理者的专业素养不高，难以高效、快速地完成档案管理任务。

（三）档案管理者工作态度不端正

档案管理工作单调乏味，需要档案管理人员花费大量的时间和精力来完成。此外，大部分时间为人员梳理、归档、鉴定、核实档案资料，造成档案管理人员的不当态度。档案管理工作重复性强、单调性强，工作人员在工作中容易产生厌烦和厌倦感。

（四）信息化水平不足

档案管理信息化水平低是当前困扰众多重点工程建设项目档案管理主要问题之一。这主要有两个原因，一是档案管理人员缺乏信息技术手段培训，难以实现档案管理信息化转型，难以利用现代化设施有效提高重点建设项目档案管理效率；二是重点工程建设项目档案管理复杂，档案管理人员缺乏对档案管理重要性的认识，并且高层领导缺乏引进专业人才的思想，将档案管理的发展过程局限于信息化，使信息的保存、检索和存取费时费力，此管理方法已然是拉低工作质量，难以高效工作。

（五）档案管理体系的不完善

档案管理制度的缺失是重点工程建设项目档案管理工作不能有效完成的重要原因之一。档案管理制度并没有归入发展重点，导致档案管理人员在工作中缺乏准确规范的指导方针，逐渐降低了档案管理工作质量以及效率。

六、重点工程建设项目档案管理可实施路径

（一）加强档案管理培训

借助权威专家的讲解，重新认识档案管理的重要性，普及档案管理的理论知识，提升思想认识，为后期工作的推动奠定思想基础，减少阻力。可聘请专业老师就重点工程建设项目档案管理的内容、方法、体系建设等知识，给档案管理者进行相关培训，培训过程应使档案管理者深刻地认识到重点工程建设项目档案管理所存问题、系统管理能力缺乏。通过专家的指导在一定程度上提升档案管理者的档案管理理论水平，认识到档案管理的重要性，同时可明确下一阶段工作的方向。

（二）构建档案管理团队

成立档案管理项目小组，建立重点工程建设项目档案管理体系，以“统一管控，实际操作”为原则，责任落实到人。档案管理组组长主要负责整个项目工作的统筹，协调重点工程建设项目档案管理的相关事务，制定档案管理的工作。计划和档案管理制度。项目成员负责推动、落实档案管理工作。在档案收集、归档阶段，坚持“由谁产生，谁归档”的原则，从而提升档案管理工作质量以及效率。

（三）梳理归档文档

制成文档目录表确定应纳入档案管理文件的范畴，锁定档案收集的对象。经梳理、分析、归纳，确定应该收集什么文件，保存什么文件，统一收集文件的标准。集中统一保管，降低了重要资料丢失的风险，确保了文件资料的安全，特别是工程建设过程的原始记录、变更资料等。

（四）归总文档目录，制成档案目录表

通过对归档文件的梳理，归总成《重点工程建设项目文档目录大纲》，确定了各类文件的收集部门和归档时间，并明确了档案材质和保存方式（电子或实物保存），档案目录大纲，在全面征求意见并得到了相关领导的充分认可后，作为后期档案收集的标准性文件。采用卷内目录、案卷目录、重点工程建设项目文档档案目录表为一体的三级档案目录管理，使得档案管理的保管、检索、借阅更简单、直观。

（五）下发体系文件，确定档案管理标准

《档案管理办法》规定档案管理实行一级所有、两级管理体系，全宗单位对本单位的档案具有完全的管理权限，负责档案室的建立，档案的收集、梳理、归档、借用以及日常维护管理工作。《档案管理办法》规定档案的归档、分类、编号原则，以及借用程序，界定各管理部门的职责，并包括了对档案管理工作人员的考核和激励机制。档案管理办法搭建完整的档案管理体系，对档案的收集、归档等工作提供了标准，构建档案管理人员体系、制度体系的已搭建完备，使得档案工作有章可循，有法可施。

（六）及时归档项目档案

经过前期的准备工作，及时对工程建设项目每阶段的档案进行收集、梳理、归档。前期立项审批、勘察设计、征地拆迁、施工阶段、交（竣）工等各类档案都需要一一归档，实现档案的集中管理。

（七）落实档案管理的信息化进程

提高档案管理信息化水平，不仅对规范档案管理具有积极意义，而且将大大提高档案利用效率，减少人员工作量。信息管理的方便、规范、快捷等优点，使人们能够在最短的时间内通过搜索引擎快速检索档案。另外，网络管理的实现能够帮助工程档案纸质资料的数字化转换，利用现代信息技术提高信息传输和共享的效率，进而建立和完善网络档案管理系统。

（八）提升档案管理意识

要进一步提升全员档案管理意识，使之内化于心、外化于行；要建立健全重点工程建设项目档案管理工作分级分类授权机制，做好保密工作，确保重点工程建设项目归档安全有效；要加强档案管理制度建设，确保重点工程建设项目档案制度体系合法合规，可操作性强；要规范档案移交，加强档案管理考核，确保档案移交的完整性、符合性和时效性；要加强培训与交流，着力提升档案业务专兼职人员业务技能；要以外审、内审为抓手，规范档案管理，推进重点工程建设项目档案管理工作合规管理取得实效。

总之，在现代信息技术背景下，现代信息技术给公司带来的不仅仅是一些挑战，要是公司能够跟上现代信息技术时代的发展，那么公司就能够全面的发掘现代信息技术的内容。而且公司档案管理工作属于非常重要的一个工作，公司想要正常的进行工作就一定要做好档案管理的工作。但是，现在公司档案管理工作没有起到效果，出现了很多的问题，这些问题一定要尽快的解决。公司档案管理人员一定要根据现代信息技术时代的特征，结合公司的实际情况，来对档案管理工作进行创新。