网络时代事业单位档案管理工作开展策略

袁艳华

（潜江市城市管理行政执法支队，湖北 潜江 433100）

一、引言

事业单位是社会治理体系的基础构成，承担着重要的服务职能，是推动经济社会发展的关键动力。档案工作是事业单位管理活动的重要组成，通过对单位业务工作和管理运行中产生的资料信息进行全面的收集整理，为单位发展提供数据支持。信息技术在事业单位中得到广泛的运用，大量的数字化信息随之出现，推动档案管理模式的信息化转型已经成为档案工作的重要任务，为事业单位适应网络时代发展环境提供基础保障，推动档案管理水平和服务质量的整体提升。

二、网络时代事业单位档案管理工作的重要性

档案工作是事业单位管理工作的主要内容，为单位业务工作开展和管理决策的制定提供科学依据，推动事业单位业务水平和管理质量的整体提升。网络时代环境下，信息设备和技术得到广泛普及，推动了互联网+发展理念在档案工作中的科学渗透，信息化档案管理模式的构建能够充分发挥先进设备和技术优势，实现对数字化档案信息的高效管理，推动传统档案载体的电子化转型，有效提升档案管理效率，保证档案资料的完整性，为档案管理和开发利用提供有效条件。同时利用信息技术能够有效增强档案资源利用效率，对档案资料进行深入分析，实现对资料数据的高效整理，利用网络渠道实现对档案资料的远程利用和共享，推动档案价值的高效实现，为单位业务和管理工作开展提供有效支持。[1]

三、网络时代事业单位档案管理工作现状分析

（一）信息化水平不足

网络时代的到来为事业单位档案工作发展提供了良好的机遇，信息设备和技术的运用推动了档案管理模式的转型，基本构建了较为完善的信息化管理体系。而随着信息技术革新速度的不断提升，现有的信息化水平无法满足档案工作需求。档案部门对信息化管理缺乏正确的认识，资金和资源投入不足，对先进设备和技术缺乏有效的引进利用，运维工作开展不够到位，对现有的设备设施无法做到及时的维护和更新，不能为档案工作开展提供物质基础。同时网络体系构建不够完善，缺乏稳定高速的网络环境，无法为档案资源的流通和共享提供高效安全的平台。[2]

（二）管理机制不够健全

完善的管理机制为档案工作开展提供制度基础，信息技术的运用使得档案工作流程发生了很大的变化，而现有的档案规章制度较为固定，无法对档案工作形成科学的规范，不利于规范化管理体系的构建。责任机制落实不够到位，各个工作岗位的档案管理职能不够明确，工作人员的档案管理意识较为薄弱，对相应的规章制度无法做到准确的掌握，无法保证档案制度的贯彻执行。保密制度不够完善，现有的保密机制相对单一，无法根据实际的工作情况对保密标准进行及时的调整，对管理人员和使用人员的权限缺乏合理的设置，容易存在档案信息的泄露等问题。安全管理不够到位，安全管理制度不够健全，无法做到对安全隐患和风险的及时发现，不能保证档案资料的安全性。特别是随着网络安全形势的日益严峻，现有的安全管理模式无法有效应对网络安全威胁的入侵，对先进网络安全技术缺乏合理的利用，安全管理体系不够完善，无法有效应对复杂的网络安全环境。

（三）档案利用方式较为单一

当前单位档案管理思路较为传统，对档案开发利用的重视力度不足，档案利用方式较为固定，无法有效满足实际的使用需求，不利于档案工作价值的实现。在实际的档案利用环节，检索机制缺乏优化，检索效率较低，无法有效满足使用者的检索需求，不能对相关的资料信息做到准确的定位。在档案利用环节对网络和信息技术缺乏有效的运用，对数字化资料无法做到科学的整理分类，服务方式较为单一，无法有效满足使用者需求。同时档案编研工作思路缺乏创新，编研活动与事业单位业务管理存在脱节，编研方向不够科学，无法有效体现档案工作价值。[3]

（四）管理队伍建设相对滞后

信息化档案管理具有较强的专业性，需要管理人员具备较强的信息素养水平，能够熟练利用信息设备和技术，保证较高的管理效率。而当前档案管理队伍结构不够科学，缺乏档案和信息技术专业人才，管理人员的信息素养存在不足，教育培训工作开展较为滞后，制约着管理人员工作能力的提升。同时对管理人员的考核管理力度不足，考核标准与实际的岗位工作情况缺乏有效结合，考核结果无法对工作效果形成及时的反馈，缺乏有效的激励措施，不能对管理人员的工作积极性形成有效的激发，不能为档案工作开展提供人才基础。[4]

四、网络时代完善事业单位档案管理工作的有效策略

（一）提升信息化水平

信息化档案管理体系的构建对推动事业单位发展起到积极作用，先进信息设备和技术的运用能够有效提升档案管理效率，推动档案工作价值的高效实现。单位档案部门要提升主动意识，充分认识到信息化管理的重要作用，加强资金和资源投入，结合档案工作实际情况，对信息化建设进行统筹规划，科学配置现有的信息资源，合理引进先进信息设备和技术，推动信息基础设施的完善，为信息化管理提供基础保障。要搭建高质量的网络环境，合理利用先进网络技术，为档案资料传递和共享提供稳定高速的网络平台。要建设完善的信息化管理系统，实现对档案管理流程的全面整合，借助信息设备推动管理效率的整体提升。[5]

（二）完善管理机制

单位档案部门要强化主体责任意识，对档案管理制度进行科学优化，严格按照档案法律法规要求，构建动态化管理体系，结合实际的信息化管理情况，对相应的规章制度进行针对性调整，对档案工作流程进行全面规范，提升档案工作的科学性，为信息化管理提供制度基础。要完善评价机制，加强与干部职工的互动交流，利用网络途径搭建高效的互动交流平台，及时掌握档案管理中存在的问题，对档案工作成效形成及时的反馈，对相应的规章制度做到准确的调整。要完善档案审核机制，利用技术手段对资料数据进行全面细致的符合，保障资料的真实有效，对存在措施和不够全面的资料进行及时的更正、补充，为档案利用提供基础保障。要强化保密管理，根据实际的档案资料特点，对保密标准进行科学的评定，对管理人员和使用人员的权限进行合理设置，利用技术手段对权限进行验证，有效防止档案资料的泄露。要强化信息安全管理，制定完善的安全管理制度，及时发现安全隐患和问题，对管理和利用环节进行全面的安全防护。要加强对网络安全的重视，合理利用先进的网络安全技术，有效抵御网络安全威胁的入侵。如利用虚拟技术对档案存储空间进行优化，构建虚拟存储空间，有效提升档案载体的安全性，对遭到破坏的资料进行及时修复。利用虚拟网络技术搭建VPN 网络，与公共网络间形成有效隔离，有效提升网络环境的安全性。

（三）拓宽档案资源利用渠道

信息技术的运用为档案资源利用效率的提升提供了有效的条件，单位档案部门要加强对档案开发利用的重视，发挥信息技术优势，对档案资料进行深入分析，建设完善的数字化资料数据库，为档案利用提供有效条件。要利用网络优势，实时关注社会环境变化，准确了解档案事业发展形势，拓宽档案管理思路，对档案利用模式进行科学优化。要优化检索机制，对检索关键词进行科学设置，对使用者的实际需求进行全面的分析预测，为其提供针对性的检索推荐，对其所需的档案资料做到高效的定位，有效提升服务效率。要利用网络渠道搭建高效的档案服务平台，实现对档案资源的远程查询和调用，有效提升档案利用效率。要优化档案编研思路，结合事业单位业务发展和管理工作需求，制定明确的编研方向，科学设置编研主题，充分体现档案资源价值，为单位发展提供科学的依据。

（四）加强管理队伍建设

档案工作具有较强的专业性，高水平的档案管理队伍是保证档案管理质量的重要基础，档案部门要加强对档案工作的重视，积极引进优秀档案专业人才，优化管理队伍结构，增强管理队伍战斗力。要加强对管理人员的培训教育，将信息知识技能作为重要的培训内容，结合实际的档案岗位职能，设置针对性的培训策略，推动管理人员专业素养和工作能力的提升。要加强对工作人员的管理力度，完善考核机制，设置合理的考核标准，对管理人员形成有效的督促作用，将考核结果与激励措施进行有效结合，有效激发管理人员的工作热情，营造积极的档案工作氛围，为信息化管理提供环境基础。

五、结语

网络时代的到来推动了事业单位档案管理模式的科学转型，利用信息技术和网络优势实现档案管理质量和服务水平的整体提升。事业单位档案部门要提升主动意识，充分结合网络时代发展形势，合理利用信息技术手段，构建完善的信息化管理体系，健全管理机制，拓宽档案利用途径，推动档案工作高效开展，为事业单位发展提供有效支持。