浅析信息一体化背景下企业档案管理效率提升途径

霍金联

（佛山市金的信档案管理咨询有限公司，广东 佛山 528000）

引言：档案管理工作内容，是企业的重要组成部分。在当前的社会发展中，档案管理工作是开展档案工作的过程中形成的组织制度，其包括的内容较为丰富，如行政机构、业务机构、人员机构、人事组成等内容，涉及到企业的多个部门，同时还包含着各项管理工作的内容，对企业整体有着直接的影响。在社会快速发展的背景下，信息一体化给人们的生活提供了极大的便利，尤其在工作情景中，数据化的检索方式，能够快速地找到所需要的文件，提升查阅浏览的速度，进而加强工作的效率。现阶段传统的档案管理工作模式还存在着一些问题，应当根据时代的发展快速地进行整改，推动企业在经济社会的可持续性发展。

一、信息一体化背景下企业档案管理效率的发展背景

随着我国综合实力的不断增强，网络信息技术得到了飞速的发展，并且在办公领域中取得了较大的成绩。然而当前企业档案管理中还存在着一些问题，如档案收纳、归档的效率较低；业务能力、办事效率不高；工作方法、理念老套，都不适应当前的时代发展，给工作增加了不小的难度。因此，信息一体化背景下的企业档案管理工作，应当迅速转型，更好地适应社会的发展，推动企业的可持续性成长。

二、信息一体化对企业档案管理的积极作用

（一）提升管理执行效率

随着科学技术的快速发展，信息化在人们的生活中成了不可或缺的一部分。在当前的企业发展中，想要快速地提升企业的竞争优势，应当加强各项工作的效率。基于信息一体化背景下的档案信息管理工作，通过电子设备和平台的加持，能够快速地打破传统的工作局面，有效地提升管理效率，构建高质量的办事效率。

在当前的企业档案管理工作中，涉及到的程序、数量、环节较为复杂，且档案的格式和内容种类较多。在全新的办公模式下，可以通过电子技术迅速地进行档案分类，对相应的内容进行归档收纳处理，将各项信息数据直接录入到数据库中，并上传到相关的平台进行备份。因此，信息一体化对企业档案管理有着积极的作用，在保证了档案信息安全性的同时，也加强了相关工作人员的办事效率，更好地推动企业在信息化时代的蓬勃发展。

（二）建立电子化档案格式

信息一体化背景下的档案管理工作，更加注重效率的提升和文件的安全性。建立电子档案格式，能够有效地提升企业的工作效率，避免以往查找、打印、翻阅档案的复杂性，同时也提升了工作人员的办事效率。其次，电子化档案格式的建立，能够加强档案的收纳和归档工作，通过系统的整合和分析，根据不同的文件内容进行归类，上传到相应的云台上进行备份，节省了大量的人力和时间，有效地提升了工作效率，加速了信息处理的速度，降低了档案中人力管理的投入，从而实现高效管理。基于信息一体化背景下的档案管理工作，加强电子化档案格式的确立，提升办事效率，对企业发展有着积极的作用。

（三）节省部门运营费用

企业档案管理工作中，利用信息化的设备和技术，能够有效降低部门的运营费用。在全新的管理模式中，信息化办公可以减少纸张的使用，同时也减少了档案袋、打印纸、塑封袋等多种办公用品的使用，进而有效降低办公费用；不仅如此，信息化档案管理工作中，能利用电子设备和系统，整合多个文档内容，减少打印、销毁等环节，突出绿色环保的理念，同时也有效地节约了工作时间，提升了工作效能。最后，信息化管理还能加强宣传工作，降低宣传费用，节省部门开支，最大程度上推动企业档案管理的标准化成长。

三、信息一体化背景下企业档案管理效率提升的途径

（一）提升人员专业素养，实现高质量管理

在信息技术快速发展的背景下，数字化管理的水平越来越高，尤其在当前的社会发展中，相关企业在展开工作时，要加强人员的专业素养，以构建高质量的工作。基于此，在信息一体化的背景下，首要提升人员的专业素养，对相关的管理人员展开培训，加强他们的综合素养，提升理论管理水平，保证管理工作的质量。

此外，企业要对员工进行全面的培训。信息一体化背景下的档案管理工作，应当结合企业自身的实际情况和综合实力来确定制度的具体内容，展开具有针对性的专业培训，才能够形成高质量的管理工作。如在展开培训的时候，可以使用网络培训，打破时间和地点的局限性，通过移动设备就可以完成；还可以定期展开线下培训，针对工作中存在的问题，进行针对性的整改，构建更高质量的档案管理工作效率。最后，相关的企业还应当加强技能上的比拼，使用合适的方法和手段，展开绩效考核，明确员工的工作内容，进一步加强他们的专业能力[1]。

（二）创新管理服务手段，信息利用高效率

就当前的情况而言，我国企业档案管理存在管理手段差、利用率低的情况，尤其在查阅和浏览的环节中，流程较为复杂，工作模式质量不高，和当下的社会发展趋势严重不符。在面对档案存在利用率较低的问题时，相关的工作人员和企业的管理人员，要从根本上解决这一现象，加强档案管理工作的内容，重视其工作的各个流程，在最大的程度上发挥出他们的功能。其次，在企业的发展中，还要对内容展开创新，提升管理服务工作的质量，加强对人员专业素养的培养，创新工作内容，在具体的环节中，相关的企业可以参考一些内容，如借鉴高校的图书管理模式，利用较为先进的理念和经验，结合自身企业的实际情况进行整合，实现企业的数字化管理模式和建设内容，促使管理工作质量的有效性提升[2]。

与此同时，在信息化背景下，要加强内部网络信息的建设。如在建立工作内容的时候，可以使用信息检索的特点，建立一些在线服务的内容，能够随时随地展开线上工作，进一步加强档案的利用效率和水平，在信息一体化背景下的工作中，充分凸显出档案的利用效率，改善以往工作的弊端，实现全新的管理方式，构建高质量的工作水平，推动企业的快速成长。

（三）更新管理制度内容，保证管理整体性

明确的工作管理制度，是企业可持续性发展的前提。在当前的社会发展中，任何一个部门和工作的展开，都需要有明确的管理制度和方式。在信息一体化背景下的档案信息管理工作，应当对工作内容展开创新，根据时代的发展，提升自身的效率，更好地服务于企业。在明确档案管理工作制度的同时，相关的企业要从实际情况出发，根据现阶段的社会情况和企业的综合实力，选择恰当的制度和手段，不可盲目的进行生搬硬套，反而给相关的工作人员增添困难。其次，在信息一体化背景的影响下，管理制度上要进行创新，要确定明确的、全新的工作手段和方向，加强对相关人员的约束，同时，制度上的更新，也会提升档案的使用频率，有着非常积极的作用[3]。

除此之外，在档案管理工作中，要对相关的企业中不同层级的使用者进行约束。在调阅档案信息上，使用者和管理员在各自的权责范围内一视同仁，都能根据自己的权限按需查阅需要的信息。而在管理上创新制度建设，采用使用和管理相独立的档案管理模式，保障档案的安全性，确保商业机密不会出现外泄的情况下，也对促进企业的可持续性发展有着极高的意义。

（四）建立数字档案模式，提升管理实践性

在信息一体化背景下的企业档案管理工作中，数字档案的建立是关键的内容。数字档案的建立完全打破了传统档案的弊端，杜绝了纸张文件的收纳方式，通过云系统和平台，不仅能够做到多平台上的档案相互连接，还能够做好备份工作，提升安全性和隐私性，和多个业务平台进行对接，利用登录信息和管理权限的设定，对安全性也有了很大的保障。

此外，数字档案信息的特性，对保管性和安全维护起着决定性的作用。如在查阅相关文件的时候，电子系统可以加强对载体的保护措施，通过不同的转换手段，保证内容信息的安全性，并利用相关的数据和资料，确保内容的真实性、可靠性、完整性，甚至在使用的过程中，能够满足跨平台查阅的方式，通过镜像技术和迁移技术，以加强对数据的研究与实践，有效地提升了管理工作的效率，并保证了信息的实践性，在企业工作中，有着非常积极的作用[4]。

（五）加强信息宣传力度，加强信息利用度

从某些角度上而言，档案管理的内容，也存在着开放性的特点。在以往的工作内容中，企业员工对档案的内容了解有限，在认知上还存在着的偏差，没有意识到这一内容的重要性。基于此，信息一体化背景下的工作内容中，可以利用网络平台和设备的内容，扩大宣传内容和方向，不断地完善工作内容和质量，尽企业最大的能力，扩大档案信息资源的使用[5]。

与此同时，为了保证信息化宣传的效率，还要加强电子档案系统和业务平台的对接。在展开相关工作的时候，企业应当按照国家的标准和政策展开工作，在档案管理工作数字化的构建中，要确保内容和信息的真实性和正确性，并且加强对多种手段和信息的利用度，保证应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。最后，还要加强信息系统的使用和维护内容，对内容加强建设，定期展开讲座和内容，保证相关的工作人员的使用水平，发挥出系统工作的优势，建立新时代背景下的信息化企业工作模式。

结束语

综上所述，对信息一体化背景下企业档案管理效率提升的途径展开了分析，阐述了信息化时代的发展背景，并讲解了其在工作中的优势，针对存在的问题和现象，提出了几点提升工作效率的途径。信息一体化的档案管理工作内容，有着很大的作用和意义，能够提升当前的工作质量，通过提升管理人员的专业素养、创新管理服务手段、更新管理制度内容、建立数字档案模式、加强信息宣传力度等手段，更好地适应当前的社会发展，并从根源上提升自身的管理水平和能力，更好地适应当下的社会发展进程，获得更大的经济利益，推动企业在信息化社会中的蓬勃发展。