思考基于信息化的工程档案管理分析

林影

（中国电影资料馆（中国电影艺术研究中心），北京 100088）

引言

伴随着高速、大容量档案影像管理系统的应用，使得档案资源管理工作变得更加的专业化和信息化，但是相应的档案管理人员也需要结合电影资料馆自身的实际情况，转变档案管理的模式和方法，在此基础上针对相关影视资料和数据进行长期的保存和管理，可以及时的进行查询和翻阅。通过工程档案管理信息化的建设可以让相关人员更新自身的管理想法和理念，摒弃固有的观念，知晓现阶段档案管理工作的发展趋势和目标，从而充分的借助网络技术和远程通信技术，发挥二者存在的优势和长处，为后续的工作创造良好的条件。

一、工程档案信息化建设的重要性

（一）改善档案管理效率

工程档案管理信息化的应用和实施可以借助先进的网络资源，在此基础上针对档案进行有效的搜集、检索、分类、保存、浏览等等，这样不仅会减轻档案管理人员自身的工作任务量和压力，同样也提升了自身的工作效率和质量[1]。

（二）完善管理方式

工作档案管理信息化的出现替代了之前固有的管理模式，将文字信息转变为电子文件，通过网络技术建立起档案信息与其他信息系统之间的联系，从而可以快速的实现资源和信息共享，这样一方面可以提升档案信息的利用率和使用率，另一方面让相关档案管理人员可以随时随地的查询和浏览自己想要得到的信息和数据，以此节约工作时间。

（三）档案保存方式多元化

信息技术的发展和进步，使得信息时代正在逐渐的影响和改变着人们的日常生活，因此工程档案管理工作需要结合发展趋势优化和调整自身的模式[2]。在此基础上可以借助网络资源针对一些重要的电子文件进行储存和读取，这样一来不仅为档案管理工作提供多种方法，还可以使得档案管理工作变得更加的便捷和快速。在电子设备和网络资源的帮助下，不断地增加信息和数据的保存时间，减少一些信息数据丢失、毁损情况的产生，保证资料的完整性和真实性。

（四）改变信息的传递方法

在传递信息数据的过程中，由于传递模式的限制以及传递距离的阻碍，就会使得档案在传递的过程中发生资料丢失、资料窃取等问题的产生。由于信息化的加入就可以使得信息和数据实现远距离的安全传输，以此保证信息的真实性和安全性。

二、档案信息化建设的内容

（一）信息资源

在信息化建设的过程中，包括多媒体数据库、档案全文数据库、电子文件的整理等工作，这样一来就需要相关的管理人员将文档转变为电子文件，使得档案的信息资源被合理利用，实现档案信息资源的技术性延伸[3]。

（二）基础设施

相应的基础软件设施是开展档案管理工作的基础条件和保障，只有利用基础设施才能有效的实现信息交换和传输，以此最大限度的发挥基础设施的优势和长处。

（三）体系的建设

在开展工作前，电影资料馆的内部管理层和领导者需要建设与之相符合的管理体系，在此基础上需要针对管理过程中的每一个环节进行细化，严格的控制信息的查询、浏览等工作，以此使得管理工作更加的规范和专业。

三、档案信息化管理工作中存在的不足

（一）档案数字化质量较低

电影资料馆是建设建设档案原始资料的主要参与者，因此对于工程档案管理工作的规范性、可靠性、真实性都有着重要的影响，如果电影资料馆自身的档案管理水平较低，就会使得其自身的数字化质量较差[4]。

档案数字信息化主要分为两个部分，其中一个部分是档案目录信息的数字化，另外一个是档案全文信息的数字化，如果在工作过程中，相应的管理人员没有将档案进行有序的排列，导致相应的目录和内容不能对应或者档案内容不够全面和完整，这样一来工程档案信息化就无法发挥其自身的价值和作用。所以在建设的过程中，需要结合自身的实际情况，不断的从根源上提升自身的数字化水平和能力，加大对于档案的管理力度。

（二）信息利用率较低

在现阶段，档案存在的意义和目的就在于方便使用者查找和翻阅相关资料，但是在实际的工作中，使用者想要查找资料的同时需要找到档案部门，提供证明和资料，通过相关部门的同意和审核才能进行查阅。并且很多档案在移交的过程中不够完整，这样就会使得人们在查询的过程中不能精准的找到自己想要的资料和数据，从而使得信息利用率不断的降低。

（三）尚未实现数字化

我国电影事业的不断发展和进步，使得其自身的规模和工作范围在不断的扩张，因此档案的数量也在不断的增加，但是有少部分电影资料馆还是沿用着传统的档案管理模式，自身的数字化水平还有待提升。而且很多电影资料馆认为将纸质档案转变为电子档案需要花费大量的人力和物力，比较浪费时间和精力。

传统的纸质档案在保存一段时间后，就需要定期检查它们是否损坏，还需要做好防潮和防火准备，完善其自身的保存环境。即使采用相应的保护措施，随着纸质档案被翻阅的次数增多，原始的文件也会遭到破坏，文件的保存和管理难度也会增加。

四、档案信息化管理工作的实现路径

（一）做好基础管理工作

档案资源管理信息化需要得到信息化的支持和保障，因此相应的管理人员需要做好基础的管理工作，首先需要建立完善的档案管理制度和体系，在原有的管理模式上加入创新元素，这样才能保证档案信息化管理工作的顺利开展和实施。其次，需要尽量的简化和细化每一个工作环节和步骤，既要针对工作环境进行优化，增加管理工作所需要的基础设备和设施，针对硬件环境进行完善和加强，确保档案管理工作与其预期的建设标准一致。最后，需要提升相关人员自身的专业素养和能力水平，定期的举办培训和讲座，让其在学习相关知识的同时可以更新自身的理念和思想，充分的意识到信息化的重要意义和积极作用[5]。除此之外，还需要加强内部管理层和领导者自身的信息化意识，只有领导对于信息化工作加以关注和重视，才能让全体员工树立信息化管理意识，从而学习信息化技术和知识，提升自身的工作效率和质量。

（二）增加信息安全意识

档案安全管理工作是保障档案资源的关键，随着网络技术的发展和进步，时常会出现网络病毒，导致一些较为重要的数据和信息丢失，同样也会使得网络资源遭到破坏，不能及时的解决其中存在的问题和缺陷。加上一些单位并没有重视网络病毒，没有安装相应的杀毒软件，最终使得档案存在安全隐患。因此在档案管理工作开展的过程中，需要及时的更新病毒库，科学合理的下载相关杀毒软件，在此基础上相应的管理人员需要针对一些重要数据和信息进行备份，加强身份验证，这样才能从根源上提升其自身的管理水平和能力，具备一定的安全意识。除此之外，还需要使用相应的技术手段，针对档案资料进行保护，引用加密技术，在相关指令和密码设置的前提下，将相关信息进行加密，为后续的工作创造良好的条件。

（三）细化管理环节

档案管理人员需要转变自身的管理模式，紧跟国家和社会的发展趋势，在此基础上需要针对档案的搜集、整理、鉴定等方面进行创新，细化管理流程和环节，这样才能使得管理工作更加的规范和专业。首先，管理人员需要针对电子文档进行检测，最大限度的实现电子文档的完整性和真实性，严格的按照国家的规定指标和内容进行管理；其次在保存档案的过程中，不仅仅需要将电子文件进行永久的保存，还需要借助纸质文档进行辅助备份，减少档案丢失情况出现的可能性；最后在档案使用的过程中，需要改进使用的方法和手段，采用分级和分类的方式将档案进行放置，让使用者在翻阅的同时可以精准的找到自己想要的文件，全面提升资源的利用率。除此之外，方便相关人员进行查找和检索，管理人员可以在每个部门将相关信息进行分别存储，这样可以让管理人员系统的了解所有的信息和数据，针对相应的信息和数据进行分类和整理，进而实现资源的共享。

（四）健全档案信息化管理体系

在建设档案信息化管理体系的过程中，要求管理人员结合规章制度针对原有的管理体系进行调整，在此基础上需要安排相应的人员进行定期的学习和培训，提高自身的综合管理水平和能力。例如：（1）可以让管理人员借助网络技术将各个部门搜集的资料进行整理和汇总，提高工程档案的交互性和共享性，加强与其他部门之间的沟通和合作。（2）建立工程档案信息系统，将档案电子文件作为资源，针对一些有价值的信息和数据进行开发和使用。（3）利用信息化平台针对不同类型的档案进行登记和录入，在此过程中需要保证数据的精准性，这样不仅可以节省查找纸质资料的时间，从根源上提升档案信息化建设的效率和质量，整合档案信息资源，还可以逐渐实现档案管理信息化。（4）在档案收集的过程中，将纸质文字转变为数据信息，针对一些重要图片进行信息化处理，转变为电子档案。除此之外，电影资料馆还需要建立相应的监督制度，派设专门的人员针对日常的管理工作进行实时审查和跟进，及时的发现其中的存在的问题和不足，以便提出整改意见和建议。

（五）针对管理方式进行创新

首先，在开展信息化管理工作的同时，相应的管理人员需要针对原有的文件进行整理，在此基础上丰富文件的内容，针对文件进行系统化和规范化的分类；其次需要让相关人员积极的学习计算机专业知识，让其对于工程档案管理知识建立初步的认知和了解，以此灵活熟练的使用相关技术。这样不仅可以提升其自身的工作效率和质量，还可以促进工程内部的经济发展和进步，让管理层和领导者可以及时的针对档案信息和数据做出真实的判断和决策；最后，需要让相关管理人员掌握多种检索方式，具备档案管理分析、服务与应用等能力，从而满足信息化的实际工作要求和需要。除此之外，还需要加大投资力度，引入先进的科学技术，使得信息化设备在使用的过程中实时的进行更新，促进工作的高效、快速的完成。

结束语

通过上述针对档案信息化管理工作中存在的问题进行详细的分析和解读，可以正确的引导电影资料馆提升自身的管理水平和能力，建立完善的管理体系和制度，最大限度的发挥信息技术存在的价值和意义。结合自身的实际情况为员工提供学习的机会，通过他们的自身的不断学习和努力提高工作效率和水平，加大对于相关重要信息管理力度，保证档案信息和数据的完整性和可靠性。逐渐的适应信息化的发展趋势，提升自身的竞争能力，在激烈的市场竞争中站稳脚跟。