论述中文期刊记到的现实问题及处理对策——以贵州省图书馆为例

肖愫愫

（贵州省图书馆，贵州 贵阳 550004）

一、引言

随着社会的进步，人民的精神生活需求日益增大，图书馆建设趋向现代化和科技化发展，图书期刊藏量也日益增加，对其期刊图书的管理也更为现代化和自动化。在图书馆，期刊作为文献资源的重要部分之一，期刊记到在期刊总体工作中起着承上启下的作用，关联着整个期刊管理工作流程进度，2020 年12 月31 日贵州省图书馆（北馆）正式进入试运行状态，重新规划和设立各个工作部门，启用新型的图书馆集群管理系统（Interlib3.0），工作人员在新的管理系统下应对新的问题又该如何解决。下面本文将以贵州省图书馆集群管理系统（Interlib3.0）为例探讨中文期刊记到中存在的问题和解决对策。

二、期刊记到的意义

期刊记到，指采编中心期刊记到人员负责对在供应商手中采购并送达的期刊进行验收，核对数据，加盖馆藏章，再在图书馆管理系统（Interlib3.0）中进行记到、分配排架号、分配馆藏的系列工作统称。随着自动化技术和通信技术的发展，图书馆中文期刊管理都开始实现现代化管理，而期刊记到是期刊管理的一个重要环节，如果在系统中因为主客观等因素导致期刊记到错误，不仅会影响后续的期刊催询、装订、流通、典藏等工作、还会引发图书馆与中标书商因期刊到刊率而涉及的经济问题[1]。因此，做好期刊记到工作，有效的处理期刊过程中遇到的问题，让期刊管理更为便捷流畅，让读者阅读查看更为方便，已成为日益紧迫且具有极大实用效果的需要。

三、期刊记到面对的现实问题

期刊的出版发行本身就是一个动态的过程，在到达记到人员手里进行记到时经常会出现一些主客观问题而导致期刊错记、漏记等情况。

（一）记到中现刊自身易出现的问题

一是期刊在长期连续出版过程中会因为出版社、著者、市场效应、采访内容等外力作用而造成合刊、增刊、休刊的情况；二是每年也会根据读者需求量减少或与我馆收藏内容不相符出现的停刊情况；三是针对不同的读者对象、不同专业内容、不同频率、不同形态等服务内容，出现的一刊多版现象。面对这样复杂的情况，易造成记到人员对期刊模糊，出现记到错误或记漏，对期刊管理工作带来很大影响[1]。

（二）受记到人员主观影响

根据贵州省图书馆南北馆的藏书量和读者的需求，期刊采购数量较大，采购商每周定期将期刊发送至采编中心，期刊记到工作人员任务量较大，有的期刊出版频率是旬刊或半月刊，但因为订购者的疏忽只订购了一个版本，期刊的期号通常情况下不连续，加之记到人员如果粗心、不熟悉期刊情况，极易造成漏记、错记、记重等情况出现。

（三）系统故障造成的问题

因图书馆集群管理系统（Interlib3.0）是新馆运行时引进并开始使用，工作人员对其系统使用程度还不熟悉，系统管理技术不稳定，易出现系统故障、网络不稳定而引起的漏记。

（四）期刊编辑期号错误

因为出版社印刷或者编辑者的错误，造成期刊出版的期号出错，导致图书馆期刊记到人员记到出错。比如《幽默与笑话·爆笑e 族》本年收到的第一期，因为年份数字上0、1 数字重影，记到工作人员根本分不清到底是今年的刊还是去年的，这种情况只能及时与采购商对接，了解期刊的正确出版时间。

（五）夹杂副刊、光碟、磁带

有的期刊中夹杂着副刊、光碟、磁带的问题，在期刊搬运和读者借阅途中都很容易掉落遗失，期刊记到人员通常只是负责将这些附带产品备注在期刊记到格中，并没有其他的特别途径来确保万无一失。

（六）刊名变更

现刊记到中偶尔会出现刊名变更的情况，变更刊名记到较其他期刊记到问题要复杂一些，记到人员如果不熟悉刊名情况，会导致错记[2]。

（七）期刊ISSN 号和条码不对应

有时候某期刊出版时使用了新的ISSN 号，但是条码号还未更新，记到工作者通常使用扫描枪扫描条码号进行记到，此时因条码号对应不上ISSN 号，则会出现空白页或其他期刊题名的情况。比如《人民交通》ISSN 号为2096-5265，条码扫描结果为1005-6440，记到工作者不细心就会记到在另外的期刊上。

（八）记到统计及催询问题

期刊借阅分为可外借和不可外借两种，因为数量较大，我馆期刊记到工作者在每年6 月份时将对缺刊情况进行核实，查阅基藏室和不外借的阅览室，对未到的期刊进行催询。除此之外每年年底将使用管理系统（Interlib3.0）中的“期刊报表催询单”窗口进行统计。但是此窗口涉及订购号、预订册数、题名、出版社、出版周期、分类号、商代码、预订年份、复本数、订购时间、未到册数、单册价、总价、卷期、ISSN十五种选项，表册过于细致复杂，非常不便于期刊工作人员进行核对，反而增加了工作量，导致缺刊统计复杂化。

四、期刊记到现实问题的解决方案

（一）灵活熟练运用管理系统

面对期刊记到的多类型问题，需要记到人员要灵活运用Interlib3.0系统并细致处理发现的问题，标准规范的期刊数目数据应当全面解释该刊的创刊、停刊、缺刊、出版周期及刊名的各种变化，客观反映其出版频率的动态性、连续性及馆藏的真实性，面对刊号、刊名、出版机构、出版周期等编目数据改动时，及时补充著录在附注。[3]

1.一刊多版

同一刊名不同ISSN 号和相同ISSN 号但邮发号不同时，直接将它按照单版刊进行记到，邮发代号相同时，从期刊的著者、分类号、版本等多方面查找，并备注再记到。

2.合刊

如《英语街（高中版）》2021 年7 期、8 期合并为一期刊物，按照管理系统（Interlib3.0）的操作方法，记到人员只需要点击鼠标左键选择7 期、8 期，再点击鼠标右键，在弹出来的菜单中选择合并记到，并删除重复的一格即可。

3.增刊

可在“期刊记到处理”窗口右击鼠标选择“增刊”，或选择“期刊直接预订”窗口，增加增刊预订信息进行记到处理。

4.休刊、停刊

休刊时，出版商或者发行商将会直接通知，并将休刊数据传送到图书馆采编中心，记到人员则在相应的记到期上出做休刊备注。停刊，直接在图书期刊“期刊预订”窗口做停刊处理。

6.刊名变更

在原刊编目中做停刊处理，并建立新的编目，在做数据处理时，要求更新原刊编目中的100、207字段，添加442（由...替代）或440（由...继承）字段，新建编目除基本编目数据外，还要特别增加432（替代）或430（继承）字段，最后删除原刊的本年预订信息，增加新刊的本年预订信息，并进行记到处理。

（二）加强专业化专职化培训

图书馆工作人员招聘是面向全社会各高等院校毕业生或社会人才，但应聘职位也只有少部分对专业性要求极高。各行各业的发展都离不开专业人才的支撑，Interlib3.0 管理系统使期刊记到变为更加自动化和便捷的同时，也要求了记到人员需要更加专业化专职化。所以无论是什么专业的工作人员，在进入到采编工作领域，就应充分加强专业化培养，学习图书情报学的理论知识和专业的业务培训，充分了解中文文献分类法等。另外期刊记到工作者在对期刊进行记到时也要做到专职化，不得中转和随意借阅期刊，仔细核对期刊数据，不错记和漏记，记到完后，及时分类放在指定地点，确保期刊流通工作的完整性、连续性。

（三）加强系统化管理和期刊工作有效结合

建设专业化的计算机团队，实时根据图书馆自动化建设中的问题更新系统发展，编制清单时应遵循简单、可测、高效原则,使用的要点在于坚定地执行书面清单并在实践中不断完善。[4]根据期刊系统，科学的划分工序，及时提出解决问题对策。比如，在Interlib3.0 管理系统中，应设计更为简明的“期刊缺刊清单暨期刊催询处理”窗口，导出的“缺刊”统计表格只需要涉及到缺刊的期数、ISSN 号、邮发号、著者、题名等可以便于查刊的专业数据即可。

（四）保留近三年的记到数据

Interlib3.0 图书馆集群管理系统中“期刊记到”窗口打开后，右侧有一个关于期刊记到的历年数据，大部分期刊有近15 年左右的记到数据。然而每年期刊会下架并合订做成过刊再进行回溯，回溯本在阅览室再保留三年后下架进入立库，因此保留长至十年的记到数据反而不便于记到人员操作。建议保留3 年的记到数据，一方面是一般情况下去年的缺刊经过催询后，采购商会在今年年初开始发货，记到人员可以便捷地补记往年的数据；另一方面在年初期刊采购信息上机时，可能会有备注信息遗漏或者期刊期数订购错误，记到人员拿到现刊时无法记到，就可以查阅往年的记录从新备注和编辑处理。

（五）保持刊面记到整洁

虽然目前图书馆管理已进入现代化自动化建设管理中，但是有部分职能仍然是工作人员手工操作，为了阅览室排架工作者的便捷，记到人员还需在期刊封面上写上分类号。但是，因记到工作人员书写质量不同、字迹大小不同，甚至书写错误，让原本的期刊封面极易变得非常不整洁干净。图书馆应该统一期刊封面的记到方式、无论是采用手写还是纸质标签或电子标签，都应固定在期刊的封面的同一位置，保持期刊刊面的整洁和期刊不受损。

（六）建立期刊光碟集中管理室

期刊光碟是期刊的配套发行物，它的内容多是对期刊内容的解释和说明，参考资料的提供，对期刊中演算过程的图标设计的演绎等，价值很大，目前大部分图书馆在储备电子期刊和电子图书资源上已步入正轨，因此建立一个专门集中管理期刊光碟和电子数据资源的管理室，对光碟采取排架号和条码号处理，并根据读者的阅览习惯将随刊光盘管理室逐步实现开架阅览[5]，使其发挥最大文献价值非常有必要。

结语

综上所述，细节决定成败，期刊记到工作虽然只是一系列期刊管理工作的一个小支点，但是它却起着承上启下、连锁全系工作的重要杠杠作用。所以说增强记到人员的素养，应对好解决好记到工作出现的各种问题，对推动图书馆长远发展，服务好读者非常有意义。