高校电子档案管理问题研究

宋辉宇

（河北政法职业学院，河北 石家庄 050067）

电子档案对网络、技术和软硬件设施的依赖性给高校电子档案管理工作带来便利的同时也带来了风险和挑战，因此，如何权衡电子档案管理的利弊，采取必要措施扬长避短，对于高校电子档案管理工作非常重要。

一、高校电子档案

高校电子档案是高校活动电子化的产物，是高校在教育、科研、管理和发展建设中由数字设备生成、处理和储存的，以二进制数字记录，通过文字、图表、图像、音频、视频等方式表示的或已经处理完毕后转化为具备档案属性的电子文件［1］，是电子文件获取档案身份、业务系统与电子文件管理系统间进行数据交换，管理权限由文件形成部门向档案部门进行转交的过程。

二、高校电子档案管理

在网络环境下，电子文件形成是个动态、不断累加的过程，其形成与归档是并行开展的，产生的元数据信息在纳入归档范围后自动保存到电子文件管理系统中，这与传统纸质档案的形成、归档和保存流程是线性的、阶段性的有很大的差别。电子文件的质量决定了电子档案的质量，电子文件元信息的准确完整与否决定了电子档案的价值属性和著录的可用性，为了保证元数据信息完整可靠和电子文件质量，电子档案的管理工作要前置到电子文件的形成或更早阶段。电子档案的管理涵盖了电子文件生命周期全过程，包括电子文件的形成、运转、处理、归档和电子档案的接收、保管、统计、利用和销毁。

三、高校电子档案管理优势

（一）提高工作效率

传统的档案管理模式是专职档案人员完成手工收集、整理、抄录和核验，有了档案系统软件后还要完成手工目录录入、校对、数字化工作，需要投入大量的人力、物力和财力，还不能保证信息的准确性。计算机网络在档案管理的应用改变了档案工作模式，电子文件的产生可以自动完成数据信息的收集和存储，管理更便捷高效，这对于高校而言无疑是至关重要的。

（二）实现资源共享

档案是以利用为目的的。传统纸质档案管理完全是由人工完成的，档案利用时需要完成检索目录查询、入库上架查找、调卷取件复印这一复杂的流程，不仅时间长，少则十几分钟多则一两个小时，还对档案资料、机器有损害，不利于长期保存。在计算机设备的支持下，电子档案的出现可以有效改变时间占用长、文件有损害的状况，同时，借助计算机和网络可以实现档案信息实时调取、阅读，实现档案资源共享。

（三）减少资源浪费

电子档案对计算机软硬件系统有很强的依赖性，通过计算机设备完成电子档案的收集、整理、利用和统计等管理工作，减少了人工操作和纸质材料的产生，避免了误操作和人为因素干扰，节省了人力物力财力。高校人员多档案杂，随着高校深化教育教学改革和推进内涵外延建设，档案存量和增量与日俱增，近年来国家重视人事档案的查证工作，利用次数频繁，借助计算机设备开展电子档案的查询利用，节省了劳动力和时间成本，提高了高校电子档案管理的综合实力。

（四）提高传递速度

电子文件形成是个动态、不断累加的过程，其形成与归档是并行开展的，产生的元数据信息在纳入归档范围后自动保存到电子文件管理系统中，这与传统纸质档案的形成、归档和保存流程是线性的、阶段性的有很大的差别。显然，在网络环境下，借助于电子设备，电子档案传递速度明显高于传统档案管理方式的。

四、高校电子档案管理状况

信息技术的快速发展推进了高校档案管理工作现代化进程，同时提也升了密码破解、信息泄密的概率，给档案信息的安全带来了威胁。目前，影响高校电子档案信息安全的因素有外在环境、技术因素、人为因素、设施设备、体制因素、人员素质等，主要表现在以下几方面：

（一）管理体系不完善，制度不健全

高校大力推进数字化校园建设，促进了电子文件产生和普及，但电子文件归档和管理意识淡薄，导致电子档案管理工作推进困难；高校人员多流动性大产生的电子档案数量多且杂，管理不到位造成资源浪费；电子档案的管理涵盖了电子文件生命周期全过程，涉及面广，内容多，对象复杂，高校原有的档案管理体系和管理制度存在很多不相适应的地方［2］，如：电子档案的创建、流转、检查、利用等缺少具体的规章制度，造成管理漏洞和不到位。

（二）档案信息化水平滞后

高校档案管理的软硬件设备不完善，很多高校的网络版档案系统软件仅限于单机版功能，其他功能尚未使用；档案管理软件维护不到位容易发生软件漏洞、遭受病毒攻击的问题；集档案与计算机技术知识于一体的综合型人员缺乏，信息技术水平制约了高校档案信息化建设的进程，影响了电子档案管理工作的发展。

（三）档案信息安全管理滞后

高校电子档案管理有诸多环节，涉及诸多部门，存在着很多不确定因素，如：人员素质参差不齐、电子档案安全防范意识薄弱、保密知识理解认知不足，在工作中误操作、丢失、损坏、外泄、人为操作现象时有发生；安全保密制度落实执行不到位；高校的办公、财务、教学、科研、后勤、学生管理等部门都有各自的业务系统，各业务系统的软件版本众多且不兼容问题，导致业务系统与档案管理系统对接时信息无法读取，以及删除后没有任何痕迹等安全隐患，是当前高校档案安全管理工作的主要难题。

（四）档案人员队伍建设滞后

高校电子档案管理队伍建设上存在着结构不合理，人员不稳定现象，如：专职档案管理人员中年长者居多，知识更新和接受新事物的能力慢，年轻人有热情但不愿意从事该项枯燥无味的工作；外出培训交流机会少，先进知识和技能了解和掌握有限；职称、福利待遇保障不到位，留不住人；兼职档案人员调换频繁等，制约了档案队伍建设发展。

（五）电子档案储存成本高

高校电子档案是电子化活动的产物，具有数字信息非人工识读性、软硬件设备依赖性、数字信息集成性和信息储存高密度性。但是，国家为了保证电子档案的可靠性要求一式三份进行保存，无形中增加储存和维护成本。

五、采取措施改进高校电子档案管理工作

针对以上状况，高校应因地制宜采取合理办法、合适举措加强电子档案的管理并落实到位。

（一）提高认识

加强理论学习，提高对电子档案和电子档案工作的认知，明确电子档案的管理好坏体现了高校现代化发展建设的程度。加强实践学习，了解电子档案管理工作流程，认识到电子档案管理质量需要全员配合，不是档案员一人之事。加强法制宣传教育，提高责任意识，明确电子档案的信息安全决定了电子档案价值属性实现与否。

（二）明确职责

电子档案管理涵盖了电子文件生命周期全过程，包括电子文件的形成、归档和电子档案的接收、保管、统计、利用和销毁。在高校电子档案管理的整个过程中，高校行政机构、二级学院和业务部门作为电子档案生成机构的负有电子档案维护和状态更新的任务，作为网络节点负有妥善保管电子档案副本的责任。电子档案移交者、部门的负责人、信息技术人员、档案部门负责人、档案管理员、单位的行政主管和主要领导等作为网络节点根据岗位、任务明确管理职责，所有节点共同维护电子文件质量和元数据信息真实、完整、可用。

（三）规范管理制度

现今国家已经从法律层面上制定了相关的法律法规来规范电子档案的管理，如：《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等。为规范管理，高校根据国家相关的法律法规结合自身实际制定电子档案管理制度，细化完善档案信息安全的规章制度，特别是对于在电子档案管理过程中涉及的诸多环节和个人，如：电子文件的形成者和移交者、二级学院或行政部门的负责人、信息技术人员、档案部门负责人、专兼职档案员、行政主管、主要领导和师生等，基于角色、职责、任务和目的的不同分级划分访问和操作权限，并严格按照管理制度要求完成相应操作，不可超权越级，保证高校电子档案管理有序开展。

（四）加强基础建设

电子档案库房为电子档案的保管提供了保护空间，其质量决定了电子档案价值体现的程度，高校应以《档案法》《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等建设标准建造高校电子档案库房，安装或配备保护设施设备，营造优质保护环境。电子档案对网络具有很强的依赖性，计算机设备、技术和网络环境是电子档案存在的基础，增加投入保障硬件设备的供应、系统软件的维护、防护软件的升级和修补，增强应对网络攻击的能力。

（五）做好安全防护

主要采取的措施：1.增加防护手段。通过添加水印、防伪标识，开展数字签名等技术手段增加防护措施加强前端控制，从源头遏制危险因素。2.采用区块链等先进技术加强安全防护。区块链作为信任载体，基于拜占庭将军问题在点对点间用数字化代码建立平等互信关系，通过密码哈希算法、数字签名、时间戳等技术手段达成网络共识，构建一个可信任网络环境［3］。从技术层面来看，将区块链技术应用到底层构架体系中与业务系统相连，可以实现信息来源可靠、内容真实、规则和合约的可信以及监督、防范欺诈行为，更好地保护电子档案信息安全。3.档案信息备份。备份是对档案信息丢失或损坏后采取的必要补救手段之一，采取定期与不定期相结合的方式进行核验，落实双重备份、异地保管工作。4.加强档案信息安全宣传，提高保密意识和安全意识，做到安全警钟要常鸣，安全意识要牢记，安全防范要到位。

（六）专业队伍建设

高校电子档案管理工作的开展离不开制度、资金、设备的支持和档案管理人员的执行落实，高校档案管理人员的基本素质、知识水平、业务技能决定了电子档案管理工作开展情况。为此，应加强理论知识的培训，通过学习业务知识丰富头脑；加强业务技能练习，聘请专家能手进行现场教学，边学边练提高动手能力；加强安全教育，采取现场参观、举办消防专家讲座、收听安全保密会议、不定期测试的方式督促、提高安全风险意识；提高学历教育，鼓励专兼职档案工作人员进修，提高学历层次和文化素养，打造一支高素质、高技能、综合性的档案管理队伍，满足高校电子档案管理工作的需要。