多校区管理模式下学生档案管理的思考——以浙江万里学院为例

郭雪清 张玉红

（浙江万里学院，浙江 宁波 315100）

随着高等教育事业的发展，办学的自主权不断扩大和优化，高等学校的规模也在不断扩大。有很多高校在原来的基础上建设新校区，积极实现高等教育从量到质的飞跃。另外，随着改革开放的不断深化和城市经济建设需要，很多高校开始从老城区搬迁至新校区或者兴建新校区。高校学生学籍档案是高校在招生录取、教育教学、学籍管理、毕业就业等活动中形成的，具有保存价值的、记载学生在校期间基本情况的历史记录。它具有原始记录性，是学生择业、单位招聘、公务员考试、出国进修的重要依据，对学生具有非同寻常的意义。

一、浙江万里学院学生档案管理现状

浙江万里学院是一所公办独立院校，位于浙江宁波，主要分为东、西两个校区。东校区是基础学院，主要承担着大一新生的基础知识教育；西校区是各个专业学院，主要承担着大二、大三和大四专业知识教育。每年7月份，大一学生要从基础学院校区搬迁至专业学院校区，从而涉及两校区间学生档案的管理和交接。

（一）大一校区对高中学籍档案和大学档案的收集和管理

1.本科新生的高中档案收集和管理

本科新生在高中期间形成的档案材料分为招生录取过程的邮寄档案和本科新生自带档案。邮寄档案由所在学院（即基础学院）学生档案管理负责人负责接收，接收来源为学校招生办、学院院办等收到的邮寄档案。本科新生自己带来上交的档案，由所在班级进行初步收集整理。同时也存在个别新生没有高中档案或者高中档案遗失的情况。

2.学籍异动学生的档案收集和管理

休学、复学、留级等学籍有异动的学生档案，由学生档案管理负责人与相关专业学院沟通，办理好档案移交手续，须及时将相关学生的档案归入所在新班级。

3.大学档案资料收集和管理

新生入学后的各类重要材料，如党建、团建、心理、奖惩、助贷等纸质资料，由上交人整理审核、打包或装袋，附名单并签名上交。档案接收人签名确认，做好入库登记并及时放入档案室。

（二）校区间进行学生档案的交接

1.交接资料

校区间要做好学生档案的交接准备工作，确保学生档案资料的完整和准确，所有资料移交的名单须与档案材料一致。一般包含：入校前资料（主要为高中学籍资料和高考资料）、奖励或处分文件等。学生在大一的纪实表现和其他考评材料。大一学生的党、团资料。特殊学生信息资料，如心理问题学生信息、宗教信仰学生信息、学业困难学生信息、经济困难学生信息、学生骨干信息等需要重点关注的学生信息资料。

2.交接程序要求

主要分为学院与学院的学生档案交接和学院与学校职能部门的档案交接。相关负责人需对学生档案进行清点，经核对无误后履行签字手续。交接程序结束后，接收学院或职能部门需做好档案的保管工作。

二、浙江万里学院学生档案管理问题分析

（一）多校区模式给学生档案管理增加了难度

学生档案管理最大的难度就是受不同校区限制，地点分散增加了管理难度。浙江万里学院由两个校区组成，每年7月份，大一学生会由基础学院校区整体搬迁至专业学院校区，校区和寝室都发生了变化，相对应的，专业学院会配备的新的辅导员、班主任老师，而学生档案管理的负责人或者管理人员也会发生变化。如果管理不善，四千多学生的纸质档案在校区间运输和交接过程中难免会出现问题。一方面，对一些重点学生的信息移交不及时、不全面，以至于新的班主任对学生情况了解不够充分，不能及时关注到重点学生，造成工作上的滞后。另一方面，材料移交之后，存在因辅导员或班主任未到任或保管不善等原因，导致移交的学生资料丢失情况，这样会造成学生在校资料缺失、学生及家庭信息外泄等严重后果，对于学生的推优、入党、毕业就业等方面也造成了较大影响。

（二）缺乏统一的学生资料收集和管理标准

在新生刚入学时，两个校区分别都有新生入学，都需要收取新生的高中学籍档案，如学生高考志愿表、录取通知书、高考成绩单、党团员资料等。从入学到毕业的在校期间所形成的档案材料，如学习成绩、奖惩、社会实践等各方面材料，各学院的收集标准和管理方式也不尽相同。没有统一的要求和标准，各自校区和学院按照自己的方式去收集和管理。这样就会导致学生的档案管理材料整理得不完整和更新不及时的问题。同时，多校区没有建立起完善的档案查找和领取制度，出现了查找不登记、领取后不能及时归还等问题，造成档案材料的损坏或丢失。当学生要用的时候才发现部分档案残缺或者丢失，给学生的发展带来了很大的麻烦。

（三）缺乏专业的档案管理人员

在学校实行多校区管理模式中，受到人、财、物、交通等各方面因素的限制和影响，对于学生档案的管理，一般都是先由各学院的班主任收集，再由辅导员老师作为兼职档案管理者来进行管理。那么对于怎么有效地收集和管理学生档案，辅导员本身不是档案管理专业出身，仅仅凭借经验开展工作，加之辅导员老师的工作事务繁重，难免出现精力不足且专业性不强等问题。有的班级在大学期间会更换多个班主任，各校区档案交接时因种种原因并不能当面清点和交接，就会出现档案材料的遗失或者不完整。同时，各校区或各学院设置的档案管理人员会因种种原因更换频繁，特别是辅导员流动性较大，可能会换岗、轮岗，导致刚刚熟悉档案工作就可能换岗，这样就造成档案管理上工作的总是新手，档案的收集和归档管理工作总是处于不稳定的状态，很难有效开展工作。

三、浙江万里学院优化学生档案管理问题的对策

（一）建立健全档案管理制度，实施规范化管理

“完善的管理制度是信息化管理顺利实施的有效保障。”［1］学校必须制定档案管理的相关制度，如档案收集制度、档案过程管理制度、档案交接制度等，从新生入学的档案收集开始，到学生毕业的档案移交邮递，每个环节都应按照相关制度严格执行，责任到人。对于多校区，特别要建立健全档案交接制度，强化档案交接责任意识，使得学生档案资料完整有序的交接，并办理好资料的交接手续。档案交接时需要双方仔细核实材料，确保档案的完整性，并需要移交方、接收方、监督方三方签字确认，强化主体责任意识。

（二）积极培训和制定考核措施，加强队伍建设

学校主管领导应对档案管理工作加强责任意识，制定具体的考核管理细则，对档案管理人员提出具体的工作要求和工作目标，对各校区、各学院的学生档案工作管理情况纳入部门的绩效考核，同时规范档案管理人员的激励机制，培养和引进专业的档案管理人才，努力提高档案管理人员的业务水平。学校应以制度和考核为助力，进一步确保学生档案材料的安全以及长期保存。［2］同时，对于各部门的档案管理员，必须通过开展多种类型的教育培训，如讲座、交流、访问其他高校档案管理机构等方式，加大技能培训以及专业管理知识的培训，以促进和提升档案管理人员的管理能力和水平。

（三）规范管理，明确责任划分

学生档案在制度规范的前提下，应明确和划分责任人。各校区在进行工作安排时，应该保证有两个专门负责学生档案管理工作的人员，当其中一名老师工作发生变动时，能够保证学生档案管理工作的连续性，不会因档案管理员离职换岗而造成学生档案在移交过程中出现丢失、损坏的情况。［2］在档案的收集、上交、管理、交接、完善等过程中，加强过程管理，办理好相关手续，实现所有资料的管理有章可循、责任到人。班主任作为班级的领导者、组织者、管理者，需要按照学校、学院的要求，做好日常的信息记录和材料归纳汇总，并于学年末做好交接资料的整理工作。档案移交后，专业学院要注意档案的妥善保管，分发给相关班主任时也要做好档案移交的工作，责任到人。

（四）加强学生档案管理的信息化进程势在必行

针对多校区模式的学生档案管理，学校应结合“大数据”优势，积极加强学生档案数据资料库的构建。加强信息化技术在学生档案管理中的应用，及时录入每位学生在校期间每个阶段的各类情况，比如学习成绩、组织发展情况、奖助学金情况、心理和生理健康状况等相关信息就可以及时准确地和档案管理系统对接，形成学生在校的信息化数据档案，同时与学生工作相关的教务部、团委、图书馆、后勤服务中心等部门也形成了联动机制。这样就能较大程度避免因档案管理员职位变动或者学生搬迁校区等情况造成的档案丢失或损坏的情况出现。

在多校区管理模式情况下，学生的档案管理工作依旧面临着诸多困难。只有学校重视档案管理问题，责任主体加强责任意识，针对这些问题做出相应的改革和完善，才能逐步取得档案管理的成效。