知识管理环境下企业档案管理研究

张悦

（中新天津生态城图书档案馆，天津 300450）

一、知识管理和档案管理概述

知识管理依靠自身收集的经验对知识进行价值管理，管理的目标是提升知识管理的价值，而不是进行简单的收集和整理工作，这一点与档案管理具有高度一致性。无论是知识管理还是档案管理，都是运用更为高级的知识手段对其进行有序管理，使企业信息需求者可以通过有效的管理快速及时地获取有用信息。从另一角度看，知识管理和档案管理相辅相成，档案管理以知识管理为基础，知识管理是档案管理的重要体现。企业通过不断提升知识管理的层次和水平，对档案管理进行更为有效的操作，将知识管理的经验运用到档案管理活动中，使档案信息需求者快速获取相关信息。

二、知识管理与企业档案管理的联系

（一）管理对象重叠

知识管理对象和企业档案管理对象是重叠的，都是对企业在经营过程中产生的各项信息进行管理，并按照一定标准将其进行重新组合，从而达到企业后期的使用标准。通过更进一步的划分，知识管理的对象是企业在经营过程中形成的对客观事物的认识，企业档案管理的对象是企业在经营过程中产生的资料信息，而资料信息的形成是以知识为基础的，知识水平越高，形成档案的知识含量也就越高。在现代科技因素的影响下，知识水平的高低将通过档案信息化管理水平进行体现。

从另一角度看，知识管理和档案管理都是以企业取得的经营经验为基础，进而将经营经验转化为可以随时查看的档案信息，这种档案信息可以通过书面形式进行体现，也可以通过电子化档案进行体现，从而呈现出两种不同的状态，即纸质档案和电子档案，而无论何种形式的档案资料，都是以企业的经营经验为形成基础，企业将需要管理的档案资料进行明确划分，以此形成完整的、规则的档案资料，在这一点上，知识管理和企业档案管理所针对的对象是相同的。

（二）管理目的相近

知识管理和企业档案管理的目的相近，都是希望通过高水平的管理使企业经营效率提升，在有序的管理过程中使企业经营更加合理，并通过管理提高经营收益。档案管理的根本目的是满足信息需求者的使用需求，向其提供最为准确和真实的信息资料，从而加快企业的生产经营活动。知识管理的目标是通过有效的措施充分发挥知识分子的价值，提升企业的市场竞争力，使企业获取较高的市场份额，获取消费者的高度认可。两者最终的管理目的都是加快企业的运营，为企业经营提供最有力的支撑。

在这个角度下可以发现，无论是知识管理还是档案管理，企业都希望通过合理全面的控制将以往获取的经验制作成资料进行查看，为企业长期经营提供有效的依据，两者的管理目的都是为企业带来更多的实际利益，以及发挥企业最大的剩余价值，这与企业的财务管理目标是一致的，且需要企业不同部门建立合作机制，并进行有效的配合，从而实现管理目的，也就是实现企业利益最大化。

（三）管理流程类似

在管理过程中，企业都需要将知识和档案进行初步整理，并根据法律要求和企业要求将两者进行加工处理，目的是有利于企业后续的查看，在加工处理过程中，企业需要运用一定的方法和手段使知识形成规则的排列，并使档案处于正常的管理中。企业档案管理内容主要包括档案的形成、整理、装订封存、加工使用等，知识管理是对企业在经营过程中形成的价值信息进行收集、整理、存储、加工等，两者的管理流程较为相似，都是对数据信息进行收集、加工处理，并通过一系列的集中整合流程，将档案资料按照知识管理的标准进行划分。知识的产生是档案资料的形成基础，企业职工通过知识对生产经营活动过程中的各类事项进行说明，档案资料便由此产生，因此两者具有相似的管理流程。

（四）管理技术相同

由于知识管理和档案管理是相辅相成的，因此管理技术同样具有相似性。管理技术是管理手段、管理方法和管理技巧的总称。我国管理技术总共分为三个阶段，分别是传统管理阶段、科学管理阶段和现代管理阶段，划分标准则是知识水平的进步程度以及科学技术的发展。在传统管理阶段中，企业将会运用简单的管理方法使知识和档案按照需求进行处理，由于企业管理技巧的局限性，只能对二者进行简单的处理。在科学管理阶段，管理学所具有的管理理论已经可以运用到知识管理和档案管理中，企业也在不断地学习中获取更为精巧的管理技术。在现代管理阶段，企业已经可以通过电子技术对知识和档案进行管理，利用计算机技术将二者电子化，并通过系统程序对其进行快速地信息处理。

在不同的管理阶段，对于知识管理和档案管理的手段是类似的，都需要通过一定的技巧和方法对两者进行管理。而随着现代科技的不断进步，知识水平的高低将通过互联网技术进行体现，而档案管理电子化的发展就是对知识的系统应用，因此两者在管理技术方面具有相似性。

三、知识管理环境下企业档案管理的优化策略

（一）通过知识管理拓展档案管理的领域

传统档案管理过于看重各类档案资料的分类，而忽视了档案资料的实用性，导致档案本身具有的知识层次并未完全凸显出来。知识管理的技巧、手段和方法更为精细和全面，对于各项重点内容的分类也更为全面，有利于企业根据关键词进行信息查找。

知识管理所包含的领域要远远超过企业档案管理的领域，这是因为一切的信息都可以通过知识形成，但不是所有的信息都可以形成档案，企业档案的特点之一就是精简，企业只需要将全面且有用的信息转化为档案即可，而不需要将无意义的信息也转化为企业档案，因此企业可以通过拓展知识管理的领域对档案管理形成全面控制，并进一步拓展档案管理的领域。

企业传统的档案管理集中在档案装订储存和阅览使用中，分类装订和储存的依据是档案资料的形成时间、部门、资料名称等。企业通常根据人事部门、采购部门、销售部门生产部门的分类划分储存空间，且进行分类储存，例如人事部门的劳务合同和销售部门的经济合同是按照签订日期分类储存的，虽然分类清晰便于信息需求者进行大范围查找，但如果需求信息划分的标准更为精细，传统档案管理的标准就难以符合信息需求者的使用标准。因此可以通过知识管理拓展档案管理的信息领域。

（二）通过知识管理提升档案管理的价值

档案管理的价值体现在为企业经营提供经验信息，而前期整理工作是否全面和精确，直接决定了档案资料的后期使用是否可以为企业提供有效的价值信息。当企业在持续经营中出现各种问题时，需要对过去形成的资料档案进行查找，从而获取相关经验和线索用以解决现阶段的问题，而知识管理的价值可以通过一定的手段体现在档案管理中。相对来说，知识管理的价值要明显高于档案管理，这是因为知识管理的科技含量以及蕴含的挖掘价值要明显高于档案管理，为此企业要采取一定的措施提升档案管理价值。

第一，企业可以通过对档案实施制度管理，通过严格的管理制度约束职工在使用档案过程中的错误行为，例如规定职工借阅档案的使用时间，对其进行时间约束，规定职工在一定期限内务必归还档案，以此提高职工的工作效率，降低档案损坏的风险。第二，档案管理的价值体现在职工获取信息速度，企业可以对档案管理的系统操作进行培训，加快企业职工获取信息的速度，对操作流程熟练化，使职工快速掌握档案管理的要点。第三，企业进行知识管理的价值体现在可以对知识进行高水平的利用，因此企业可以通过这一点提升档案管理的价值，企业档案管理价值不仅仅是为了记录某些经营信息，还应当发挥档案管理的另一价值，即为企业持续经营不断输出可靠的交易数据。

（三）通过知识管理拓宽档案管理的交流层次

从交流层次来讲，知识管理和档案管理之间要形成完善的沟通机制，并通过沟通机制形成交流桥梁，使二者可以形成有效的合作。知识管理和档案管理之间可以建立有效的沟通机制拓宽交流层次，从而通过可以相互连接的渠道促进双方同向发展。知识管理的进步渠道就是通过不断的开发和学习，通过人工研究和先进的理论指导拓宽交流层次，而档案管理的进步方法是不断地满足信息需求者对于档案信息的深层需求，但从进步速度来看，知识管理的进步速度要远远超过档案管理，这与自身所具备的发展特性有很大的关系。然而两者之间可以通过建立沟通机制加深交流层次，将适用于知识管理的方法和技巧根据企业实际经营情况，对档案资料进行相同管理。

知识管理对于信息的划分更为精细，在原有基础上，知识管理可以将档案管理的分类进行多层划分，但这通常需要借助计算机技术的力量。首先来说，知识管理是高层次的技术体现，往往通过科学技术的力量加以辅助，也就是说企业档案管理可以借助知识管理和科学技术的辅助进行快速发展。在原有基础上，将档案划分标准进一步缩小，例如在进行经济合同分类时，可以按照甲方公司名称、乙方公司名称、合同金额进一步划分，档案使用者也可以进行更为便捷的查找。

（四）通过知识管理深度挖掘档案管理的可塑性

档案管理的可塑性是指企业的档案管理尚未达到一定水平，可以通过进一步的发展提高档案管理的效率和发展空间。相对来说，知识管理的可塑性要高于档案管理，因此可以通过知识管理深度挖掘档案管理的可塑性。

知识管理是处于不断进步中的，而科学技术和互联网技术的发展将会进一步促进知识管理的发展，使知识管理通过现代化技术进行领域探索，并通过科学技术带动档案管理的领域探索。知识管理的领域探索是极为广泛的，包括管理方法、管理思想和管理理论等，且高于档案管理的科技含量，管理方法也更为灵活，管理思想也更为超前，相比来说，档案管理在管理方法、管理思想和管理理论等方面都落后于知识管理，为此知识管理应当将在探索过程中获取的经验投入到档案管理中。

首先来说，在管理方法的探索领域中，主要集中在管理技巧和管理手段方面，旨在通过更为有效和灵活的管理方法加快档案管理进程，档案管理是为企业提供更为便捷和直接的服务。在管理理论的探索领域中，传统理论是档案管理发展的基础和指导，但是随着现代管理理论的不断进步，档案管理需要更为先进的理论作为探索指导，充分的理论指导将会对档案管理进行逐步完善，在传统理论中，档案信息只针对档案来源，即档案信息由谁提供，但是现代档案管理理论逐步扩大到档案资料是在什么情况下、由谁进行提供，因此全面的理论指导将会进一步完善档案信息。