新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析

薛宇清

（云南省林业调查规划院，云南 昆明 650051）

在事业单位中文书档案管理工作是一种比较基本的管理工作，目前，事业单位文书档案管理工作还存在一些问题，所以，事业单位还要加强文书档案管理工作，为事业单位稳定发展带来有利的信息保障。在实际工作过程中，事业单位管理者要改变思想观念，要全面认识到事业单位发展中文书档案的作用，在日常工作中对文书档案管理工作加以重视，不断完善文书档案管理制度，还要制定适宜的奖惩制度，全面激起档案管理人员工作的积极性，加大档案管理人员的责任感，建立一支非常专业的文书档案管理团队。

一、事业单位文书档案管理工作的重要意义

（一）有利于国家档案管理体系的完善

事业单位就我国社会经济、文化以及政治等方面起到很大的作用，其发展水平关系着整个社会的发展。文书档案资料是记录事业单位发展变化历程的重要资料，要将其妥善保存和管理，才可以为国家各项事业带来全面有效的历史资料，并不断完善我国档案库。

（二）有利于全面发挥法律凭证的综合效力

事业单位的所有文书档案，全面记录了事业单位自身建设发展的过程和各项业务所涉及的一些内容，真实地体现出事业单位的每一面。从法律角度来说，事业单位的每项文书档案在一定程度上都具有法律效力。在新形势下，加大事业单位文书档案管理，可以为相关机构对事业单位进行的各项检查带来具有法律效力的有关凭证与法律依据。

（三）为社会事业提供信息检索服务

事业单位的文书档案，以往一般是纸质形式，将事业单位发展和活动所涉及的各种信息进行了详细的记录，如办公场地、业务范围和每项活动消费等，将其详细记录于文书档案中。同时，也详细记录了事业单位每项工作的具体情况与资产状况。基于此，可以看出，事业单位每项文书档案都是信息的宝库。信息社会，信息是一种比较有价值的资源，对于事业单位大量的信息，如果不断挖掘文书档案内在的价值，一定可以促进事业单位的发展。此外，事业单位文书档案有助于事业单位科学合理的决策。由文书档案，得到各项信息，在进行系统分析，就能够给决策带来有用的信息，积累经验和教训，可以优化事业单位各项工作。

二、新形势下文书档案管理工作中的一些问题

（一）缺乏一定的重视程度

目前，大部分事业单位不够重视文书档案管理工作，所以，文书档案管理工作成效即使不错，还是难以用形式表达出来，管理人员也就不能通过文书档案管理工作的提高而得到很高的成绩，也就对此无较高的重视，文书档案管理人员的工作内容也就是确保档案不被弄丢，再用到档案时候可以快速找出就行。这种情况也就造成其它工作部门在配合文书档案管理工作时候趋于表面工作，可能还有些部门为了能够较快地找到自己部门所用的档案，会将其存留于部门内，而文书档案管理工作却无法全面收集最基本的档案。

（二）文书档案管理制度有待完善

缺乏文书档案管理制度和文书档案管理认识不够之间有一定的联系，从而造成文书档案管理工作缺少相关规范性与完整性。文书档案管理工作相对复杂，又加上不够注重文书档案管理工作，也就使文书档案管理工作的进展比较缓慢。其考核制度也还不够规范，致使文书档案管理的规范性得不到较快的进展，也不能充分体现出文书档案管理的价值。

（三）事业单位文书档案管理人员的专业水平有待提升

文书档案管理为了在实践中取得良好的成果，就要更加深入的了解与灵活的使用文书档案管理的专业知识与信息化。对于日益增加的文件和资料，想要确保有很高的工作效率，就要对文书档案管理的方式进行优化。可是，现阶段由于文书档案管理工作是通过电子化办公，会碰到一些不同的技术难题与较为复杂的理论知识，对管理者而言，需要在较短的时间内掌握较多的内容，而掌握使用方法是一个很大的难题。此外，在进行文书档案管理时，要确保有真实有效的资料档案，在确保文件安全性时也就要使用相关法律法规来完善，也要利用有关信息技术。这些对确保档案的真实性与有效性有很大的作用。但是，要使我国在信息安全技术上的发展达到企业单位的需求，对有的技术人员而言还有一些难度。目前，许多文书档案管理人员年龄稍大一些，无法快速接受现代档案管理方法，由于主观与客观因素，致使学习知识的水平和积极性较低，所以，不能达到时代发展需要，也就影响到事业单位文书档案管理工作的发展。

（四）文书档案管理水平有待提升

通过调查研究发现，当前我国一些事业单位文书档案管理人员不是专业的，对档案管理缺少一定的认识，对档案的收集、整理、分类以及管理工作了解比较少，有的档案管理人员是被临时借调的，所以，不会全身心的投入档案管理工作中，要是不能及时改变该现象，事业单位文书档案管理水平也就会从中受到一定的影响。

三、加强新形势下事业单位文书档案管理工作途径

（一）相关管理人员一定要重视文书档案管理工作

由于目前我国社会经济发展较快，我国事业单位文书档案管理也有了很大变化，在新形势下，知识与信息是社会发展的主要因素，也将档案管理的重要性体现出来。所以，事业单位领导人员对于文书档案管理工作的作用要进行充分的认识，加大文书档案管理工作力度，不断优化档案工作方法，并将事业单位文书档案管理水平与工作管理效率进行相应的提升，给事业单位各项工作的进行带来有利的信息依据。

（二）制定完善的文书档案管理制度

制定完善的文书档案管理制度是有效保证事业单位文书档案管理工作顺利进行的前提。也就要求事业单位全面根据自身的具体情况和档案管理工作的发展情况，优化当前的文书档案管理制度，并通过借鉴企业在档案管理工作上的一些成功经验，将文书档案管理制度不断地完善。此外，为了有效落实档案管理制度，要制定相应的奖惩制度，在工作考核中加入文书档案管理工作内容，对于工作成绩好的工作人员，既要有物质上的奖励，还要给予晋升空间，只有落实好档案管理人员的职责，才能够充分发挥激励作用。另外，要想保证文书档案管理工作的质量，事业单位一定要定期开展审核，制定科学与合理的审核机制，并能够对文书档案展开全面的审核，从而保证具有规范、有效与完整的文书档案。

（三）加强文书档案信息化的建设

文书档案管理会涉及到许多比较复杂的工作内容。以往的管理方法需要大量的人力，也就会出现一些档案遗留和一些工作上的错误。因此，在新形势下，事业单位要将信息化建设用于文书档案管理中。将文书档案建立相应的数据库，对于档案资料类型种类多的，要有效地将其转化归档，实现后期对档案资料的自动化检索与有效管理应用。事业单位还要不断优化信息管理制度，明确对文书档案实施信息化建设与管理的一些相关责任，并落实好相关人员的职责。此外，事业单位还要大力使用办公一体化，并不断设计使用文书档案有关的管理软件，大大提高管理效率。

（四）加强先进信息化技术的引入

在现代社会中，各行各业的发展都离不开信息化技术的支持。同样，事业单位的文书档案管理工作要想得到进一步的提升，也需要大力引入先进的信息化手段。事业单位文书档案管理工作人员在实际的工作当中，可以根据文书档案管理工作的特点来科学合理引入当前的一些先进的信息化手段，再结合一些先进的工作软件，从而形成全新的管理模式，并能够通过现代信息化技术手段来完成对事业单位内部文书档案资料的整理与统筹，能够及时准确的为单位领导的决策提供数据方面的参考，使事业单位文书档案管理工作形成数字化和一体化的发展，并使事业单位的发展更加科学合理。当前的事业单位文书档案主要是以纸质与电子版两种，纸质档案虽然不容易伪造和泄露，但在保存与资料查询等方面存在着很大的不方便，相比较于纸质档案，电子版档案因为网络原因虽然存在一定的泄露风险，但我们完全可以根据这方面需求，采取如加强防火墙设置，数据加密技术以及指定专门的管理人员等手段来增强档案资料的安全性。不可否认，依靠现代信息化技术的支持，如利用eHR 系统可以统一协调部署单位内各项工作，做到各部门信息的及时沟通交流。另外，通过该系统，可以在线对所有工作人员各方的评定结果自动进行考核评分，并且可以对其考核结果进行智能化比较分析，并反映在文书档案管理的内容中，为单位领导进行人事管理工作时提供一些参考，由此可见，作为新形势下的事业单位文书档案管理工作做好信息化技术的引入是非常重要的一项工作，必须要得到应有的重视。

（五）加强工作人员的管理

工作人员是事业单位各项工作的直接执行者，因此，要想提高事业单位中文书档案的管理工作，首先要做的就是加强对文书档案人员的管理，定期组织员工进行相关的培训活动，比如可以在通过培训活动的过程中，适当的穿插一些互动活动，让大家讲述自身在工作中遇到的一些实例，促进其相互分享和学习的机会，让大家知道今后自己在遇到相同问题的时候，该采取什么的措施，这样有助于提高其在文书档案管理工作的经验与能力。

结束语：

随着当前我国社会经济水平的不断提高，我国的人均收入相比于过去也有了极大的提高，由于收入的提高使得人们对于生活质量也有了更高的追求。为满足人们对生活质量的要求，提供国民更舒适美好的生活环境，我国各事业单位也在大力改进以前工作上的不足之处。而在此过程中，作为事业单位基础工作的文书档案管理工作，其工作内容的完善健全，可以更好地提高事业单位工作人员的素质以及更加合理的人员配备，能够更快更好地适应瞬息万变的社会发展中做出合理举措，进而更好地服务于社会与民众。