我国电子文件证据地位及效力保障研究*

陈思佳 吴建华

（南京大学信息管理学院 南京 210023）

所谓电子文件就是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录[1]。如定义所示，电子文件的形成、流转、保存与计算机息息相关。随着信息技术发展日新月异，从19世纪40年代至今，计算机已经历了至少四次大规模更新换代，系统也多次升级。一方面，计算机的普及，使电子文件在工作中的利用更加“日常”，数量随之呈几何级数增长；另一方面，电子文件以一种润物细无声的方式逐渐融入重大事件中，无形中已占据不可替代的地位。在数量和重要性的双重压力下，生活中关于电子文件的法律纠纷出现得更为频繁，人们对于传统纸质文件的原始性与电子文件凭证性“孰优孰劣”的质疑情绪持续发酵。尽管法律上我国对电子文件管理的探索早已超越了其法律证据效力判定的初始阶段，但现实条件的变化会引发一系列新问题，在今天重新审视我国电子文件证据地位及效力保障措施的实施情况仍具有现实意义。

1 我国电子文件证据地位

国内关于证据的定义众说纷纭，尚未达成一个统一的共识。目前主要说法有原因说、材料说、事实说和论据说[2]。电子文件的证据性倾向于事实说，即将证据定义为能够证明案件真实情况的一切事实。这与现阶段主流所认可的证据材料说存在一定分歧，材料说将证据定义为可能证明案件事实的材料，将证据载体与案件事实合二为一。与事实说相比，后者更重视程序理念，也更符合法官判案的惯性思维，即通常从证据载体入手，再判定案件事实，最终走向统一。

随着法律制度不断健全，人们开始发现，无论是事实说还是所谓的材料说，都不能完整定义证据，因为语言的描述能力是有限的，势必会造成一种不周延的现象，于是一种去定义化的举证方式盛行。在这种意识形态下，各国法律纷纷对电子记录、电子签名等电子形式信息记录的法律证据效力作出解释。

在现有的法律条文中，电子文件拥有等同于证据的法律地位是毋庸置疑的。电子文件具有法律所认可的证据地位，首先是由其证据价值所决定的。人们对于电子文件证据地位与法律效力产生争议，焦点主要在于其具备不同于传统纸质文件的诸多特征，这给理解和选用适当法律规定来支撑证据的有效性带来了些许困难。为此，下文将介绍我国电子文件证据效力研究现状，梳理当前阻碍电子文件证据效力确认的因素，并从管理角度探索如何将人们的思想从现有束缚中解放出来，最大限度地发挥电子文件的证据效力。

2 我国电子文件证据效力研究现状

2.1 电子文件证据效力的逻辑起点

所谓逻辑起点，是指人们在思维过程中，在从抽象上升到具体的逻辑行动中所经历的第一个环节[3]。以一门学科为例，它的逻辑起点通常是代表这门学科合乎理性、符合科学发展规律的发端，往往对该学科的构建和发展起着至关重要的作用。它也势必成为学科形成和发展初期人们关注的焦点。从这个角度来看，电子文件证据效力的起点即为其原始性。

一般情况下，传统纸质文件的原始性通过文件载体、特定内容、字迹、体例、格式、签署或印章等内外部特征即可认定，简单来说就是确定某份文件是“原件”。而电子文件在原始性认定方式上，与之存在较大殊异，判定更为困难。原因主要可归纳为以下几点：一是电子文件易于修改，且改动后可以不留任何痕迹；二是电子文件制作过程的“虚拟化”使得对其原件的界定难以实现；三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地“迁移”，以适应新的“生存环境”；四是电子文件不再具有固定的载体，根据管理和利用需要，人们可以采用不同方式输出；五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性；六是目前电子文件的签署技术还不够普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份文件是否为原件。总之，正是电子文件可随意改动，且不具有唯一性的种种特征，使得广大人群对电子文件证据地位仍有重重顾虑，从而削弱了人们对其证据效力的信心。

值得期许的是，尽管许多学者对电子文件的认识存在差异和分歧，但是，没有人怀疑它是一种对社会有用的事物。在计算机技术大行其道的未来，电子文件的生命力将更加蓬勃旺盛，人们日益迫切的利用需求将倒逼法律政策日益完善和管理手段趋向多样化。

2.2 我国电子文件证据效力确认的法律依据

对电子文件证据效力的理解可以分解为两个方面，一是电子文件的证据能力，即证据资料在法律上允许其作为证据的资格；二是电子文件的证明力，即其所具有的证明案情的能力。

我国对于证据可采性的要求基本沿袭大陆法系国家的立法原则，即无视英美法系国家的传闻证据规则，对证据没有形式上的约束，任何证据都可以被采用（除非法律明文规定加以排除）。遗憾的是，我国尚未形成对证据可采性有明确要求的法律条文，现有规定都稍显薄弱。

而关于证明力的判别标准，世界各国尚未有统一定论。不同证据制度对证明力的认定方法是不一样的，共同点是都强调证据必须具有客观性和相关性。在我国，审查判断证明力大小或有无主要分为三个步骤。第一，要弄清电子文件属于哪种证据形式；第二，判断电子文件是原始证据还是传来证据；第三，判断电子文件是直接证据还是间接证据。由于我国从未对电子文件证据归属问题有过明文规定，法庭上的常规做法是将其纳入其他证据类别。例如，所谓书证说，即我国《合同法》同意将数据电文纳入书面形式中，并将电子文件（如电子合同）采纳为书证[4]。再如视听资料说，来源于《北京市高级人民法院关于办理各类案件有关证据问题的规定（试行）》提供的法律支撑，该条规定明确提出视听资料包括录音、录像资料和电子数据交换、电子邮件、电子数据等电脑储存资料。此外，还有独立证据说和传统证据的演变说等说法，此处就不再一一赘述了。总之，这四种主流证据学说是人们对电子文件进行举证时常用的论据。

历数我国颁布的法律，可以窥见我国在电子文件法律证据效力方面的立法现状。1996年，我国颁布了《中华人民共和国档案法》，当时人们还没有考虑到电子文件管理问题，因此法律文本中未有涉及。在现实需求的驱动下，8年后，首部真正意义上的信息化法律——《中华人民共和国电子签名法》出台，正式明确了部分电子文件（数据电文、电子文书）的证据效力。但这部法律主要针对电子商务领域，而不涵盖电子政务领域。2009年，《电子文件管理暂行办法》出台，也没能解决这个问题。2012年的《刑事诉讼法》规定可以用于证明案件事实的材料都是证据，在进行举证时，特意在第八种证据“视听资料”后增列了“电子数据”；同年，《民事诉讼法》在原证据类型基础上，新增且单列了“电子数据”证据。2014年颁布的《行政诉讼法》规定，“电子数据”证据地位仅次于书证、物证和视听资料[5]，终于为电子文件法律证据效力在现有法律体系中谋得一席之地。2020年6月20日，最新修订通过的《中华人民共和国档案法》明确提出了“电子档案与传统载体档案具有同等效力”[6]，再次从档案学的视角肯定了电子文件的法律效力。

尽管以上诸多法律或多或少地为电子文件法律证据效力提供了一定的法律支撑，使得人们在遭遇相关案件纠纷时不至于无法可依，但我们必须清楚地认识到，如今我国还没有一部专门的法律来揭示电子文件法律证据地位及其效力强弱。当前人们通过推动电子证据保全研究和实践来间接确保电子文件证据资格和证明能力[7]，但也并未从根本上解决因电子文件自身证据效力无法直接衡量带来的工作困扰。随着电子文件的使用日益普及，或许这种问题会越来越突出。

2.3 我国电子文件证据效力研究的特点

借助文献研究，在中国知网、万方、维普数据库中，以“电子文件+证据效力”为检索词进行查找，得到128篇研究成果。细析内容，学者对电子文件与证据效力的研究多聚焦于时间戳、电子发票、电子签名、电子合同等不同形式电子文件法律地位及障碍探讨，电子文件真实性、凭证性的影响要素和法律效力的保障措施以及国外发展趋势等方面。通过阅读、比较和分析，笔者将我国电子文件证据效力研究特点归纳为以下两点：

（1）继承国际通用惯例

电子文件在法律意义上能否作为证据，如何认定电子文件的原始性以使其具有凭证价值和法律效力是近年来世界各国政府、法律界、文档管理界以及联合国教科文组织、国际标准化组织、国际档案理事会、国际文件联合会等国际组织注目的焦点之一。由于原件概念对电子文件原始性的约束明显减弱，学者们转而将目光投向别处。2001年，由国际标准化组织ISO15489标准所提出的电子文件管理的目标要求得到了世界范围内的普遍认同，自此电子文件的原始性被具体解释为真实性、可靠性、完整性、可用性。

（2）从立法、技术和管理三个角度寻求突破口

当前我国针对提升电子文件证据效力所提出的应对方案已基本找准了方向，即从立法、技术与管理维度探寻解决之道。但仔细阅读这些文献，就会发现，虽然学者们对从哪些方面着手胸有成竹，但对于该如何贯彻施行并落实到具体行动上仍未形成一个清晰的思路。这其中还显露出另一种趋势，即人们倾向于从根源解决问题，期盼能一下子拿出一个完备的法律体系应对层出不穷的纠纷。但任何事物的发展都必然经历一个循序渐进的过程，在完善的法律成文出台以前，学者们应及时转换思维，从管理角度思考行之有效的措施。

3 质疑的声音：阻碍电子文件证据效力确认的因素

3.1 描述语言的模糊性

法律语言为了尽可能扩大涉及的范围，保证叙事的宏大，往往会采用一些原则性的描述语言，这将导致具体条款的指向性不那么鲜明。因此，在设计管理规范时，应尽可能地将操作办法具体化，以弥补法律规定的不到位。目前，我国已制定的相关国家标准有《电子文件归档与电子档案管理规范》和《CAD电子文件归档与光盘存储办法》，它们标志着我国电子文件管理方法探索道路上的一个新起点。但局限性也很突出，《规范》和《办法》中原则性描述过多，可操作性内容较少。

3.2 对电子文件的阶段性认识

人们对电子文件的认识体现出阶段性特点。起初，人们赋予这种在计算机等电子设备中形成的数字信息一个名称，叫机读文件（Machine-readable Document）。机读文件强调其不同于其他载体文件的阅读方式，即它是通过机器可识读的。但这毕竟只是电子文件的一个特点，而不能揭示电子文件的本质特征。例如，录音带、录像带等文件也是机读的，随着技术进步，机读文件所代表的系列已经不能满足新兴的计算机产物的命名要求，人们转而通过描述文件的存在形态来表征该事物，“电子文件”逐渐取代其旧称。

从定义的变化可以反映出人们对电子文件的了解更加深入，较有代表性的有：2000年国家档案局颁布的《档案工作基本术语》将电子文件界定为“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可以通过网络上传输的文件。”对比现在更权威的《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016）》中的描述，后者不再强调记录的载体形式，将电子文件从各种条条框框中解放出来。

3.3 判案依据的不一致性

正如前面所述，在遭遇电子文件纠纷时，律师通常采纳四种主流观点为电子文件证据性辩护，它们分别是书证说、视听资料说、独立证据说和传统证据的演变说。由于人的主观能动性、举证的灵活性等种种因素的干扰，可能会出现这样一种现象，即在性质相似的案件中，可能律师A采用的是视听资料说，而律师B将电子文件作为独立证据举证。虽是同一事物，但名目不同，所具备的证据效力强弱也将有所区别。如此，长期置“乱象”于不顾，将激化案件内在法理的矛盾，使冲突加剧。

4 时代的呼唤：从管理上实现电子文件证据效力的突围

2002年10月，解放日报以《Email：第八种证据形式》[8]为题，报道了一起因电子文件而产生纠纷的案件。起因是北京某商贸公司在网上设立“8848”网站，并设有网上购物交易平台，客户可通过电子订单、电子邮件等与其建立买卖关系。在一次交易过程中，上海某科技公司在向该公司下单并收货后，并未如约交付全款。一场特殊的官司由此诞生。矛盾点在于上海某科技公司以电子邮件形式与卖方就“以网上储值形式冲抵货款”达成了协议，售后卖方是否认可这份邮件的证据效力。买方及时提供这项证据，使得法院最终判上海科技公司胜诉，一场祸事由此消弭。2013年，同样因为电子邮件在商事活动中的使用产生了一场纠纷——甲、乙公司因外地交易，合同约定每月月底结算时，通过邮箱确认当月货款，截至2012年1月前一切如常，但一次甲公司因之前邮箱无法使用将结算单发送至乙公司的另一邮箱，乙公司未如约按时结算引起了诉讼。最终因该邮箱使用的IP地址无法固定，不能确认系乙公司使用，证据不足而判定甲公司败诉[9]。2015年，国内首例使用数字签名的电子合同仲裁案件获裁决，仲裁庭基于完整的证据链和科学的取证过程，认可申请仲裁双方在法大大平台签署的电子合同的法律效力，进一步探索了“互联网+法律”的创新理念[10]。

现实中有很多这样的案例，从中可以看出，电子文件证据地位的确立及其效力的发挥并不仅仅依靠技术因素，还依赖许多非技术化的手段。在法律不能涉及的角落，管理手段应及时补足。

由于电子文件管理符合国家信息化战略背景的需求，对提升政府治理能力、管控国家信息资源、促进信息化健康发展具有重要意义。近年来，我国对电子文件管理越来越重视，国家成立了电子文件管理部际联席会议，定期召开电子文件管理论坛，不断建立起电子档案相关规范体系，不断完善档案网络与信息系统功能，蓄力档案资源建设。

如今，电子文件的触角几乎遍及各行各业，电子文件管理制度的建设不能再仅凭一己之力，而必须依靠政府部门、法务工作者、网络服务商、文档部门和用户等各方力量协作完成。同样地，维护电子证据的责任也不仅在于法院，还在于公证机构、档案机构以及其他信息服务机构[11]。

为了更好地确保电子文件的证据效力，首先，要实现管理理念创新。一方面，破除以往依赖法院、政府部门等单一机构为电子文件证据效力背书的固化思维，深入认识本机构在其中能够承担的角色和发挥的作用，改被动接受为主动参与；另一方面，开放思维，借“互联网+政务”之力，深化电子文件证据效力变革。其次，确保制度标准成套。即既包括电子文件管理的统一框架和通用制度，也应考虑到针对不同门类、业务、价值、流程、形式的特殊的管理标准。最后，贯彻落实电子文件全生命周期管理。加强实践行动探索，从管理维度确保电子文件证据效力，需要将行动落实到电子文件管理的各个阶段。参考国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》中对电子文件生命周期的划分，笔者将确保电子文件证据保障效力实施的措施贯穿于系统设计、文件形成、文件传输、文件保管和文件利用五个阶段，并明确了各阶段的主要任务。

（1）在系统设计阶段，对电子文件实行前端控制

电子文件管理往往牵涉到形成、办理、归档、移交、保管、利用等众多环节。首先，了解电子文件业务流程，预先考虑系统所需功能，在系统设计时就将这些功能置入，以确保电子文件长期可读、可用。其次，由公证机构对运行环境进行认定，不符合规定者要加以整改。最后，确定数据标准格式的合规性。电子文件的产生和保存应符合国家法律法规对其原件形式和数据标准规范的要求。

（2）在文件形成阶段，对电子文件进行实时监控

为了保证电子文件的真实性，确保它在形成过程中及形成后不被篡改，需要对其进行随时监控，并且有条件的情况下，生成监控日志。监控主体应包括文件、档案管理机构与公证机构等，由它们联合开展对电子文件生成、流转、使用等过程的管控和监督,以确保电子文件按预定规则运行和记录[12]。

（3）在文件传输阶段，对电子文件采取安全防控

传输阶段是电子文件安全管理最薄弱的环节。为了确保电子文件的完整性，必须对文件传输步骤、环境、范围进行通盘考虑。例如，由于对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的重要文件和数据，最好不要在公共网络中传送，以免泄密事件发生，因此可以搭建用于此类文件、数据传输的局域网或专用通道，为电子文件安全传输保驾护航。

（4）在文件保管阶段，对电子文件进行定期检查

即使电子文件经历了前述种种处置，进入系统保管，依然需要警惕可能面临的诸多风险，因此需要对其进行定期的例行检查。例如，根据电子文件载体的理化性质对电子文件及其设备进行保养和维护，抑或者对电子文件内容、要素的完整度、准确度进行定时检查。尤其是在电子文件保管环境或处置状态发生变动时，要特别注意电子文件及数据有无随之发生改动。

（5）在文件利用阶段，对电子文件进行授权管理

根据利用者工作性质和职能分工的不同，可对利用者的需求进行区分，分别进行开放和提供利用。对于一般查询需求的普通用户，履行正常调阅手续即可实现利用；而对于有取证需求的特殊用户，可在提出利用申请后，由专门用于数据交换的EDI中心进行电子文件调取，经由公证机构验真后直接提交至司法机构手中[13]。