疾控中心档案管理的信息化和科学化建设探述

杜美琴

（忻州市忻府区疾病预防控制中心，山西 忻州 034000）

目前，各地疾控中心保管了丰富的档案资源，这些档案资源有极高的应用价值，能为公共医疗卫生服务管理工作提供参考。随着信息时代的发展，传统居民档案管理模式已不适用于当代档案管理工作要求，因此，疾控中心应重视健全档案管理制度，创新档案管理模式，培养高素质档案管理人员。本文将简单分析疾控中心档案管理现状，系统论述信息化、科学化档案管理建设路径，并针对如何做好疾控中心档案管理工作总结发展方案。

一、疾控中心档案管理现状

（一）居民档案管理制度须待健全

目前，部分疾控中心内部档案管理制度缺乏可行性，档案信息化与科学化管理体系须待健全。也有部分疾控中心虽然已针对内部档案管理工作制定了档案管理机制，可是档案管理体系与相关制度条文无法适应“互联网+”时代背景的发展。其次，部分疾控中心非常注重医疗卫生服务管理工作，对档案管理缺乏应有的重视，这必然会影响档案信息化与科学化管理工作质量。

（二）档案信息化管理建设相对落后

在信息时代，人工主导下的档案管理模式已无法适应时代发展趋势，无法有效提高疾控中心档案管理工作效率，因此，各地疾控中心也在积极探索档案管理信息化模式与科学化建设工作，大多数疾控中心已经构建了信息化档案管理系统，旨在加强档案信息化与科学化建设。然而从整体上来看，部分偏远地区的疾控中心内部档案信息化管理技术还相对落后，档案管理软硬件设备急需升级。从档案信息化管理工作现状来分析，疾控中心档案信息化管理和科学化建设工作存在的问题体现在三个方面：第一，疾控中心对档案信息化建设重视程度不够，工作人员对档案信息化、数字化缺乏全面认识，档案资料收集、存储、归档方法比较落实，信息化技术、设备仍需要健全和完善。第二，信息安全管理系统存在漏洞，增加了电子档案保存的风险，如果安全管理工作不到位，容易造成档案数据的丢失、泄露、恶意修改、更改等，还可以因为设备和系统的兼容性不强，导致部分档案打不开。第三，信息化、数字化程度不够，还无法实现档案管理的文档归档、数据收集、数据录入自动化。

（三）档案管理人员的综合能力有待提升

目前，各地疾控中心有专业的档案管理人员来负责内部档案管理工作，他们具有崇高的职业道德，非常维护档案内容的完整性。然而，从总体上分析，不少档案管理人员的综合能力还有待提升，他们对信息时代的档案管理工作要求缺乏应有的了解，信息操作技能偏低，无法熟练运用档案管理信息化模式，不能利用内部档案资源促进公共医疗卫生服务管理工作的发展。简而言之，部分档案管理人员的计算机技术、大数据技术及信息分析能力、整合能力和识别能力不强，影响档案管理的数字化建设，很多时候在档案信息的收集、整理、归档、存储和利用方面存在缺漏。

二、信息化、科学化档案管理建设路径

在信息网络时代，疾控中心内部档案管理的工作量更大、需要管理的资料信息更多，一定程度上增加了档案管理的难度。信息爆炸的大数据时代也为疾控中心提高内部档案管理水平、增强档案资料利用效率提供了支撑和保障。大数据技术的应用在很大程度上推动了档案管理环境、主客体、管理理论、管理方式和模式的创新和转变，主要表现在四个方面：第一，科学合理的利用互联网+技术、计算机软件技术和大数据技术等实现疾控中心内部档案资料信息的及时收集、数字化存储和分类归档管理，通过对档案资料信息的深入挖掘和利用，为医疗卫生服务项目活动开展、管理服务和经营发展提供依据。第二，运用数据库技术和数据压缩技术将纸质文件、声像文件、电子档案设置成一个完整的信息数据库，实现疾控中心内部档案资料信息的安全、高效、规范化管理，也方便日常对档案资料信息进行查询、调阅，提高档案信息的使用效率。第三，运用计算机信息技术、大数据技术、大数据思维模式进一步实现疾控中心内部档案资料的精细化管理，实现档案资料信息的及时、全面收集和归档，使档案管理更加数据化、信息化，降低长期使用造成的档案数据丢失、失真等问题，确保档案的准确性、完整性。第四，运用大数据技术满足信息爆炸时代对疾控中心内部档案资料信息的需求，高效化的处理数量多、类型复杂的数据信息，通过精准的分析档案查阅者的要求，为其提供更便捷、精准的档案服务，也可节省档案管理的成本和人力消耗。

其次，在加强疾控中心内部档案管理信息化与科学化建设，构建完善的档案资料信息系统，理应做好五项基本工作：第一，科学合理的利用计算机信息技术、“互联网+”技术、大数据技术，构建档案信息系统，集中化对疾控中心内部档案资料和文件信息进行收集、整理、归档、加工、处理、利用，提高档案管理的效率和资料信息共享利用效率。第二，有效的引入大数据技术和云技术，结合HIS、LIS、PACS、EMR 等相关信息系统，打造数字化管理平台，并实现纸质档案等文件资料的微缩数字化加工，实现疾控中心内部档案数据资料文件的数字化转变，借助大数据技术，及时的归档和存储档案资料信息，根据实际变化情况，科学的调整和增加档案资料信息，使档案信息的保存更完整、准确。第三，建立系统化的疾控中心内部档案资料平台，方便将各部门相关公共医疗卫生服务活动开展产生的资料信息及时地收集、整理和上传，构建一个庞大、完善的档案信息资料数据库，并设置相应的权限，方便对档案资料文件的查阅和借阅。第四，做好疾控中心内部档案资源的开发工作，通过运用档案资源促进公共医疗卫生服务项目的发展。第五，定期地对电子文件资料进行检查，做好资料文件的备份工作，有助于保证档案资料的安全性。当代疾控中心在不断发展过程中逐渐认识到了大数据技术在档案管理发展中的重要作用，积极地开展档案管理信息化与数字建设，实现了档案科学化、高效化、精细化与标准化管理。在疾控中心内部档案资源中，纸质档案和电子档案并存，工作人员努力做到对所有档案资料进行管理。其次，先进的计算机技术为疾控中心内部档案管理信息化、数字化与科学化建设提供支撑，进一步优化相关的设备和软件的应用方案，使档案管理平台和系统更加完善。同时，疾控中心改变了档案信息收集、存储的方式，充分借助大数据技术，对颞部档案资料文件进行及时收集，实现数字化存储，进行分类归档管理，将疾控中心内部纸质文件、声像文件、电子档案等建成一个完整的数据资料库，相关人员凭借权限就可以查询、调阅资料信息。

三、发展与思考

（一）健全疾控中心内部档案管理制度

在信息时代，优化疾控中心内部档案管理模式，健全档案管理制度，理应着重完善档案信息化与科学化管理体系，确保疾控中心内部档案管理工作机制的可行性，规范信息化与科学化档案管理流程与工作行为，设置独立的档案管理部门，同时促进该部门与其他部门的合作与沟通，确保档案管理工作能够为公共医疗卫生服务管理工作提供参考与借鉴，促进信息化与科学化档案管理和档案资源开发工作的有效对接，例如通过调阅和开发档案资源来制定更先进的公共医疗卫生服务管理方案，加快疾病防控力度。

（二）培养高素质档案管理队伍

各地疾控中心应不断提高内部档案管理人员的专业能力，加强对管理人员的培训和指导，从根本上增强档案管理者的职业意识，要求档案管理人员不断提升个人素养，加强自身各方面的能力，包括档案专业管理知识、文化基础知识、计算机水平、网络能力、外语水平、职业道德素养等，这样方能加强档案管理队伍建设。与此同时，各地疾控中心应注意引导本单位全体档案管理人员正确认知档案信息化与科学化建设目标，熟练运用信息技术做好档案管理工作，在保密的基础上科学开发档案资源以发挥档案应用价值，促进公共医疗卫生服务工作的发展。其次，各地疾控中心应明确档案管理信息化与科学化建设的职责，设置专业的管理人员对档案管理工作中的各项事务进行监督与审核，规范档案管理操作行为，融入多元化的档案资料搜集、检索、归档、存储方式，提升档案管理工作的时效性，做好数字化档案收集、整合与存储工作。再次，在疾控中心内部档案管理信息化与科学化建设过程中，疾控中心应注意激发档案管理人员的创新意识与潜能，并定期对档案管理人员进行培训或者教育工作，积极渗透档案管理信息化与数字化理念，确保每一位档案管理人员都能够灵活应用信息化建设与数字化管理手段档案管理水平。另外，应注意引导疾控中心内部档案管理人员做好以下四项工作以提升档案信息化管理水平，促进公共医疗卫生服务管理工作的发展：

第一，加强疾控中心内部档案信息化与数字化建设，将以往的纸质文件、声像文件、电子档案建成一个完整的档案信息库，建立电子档案数据库，实现档案资料的快速传递和接收、及时更新、分类管理、有序归档。

第二，加强疾控中心颞部档案网站建设，构建完善的档案网络信息化平台、档案网络数据化平台，提高档案资料的共享利用效率，实现档案资料信息的集成化查询、检索和利用。

第三，加强数字档案馆建设，借助电子网络远程技术获取档案文件信息，实现对档案资料的高效化开发和利用。

第四，通过加强疾控中心内部档案信息化与科学化建设，依照统一的格式对档案资料信息进行统一、集中管理，由信息化系统进行自动归档，将所有的档案资料信息集中保存在数据库平台内，方便对疾控中心内部档案资料信息的维护、管理和利用。

结束语

综上所述，全面做好疾控中心内部档案管理工作，发挥档案资源的应用价值，运用档案促进公共医疗卫生服务项目的开发，做好疾病防控工作，各地疾控中心应重视健全内部档案管理制度，着重完善档案信息化与科学化管理体系，确保疾控中心内部档案管理工作机制的可行性，规范信息化与科学化档案管理流程与工作行为，设置独立的档案管理部门。与此同时，应着重提高档案管理信息化水平，运用计算机信息技术、大数据技术、大数据思维模式进一步实现疾控中心内部档案资料的精细化管理，实现档案资料信息的及时、全面收集和归档，使档案管理更加数据化、信息化，降低长期使用造成的档案数据丢失、失真等问题，确保档案的准确性、完整性。此外，疾控中心应综合培养高素质档案管理队伍，通过开展专业培训活动不断提高档案管理人员的职业技能与道德素养。