财政系统档案规范化管理探析

郭金星

（曹县财政局，山东 曹县 274400）

财政系统担负着贯彻执行国家和地方财政、税收、财务、会计方面的方针、政策、法律法规、管理制度，并拟定具体的实施办法，指导所在区域的财政工作，同时拟定和执行所在区域财政发展战略、中长期财政规划和改革方案;参与制定各项促进经济和社会发展的政策;提出运用财税政策实施对经济、社会调节等职能。因此，财政系统必须依据建立起规范化的档案管理，提高财政系统档案资源的利用率，以此为系统的科学运行提供科学的决策依据。

一、财政系统档案规范化管理的内涵及必要性

财政系统档案工作规范化管理是指财政系统档案工作人员运用科学的理论和方法对学校档案进行收集整理和提供服务的一系列活动。财政系统档案工作规范化管理是档案管理的一项基本要求，也是衡量一个地方财政系统综合管理水平的重要标准。开展财政系统档案工作规范化管理有利于健全财政系统档案工作机制，完善财政系统档案工作管理网络，提升财政系统档案工作管理水平，推动财政系统档案工作迈上新台阶。财政系统档案工作规范化管理是贯彻执行国家有关档案管理制度的具体举措，对提高财政系统档案工作水平、增强档案意识、推进档案体系建设，有着重要的意义。

二、财政系统档案工作规范化管理实施的具体措施

（一）统一思想认识，健全档案管理体制

为适应经济社会发展需要，财政部、国家档案局于2015年12 月第79 号令发布新的《会计档案管理办法》，并自2016年1 月1 日起施行。财政系统档案工作人员围绕服务于地方经济与社会大局的发展目标制定档案工作的开展思路和方向。把档案工作规范化管理作为档案工作的突破口，本着“以评促建、以评促管、评建结合”的工作原则，形成财政系统档案工作的新思想、新理念。我们成立了以局领导为组长的档案工作领导小组，统一协调财政系统档案工作的开展，加强对档案工作的领导，及时解决档案工作中人力、物力和财力等方面的问题。

（二）加强基础设施建设，提高档案保管条件

财政系统档案是财政系统历史的真实记录，随着社会的飞速发展，档案的载体形式也呈现多样化，多媒体、数字化档案所占的比重越来越大，以往的保存保管条件已经不适应这些新型载体，加强基础设施建设，成为档案规范化管理的先决条件。我们实行办公室、阅览室、库房三分开，档案库房按标准购置了密集架，还购买了防磁柜、温湿度控制仪、去湿机、空气杀菌消毒机和空调等标准库房基础设施，档案办公室配备计算机、打印机、高速扫描仪、复印件、刻录机和照相机等现代化办公设备，通过加强基础设施建设，提高了档案保管条件，为学校档案工作规范化管理奠定了坚实基础。

（三）完善管理制度，落实岗位责任

财政系统档案工作规范化管理是“依法治档”的重要体现，是“合理管档、科学用档”的前提和基础。为了使财政系统档案工作的各个环节有规可依、有章可循，依照档案工作规范化管理地方标准有关要求，结合自身管理实际，制定和完善了财政系统档案管理办法、财政系统档案工作人员岗位职责等一系列规章制度，保证了档案工作规范化管理顺利开展。局党组坚持每年进行部门档案归档整理评比，奖励先进单位和个人，将各部门档案工作评比结果纳入到考核范围，改变了历年档案资料收集难的局面，推进了财政系统档案工作规范化管理工作的开展。

（四）健全归档制度，规范馆藏资源

馆藏资源是财政系统档案的价值所在，只有不断丰富和规范馆藏资源才能更好地为中心工作服务。根据国家档案局关于文书档案立卷改革规范要求，我们制定了档案实体分类实施办法，将档案分门别类实行集中统一管理，严格按照档案工作规范化管理要求，对馆藏档案进行整理，对收集不全的档案，尤其是基建档案，通过各种渠道进行补充；对新形成的财政系统档案材料推行部门立卷，保证归档材料的原始性和完整性；对移交进馆的档案，发现不符合要求的予以驳回，同时派专职档案员指导重新整理后再移交入馆。

（五）加强队伍建设，提高业务素质

财政系统档案工作队伍中真正学过档案管理的专业人才很少，档案工作人员大部分都是中途转行做档案的，专业知识和业务能力比较欠缺，要想推进档案工作规范化管理，必须在人员队伍的配备上下大功夫。局党组和档案管理部门利用各种方式不断充实档案工作队伍，建立财政系统档案工作交流QQ 群，每年根据工作需要实施数量不等的专兼职档案员集中培训，系统学习《档案法》等法律、法规和业务指导性文件，真正掌握计算机应用、档案业务知识等，不断提高档案人员的业务素质和水平。

（六）推进档案数字化建设

财政系统档案数字化建设是信息时代对财政系统提出的新要求，是对纸质档案实体利用计算机技术进行信息转换和管理的过程，它有助于充分挖掘档案资源，大大提高财政系统档案的利用率。我们积极探索“互联网+政务服务”模式，推进财政档案数字化管理，依托公文管理系统，实现档案管理新突破。系统以电子文件、目录数据库为基本保管对象，按照安全、分类、有序的原则管理系统内存储的电子文件，能够提供日常公文的起草、审批、签发等相关流转环节的管理，有助于减轻档案数字化工作量。我们已完成文书、契税、会计凭证等录入工作。实施数字化档案管理，将档案的出库登记、数字化前处理、档案扫描、图像处理和档案归还等各环节落到实处，不仅缩减了查档时间，而且还提高了查档效率，同时也增强了档案原件的保护力度。通过实施该项目，有力补齐了在档案数字化等方面的短板，进一步提升了馆藏资源信息化水平。

（七）建立健全信息保密制度

在局党组的支持下，我们成立了财政系统档案数字化及政府信息公开专项保密自查领导小组，明确任务、落实责任，切实加强财政数字信息保密自查工作，同事将保密责任纳入全局目标管理考核内容，严格奖惩措施，推动全财政系统保密管理工作健康有序开展；加强计算机网络安全管理，从源头上堵塞失密泄密隐患。定期对局机关工作人员上网情况进行安全检查，实行U 盘、移动硬盘等外接设备使用登记制度严格涉密载体的使用管理，对涉密载体进行清理、清查和登记。进行对档案数字化和档案信息化外包工作严格执行《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》要求；加强保密工作学习宣传、组织保密专题学习，加强保密制度建设，完善日常保密工作检查制度和档案数字化及政府信息公开信息网上查阅制度。定期开展保密文件、档案、保密信访件的登记、流转、注销工作检查，确保全年保密件无遗失。将保密工作贯穿财政工作的各个环节。

（八）加强编研开发，提供决策依据

档案编研开发是对财政系统档案资源的更深层次加工，挖掘财政系统档案资源的内在价值，更好地满足利用者需求。档案管理人员在积极为利用档案者提供高效优质服务的同时，还对馆藏资源进行资料编研。目前相继编制了重要文件汇编、财政系统大事记、财政系统档案利用实例汇编；利用财政系统档案资料建立陈列室，编制财政系统电视宣传片，财政系统档案资料在地方经济与社会发展等方面都发挥了它应有的经济效益和社会效益。档案工作规范化管理是财政系统档案工作现代化建设的前提和基础，是档案工作实现科学管理、提高工作质量和利用效率的重要手段。通过财政系统档案工作规范化管理的开展，财政系统档案工作质量和效率得到了进一步提高，档案管理水平提升到了一个新的水平，为财政系统各项工作提供了坚实的基础。