浅论医院档案信息化管理现状及对策

2021-11-26林倩

魅力中国 2021年36期

林倩

（广东省东莞市凤岗医院，广东东莞 523695）

计算机问世以来，人们开始接触到数据、信息给人类文明带来的强大冲击，直至现在越来越完善越来越适应人类的生活，这推动着人类文明走向了一个崭新的信息化时代。而档案作为各行各业发展的印记，成为前进路上不可或缺的动力，顺应时代的信息化管理档案才能发挥其最大的价值。对于医院而言，档案管理的信息化所占据的重要地位不言而喻，所以一定要充分了解、掌握档案信息化管理，从而提升医院的整体工作效率以及医疗水平。

一、发展医院档案信息化管理的必要

（一）社会形势所需

当前社会是信息化的时代，医院的档案不仅是医疗人员工作的记录，也是这个时代的组成部分，如果因为做不好档案的记录就无法进行档案的准确性分析，更不要说让其成为医院发展前进道路上的铺路石。而档案信息化的前提是档案数字化，如果医院在保存档案时仍旧按照传统的方式，背离现在社会所认可所需要的档案数字化，那么医院如何去适应这个社会，档案如何更好地为人类发展服务呢？想要档案管理工作不被这个时代抛弃，就必须在收集、保管、保护和利用等方面做出顺应时代的调整，因此，档案的信息化管理迫在眉睫。

（二）档案安全保障

医院传统的档案管理基本上都是纸质化的，这样的管理方式被最开始的医疗工作人员所认可，在最初的时候也确实保留住了很大一部分的信息，为医院发展做出了一些贡献，但在信息发展如此快速的今天，海量的数据已经超出传统档案管理的极限，且以前的纸质档案随着时间的推移，损坏、丢失的现象越来越难以控制，因此，从档案的安全性及完整性出发，进行档案的信息化管理才是可行之法。

（三）社会强烈需求

在智能不断替代人工的今天，人们对于时间的观念逐渐增强，以前人们来医院看病都是先到了医院后才排队挂号，再到诊室门口排队看病，这样大部分的时间都花在了等待上面，甚至一些病人的家距离医院较远当天都看不上病。所以，从根本上保证信息在病人与医院之间的传递及记录的快速性和及时性就显得尤为重要。

二、医院档案信息化驱使档案数字化

（一）数字化工作是档案信息化的大前提

医院要想做到档案信息化管理，就要先做到档案数字化，而要产生档案数据就要先进行档案数字化工作。这就要求我们的医疗工作人员在日常的工作中做到数字化，避免以前的纸质化办公，把工作内容及时地记录为数据，输入数据库，成为更方便保存的信息化档案。

（二）将传统档案变成数字化档案

传统的档案管理工作要先准备好记录档案的载体，在记录时都按照人工手写或者机器打印的方式进行，记录好后再进行整理，编目，统计，封存等各项工作，这样无疑加大了档案整理工作人员的工作量，且极易出现错误，医院工作本就繁忙，如果没有专人负责档案的记录保存那么很多档案就会被搁置一旁，等需要时再去寻找也十分困难。如果最开始的时候就把这些内容转变数据，进行数字化保存，这样不仅降低了记录工作的难度，在查找起来的时候也更方便快捷。

三、医院档案信息化过程中出现的问题

（一）认识程度偏低

档案信息化过程本质上是改传统的手工为先进的智能，但是，很多医院对档案信息化认识非常片面，觉得档案信息化并不会带来什么实质性好处，只是增加了日常工作的难度，甚至不少人员认为档案管理就一个可有可无的辅助性的部门，只是起一个接收、保管档案的作用而已，而自己只要做好分内工作就已经对得起自己的工作岗位，少部分人就算做也只是停留在记录上面，不注重信息潜在价值的深入研究和开发利用，并且认为档案信息化等同于将相应地纸质档案简单的通过一些手段转变为电子档案，无需分门别类，深入分析。

（二）档案人员素质普遍不高

众所周知，不管是多么完善的档案管理系统，最终都要人去操作，这样就对医院的档案信息化管理人员的综合素质和专业技能提出了要求。要知道，档案工作并不是简单地行接收、整理及保管档案。一个合格的档案管理人员必须熟练使用计算机和相关的档案管理软件，更要懂得档案管理规范等等，但是因为医院工作人员其本身工作内容的专业性，如果是要让他们来完成这一工作的话，是肯定不行的，这就要求医院在规范档案信息化管理时不仅要招聘一些专业的人才，更要将档案信息化管理进行宣传，慢慢培养起院内医疗工作人员对于档案管理工作的重视程度及专项技能。

（三）管理体制滞后

现如今，档案信息化管理已经深入人心，大家或多或少都知道了这项工作的重要性，但是，知道是一方面，实施是另一方面，在档案信息化管理方面大家都缺乏经验，也不知道如何去制定相关的合乎要求的体制和规定。因此，在一定程度上，大多医院的档案信息化管理体制都较为落后。

（四）基础设施薄弱

医院档案信息化管理的基础设施薄弱，很多时候从硬件和软件两方面来说都达不到要求。这是因为医院建成后，各项设施都已经固定，医院的运行也已经达到一个稳定的状态，要想更新成能达到要求的状态需要花费相当大的人力物力和财力，也许还会给日常的医疗工作带来不便，所以，如果一开始档案信息化基础设施没有建设好，想要再建就会有很大的困难。

四、医院档案信息化进程出现问题的对策

（一）提高对档案管理的认识

针对医院档案管理而言，首先医院管理者应该提高对档案管理的认识，并且档案管理人员也应当重视提高自己对档案管理的认识。医院档案管理的每部分内容都需要管理者不同程度的参与。作为医院管理者应当明确提出档案质量、规格及限制需求，基于在不断提高管理者对档案认识的基础上，提高相应管理人员对档案管理工作的认识，进而能够在一定程度上促进档案管理工作的顺利开展。

（二）加强档案队伍建设

时代在改变，档案信息化管理的技能和要求都在发生变化，如果档案信息化管理的团队还是一成不变，那么，医院的档案信息化管理也将落后于社会，因此，信息化档案管理的关键是建设人才队伍。这可以从两方面对其进行改善，一是医院可以对外进行档案信息化管理的专业人员招聘，让其为医院的档案信息化管理注入新的血液和思想，二是医院应当加强院内工作人员在档案信息化管理方面的专业技能培训。在日常的档案信息化管理工作中还可加大信息化工作的考核力度，做到有奖有罚，调动各个部门对档案信息化管理工作的积极性，从根本上保证人人重视档案信息化管理，人人有能力做到档案信息化管理。