提升档案管理水平的一些思考

2021-11-26戚祥沛

魅力中国 2021年43期

戚祥沛

（菏泽市定陶区卫生健康执法大队，山东菏泽 274000）

前言

现代中国企业信息管理的重要性和实践证明,科学的正确企业管理决策和有效企业管理机制必然离不开大量企业信息。档案包含的各种人类生物信息电子技术数据是指在我国人类文明繁荣发展进步发展史漫长历程中所形成的非常重要的各种人类生物信息电子技术数据资源,在所有信息电子数据资源中,档案所承载的各种人类信息材料必须是具有历史研究真实性、凭证性的，其所代表的是在历史研究中最具权威的一个记录材料，档案在人类社会发展的历史进程中是具有一定的推动作用，并且是其中最为重要的一个因素，扮演着越来越重要的作用。所以,必须高度重视并切实加强其在我国从事档案管理的相关工作,积极探索出能够直接提升其在我国从事档案管理水平的多科学的有效途径。

一、档案及档案管理

档案是指对有关人们在收集现实鲜活生产中和生活过程中的各种基本信息所需要做的原始记录资料,是对有关人们以前从事实践工作活动的真实资料记录[1]。档案管理工作的根本主要目的不仅在于合理利用,在于通过认真调查收集整理保存好第一手档案资料,根据许多现代中国档案工作学者的研究观点,档案的基本内涵主要是广泛指反映社会主义个体、社会公益组织、国家有关机构在各种社会活动中所已经形成的不同表现形式的有价值的社会历史记录。档案不仅储存了现代人类社会发展简史历程的宝贵知识量和财富，可以很好再现现代人类历史文化,在可以维系现代人类经济社会的可连续性发展方面却也具有一种不可可以替代的重要作用,可以准确说档案是人类历史的秘密粮仓,为现代人们深入研究人类历史、总结人类经验成果提供了非常可靠的历史材料档案管理是指档案管理工作人员对档案中的信息以及其他档案中的实体信息进行直接的管理、利用，并对其给予全面管理维护的一项业务管理工作。主要管理包括两个主要方面的管理内容：第一就是对整个档案所有资源的收集管理,第二就是对整个档案中所有的包含相关信息的收集管理。

二、做好档案管理工作的几点建议

（一）加强档案管理意识，变被动的资料管理为主动服务

如今,很多大型企事业用人单位基本没有专门的企业档案管理专业部门,也往往缺少一批档案管理专业人才,这一尴尬状况主要表现是因为各主管部门并没有充分给予这类档案管理人才应有的高度重视,不能充分认识到管理档案所应具有的独特性和价值。所以我们应该不断加大对企业档案管理的知识宣传教育力度,明确宣传对象,按照不同的需求制定不同宣传的内容及宣传形式。

在当前社会市场经济下,有些事业单位还将档案管理机构和其他档案机构进行合并,档案管理从业人员很少,认为这些档案管理从业人员工作比较清闲,薪资福利待遇也比较差。在上述的各种困难面前,档案管理工作人员应当积极大胆探索创新,而不是仅仅消极的把各级档案管理部门的主要职能重心定位放在管理档案资料上。不能把档案工作仅仅理解为收集、鉴定、整理、分类、编目、利用等基本环节,否则肯定会大大影响档案管理水平。档案管理部门人员应该积极主动围绕本单位的主要业务、领导以及决策、科研等，主动需求提供高效、快捷的档案服务,这也是确保档案管理部门在单位中能够得以长久存在的主要价值依托和核心价值基础所在[2]。

在各类的企事业用人单位,档案管理部门负责人员都应该积极主动适应新发展时期的管理要求,改变传统“无所作为”“守库待查”的管理观念转变为“搞好开发、利用给单位和社会创造效益”的服务观念,变被动档案服务转变为主动管理服务。

（二）加强宣传，引起领导重视

领导的高度重视也是一个单位的档案管理各项工作能够得以真正顺利进行的重要前提与基本保障,只有单位领导足够重视了,档案工作机构的合理建立、档案管理工作人员的严格编制、各样档案经费的合理划拨等等才能真正得到有效保障,实际档案工作中所可能遇到的各种问题等也才能及时高效的得到解决,使得单位档案管理各项工作真正得以能够顺利进行。所以档案管理工作人员必须主动组织做好档案管理的学习宣传教育工作,不断提高管理工作者对档案管理工作的高度热情。当今社会给我国档案管理相关部门工作提供了很好的档案宣传材料,档案管理工作人员不仅应该紧紧抓住每一次发展机遇点并积极主动组织加大档案宣传工作力度,有一定条件的还应该可以通过利用本单位的期刊报纸等各类刊物，以及内部网络广播等多种形式把我国档案管理的重要历史意义及其重要价值意义充分宣传出去。让整个职能部门管理人员彻底了解档案管理到底是用来做什么的、档案室里到底有什么、档案与整个日常经营运转和各部门人员的基本切身利益之间有什么关系、需要时怎么利用等等。

（三）加强规章制度建设和培训力度

档案管理专业工作水平的各个高低、质量的优劣,取决于企业档案管理工作人员的综合素质。在切实加强党的思想文化教育和党员职业道德素质教育的重要同时,还必须严格要求广大档案员,真正牢固树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的档案管理理念。加强档案管理相关工作,完善内部档案管理工作相关的规章制度,逐步实现档案管理相关工作的制度规范化、制度化,充分体现出档案“见证历史”的特点。随着新时代的快速发展,必须定期进行企业相应的档案管理意识强化培训。培训时必须要根据档案管理工作者所需要负责的具体档案工作及实际的工作能力情况开展相关的培训,让每一次的培训活动更加的科学系统，具有一定的针对性，另外还要具有一定的专业性。培训必须一定要突出重点、抓好典范,通过培训相关的专业知识能力学习、技能能力培养,让我国档案管理工作人员能够真正适应档案管理工作专业化、科学化的发展要求。通过相关的培训,让广大档案管理工作人员不仅能够熟练的掌握最新的档案法规规章制度,还能够熟练的学习掌握最新的档案业务工作管理行业标准[3]。

第一,档案管理工作人员应该必须具有正确的社会价值观,具备无私奉献、踏实勤奋的优良精神品质,具备高度的政治组织性、纪律性,能够自觉严格遵守规章制度,坚决努力杜绝档案失密、泄密盗窃现象的异常发生。第二,应积极加强网络档案管理工作人员相关业务培训,在业务培训课程内容的具体安排上,除加强档案相关专业技术理论知识基础学习之外,还要适应不断要求加大档案计算机基础知识的理论学习,注重开展网络档案知识宣传教育,以更好的适应新历史时期我国档案管理人员工作的发展需要。在参加培训时学员应预先制定短期学习业务管理技能的学习计划,明确学习方向。依据课程计划、分级和类别逐步组织实施,确保课程学习内容系统、扎实、深入,避免盲目与技术空洞。

（四）抓好检查环节，列为年终绩效考核内容

为了切实敦促档案管理工作人员认真负责的态度，做好档案管理各项工作,相关部门应充分考虑将该单位工作情况列为年终工作绩效考核的重要组成内容,定期对档案资料立卷整理归档、档案储存保管等工作情况，及时进行专项检查监督考核,对存在违反档案管理规定的违法行为等还要限时予以纠正,并将每次考核结果汇总作为对负责人绩效考核的重要指标。

随着经济社会的快速发展,各种信息科技正逐步应用到各行各业,档案管理工作也开始受到较大的的影响,面临着新的发展机遇与创新挑战，过去传统的档案管理方法已经不能很好的满足如今的需要，所以针对档案管理人员的综合素质的提升，已经迫在眉睫[4]。

(五)掌握计算机操作的技能，建立信息网络

在当今的新信息时代,档案管理的技术现代化已发展成为中国档案管理的发展趋势,作为新信息时代的中国档案管理者,在政治思想意识上必须要超前,不仅必须要熟练掌握目前计算机广泛应用的档案基本知识,还要深刻学会研究建立各类大型档案的信息数据库,提高利用计算机对各类档案相关信息的实时采集、检索、传输以及档案服务的管理工作力度。将一个档案的主要内容材料分门别类地输入移动计算机,这样才能方便快捷、高效容易查询,使用户在试题档案中查寻不到的材料可从在几分钟内便捷即可轻松解决的实际问题,而且还可以使相关的档案资料具有直观的、多样性、真实感强的立体展示效果。同时,还认为可以充分借助于视频播放机、监视器、多媒体电脑处理技术等多种手段,使各类档案相关信息在各种现代化档案机器设备中快捷、准确、方便地进行再现,使各类档案相关信息的收集处理、传输工作获得前所未有的积极生动效果。档案管理技术手段的逐步现代化已经成为促进档案管理体系现代化和办公自动化的有力技术支柱。