事业单位档案管理信息化建设探析

2021-11-26尚英

魅力中国 2021年43期

尚英

（额济纳旗民政局社会救助综合服务中心，内蒙古阿拉善盟 735400）

一、前言

档案是对各种信息、活动的一种真实记录，能够直接将事业单位的发展历程体现出来，并且其中还蕴含了社会经济发展的信息，能为事业单位提供良好的参考依据，对事业单位的发展有着十分重要的作用。档案管理工作是一项具有系统性、专业性、保密性和政策性的工作，随着社会经济的不断发展，事业单位档案管理也面临巨大的挑战。传统档案管理模式已经面临淘汰边缘，信息化、现代化已经成为档案管理建设的主要方向。为此，事业单位需要及时更新观念，做到与时俱进，充分利用各种现代信息技术，加强档案管理信息化建设，从而实现档案数字化、信息化，推进事业单位的可持续发展。

二、档案管理信息化建设的优势作用

（一）提高信息化检索的速率

信息时代的到来，促进了信息技术的飞速发展，同时也产生了海量的信息数据。如何快速准确地在数据库中找到所需的信息数据，成为档案管理工作中的一个关键问题。通过档案管理信息化建设的发展，借助信息技术，可以大大提高信息检索速度，提高档案管理现代化水平。首先，档案管理信息化建设将原来的纸质档案转化为数字档案，改变了传统的人工检索工作方式，保证了检索工作的准确性和及时性，能够根据需要快速获取信息。其次，可以实现批量信息同步搜索。使用计算机技术，可以快速检索相同类型的信息。最后，信息检索避免了文件的损坏，延长了文件的使用寿命，使文件管理更加简单方便。

（二）有利于构建高质量的档案存储环境

在档案管理方面，一些事业单位仍沿用传统的纸质档案管理方式，投入大量人力、物力、精力进行纸质档案管理，使得纸质档案在管理和保管上存在诸多不足。信息化建设为档案管理营造了良好的环境，优化了档案保管条件，适应了现代档案管理的需要。首先，档案信息化管理避免了传统纸质档案受潮、损坏、丢失等问题，使档案数字化存储，构建全新档案管理系统，有效避免外界因素干扰.其次，信息化文件管理有效扩展了文件存储空间。只有借助计算机网络技术和文件管理软件，才能将文件存储在云空间中，有效改变了传统纸质文件的空间需求。最后，档案管理信息化有效降低了成本，档案管理不再依赖于实际环境。

（三）顺应信息化发展的趋势

随着信息技术的发展，实现信息化建设已成为各行各业的发展趋势，因此加强档案管理信息化建设也是顺应信息化发展趋势的必然要求。通过加强档案管理的信息化建设，可以推进事业单位各项事业的整体发展，进而提高单位整体的工作效率和质量。

三、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）缺乏创新的人事档案管理理念和思维

目前，我国事业单位人事档案管理在组织发展过程中，仍沿用传统的管理理念和模式，未能及时创新优化，未能运用当前非常先进的信息化理念和大数据理念，而对现代信息不够重视。现代化和互联网技术发展的优势还没有充分发挥其在档案管理方面的主要优势，人事档案管理流程和环节缺乏优化创新，使得事业单位人事档案管理的整体流程标准相对僵化，数字化的方向发生了变化。传统模式下的事业单位人事档案管理陈旧滞后，不能满足大数据时代发展的基本要求。因此，目前我国事业单位人事档案管理普遍存在管理技术传统、效率低、整体服务质量差等问题。实际问题，这些都严重阻碍了事业单位人事档案管理工作的进一步完善和创新发展。

（二）存在人员与档案分离的现象

目前，一些事业单位在管理人事档案时，仍对纸质档案进行收集和归档。这样，传统纸质档案难以及时高效地更新信息，整个收集、整理和归档的过程非常复杂，管理效率也很低，还会造成人事档案分离的发生，使事业单位在人事档案管理过程中难以高效更新信息和资料，不利于提高人事档案管理工作效率。要实现档案管理的信息化发展，必须要具备专业化的管理人才，才能更好地推动档案管理的信息化发展。但是由于多种因素的影响，导致当前许多事业单位都缺乏专业化的管理人才。在实际工作中，部分档案管理人员对管理工作流程不熟悉，缺乏对信息技术的有效应用，不能独立使用信息化设备开展档案管理工作，从而限制了档案管理信息化建设的发展。此外，由于事业单位人员受到传统管理观念的深刻影响，部分工作人员会存在不作为、不担当等问题，使得档案管理无法得到真正有效地落实，进而影响单位档案管理的发展。

（三）档案管理配套设施不完善

在事业单位人事档案管理组织实施过程中，配套设施没有建立完善完备，基础设施不完善，无法实现档案信息的及时有效更新。同时，信息交流和交流也存在障碍，导致传输效率低下。这也使得难以充分保护档案的完整性和安全性。而且，缺乏足够完善的档案管理配套基础设施，使得事业单位人事档案管理面临非常大的潜在安全风险，很多不法分子会通过文件管理系统的漏洞和弱点进行一些非法操作，比如通过种植，木马等病毒造成数据泄露等不安全问题，难以有效保障事业单位人事档案管理的安全保密。

四、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

（一）提升信息化建设的重视程度

事业单位发展要加大对事业单位档案管理信息化建设的重视。因为只有重视信息化建设，才能在具体实施过程中提供有效的资金保障。档案信息化建设可以有效保存和利用历史档案信息，为事业单位领导决策提供参考，促进事业单位可持续发展。首先，事业单位要从资金层面给予支持，通过资金倾斜，确保能够完成发展过程中的软硬件设备，为其信息化发展奠定物质基础。工作才能真正在实践中发挥积极作用。其次，事业单位还应定期维护和更新档案管理信息系统，确保系统信息与事业单位实际使用需求相匹配，保证系统数据的安全性和有效性，更好地发挥信息的有效性。管理。各机构还应加大对档案管理信息系统使用的重视，切实提高其利用率和应用效率，梳理管理职能，明确具体价值，提高档案管理质量，进一步推进无纸化办公，为了顺应档案管理发展的新趋势。

（二）完善档案信息管理系统

机构需要完善档案信息管理系统，规范机构在档案管理过程中的行为。机构档案反映机构的发展历程，记录重大会议、战略目标、改革重组等重要信息，是机构领导决策的参谋和帮手。没有档案就无法进行数据比较。传统的档案管理系统已不再适合现代信息技术背景下的档案工作。因此，有必要完善档案信息管理系统，推动档案信息管理向更加科学化的方向转变。在信息化建设道路上，事业单位要着眼于现状，在现有制度的基础上更新完善制度，如建立相关档案工作人员与技术人员交流合作机制，各部门之间的信息。规范应用程序和规定，确保档案信息安全。技术的存在是为了满足需求。因此，在建设信息化时，要具体考虑管理人员的意见，有针对性地满足档案管理和使用的需要，促进信息化建设和应用。有效开发过程中的各种任务。此外，建立在档案管理信息化基础上的评价体系也是必不可少的。这就要求事业单位从实际出发，制定与本工作发展相关的合理评价体系，以提高档案管理人员的积极性，加强信息化建设。机构还需要制定维护制度，定期维护和维修相关设备，并结合实际需要和维护更新现有平台，使档案管理平台始终保持良好的运行状态，满足工作需要，确保数字化最大程度上保证文件的安全。

（三）提升档案管理信息化人才素质

机构需要认识到档案管理信息化人才素质和能力的重要性。在信息化建设过程中，急需引进适应信息技术发展和使用的专业管理人才。首先，在实际发展过程中，事业单位要保证档案工作者具备专业的知识、技能和服务质量。对于现有的档案工作者，他们需要定期组织培训。主要目的是为他们提供新时代档案工作方法、最新信息技术、信息化思维等方面的培训，有效提升他们在新时代档案工作中的能力，促进档案管理升级的公共机构。其次，事业单位要重视档案工作人员之间的交流学习，通过定期研讨、实地考察等方式帮助档案人员不断提高和成长，逐步形成符合时代要求的专业素质，以方便信息在广泛使用的文件管理工作中尽快适应计算机运行环境。最后，档案工作者还需要具备一定的信息系统维护知识和技能，这样才能在信息化建设过程中与技术人员进行有效的沟通，促进需求的传递，更好地完善信息系统的功能。

（四）重视档案信息资源的安全管理

事业单位档案信息化可以缩短查询时间，提高档案查询的准确性，但最容易被忽视的问题是档案资源的安全性。传统的档案管理工作在查阅档案时有严格的程序。只有满足一定条件，才能允许访问相关文件。随着文件逐渐信息化，查询方法变得极其简单，只要你有账号和密码，就有查看文件的权限，非常不利于档案信息的安全管理。因此，在信息化建设过程中，要加强档案管理人员的安全意识，明确档案的保密和公开范围，科学设置档案访问和使用权限，不要随意扩大档案信息知识的范围。此外，还要保证计算机的安全稳定，防止病毒入侵，定期清理和维护文件管理平台，充分利用防火墙等网络技术，保证文件管理的安全。

（五）确立档案管理信息化建设方针

依据事业单位自身发展状况和现阶段发展方向，结合国家信息化管理规定制定并确立档案管理信息化建设方针。首先通过开展受众调研或者依据近年来的研究报告，确立档案管理信息化建设的最终方向和人群。其次，在档案存放方式的变革中，管理标准会发生相应改变，事业单位需要依据新标准对服务人员进行培训管理。最后，还要明确档案管理信息化建设中的中心环节和关键节点，切实做好各部门之间的衔接和整顿工作。与此同时，事业单位对档案管理人才的需求不断增大，因此要做好优秀人才的选拔工作，每位职工的各项指标都达到合格水平。档案管理改革不是彻底的革新，并非摒弃旧的管理方法，而是要做到新旧结合，适当保留传统管理方法，扬长避短，以达到最佳管理效果。

（六）建立并不断优化档案管理信息化平台

建立档案管理官方网站是重要环节之一，需要聘请专业人员进行技术指导，建立一个快捷便利、服务良好的信息查询官网。平台要保证其信息公开化，让使用者实现高效查询，平台也要服务到位。同时需要招纳专门人员对平台进行定时维护和更新，修补平台漏洞，保证服务器的正常运行。信息的录入工作则由档案管理人员进行，及时且准确无误的上传信息，而用户只需登录后即可进行信息的查询，也可寻求客服帮助。同时，档案信息化建设与档案管理优化要协调同步进行，档案管理方式与信息化相适应，使各部门依托信息化建设高效率高质量完成工作，以达到信息化建设的最终目标。