探讨卫生院档案管理工作的重要性及完善措施

2021-11-26李爱芹

魅力中国 2021年37期

李爱芹

（郓城县黄泥冈镇卫生院，山东郓城 274700）

引言：卫生院是我国最基层的医疗体系，但是随着社会经济的不断发展，卫生院的工作量以及档案管理工作所面临的压力都越来越高。为此，就必须不断对其工作体系进行完善，并积极引进一些现代化的信息技术。那么该如何从哪些方面来进行完善，正是本文的写作目的所在。

一、重要性分析

（一）卫生院发展的基础与前提

自改革开放以来，我国社会经济体制逐渐出现了很大的变化，我国卫生医疗体系也开始不断地健全与发展。而卫生院作为我国医疗机构的重要组成部分，也必须要不断应对时代的新变化，进行体制上的创新，而这也就使得其自身的档案管理工作得到了不断的重视。通过对档案的整理与管理，能够对不同时期的大小事件进行了解，并对不同时期的医疗发展水平、以及所出现的问题进行总结，从而来对医疗体系以及自身所存在的体制缺陷进行修正，以此来促进卫生院的不断发展。因此，可以说档案管理工作就是卫生院得以发展的基础与前提，只有通过档案管理工作，才使得我国目前的医疗体系得到了持续的进步与发展。

（二）卫生院主要的工作内容

档案管理工作的水平，往往决定了卫生院的发展，尤其是对科研类档案资料的管理，往往会成为卫生院所重点关注的内容。而想要提高档案管理水平，那么就需要不断提升其管理人员的管理水平，并有效发挥这些管理人员的能力，只有这样才能够使其卫生院档案资料变得更为多样与完善[1]。同时，档案管理工作水平的提升，也与工作人员日积月累的经验积累也有很大的关系，并且其档案工作所包含的内容也非常完整，除了与医疗科研相关的资料以外，甚至还包括了对医疗水平和工作人员业务评判的资料整理。所以卫生院的如何发展，其档案管理工作为王发挥了十分重要的作用。所以我们也能够看出，档案管理工作中所整理出来的资料，对于卫生院自身不断地完善与发展有着重大的影响，是其必不可失的一道工作环节，对卫生院的影响也十分长远。

（三）维护医患双方利益

近些年来，医患事件频发，医患关系也越来越紧张，而作为卫生院所必不可缺的工作环节——档案管理工作，由于具有真实性、完整性的特点，所以当医患矛盾爆发时，往往能够有效缓解医患双方所产生的误会，维护医患双方各自的利益。而管理工作之所以有着这一作用，主要是因为在档案管理过程中，会对具体的医疗事件进行详细的整理与描述，所以通过档案就能对医患双方之间的行为进行还原，从而了解到整个医患事件的真相。而正是如此，才能够使得目前一些频发的医疗事件能够做到有据可查，才能维护医患双方各自的利益，甚至成为一些法律凭证[2]。所以在目前医患关系紧张的今天，档案管理工作是必不可少的，其作用是非常关键的。同时通过对这些医患事故的整理，也能使卫生院对自身的医疗体制进行思考，从而有效解决目前医疗体制中所存在的一些问题，促进我国医疗服务水平的提高。

（四）推动卫生院的健康发展

想要使目前的医疗体制不断得到完善，医疗服务水平得到显著提升，那么就必须加强对卫生院档案管理工作的重视度，并利用一些现代化的信息技术，逐渐形成科学化、规范化的管理。同时在档案管理工作开展期间，还应当始终根据相关的档案整体规范来展开工作，这样才能使其工作更为有序，有效促进其档案管理工作质量的提高。同时，由于在档案中记录了不同医疗发展时期的具体案例，而这些过往的案例往往会给我们今后医疗体制的改革带来启发，所以开展档案管理工作，其中一个非常重要的作用就是能总结过去的发展经验与规律，从而对目前所存在的制度缺陷进行改善，实现我国卫生医疗体系的不断健全发展。

二、完善措施

如上文所说，虽然卫生院档案管理工作十分重要，但是在实际的工作开展过程中，往往还存在一些问题。比如，随着社会时代的不断发展，档案的可利用性以及具有价值的信息变得越来越少，而一些纸质的档案甚至还需要定期进行维护。同时，很多地方的档案管理设备、管理理念、以及管理方式均处于十分落后的状态之下，而这些也会对档案管理工作实际效果的发挥产生很大的影响。此外，在进行档案管理过程中，由于需要注意保密性原则，所以在管理过程中选择闭环操作，而这也就导致了一些管理方式与实际需求不相符的现状出现[3]。下面是基于这些问题所提出的一些具体完善措施：

（一）提升档案管理工作人员的专业性

卫生院档案管理工作实际上是一项非常专业的工作，特别是在如今的医患矛盾尖锐的背景之下。并且由于其工作内容十分繁杂且专业性非常强，所以对于其工作人员的专业能力以及职业道德素养都有着非常高的要求。因此卫生院在对档案管理工作人员进行筛选、审核的过程中，除了需要对其专业素养进行考察外，还应当对其责任心以及职业道德等进行综合的考察，只有这些要求都能达到的人员才有资格任职。目前从大部分的卫生院情况来看，对于在职的档案管理工作人员基本上都缺乏定期的工作考核，并且也没有形成一套完整的工作考核机制，所以往往目前这些档案管理人员都缺乏一定的竞争，因此也就造成了在缺乏紧张感的前提下，在实际的工作过程中呈现疲软松散的心态这一现象。而如果想要有效改变这一现象，促进这些档案管理人员工作积极性的提升，就必须加强对这些工作人员的关心，并建立一套成熟的人员工作考核制度。而如果想要进一步提升管理人员的专业能力，使他们能始终跟上时代发展的步伐，就必须定期对档案管理人员开展专业化的培训[4]。具体来说，需要根据目前现代技术的发展以及如今对档案整理工作的需求来制定培训计划，其内容既包括有具体的理论知识，还应当有先进的档案整理技巧。同时，为了使档案整理工作人员跟上时代的步伐，还应当对其开展现代化信息档案技术的培训，包括对信息化档案技术的使用、维护等。此外对于档案管理工作人员还需要定期进行工作考核，对于专业能力以及职业素养未能达到要求的工作人员应当按照实际情况给予警告，从而始终确保我国卫生院档案工作管理人员的整体素质。

（二）根据实际需求来开放档案使用权限

在过去档案管理工作开展过程中，往往所遵循的是绝对保密的原则，而如今随着时代社会的不断发展，公民也能参与到档案利用工作中来，并且卫生院档案工作本就是由多个部门多个组织所共同参与的工作，所以如今无论是公民还是与卫生院有关的组织以及个人都能在一定权限内对其卫生院的档案资料的进行查询。此外，近些年来，国家也在不断加大政务信息公开的力度，所以过去绝对保密的档案管理工作原则已经不再适用于如今新时代档案管理工作的开展，必须做出相应的改变。只有这样才能真正地实现政务公开，促进我国卫生院信息档案工作现代化的不断发展。而想要做到这一点，就必须让更多具备专业能力的个人以及组织参与到卫生院的规划工作中来，以此来为其未来的医疗体制改革提出科学的建议，从而不断提升我国医疗卫生服务水平，促进现代化人民基础医疗体制的形成。

（三）创新工作理念

当今社会随着信息技术的不断发展出现了很大的变化，无论是对我们的日常生活，还是各行各业的发展都造成了很大的影响，而卫生院档案管理工作也是如此。但是由于目前一些传统的档案管理工作理念依然残留很深，所以在具体工作开展过程中也会受到其负面影响，其档案管理工作人员往往只是做到了对资料的整理以及存档，而没能对其档案资料进行充分的利用，其档案的价值也未能得到有效发挥。除此之外，在信息化高度发达的今天，往往需要对部分档案资料进行共享，以此来使更多的公民以及相关人员了解到档案的具体资料内容。但是一些工作人员在实际的工作中往往并没有对档案进行这一层次的开发。所以在信息化高度发达的今天，我们应该利用信息技术的优势来促进档案工作方式的转变与理念的更新，只有这样才能使我国卫生院档案管理工作逐渐现代化。这样一来也能大大提升档案查询的效率，使我们在庞大的档案数据中能精确地找到自己所需要的档案资料。而要做到这一点，首先需要对卫生院档案管理工作的内容进行更加深入的认识与了解，只有切实意识到档案管理工作对于我国卫生医疗发展的重要性，才能根据现实需求来制定出更加合理的档案管理方案，从而使其具体的工作要求都能得到落实。其次，还需要改变过往传统的档案管理理念，充分借助于大数据技术来开展当今的卫生院档案管理工作，以此来不断提升档案管理工作的服务水平，满足新时代环境下对于卫生院档案管理工作的需求。最后，在大数据时代的背景之下，还应当积极将档案管理工作与海量数据进行融合，基于对档案资料的具体需求，对档案中的信息、数据进行收集与整理，从而促进卫生院档案管理工作的效率。

（四）完善档案管理体系

对于卫生院档案整理工作来说，除了其档案整理的效率需要特别重视以外，还应当不断增强其档案管理工作的质量，从而使其具体的事件、研究数据等得到真实、准确的展现。而要做到这一点，就必须对现有的档案管理体系不断进行完善。首先，作为卫生院的负责人，应当对档案管理工作给予足够的重视，只有以此为前提，才会对档案管理体系不断进行完善，才能借助于规范化的工作来落实相关资料的文档整理。其次，还需要明确每一名档案管理工作人员的责任，提高对档案资料分类的细化程度，同时不保证其档案分类合理。最后，还应当建立合理的奖惩制度与严格的考核制度，这样就能始终确保档案管理人员的整体素质，并有效激发其工作人员的工作积极性。

（五）做好基础工作的建设

想要使我国卫生院档案管理工作水平不断得到提高，就必须加强其基础工作的建设，只有在此基础上才能不断提升其档案管理的现代化水平。比如，需要对传统的档案管理工作环境进行改造，优化其基础设施的建设、引进一些信息化的设备、应用信息化的管理软件等，这样就能有效提高卫生院档案管理工作开展的效率与质量[5]。此外，为了使管理人员逐渐适应现代化的信息档案管理，还应当加强对相关人员的计算机技能的培养，从而使档案管理人员能正确地对新设备、新软件做出正确的操作。除此之外，在工作开展过程中，还应当对每一位管理人员的责任以及工作内容进行明确，合理进行分工，并对档案的具体分类标准、归档范围等进行确认，这样就能确保所收集、整理的资料能做到有据可查，提升档案查询工作的效率。