浅谈新时期企业基建档案管理中存在的问题与对策

文·刘桂青 周文彬

基建档案是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案，是对工程项目全过程的一种真实记录，具有完整性、准确性、系统性的特点。基建档案涉及到工程项目的立项、审批、设计、施工及后期的竣工验收等方面的内容，对于施工项目的合法性、施工成本的控制、相关设备的安装使用以及工程的验收管理、后续的维修养护提供了有效依据。随着我国经济社会的快速发展，各地政府招商引资工作力度不断加大，各类企业纷纷落地，办公楼、厂房、宿舍随之拨地而起，基建项目逐年增加，基建档案也随之越来越多。特别是近几年企业不断扩大规模，需要经常查阅、利用基建档案，从中暴露出了基建档案管理存在的很多弱点和问题。如何科学地管理好基建档案，使之更好地服务于企业的发展，成为目前企业基建档案管理工作中亟待解决的问题。

一、企业基建档案管理中存在的问题

（一）重视程度不够，归档意识薄弱

大部分企业将精力过多的放在工程质量控制、成本控制和进度控制等方面，而对基建档案的重视程度不够，普遍存在“重工程建设，轻档案管理”的思想。一般只注重工程施工和相关材料在施工过程中的使用，而忽略对工程档案材料的收集、归档。由于基建档案的主要作用是为以后的维修、改建等提供服务，其效益的潜在性、延后性使很多人对基建档案的建立缺乏足够的重视，归档意识薄弱。

（二）基建档案形成时间长、内容多，收集归档难度大

基建档案具有专业性、成套性、庞大性、复杂性等特点，其形成过程周期长、内容多、涉及人员广。施工过程中档案材料使用频繁，经常多部门、多人次交叉、反复使用，加之一般工程工期较长，很多施工人员只管用、不管收，极易造成档案材料的破损、缺失，导致基建档案材料无法收集齐全，加大了收集归档的难度，很难保证档案材料的完整性、系统性。

（三）专业知识不足，建档质量不高

基建档案的专业性要求档案管理人员既要了解档案专业知识，又要熟悉基本建设的相关知识。由于绝大多数企业档案管理人员缺乏基建专业知识，又不能及时参与工程建设项目中档案资料的跟踪收集，对施工过程中许多设计与数据的变更不够了解。工程竣工后，面对庞大而又复杂的基建档案资料，理不清头绪，难以确定哪些材料反映工程竣工时的实际情况，对档案数据、内容缺乏准确判断，妨碍了对档案资料进行科学、合理的分类、整理，导致建档质量不高，极大影响了以后档案的查阅、利用。

（四）缺乏创新意识，管理工作滞后

基建档案管理过程中，档案管理人员缺乏主动服务与创新意识，在管理观念、管理方法、管理手段上严重滞后，使基建档案管理工作陷于被动局面。对基建档案往往存在“为保管而保管”的思想，重保管而轻利用。即使有时需要查阅，也是沿用“你查我找”的传统做法，查阅工作费时费力，严重影响了档案利用的时效性，致使人们对基建档案利用“望而生畏”，众多宝贵的基建档案被“束之高阁”，无法发挥其应有的作用。

二、企业基建档案管理的对策

（一）提高认识，重视基建档案工作

企业要充分认识基建档案对企业发展的重要意义，不仅要重视文书、销售等档案的归档管理，更要重视和加强基建档案管理工作。施工过程中要提高施工人员的档案意识，要求和引导他们在保障施工使用的同时，注意保存、保护相关档案资料，做到“小心使用，及时交回”，以保证档案资料的完整、系统，以便工程竣工后由档案管理人员整理建档。

（二）系统管理，搭建基建档案网络体系

工程建设过程中，对基建档案材料要进行跟踪收集和管理。要协调工程设计、施工、监理和管理各部门有关人员，明确职责，落实到人。如文件、计划、报告、总结等由文书负责收集；合同、协议、审批手续等由负责印章管理人员来收集；预决算由预算人员来收集；施工记录、验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员来收集；项目决算、固定资产投资等由审计人员收集；最后由档案员负责汇总，避免档案资料的缺失和遗漏，从根本上解决归档难的问题。

（三）加强学习，提高建档质量

档案管理人员要加强学习，定期参加有关培训，了解工程建设方面的专业知识，不断丰富自己，提高档案管理能力和水平。对收集的档案要做到心中有数，保证收集材料数据、内容的准确性，把握其内在联系并进行正确的分类、整理、装订，切实提高建档质量。企业基建档案管理要适应时代发展，加大信息化管理的力度，逐步采用先进的计算机设备和应用软件进行档案信息的存储和利用，并结合网络与多媒体技术，实现基建档案收集、归档和利用的现代化。

（四）转变观念，服务企业发展

企业基建部门是企业基本建设项目的直接管理单位，肩负着全厂房屋建设和修缮维护的重任。基建档案管理人员不仅是档案材料的保管员，也是档案的形成者、管理者，具体工作的执行者，因此在实际工作中应不断更新观念，开阔视野，树立“主动服务”意识，充分挖掘档案信息资源，让基建档案更好地服务于企业的发展，充分发挥基建档案管理的重要作用。