县级档案征集工作的困境与对策

文·郎平

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存价值的历史记录，它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。随着社会的不断进步和我国经济的快速发展，社会各界对档案的重视程度大大提高。档案征集是档案工作的首要环节，也是丰富馆藏、优化和扩大馆藏结构的根本方法。档案征集工作的优劣直接决定一个档案馆馆藏档案价值的高低，最终影响档案社会服务体系的经济效益和社会效益。随着国家改革开放进程的逐渐深入，档案资源种类繁多而又复杂，档案征集工作的任务日益繁重，出现了许多新情况新问题，面临许多新的挑战，需要档案部门认真对待并深入研究解决。

一、征集工作存在的困境

档案资源是档案工作的立身之本，档案的资源来源于接收与征集，这两个基础环节在档案工作中缺一不可。《档案法》第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案，各单位不得分散保存，更不得据为己有。只有通过行之有效的档案征集，才能把档案集中到档案馆，形成集中统一的保管。由此可见接收和征集档案若是按法律形式去执行，工作起来会更得心应手。然而县级征集工作由于机制制度不健全不完善，实际完成起来困难重重。

一是档案意识薄弱。一些县基层机关、企事业单位和社会公民档案意识淡薄，对档案所蕴含的现实价值和历史意义缺乏认同感。很多群众对档案馆缺乏信任，对档案法律、法规缺乏了解，对私人拥有档案资料和实物征集配合度较低，致使散落在他们手中有价值的珍贵档案征集时有抵制情绪或消极应付；民营私立企业、普通公民档案保管条件参差不齐，更缺乏档案维护保管的专业知识，造成档案遭受鼠、虫、霉菌的侵蚀，导致一些珍贵的档案受损严重、难以归档。兼职档案员更是多数机关单位普遍存在的现象，兼职档案员身兼数职，事物太多，变换频繁，交接不及时、不到位，导致档案管理混乱，影响了档案征集工作的正常开展。

二是设备落后。当今在互联网、大数据、云技术飞速发展的时代背景下，县级档案征集工作中缺乏与之匹配的计算机、声像和光电摄录等现代化设备，从而影响了重大活动的跟踪拍摄和一些文字、图像、声音等珍贵档案的收集。档案数量的多少决定档案规模的大小，档案质量的高低决定档案工作水平的高低，由于县级档案馆专用设备的普遍落后，大大降低了档案征集的数量和质量，导致档案征集工作的滞后。

三是缺乏复合型专业人才。从当前的情况来看，专门从事档案征集工作的相关人员非常少，并且也缺乏专业的技术，对涉及高精尖科技领域的相关知识储备存在盲点，县基层机关、企事业单位档案从业人员业务素质偏低，且从业人员经常变换不固定，造成其单位档案征集工作处于被动状态，对征集工作造成困扰，并难以保障质量。

四是档案经费欠缺。随着档案事业的飞速发展，档案人员应不断增加，档案馆库也需不断的扩建与新建，现代化设备更应不断更新，由于档案专项资金没有列入财政预算，这些问题受到困扰，也同时束缚着档案征集工作的开展。一些单位和私人藏有珍贵的档案，他们希望捐出藏品时，可以得到一定的奖励和补偿，但因没有这方面的经费，我们只能是望洋兴叹，导致一些珍贵档案难以纳入档案馆中，使其失去了更多的利用价值。

二、解决征集工作困境的对策

一是按照《档案法》的要求，加大档案事业科学化、规范化、制度化的力度。应加强档案法律法规的宣传，提升档案执法检查力度和频次，对档案违法案件严肃处理，并予以通报。每个单位（部门）都要配置专职档案员，并定期接受培训，增强档案从业人员的档案法律法规意识，自觉遵守践行档案法律法规。采用广播、电视、网络等方式，增强全社会的档案意识，扩大档案的社会影响力。要积极争取单位领导对档案征集工作的重视和支持，参与或承办当地党委、政府开展的重大活动，主动提供服务，让领导对档案征集工作眼有所见、耳有所闻。要深入基层，对征集目标单位和个人进行档案法律、法规、知识的讲解沟通，消除他们的顾虑，提高他们配合档案征集工作的积极性。积极和相关单位沟通协商，建立联动机制，及时有效跟进，完成县域内重大事件和活动档案的征集。

二是随着科技的不断发展，社会已经步入了信息时代，计算机技术和信息网络技术已广泛应用，我们需要利用现代化手段，来进行档案收集工作。在档案征集工作中，应用人工智能技术取代传统的模式，提高档案的征集效率，通过有效途径来化解纸质档案和数字化档案信息资源双规制管理的难题，实现传统的纸质档案向数字化档案的转变。合理配置一定的专用设施，如参与重大活动配备摄像机、照相机等设备。档案馆应当配备专门从事征集工作的人员，跟踪参与一定区域范围内的重大活动、重点工程、城市开发变迁兴衰等等方面的摄影、录像工作，为征集工作开辟更多途径，不断拓宽征集收藏领域，丰富馆藏资源，为档案工作的发展提供坚实的保障。

三是档案工作涉及的领域比较广，与各行各业都有着密切的联系，档案工作要适应并且融入社会的发展中，要拓宽专业结构，深化改革，大胆创新，大力构建更适合档案征集人才的培养课程体系，进一步加强与上级单位的交流与合作，培养出更多档案工作需要的复合型人才。复合型人才要明确“开好头，收好尾”这个理念，本着保障档案“真实性、完整性”这个核心，端正工作态度，恪守职业道德，确保档案收集工作的有序进行。要不断提高自身素质，重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，定期进行常态化职业进修和专业知识培训考核，在工作实践中逐步提高自身的业务和理论水平，更好地适应当前时代的发展要。

四是要对档案部门加大资金注入，确保档案工作的可持续性。设立档案征集专项资金，加大经费投入，强化征集手段，广开渠道、创新体制，采用有偿征集等方式征集散落民间的珍稀文物档案。同时，鼓励和奖励那些自愿无偿向档案馆捐赠档案的人士，宣传他们的无私奉献精神，给捐赠者颁发荣誉证书，以调动人们的积极性。可以和社会有识之士结成联盟，让他们做我们档案征集工作的社会“眼睛”，为我们牵线搭桥，帮我们寻找散落在社会上的珍贵之物。

新时期档案征集工作是一项任重道远的任务，我们要顺应新形势的变化，发扬工匠精神，做到与时俱进，让档案工作更好地服务于社会发展。