档案服务外包中存在的司法风险点及规避策略研究——以中国裁判文书网裁判案件为例

肖广锋/郑州市房产档案馆

随着我国档案服务企业的蓬勃发展和专业化程度的提升，各级各类档案管理部门也将越来越多的档案服务项目外包给档案服务企业承担。2018年1月1日，国家档案局发布的《档案服务外包工作规范》开始执行；2021年开始实行的新修订《中华人民共和国档案法》中两次出现了“档案服务企业”，即第二十四条和第四十九条。上述法律规范的实行对我国档案服务外包工作的合法、有序开展提供了坚实的法制保障。但是，多年的实践也在不断警示我们，我国的档案服务外包领域仍存在诸多问题和隐患，并业已产生了很多司法纠纷。

2021年3月8日，笔者在中国知网文献库中以篇名为检索项、以“档案”并含“外包”为检索词进行精确检索，经删选去重后获得317篇有效文献，研究内容主要包括档案外包机构、模式、需求、管理、风险、服务等。其中，关于档案外包风险的研究成果有13篇，占有效文献总数的4.1%，涉及的风险点主要包括档案实体和信息安全、外包人员流动、外包质量能否达标等，且以档案实体和信息安全为重。尚未有研究成果分析档案服务外包中存在的司法风险点。

2021年3月6日，笔者在全球最大的裁判文书网——中国裁判文书上利用其自带的检索系统，以“档案服务”“档案科技”“档案技术”“档案软件”“档案管理”等为检索词进行全文检索，在对文书内容仔细阅读后获得档案服务外包的相关裁判文书15篇，其中2013年1篇，2016、2017、2018年各2篇，2019年3篇、2020年5篇。前车之鉴，后事之师。本文拟以上述裁判文书所涉案件为例，总结档案管理部门在档案服务外包中可能会遇到的司法风险点，并在此基础上提出相应的规避策略。

1 档案服务外包中存在的司法风险点

1.1 前期准备不足的风险

1.1.1 档案服务市场价格调研不充分

在广州文飞档案管理有限公司湖北分公司与天门市公共资源交易管理委员会办公室买卖合同纠纷一案中，被告天门市公共资源交易管理委员会办公室与原告广州文飞档案管理有限公司湖北分公司签订了《天门市公共资源交易管理委员会办公室档案整理及数字化服务合同》，双方对档案整理服务内容、价格、质量标准、权利义务等事项进行了约定。因合同签订时双方对档案整理及数字服务具体工作量不能确定，在合同中预估了档案服务费。合同签订后，原告在被告指导和安排下，整理档案和数字管理服务数量超过了合同预估数量，而被告因未支付全部服务费而被原告起诉。该案裁判结果为被告违约。在该案的审理过程中，被告提出的主要抗辩理由之一即认为合同约定的档案数字化扫描按A4/页/0.5元计价明显高于市场价格，应依市场价格调整计算服务费。法官认为，原、被告签订的合同合法有效，双方均应依诚实信用原则全面履行合同义务。而最终判定被告应支付原告的拖欠档案整理及数字化服务费按照合同约定的价格计算。

在案涉合同中，原、被告约定的内容包括了档案整理服务的价格，说明被告在签约时是认同该价格的，而在抗辩中却又提出约定价格明显高于市场价格，其主要原因之一即在于订立合同之前对档案整理及数字化服务的市场价格调研不充分，导致其在后期计算服务费时产生了质疑。

1.1.2 发包前的规划准备工作不到位

在惠州市圣达档案技术设备有限公司、广州住房公积金管理中心服务合同纠纷一案中，广州住房公积金管理中心（一审原告、二审被告）作为采购人与惠州市圣达档案技术设备有限公司（一审被告、二审原告）签订了《广州住房公积金管理中心2017年业务档案整理及数据化服务采购合同》，委托后者开展相应的档案外包工作。在该案件的一审和二审中，圣达公司坚持认为公积金中心存在违约行为，其主要理由有二：一是公积金中心始终未按照《采购合同》所约定的双方应签订有关归集类业务电子档案的路径要求和文件命名规则要求的合同作为附件。虽然公积金中心在其进场后一段时间提供了电子档案的命名规则和路径要求，但是此后不断在修改规则，导致其工作进度的拖延和工作量的增加。二是公积金中心反复修改其所提供的数据文件，且因其提供的数据不完整、不准确，导致圣达公司不得不耗费人力、精力进行反复校对和纠错，使其工作进度和工作量均受到影响。在抗诉中，上述两个理由虽因圣达公司提供的证据不足而由其承担了举证不能的不利后果，但是公积金中心确实存在这些问题，而且法官也指出，根据生活常识判断，这些问题确实会对圣达公司的档案工作量和工作进度产生一定影响。

其一，提供符合公积金中心档案管理相关规定的电子档案路径要求、文件命名规则是公积金中心的义务，这些工作公积金中心的档案部门在服务外包前应有统筹规划和明确要求，且应在《采购合同》中作为附件提供给承包方，以使其按发包方的要求开展服务工作，更不应在工作过程中多次更改。其二，公积金中心在服务外包前应对相应档案进行鉴定和检查，该案中公积金中心反复修改其所提供的数据文件，且提供的数据不完整、不准确，一方面反映出其前期的管理工作存在不规范的情况，另一方面也说明其在鉴定和检查工作中存在疏漏。此外，在该案中圣达公司还指出公积金中心提供的工作场所没有保密性，说明后者在加工场所或视频监控系统的前期准备和约定工作不到位。

1.2 服务项目转包的风险

15个案件中即有2个案件的纠纷是在档案服务外包项目的转包过程中发生的，其中较有启发性的是周晓丽与淮安中山系统网络有限公司、居建兵承揽合同纠纷一案。该案中，被告淮安中山系统网络有限公司通过招投标中标了响水县人民法院档案数字化加工项目，双方签订了《响水县人民法院档案数字化加工承揽合同》。后被告又与原告签订了《响水县人民法院档案数字化加工合同》，将其承揽的项目转包。被告在原告履行合同的过程中安排了合同约定以外的工作量，并拒绝支付相应承揽费用，因此被起诉。最终裁判结果是原告的主要诉讼请求获得法院支持，即被告按期支付原告的拖欠承揽费用，原告的其他诉讼请求被驳回。

该案件中有两点值得档案管理部门重视：一是被告安排给原告的合同约定以外的工作量是由响水县人民法院档案管理部门安排给被告的，这也是该案纠纷的主要诱因；二是被告抗辩的主要理由是原告没有员工和设备，无法完成合同所约定的承揽项目。

从法理层面讲，淮安中山系统网络有限公司擅自将其承包的中标项目转包给第三方公司是擅自变更合同主体的行为，违背了响水县人民法院的利益，是法律所禁止的行为。从实践层面来讲，一方面，转包行为有很大的潜在风险，容易使不具有相应资质或服务能力较低的承包者承揽项目，从而对响水县人民法院的利益产生了较大的危害性；另一方面，第三方的加入也会增加相关业务沟通的难度，进而引发纠纷。

1.3 法规解读有误的风险

在宿州市兰台档案服务有限公司与宿州市埇桥区民政局服务合同纠纷一案中，被告宿州市埇桥区民政局为完善档案管理，提升其军人优抚档案的完备有序，与原告宿州市兰台档案服务有限公司达成了口头协议，约定由原告为其优抚档案的升级提供综合服务。原告遂按口头约定编制了档案整理方案、拟定服务合同及预算报告交付被告，实际组织人员进驻被告单位提供该约定的服务，并按时完成了全部优抚类档案的整理、装订、成卷等服务工作（含档案盒的提供），将升级档案上架并上报被告单位验收合格。期间，因被告该类档案年代久远、数量众多，具体项目需待档案整理完备后尚能确定，被告未与原告签订书面的服务合同。但事后，被告以其优抚部分的业务已整体移交给军人事务管理局，而从程序上无法支付原告该服务费为由推脱，原告因此发起了诉讼。在庭审中，被告民政局抗辩的主要理由是原告提供的服务项目没有经过招投标程序，违反了招标法及采购法的规定。法官认为，政府采购的强制性规定并不是司法解释所指的“效力性强制性规定”，而是为了行政管理需要的“管理性强制性规定”，故未经政府采购而和相对方签订的合同并不必然导致无效。本案原、被告虽未签订书面的服务合同，但原告已按双方口头约定完全履行了相应的服务义务且获得被告的验收认可，双方的服务合同依法成立。该合同的形成虽然未经政府采购，但是系双方真实意思的表示，且没有违反法律、行政法规的强制性规定及损害国家利益，应为合法有效。经法院裁判，被告宿州市埇桥区民政局在规定时限内给付原告宿州市兰台档案服务有限公司相应服务费。

在该案中，被告宿州市埇桥区民政局因对《中华人民共和国合同法》《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国合同法〉若干问题的解释（二）》《最高人民法院关于当前形势下审理民商事合同纠纷案件若干问题的指导意见》《中华人民共和国政府采购法》等法规的相关条款解读有误，导致其错误地认为口头约定没有法律效力，这也是其推脱支付原告服务费的诱因之一，并且因此在抗辩中败诉。

1.4 成果验收不及时的风险

15个案件的诉讼过程中，档案服务外包成果验收不及时作为诉讼理由之一的案件即有6个，占40%，其中较为典型的是广州文飞档案管理有限公司湖北分公司与天门市公共资源交易管理委员会办公室买卖合同纠纷一案。在该案中，原告广州文飞档案管理有限公司湖北分公司提出被告天门市公共资源交易管理委员会办公室未按合同约定及时验收提交成果。法官认为，被告公共管理办公室具有验收标的物的权利及组织验收的义务，在原告文飞公司完成工作任务后，被告公共管理办公室应在合理期限内及时组织相关方进行验收。鉴于被告公共管理办公室未向本院提交证据证明其曾组织相关方进行验收，法院依法认定案涉档案业务未经双方验收，系因被告公共管理办公室怠于行使验收权利。

该案中档案服务外包成果验收不及时虽然不是原告提起诉讼的主要理由，但是根据合同的约定和法官的裁判，被告在此方面确实存在违约行为，而且由于验收工作的及时与否对承包方能否拿到相应服务费至关重要，故档案服务企业非常重视该项工作的开展。如在《遵义市巷口经鸭溪至三合（巷新段）一级公路档案管理咨询及竣工资料编制服务合同》中就明确约定：“乙方按照竣工资料编制要求完成竣工资料的编制，并将甲种文件移交给相关档案室后，甲方付服务费的10%予乙方（档案主管部门出具书面验收报告后5日内）。”[1]

2 档案服务外包中司法风险点的规避策略

2.1 档案服务市场价格调查

在档案服务外包工作中，服务费是发包方和承包方均重点关注的问题，而其中最关键的影响因素就是价格。同时，发包方在服务外包前对市场价格展开充分调查，不仅是其在开展项目规划和审批工作中编制项目预算的先决条件，还可作为筛选承包方和订立相应合同条款的重要依据。

根据《档案服务外包工作规范第1部分：总则》的规定，发包方在开展档案服务外包之前应通过第三方调查或评估了解每一类档案服务的基本成本构成和合理价格范围。同时，笔者认为发包方自身也应开展充分的市场调研，以在合同价格的约定过程中掌握更大发言权，也可避免出现后期自认为合同约定价格远高于市场价格的情况。档案管理部门一是可直接将档案服务企业作为调查对象，并应选择多家进行调查和评估，以便于比较和全面了解市场行情，如可通过主管的档案行政部门获取备案企业名单和联系方式，也可直接选择国内知名度和信誉高的服务企业；二是可多方向已开展过档案服务外包的档案管理部门进行咨询，以获得更真实的情况。

2.2 档案服务外包项目规划

根据《档案服务外包工作规范第1部分：总则》的规定，在外包之前，档案管理部门应根据外包工作的对象、内容、目标等统筹制定档案服务外包工作规划，这是其本职职责所在，也是承包方开展服务工作的重要依据，尤其是对于档案数据化的外包工作应提前制定好电子档案的路径要求和文件命名规则要求，以便承包方依据此开展工作，不应在工作过程中频繁改动。同时，在外包之前，档案管理部门还应对档案数据展开前期的检查和校对工作，以保证提交的数据准确、齐全。此外，档案数字化加工场所的选择和条件配置也应列入规划并做好相应准备工作，尤其是保密和安全层面应做到周密布置。按照《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》的规定，档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点，应设在相对独立的、封闭的区间，且需安装视频监控系统等。

2.3 签订书面合同

新订修档案法第二十四条规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容。”[2]《档案服务外包工作规范第1部分：总则》也规定：“确定承包方后，发包方应与承包方签订书面合同，形成正式的委托与被委托的法律关系。”[3]因此，档案管理部门应在对承包方的资质、服务能力、尽职情况等充分调查的基础上筛选与确定承包方，并通过正规的审批手续或招投标程序与承包方签订合法的书面合同，而不应以口头合同代替。同时，在合同条款的约定中应重点注意如下几个问题：一是约定承包方如确无必要不应在发包方不知情的情况下将项目转包或分包给第三方；二是双方应在合同中约定具体的利息或违约金以及支付方式，如在贵州乾诚信通公路工程技术咨询有限公司与河北建设集团股份有限公司服务合同纠纷一案中，虽然双方在服务合同中约定了违约责任，但未约定具体的利息或违约金以及支付方式，属于其约定不明，法院对相应诉讼请求就没有支持。

2.4 及时验收成果

对档案管理部门而言，在合同履行的过程中，除了严格监督档案服务企业的相关工作外，还应对其提交的成果及时验收，发现问题应及时要求企业解决或改进，验收合格则应出具正规的验收单。《档案服务外包工作规范第1部分：总则》中就明确规定：“发包方应根据与承包方签订的合同和相关标准，对承包方交付的最终服务成果进行质量检查，并办理交付手续。”[4]这是保证项目质量的最后一道关口，也是发包方的权利和责任。

4 结语

在档案服务外包的研究中，加强判例研究不仅可使我们深刻认识到新修订档案法、《档案服务外包工作规范》等法律法规的价值和意义，从而更有助于其贯彻和落实；同时也可为档案管理部门、档案服务企业等主体在开展相关工作中提供警示和启示，以为保障其合法权益提供依据。由于档案服务外包工作和市场具有一定的复杂性，而且不同主体在相关工作中遇到的问题也千差万别，因此档案管理部门、档案服务企业等除了要严格贯彻和落实新修订档案法、《档案服务外包工作规范》等法律法规，还应在坚持公平正义原则的基础上展开有效沟通，及时协商解决档案服务外包工作中出现的各种问题，以免恶化成为诉讼官司。